Создание запроса на выборку с помощью мастера сообщение

Обновлено: 18.05.2024

В окне базы данных перейти к вкладке Запросы и нажать кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос и нажать кнопку OK (Рис. 3.13).

Указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос и выбрать поля, из которых должны быть выбраны данные (Рис. 3.14). Выбор выделенного поля производится щелчком мыши на кнопке , а перенос всех полей – с помощью кнопки . С помощью кнопок и производится удаление ошибочно занесенных полей. При этом, если выбор производится из нескольких таблиц, Мастер автоматически связывает таблицы на основании схемы данных.

В последующих диалоговых окнах мастера выбирается вид отчета -подробный или итоговый и (в случае итогового) определяются необходимые для пользователя итоговые значения (сумма, среднее, минимальное или максимальное).

В последнем диалоговом окне можно выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Формирование простого запроса с помощью конструктора

Выбрать таблицы (связанные), на основе которых будет формироваться запрос;

Добавить поля в запрос (порядок полей очень важен – сортировка идет слева направо);

Установить условия отбора данных;

Сортировка записей (по необходимости).

В окне базы данных перейти к вкладке Запросы и нажать кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый запрос выбрать команду Конструктор и нажать кнопку OK (Рис. 3.15).

В диалоговом окне Добавление таблицы (Рис. 3.16) выбрать нужные таблицы с помощью кнопки Добавить, после чего нажать кнопку Закрыть.

Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, нужно убедиться, что между собой их соединяет линия.

Добавить поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши (при нажатой левой кнопке) из списка полей в бланк запроса (Рис. 3.17).

Для сохранения запроса нажать кнопку Сохранить, ввести имя и нажать OK (Рис. 3.18).

Запуск запроса производится нажатием кнопки Запуск на панели инструментов, или выполнением команды Запрос -> Запуск. Результат выполнения запроса появится в режиме таблицы, содержащей лишь те столбцы, которые мы указали (в приведенном примере в результате выполнения запроса будут выведены фамилии экспертов, организации, в которых они работают и выполненные ими работы).

Запросы по условию (на выборку)

Формирование отчетов

Отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать.

В Access имеется инструмент для быстрого автоматического создания отчетов – Автоотчет, для использования которого необходимо выполнить следующее:

Открыть окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы

Установить указатель на таблицу, для которой нужно создать отчет

Выполнить команду Вставка -> Автоотчет

Вообще в Access для создания отчетов используются следующие средства:

Автоотчет: в столбец

Для создания отчета любым из этих способов нужно предварительно:

1. Открыть базу данных и перейти на вкладку Отчет

2. Нажать кнопку Создать

3. В открывшемся поле диалога Новый отчет (Рис. 3.26) выбрать из списка нужный вариант и нажать кнопку ОК

Наиболее гибким и удобным средством создания отчета является Мастер отчетов, для использования которого нужно:

1. В окне диалога Новый отчет выбрать Мастер отчетов и нажать ОК

2. В открывшемся окне диалога Создание отчетов (Рис. 3.27) нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и Запросы и выбрать нужную таблицу. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей таблицы

3. Перенести в список Выбранные поля нужные для отчета поля и нажать кнопку Далее

4. В открывшемся окне диалога определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и нажать Далее

5. В следующем окне диалога задать порядок сортировки записей отчета

6. Определить, если это необходимо, тип итоговых вычислений (кнопка Итоги) и нажать ОК

7. На следующих двух шагах создания отчета нужно выбрать вид макета и стиль оформления

8. Задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы: Просмотреть отчет или Изменить макет отчета.

Проектирование форм

Формы являются мощным и гибким средством представления информации. Кроме того формы позволяют добавлять, удалять или редактировать данные в таблицах.

А. Автоматическое создание форм (Автоформа)

Для создания простейшей формы в Access достаточно выполнить следующие действия:

Открыть окно базы данных, перейти на вкладку "Таблицы" и установить указатель на нужную таблицу

Выполнить команду Вставка -> Автоформа или нажать на кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выбрать опцию Автоформа. При этом появляется готовая к использованию форма

Имеется ряд альтернативных способов создания форм.

Конструктор форм позволяет самостоятельно разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных

Мастер форм позволяет быстро создать форму на основе выбранных полей

Автоформа: в столбец автоматически создает форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов

Для создания формы любым из этих способов на начальном этапе нужно выполнить следующие действия: Открыть базу данных, перейти на вкладку Формы, нажать кнопку Создать, выбрать в окне диалога Новая форма требуемый вариант и нажать кнопку ОК.

Ограничимся рассмотрением процесса создания формы в режиме Мастера форм.

Б. Содание формы с помощью Мастера форм

Необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных выбрать вкладку Формы и нажать кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новая форма выбрать Мастер форм.

3. Выбрать имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма и нажать кнопку OK (Рис. 3.24). При этом появится окно диалога Создание форм (Рис. 3.25)

4. Нажать кнопку раскрытия Таблицы и запросы (Рис. 3.25) и выбрать нужную таблицу или запрос.

5. Перенести в список Выбранные поля нужные поля формы и нажать кнопку Далее.

6. Следующие окна диалога позволяют задать внешний вид формы и выбрать ее стиль

7. В последнем окне диалога ввести имя создаваемой формы, указать вариант дальнейшей работы (открытие формы для просмотра или ввода данных или изменение макета формы) и нажать кнопку Готово.

Просмотр записей в форме осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в нижней части окна формы (Рис. 3.23), а также посредством клавиш [PageUp] и [PageDown].

Если вам нужно выбрать определенные данные из одного или нескольких источников, можно воспользоваться запросом на выборку. Запрос на выборку позволяет получить только необходимые сведения, а также помогает объединять информацию из нескольких источников. В качестве источников данных для запросов на выборку можно использовать таблицы и другие такие же запросы. В этом разделе вкратце рассматриваются запросы на выборку и предлагаются пошаговые инструкции по их созданию с помощью Мастера запросов либо в Конструктор.

Если вы хотите узнать больше о принципах работы запросов на примере базы данных Northwind, ознакомьтесь со статьей Общие сведения о запросах.

В этой статье

Общие сведения

Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказчиках. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.

Запрос на выборки — это объект базы данных, в который в Режим таблицы. Запрос не хранит данные, а отображает данные, хранимые в таблицах. Запрос может показывать данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из их сочетания.

Преимущества запросов

Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.

Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.

Объединять данные из нескольких источников. В таблице обычно можно увидеть только те сведения, которые в ней хранятся. Запрос позволяет выбрать поля из разных источников и указать, как именно нужно объединить информацию.

Использовать выражения в качестве полей. Например, в роли поля может выступить функция, возвращающая дату, а с помощью функции форматирования можно управлять форматом значений из полей в результатах запроса.

Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям. При открытии таблицы отображаются все записи. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Основные этапы создания запроса на выборку

Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.

Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.

Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.

Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.

Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).

Создание запроса на выборку с помощью мастера запросов

Мастер позволяет автоматически создать запрос на выборку. При использовании мастера вы не полностью контролируете все детали процесса, однако таким способом запрос обычно создается быстрее. Кроме того, мастер иногда обнаруживает в запросе простые ошибки и предлагает выбрать другое действие.

Подготовка

Если вы используете поля из источников данных, которые не связаны между собой, мастер запросов предлагает создать между ними отношения. Он откроет окно отношений, однако если вы внесете какие-то изменения, то вам потребуется перезапустить мастер. Таким образом, перед запуском мастера имеет смысл сразу создать все отношения, которые потребуются вашему запросу.

Дополнительную информацию о создании отношений между таблицами можно найти в статье Руководство по связям между таблицами.

Использование мастера запросов

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов.

В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.

Для каждого поля выполните два указанных ниже действия.

В разделе Таблицы и запросы щелкните таблицу или запрос, содержащие поле.

В разделе Доступные поля дважды щелкните поле, чтобы добавить его в список Выбранные поля. Если вы хотите добавить в запрос все поля, нажмите кнопку с двумя стрелками вправо (>>).

Добавив в запрос все необходимые поля, нажмите кнопку Далее.

Если вы не добавили ни одного числового поля (поля, содержащего числовые данные), перейдите к действию 9. При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 9.

Если вам нужны итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги.

В диалоговом окне Итоги укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля.

Для каждого числового поля выберите одну из перечисленных ниже функций.

Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.

Avg — запрос вернет среднее значение поля.

Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.

Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите соответствующий флажок Подсчет числа записей в (название источника данных).

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Итоги.

Если вы не добавили в запрос ни одного поля даты и времени, перейдите к действию 9. Если вы добавили в запрос поля даты и времени, мастер запросов предложит вам выбрать способ группировки значений даты. Предположим, вы добавили в запрос числовое поле ("Цена") и поле даты и времени ("Время_транзакции"), а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите отобразить среднее значение по числовому полю "Цена". Поскольку вы добавили поле даты и времени, вы можете подсчитать итоговые величины для каждого уникального значения даты и времени, например для каждого месяца, квартала или года.

Выберите период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.

Примечание: В режиме конструктора для группировки значений по периодам можно использовать выражения, однако в мастере доступны только указанные здесь варианты.

На последней странице мастера задайте название запроса, укажите, хотите ли вы открыть или изменить его, и нажмите кнопку Готово.

Если вы решили открыть запрос, он отобразит выбранные данные в режиме таблицы. Если вы решили изменить запрос, он откроется в режиме конструктора.

Создание запроса в режиме конструктора

В режиме конструктора можно вручную создать запрос на выборку. В этом режиме вы полнее контролируете процесс создания запроса, однако здесь легче допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере.

Создание запроса

Действие 1. Добавьте источники данных

При использовании конструктора для добавления источников данных их источники и поля добавляются в отдельных шагах. Однако вы всегда можете добавить дополнительные источники позже.

На вкладке Создание в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

Дважды щелкните каждый источник данных, который вы хотите использовать, или выберите каждый из них, а затем нажмите кнопку "Добавить".

Автоматическое соединение

Если между добавляемыми источниками данных уже заданы отношения, они автоматически добавляются в запрос в качестве соединений. Соединения определяют, как именно следует объединять данные из связанных источников. Access также автоматически создает соединение между двумя таблицами, если они содержат поля с совместимыми типами данных и одно из них — первичный ключ.

Вы можете настроить соединения, добавленные приложением Access. Access выбирает тип создаваемого соединения на основе отношения, которое ему соответствует. Если Access создает соединение, но для него не определено отношение, Access добавляет внутреннее соединение.

Если приложение Access при добавлении источников данных автоматически создало соединения правильных типов, вы можете перейти к действию 3 (добавление выводимых полей).

Повторное использование одного источника данных

В некоторых случаях необходимо соединить две копии одной и той же таблицы или запроса, называемые запросом самосоединение, которые объединяют записи из одной таблицы при совпадении значений в соединитьые поля. Например, допустим, что у вас есть таблица "Сотрудники", в которой в поле "ОтчетЫВ" для записи каждого сотрудника вместо имени отображается его имя руководителя. Вместо этого вы можете самостоятельно отобразить имя руководителя в записях каждого сотрудника.

При добавлении источника данных во второй раз Access присвоит имени второго экземпляра окончание "_1". Например, при повторном добавлении таблицы "Сотрудники" ее второй экземпляр будет называться "Сотрудники_1".

