Сообщение об отсутствии документов

Обновлено: 23.06.2024

Сообщать инспекции о невозможности представить запрошенные документы нужно по новой форме

Налоговая служба с 09.06.2019 обновила бланк уведомления о невозможности представления в установленный срок документов (бумажную форму плюс электронный формат).

Изменение бланка потребовалось из-за введенной Законом от 03.08.2018 № 302-ФЗ нормы, позволяющей не отправлять документы в ИФНС повторно.

О невыполнимости требования проверяющих компания обязана предупредить ИФНС не позднее:

одного дня, если материалы касаются работы самой организации;
пяти дней, если контролерам необходима информация о контрагентах.

В бланке предусмотрены три блока для отдельных случаев заполнения:

первый – для указания конкретной причины продления срока;
второй – в случае утраты документов или их передачи в аудиторскую организацию;
третий – если запрошенные документы уже были представлены в ИФНС ранее.

Примечание редакции:

Подача данного уведомления не может гарантировать продление срока для подачи документации.

Тем не менее в случае отказа проверяющих и наложения штрафа факт его отправки поможет снизить или вовсе отменить санкции.

Обновлены правила предоставления документов

Налоговики обновили формы документов, используемых в контрольных мероприятиях, в том числе бланк требования о представлении пояснений и документов.

Кроме того, скорректированы требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе. Весь объем бумаг для инспекторов должен быть разделен на части размером не более 150 листов каждая. Каждый такой том отдельно прошивается, нумеруется и заверяется личной подписью лица, подтверждающего подлинность бумаг. Печать компании для их заверения по новым правилам не нужна. Документы более чем на 150 страницах на части не разделяются.

К собранному пакету должно быть приложено сопроводительное письмо с указанием реквизитов требования инспекторов или изложено иное основание для представления бумаг. Письмо должно содержать опись всех документов, либо эта информация должна идти в качестве приложения к нему.

Примечание редакции:

В случае представления документов в электронном виде через ТКС или личный кабинет опись данных, переданных в инспекцию, формируется автоматически. Кроме того, исходя из текста регламента, сопроводительное письмо необходимо составлять только при направлении бумаг по требованию ИФНС.

Добровольное их представление под новое требование не подпадает.

Когда инспекторы вправе требовать документы, и чем грозит неподчинение

Налоговый орган вправе требовать документы:

необходимые в связи с камеральной или выездной проверкой налогоплательщика (п. 1 ст. 93 НК РФ);
касающиеся деятельности проверяемого контрагента (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
относительно конкретной сделки вне рамок проведения налоговых проверок (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Ответственность за отказ от представления запрошенных документов в отношении собственной деятельности или их непредставление в установленные сроки предусмотрена ст. 126 НК РФ. Мера ответственности – штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Иные лица за непредставление документов о налогоплательщике, отказ подать имеющиеся у них документы либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями могут быть привлечены к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ. Сумма штрафа для организаций и ИП – 10 тыс. рублей.

КоАП РФ также предусмотрены санкции для должностных лиц налогоплательщика, непредставивших инспекторам или исказивших документы и сведения, необходимые для осуществления налогового контроля. Наказание в виде штрафа назначается в соответствии с п.1 ст. 15.6 кодекса и может составить от 300 до 500 рублей.

Кроме того, если налогоплательщик не представил в срок документы, запрашиваемые при проведении налоговой проверки, инспекция может их изъять (п. 4 ст. 93 НК РФ).

Причем фискалы вправе не обращать внимание даже на отказ проверяемого открыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы. Инспектор может сделать это самостоятельно, стараясь без необходимости не повреждать запоры, двери и другие предметы (п. 4 ст. 94 НК РФ).

Судьи указали, что общество без каких-либо объективных причин не представило первичные документы по требованию инспекции, умышленно противодействуя проведению налогового контроля. При таких обстоятельствах последующая попытка компании представить опровержения доначислений в суде является злоупотребление правом и не может повлечь отмены решения ИФНС, вынесенного по результатам проверки.

23 октября 2019

Единая форма уведомления утверждена приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@. Документ начал действовать 9 июня 2019 года.