Действие 2. Соедините связанные источники данных

Если у источников данных, которые вы добавляете в запрос, уже есть связи, Access автоматически создает внутреннее присоединение для каждой связи. Если целостность данных, access также отображает "1" над линией связи, чтобы показать, какая таблица находится на стороне "один" отношение "один-ко-многим", и символ бесконечности(∞),чтобы показать, какая таблица находится на стороне "многие".

Если вы добавили в запрос другие запросы и не создали между ними отношения, Access не создает автоматических соединений ни между ними, ни между запросами и таблицами, которые не связаны между собой. Если Access не создает соединения при добавлении источников данных, как правило, их следует создать вручную. Источники данных, которые не соединены с другими источниками, могут привести к проблемам в результатах запроса.

Кроме того, можно сменить тип соединения с внутреннего на внешнее соединение, чтобы запрос включал больше записей.

Добавление соединения

Чтобы создать соединение, перетащите поле из одного источника данных в соответствующее поле в другом источнике.

Access добавит линию между двумя полями, чтобы показать, что они соединены.

Изменение соединения

Дважды щелкните соединение, которое требуется изменить.

Откроется диалоговое окно Параметры соединения.

Ознакомьтесь с тремя вариантами в диалоговом окне Параметры соединения.

Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

После создания соединений можно добавить выводимые поля: они будут содержать данные, которые должны отображаться в результатах.

Действие 3. Добавьте выводимые поля

Вы можете легко добавить поле из любого источника данных, добавленного в действии 1.

Для этого перетащите поле из источника в верхней области окна конструктора запросов вниз в строку Поле бланка запроса (в нижней части окна конструктора).

При добавлении поля таким образом Access автоматически заполняет строку Таблица в таблице конструктора в соответствии с источником данных поля.

Совет: Чтобы быстро добавить все поля в строку "Поле" бланка запроса, дважды щелкните имя таблицы или запроса в верхней области, чтобы выделить все поля в нем, а затем перетащите их все сразу вниз на бланк.

Использование выражения в качестве выводимого поля

Вы можете использовать выражение в качестве выводимого поля для вычислений или создания результатов запроса с помощью функции. В выражениях могут использоваться данные из любых источников запроса, а также функции, например Format или InStr, константы и арифметические операторы.

В пустом столбце таблицы запроса щелкните строку Поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Масштаб.

В поле Масштаб введите или вставьте необходимое выражение. Перед выражением введите имя, которое хотите использовать для результата выражения, а после него — двоеточие. Например, чтобы обозначить результат выражения как "Последнее обновление", введите перед ним фразу Последнее обновление:.

Примечание: С помощью выражений можно выполнять самые разные задачи. Их подробное рассмотрение выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.

Действие 4. Укажите условия

Этот этап является необязательным.

С помощью условий можно ограничить количество записей, которые возвращает запрос, выбирая только те из них, значения полей в которых отвечают заданным критериям.

Определение условий для выводимого поля

В таблице конструктора запросов в строке Условие отбора поля, значения в котором вы хотите отфильтровать, введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле для включения в результат. Например, чтобы включить в запрос только записи, в которых в поле "Город" указано "Рязань", введите Рязань в строке Условие отбора под этим полем.

Различные примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие отбора.

Когда указаны альтернативные условия, запись включается в результаты запроса, если значение соответствующего поля удовлетворяет любому из указанных условий.

Условия для нескольких полей

Условия можно задать для нескольких полей. В этом случае для включения записи в результаты должны выполняться все условия в соответствующей строке Условия отбора либо Или.

Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод

Вы можете добавить в запрос поле, но не включать его значения в выводимые результаты. Это позволяет использовать содержимое поля для ограничения результатов, но при этом не отображать его.

Добавьте поле в таблицу запроса.

Снимите для него флажок в строке Показывать.

Задайте условия, как для выводимого поля.

Действие 5. Рассчитайте итоговые значения

Этот этап является необязательным.

Вы также можете вычислить итоговые значения для числовых данных. Например, может потребоваться узнать среднюю цену или общий объем продаж.

Для расчета итоговых значений в запросе используется строка Итого. По умолчанию строка Итого не отображается в режиме конструктора.

Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке "Конструктор" в группе "Показать или скрыть" нажмите кнопку Итоги.

Access отобразит строку Итого на бланке запроса.

Для каждого необходимого поля в строке Итого выберите нужную функцию. Набор доступных функций зависит от типа данных в поле.

Дополнительные сведения о функциях строки "Итого" в запросах см. в статье Суммирование или подсчет значений в таблице с помощью строки "Итого".

Действие 6. Просмотрите результаты

Чтобы увидеть результаты запроса, на вкладке "Конструктор" нажмите кнопку Выполнить. Access отобразит результаты запроса в режиме таблицы.

Чтобы вернуться в режим конструктора и внести в запрос изменения, щелкните Главная > Вид > Конструктор.

Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать нужные данные.

Цель работы: составление запросов на выборку в реляционной СУБД.

Теоретическое введение

При работе с базой данных очень часто возникает необходимость вычленить из всей массы хранимой информации, только интересующую.

Язык, на котором формулируются запросы к поисковым системам называется языком поисковых запросов или информационно-поисковым языком.

В различных поисковых системах язык запросов может различаться, однако обычно он является некоторым подобием языка регулярных выражений с дополнениями, связанными со спецификой работы той или иной поисковой системы. Знание и правильное применение языка запросов конкретной поисковой машины улучшает и упрощает пользователю процесс поиска информации.

Язык поисковых запросов состоит из логических операторов, префиксов обязательности, возможности учета расстояния между словами, морфологии языка, регистра слов, расширенных операторов, возможностей расширенного поиска, уточнения поиска.

§ SQL — де-факто стандартный язык запросов к реляционным базам данных.

§ XQuery — язык запросов, разработанный для обработки данных в формате XML.

§ XPath — язык запросов к элементам XML-документа.

Для извлечения данных из базы данных используется язык SQL (Structured Query Language — язык структурированных запросов). SQL — это язык программирования, который очень напоминает английский, но предназначен для программ управления базами данных. Каждый выполняемый запрос на самом деле основан на SQL.

Понимание принципов работы SQL помогает создавать улучшенные запросы и упрощает исправление запросов, которые возвращают неправильные результаты. Бросаться изучать его в данный момент нет необходимости.

Access автоматически транслирует все запросы в последовательность символов своего собственного диалекта языка SQL, именуемого Jet SQL. Но и его изучение пока можно отложить. Все дело в том, что для упрощения создания запросов есть специальное средство, называемое бланком запроса по образцу (см. Примечание). С его помощью можно в считанные минуты построить запрос, перетаскивая элементы запроса между соответствующими окнами.

Примечание. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language).

QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.

Существует несколько типов запросов:

Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Запрос на выборку формирует результирующую таблицу, содержащую только необходимые по условию запроса данные из указанных базовых таблиц.

Его создание в Access, как и для всех других объектов, возможно в автоматическом режиме, в ручном режиме и с помощью мастера.

Создание запроса на выборку с помощью Мастера

При создании query необходимо определить:

1. Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации

2. Предмет поиска в базе данных

3. Перечень полей в результате выполнения запроса

Например, из таблицы Сотрудники необходимо выбрать только данные о фамилии сотрудников и их заработной плате.

1. Поля: Поле Фамилии сотрудника и его заработной платы

2. Заработная плата всех сотрудников по соответствующей фамилии.

3. В результате выполнения запроса необходимо вывести на экран два столбца – фамилии сотрудников и заработная плата.

Таблица Сотрудники выглядит так:

Необходимый результат выглядит так:

Выполним данный запрос с помощью Мастера.

В окне база данных выбрать вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Мастер запросов, появится окно Создание запросов.

В окне мастера необходимо выбрать тип запроса, подтвердить нажатием кнопки ОК.

Далее из раскрывающегося списка выберете таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выберете поля данных (опция – Доступные поля). В нашем случае это поля – Фамилия и з.п.

Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника!

Затем в окне Мастера надо выбрать Подробный или Итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее.

В данном случае выберем Подробный отчет с выводом на экран всех полей.

Обратите внимание слева в окне мастера предоставлена графическая интерпретация всех действий, что позволяет облегчить понимание каждой опции для обычного пользователя.

После этого необходимо задать имя запроса.

Далее необходимо выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый query.

В первом случае на экран выведется результирующая таблица, во втором – запрос в режиме конструктора (выберете эту вкладку если вы хотите далее модернизировать ваш простой запрос).

Примечание! Если вы хотите увидеть как выглядит ваш запрос на программном языке (SQL), то на вкладке Вид перейдите на режим SQL, или откройте запрос в режиме конструктор и перейдите по вкладке SQL в правом нижнем углу окна Access.

Первой кодовое слово в запросе всегда SELECT (выбор), далее перечисляются выбираемые поля, причем сначала записывается таблица и далее через точку поле этой таблицы. После этого ставиться кодовое слово FROM (из) и записывается название таблицы из которой необходимо выбирать данные. Данный запрос читается так – выбрать поле Фамилия, поле З/П из таблицы Сотрудники. Вы также можете не создавать запросы через режимы Конструктор или Мастер, а сразу записать его на языке SQL. Такой путь задания запросов гораздо короче и менее затратный по времени, однако он является сложным для обычного пользователя не знакомого с правилами написания запросов на языке SQL и требует определенного опыта работы с БД.

Задание 1. Используя мастер запросов создайте простой запрос. Выберете из таблицы всех сотрудников и их заработную плату. Если фамилии сотрудников будут повторятся, то выведете на экран максимальное значение из соответствующих. Для этого случая используйте опцию Итоговый отчёт. Поставьте галочку на вкладке MAX (максимальное значение з.п.). Для подсчета записей участвующих при выборе максимального значения отметьте пункт Подсчет числа записей в…

В нашем случае в таблице Сотрудники две повторяющееся фамилии – Петров и Кучеренко.

Результат должен выглядеть так

Вернутся к началу документа

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

- С вычисляемыми полями

Например, найти всех покупателей из города Луганска.

1. Поля: Поле Фамилия, Имя, Отчество покупателя и его Адрес

2. Покупатели, проживающие в Луганске.

3. В результате выполнения запроса необходимо вывести на экран 3 столбца – Фамилии, Имен, Отчества покупателей фирмы, которые живут в Луганске.

Таблица покупателей выглядит так

Результат запроса выглядит так

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов, появится окно Добавление таблицы.

В нашем случае таблица 1 – Покупатели.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

Сортировка – указывает тип сортировки данных

Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране. Поле может участвовать в отборе данных (запросе), но не выводится на экран!

Условия отбора - задаются критерии поиска данных

Или – задаются дополнительные критерии отбора данных

Далее формируем запрос следуя инструкции:

· Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Покупатели отбуксировать поле Фамилия в первое поле Бланка запросов, отбуксировать поле Имя во второе поле Бланка запросов, Отчество отбуксировать в третье поле и Адрес отбуксировать в четвертое поле Бланка запросов.

· Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.

· В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле. Снимите флажок с поля Адрес.

· В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Адрес - "Луганск", т.е. отображать все ФИО, которые проживают в Луганске.

· После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса на выборку в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Чтобы открыть Запрос из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

Чтобы внести изменения в запросе его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

Вернутся к началу раздела

Задание 2. Выполните запрос на поиск соответствующего совпадения конкретного значения заданного пользователем для текстового типа (к примеру: поиск людей с именем Александр, поиск людей из города Харьков, поиск людей с 5 отдела, поиск книги определенного автора и т.д.). В поле Условие нужное значение берите в кавычки, если Access не сделал этого по умолчанию!

Параметрические запросы

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Последовательность создания параметрического запроса следующая:

· В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

· Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный запрос будет выделен.

Например, для нашего случая изменим запрос. В условие отбора запишем - [Введите адрес покупателя] . При выполнении запрос будет выглядеть так

Примеры условий запроса

В таблице ниже представлены примеры различных условий (параметров) отбора данных и описано их применение.

Для разных типов данных применяются различные встроенные операторы поиска значений. Ниже приведены таблицы с описанием различных условий и их интерпретация, используйте 2-3 оператора в запросе (или комбинацию операторов в одном поле) для написания параметрических запросов в вашей базе данных.

Тип данных Текстовый или МЕМО

Тип данных Числовой, Финансовый

Тип данных Дата/Время

Условия для полей с типами данных "Текстовый", "Поле MEMO"

Условия для полей типа "Числовой", "Денежный" и "Счетчик"

ЗАПИСИ	УСЛОВИЕ	РЕЗУЛЬТАТ ЗАПРОСА
Точно соответствуют определенному значению, например 100	Записи, в которых цена единицы продукта составляет 100 рублей.
Не соответствуют значению, например 1000	Not 1000	Записи, в которых цена единицы продукта не равна 1000 рублей.
Содержат значение, которое меньше заданного, например 100	99,99 >=99,99	Записи, в которых указана цена единицы больше 99,99 рубля ( 49.99 and 100	Записи, в которых цена единицы не входит в диапазон от 50 до 100 рублей.
Содержит одно из заданных значений	In(20, 25, 30)	Записи, в которых цена единицы равна 20, 25 или 30 рублям.
Содержат значение, которое заканчивается на заданные цифры	Like "*4,99"	Записи, в которых цена единицы заканчивается на цифры 4,99, например 4,99, 14,99, 24,99 и т. д. ПРИМЕЧАНИЕ. Используемые в выражении знаки * и % являются подстановочными и заменяют любое количество знаков. . Знак %нельзя использовать в одном выражении со знаком * или в одном выражении с подстановочным знаком ?. Можно использовать подстановочный знак % в выражении, которое содержит знак _.
Содержат пустые (или отсутствующие) значения	Is Null	Записи, в которых поле "Цена" не заполнено.
Содержат непустые значения	Is Not Null	Записи, в которых поле "Цена" заполнено.

Условия для полей с типом данных "Дата/время"

Вернуться к началу страницы

Вернуться к шагу 1. Создание запроса с помощью Мастера

Вернуться к шагу 2. Создание запроса с помощью Конструктора

Вернуться к шагу 3. Параметрические запросы

Вернуться к шагу 4. Примеры условий для запроса

Выполнение задания

1. Проделать пошагово приведенные выше примеры.

2. Выполнить задания 1,2. Создать 3 различных параметрических запроса, обязательно один из запросов должен включать в себя меню приглашения на ввод данных пользователем. Используйте различные операторы при создании запросов для своей БД, разработанной в лабораторной работе № 2.

3. Оформить отчет – титульный лист, цель работы, выполнение (экранные формы и вербальное описание запросов), выводы.

Как оформить тьютора для ребенка законодательно: Условием успешного процесса адаптации ребенка может стать.

С помощью запросов в базах данных выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировка и фильтрация. Запрос можно использовать для выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц, а также для добавления, изменения или удаления данных в таблице. Это очень гибкий инструмент, и существует много типов запросов, а выбор типа определяется назначением запроса.

Запрос — объект БД, который используется для реализации эффективного поиска и обработки данных.

Источником данных для запросов могут быть не только одна или несколько таблиц, но другие запросы. Запросы не хранят данные, а только отображают данные источников. На основе запросов могут быть построены формы и отчеты.

Самый распространенный вид запросов — запрос на выборку. Он предназначен для отбора данных из источника в соответствии с некоторым условием. Условие запроса — это выражение, которое СУБД сравнивает со значениями в полях запроса, чтобы определить, следует ли включать в результат записи, содержащие то или иное значение.

Запрос на выборку позволяет:

1. Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют.
2. Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям.
3. Использовать выражения в качестве полей.

По особенностям действия среди запросов на выборку можно выделить простые запросы, групповые запросы и запросы с вычисляемым полем.

Основные режимы работы с запросами в Access:

1. Режим таблицы. Отображает информацию запроса на выборку в режиме таблицы.

2. Конструктор. В этом режиме определяется структура запроса и условия выбора данных (см. Приложение к главе 1).

Создать запрос можно с помощью Мастера запросов либо в Конструкторе (пример 5.2).

Мастер запросов позволяет автоматически создавать запросы на выборку. Однако при использовании мастера не всегда можно контролировать процесс создания запроса, но таким способом запрос создается быстрее. Необходимо просто выполнить последовательность действий, предлагаемых мастером на каждом этапе (пример 5.3).

Основные этапы создания запроса на выборку:

1. Выбор инструмента создания запроса.
2. Определение вида запроса.
3. Выбор источника(ов) данных.
4. Добавление из источника(ов) данных полей, которые должен содержать запрос.
5. Определение условий, которые формируют набор записей в запросе.
6. Добавление группировки, сортировки и вычислений (может отсутствовать).

Действие простых запросов на выборку ограничивается отбором данных по некоторым условиям без их обработки.

Примеры записи условий в запросах:

Действие в запросе

Поля с числовым типом данных

Выбираются записи, у которых значение в этом поле больше 0 и меньше 8.

Выбираются записи, у которых значение в этом поле не равно 0.

Поля с текстовым типом данных

Если значение в поле записи равно Орша, то запись включается в результат запроса.

В результат запроса включаются записи, у которых значение соответствующего поля заканчивается на букву к. После выполнения запроса условие будет дополнено оператором Like, который позволяет использовать символы шаблона.

Если необходимо найти несколько значений полей, можно использовать оператор In . Этот оператор позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках.

Если требуется использование нескольких условий для разных полей, необходимо учитывать, что между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция And , а между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция Or .

В режиме конструктора процесс создания запроса находится под вашим контролем, однако здесь есть вероятность допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере (пример 5.4).

После создания запроса на выборку его необходимо запустить, чтобы посмотреть результаты, т. е. открыть в режиме таблицы. Сохранив запрос, его можно использовать в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса.

Все запросы, которые рассмотрены в примерах 5.3 и 5.4 , содержат конкретные значения названий, имен, времени и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно будет открыть в конструкторе, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра, в котором пользователь может ввести конкретное значение, а затем получить нужный результат. Параметр запроса определяется в строке Условие отбора конструктора для столбца, содержащего запрашиваемые значения. Параметром является слово или фраза, заключенные в квадратные скобки. Параметр будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса (пример 5.5).

В запросах так же, как и в отчетах, можно создавать вычисляемые поля. Для решения ряда вопросов работы с данными используется запрос итоговых значений. Такой запрос представляет собой запрос на выборку, позволяющий группировать данные и производить вычисления.

В запросе итоговых значений в вычисляемом поле используют статистические функции. Задать статистическую функцию для вычисления итоговых значений по каждому из полей запроса можно путем выбора ее из раскрывающегося списка, который появляется после установки курсора в строке Групповая операция (пример 5.6).

Наряду с запросами на выборку часто применяются запросы на действие. С помощью таких запросов можно обновлять значения полей записей, добавлять новые или удалять уже существующие записи. В СУБД Access такие запросы можно создать в режиме конструктора, воспользовавшись инструментами группы Тип запроса:

Пример 5.1. Режимы работы с запросами.

Режим SQL позволяет создавать и просматривать запросы с помощью инструкций языка SQL.

SQL (англ. structured query language — язык структурированных запросов). Применяется для создания, редактирования и управления данными в реляционной базе данных.

Пример 5.2. Группа инструментов Запросы вкладки Создание.