Компания может использовать эту форму в следующих случаях:

если хочет представить документы позже и просит отсрочку;
если сообщает, что не может представить документы по какой-либо причине, например потому что они у аудитора, в полиции или утеряны;
если надо сообщить, что документы уже были отправлены в налоговую ранее.

Форму можно представить н бумаге или в электронном виде. Сделать это надо в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения требования о представлении документов (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ). Так вы предупредите проверяющего и избежите штрафов. Ведь за каждый документ, который не представить в срок в ответ на требование, грозит штраф в размере 200 руб.(п. 1 ст. 126 НК РФ).

Заполните форму уведомления. Выберите причину, почему документы невозможно представить, и укажите необходимую информацию.

Как действовать, если не можете представить документы

Почему документов нет	Что надо сделать
Утрачены	Поясните обстоятельства утраты документов
Не поступали (не составлялись)	Опишите в свободной форме, какие документы не поступали (не составлялись)
Были переданы аудиторской организации (индивидуальному аудитору)	Укажите сведения об аудиторской организации (индивидуальном аудиторе)
Были переданы правоохранительным органам (изъяты правоохранительным органом)	Укажите наименование и адрес правоохранительного органа
Ранее были представлены в налоговый орган	Укажите имя файла требования ФНС, налоговой декларации или другой документ, вместе с которым вы отправляли запрашиваемые документы. Также нужно указать имя файла описи документов, ранее отправленных в ответ на требование или приложением к другому документу; дату приема документа ( из квитанции) и имя файла документа, переданного в виде xml-файла или скан-образа.
Вы просите отсрочку	Укажите обоснование и срок отсрочки

Прикрепите сканы документов, которые подтверждают, что истребуемые документы невозможно представить в срок. Составьте и прикрепите перечень запрашиваемых в требовании документов, которые невозможно представить, и обязательное текстовое описание каждого из документов.

Акт об отсутствии документов — это свидетельство о подтверждении факта пропажи деловых бумаг или недостатка вложенной корреспонденции в письме. Оформляется должностным лицом в присутствии свидетелей.

Когда составляется

Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.

При обнаружении пропажи документов в организации

Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.

Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:

сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
основание для образования комиссии;
выясненные причины пропажи;
выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
подписи всех лиц, участвовавших в процессе.

об утрате документов

По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее:

23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019.

В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт.

Председатель комиссии Петров Петров А.А.

Иванова Иванова А.А.

Сидорова Сидорова А.А.

С актом ознакомлены:

Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А.

В почтовом отправлении

Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.

Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.

о несоответствии вложения представленной описи

В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:

Протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
Акт сверки за 2019 г.

Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.).

Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.

Акт составлен в трех экземплярах.

Секретарь Петрова Петрова А.А.

Специалист почтового отделения

Иванова Иванова А.А.

В суде

Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.

В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.

Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.

Басманный районный суд города Москвы

об отсутствии документов или других вложений в почтовых

отправлениях (документов, поданных в электронном виде)

В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019.

При поступлении почтового отправления установлено:

Целостность бумажного пакета, перевязанного шпагатом, полностью нарушена. Новое пакетирование произведено почтовым отделением.
Почтовое отправление № 10000000000 от 01.10.2019, состоящее из апелляционной жалобы, поступило без вложения.

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.

Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А.

Секретарь Иванова Иванова А.А.

Секретарь Сидорова Сидорова А.А.

Обязательные реквизиты

При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:

название предприятия и его реквизиты;
место составления и дата;
название;
текст;
ссылка на приложения (если есть);
подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.

Ответственность

Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.

Акт об отсутствии документов — это документ, составляемый при получении корреспонденции в целях фиксации отсутствия документа, его части, приложений или вложений.

Когда потребуются акты

Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.

В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле

В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.

При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде

В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.

Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.

Как задокументировать в организации

1. Докладная

Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:

утраченных материалов;
обстоятельств утраты или ее обнаружения.

На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.

2. Комиссия

Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.

3. Документация

По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.

Если в почтовом отправлении отсутствуют документы

Читайте также: