Сообщение о закрытии проекта
Обновлено: 30.06.2024
Завершение проекта или фазы – это процесс завершения всех операций всех групп процессов управления проектом в целях формального завершения проекта или фазы. При закрытии проекта руководитель проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, руководитель проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем, как формально констатировать это. Процесс завершения проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения.
Это включает в себя все действия, необходимые для административного завершения проекта или фазы, включая пошаговые методики, направленные на:
- действия и операции, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта;
- действия и операции, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и/или операционную деятельность;
- операции, необходимые для сбора документов проекта или фазы, проверки успешности или неудачи проекта, аккумулирования полученных знаний и архивирования информации по проекту для будущего использования организацией.
Завершение проекта или фазы: входы, инструменты, методы и выходы
Блок-схема данных при завершении проекта или фазы
Завершение проекта или фазы: входы
План управления проектом
Описан ранее.
Принятые результаты
Результаты, которые были приняты в рамках процесса подтверждения содержания
Активы процессов организации
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс завершения проекта или фазы, включают в себя, среди прочего:
- руководящие указания или требования к закрытию проекта или фазы (например, проверки проекта, оценки проекта и критерии передачи);
- историческую информацию и базу накопленных знаний (например, записи и документы проекта, всю информацию и документацию по закрытию проекта, информацию о результатах решений по отбору предыдущих проектов наряду с информацией о выполнении предыдущих проектов, а также информацию о трудоемкости при управлении рисками).
Завершение проекта или фазы: инструменты и методы
Экспертные оценки
Экспертные оценки применяются при проведении действий по административному закрытию. Эти эксперты подтверждают, что закрытие проекта или фазы производится в соответствии с необходимыми стандартами.
Завершение проекта или фазы: выходы
Передача конечного продукта, услуги или результата
Выход относится к передаче конечного продукта, услуги или результата, для производства которого был санкционирован проект (или в случае закрытия фазы это относится к промежуточному продукту, услуге или результату данной фазы).
Обновления активов процессов организации
Активы процессов организации, которые обновляются в результате процесса завершения проекта или фазы, включают в себя, среди прочего:
Данная статья – продолжение нашей большой статьи по управлению проектами. Чтобы начать читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке .
Когда результаты вашего проекта получены, вы можете подумать, что проект завершен, но у вас есть несколько действий, которые нужно выполнить, прежде чем вы сможете назвать проект выполненным.
- Самая важная часть процесса закрытия – это заставить клиента согласиться с тем, что проект успешно завершен. Получите согласие в письменной форме. Проведите встречу, чтобы клиент и заинтересованные стороны могли подписать форму принятия выполненных работы.
- Следующий заключительный шаг – задокументировать уроки, извлеченные в ходе проекта. Вы можете повысить эффективность будущих проектов, определив, что сработало хорошо, а что нет и как можно было бы сделать лучше.
- Подготовьте окончательную документацию и отчет о завершении проекта, который подводит итоги выполнения проекта.
- Подпишите все окончательные документы, заархивируйте информацию о вашем проекте, чтобы другие могли иметь к нему доступ и подготовьте вашу проектную команду к следующему заданию.
Теперь пройдемся по пунктам немного подробнее.
Как получить подтверждение клиента
Проект незавершен, пока об этом не говорит заказчик, но это не значит, что заказчик может продолжать просить вас сделать больше. Во время закрытия вы используете критерии успеха, разработанные во время инициации и планирования , чтобы доказать, что проект завершен.
Во время инициации и планирования вы должны задокументировать результаты проекта и определить четкие и поддающиеся количественной оценке критерии успеха. Вы работаете с заказчиком и другими заинтересованными сторонами над разработкой тестов, чтобы продемонстрировать, соответствуют ли результаты поставленным задачам.
Вы также документируете процедуры для выполнения этих тестов. Приемочные испытания также могут включать выполнение различных презентационных задач. После успешного завершения приемочных испытаний проведите короткое, но важное совещание, чтобы убедить клиента и любые другие заинтересованные стороны подписать документ, подтверждающий, что результаты завершены и они успешны.
Документация извлеченных уроков
В каждом проекте что-то идет хорошо, а что-то не очень. Не позволяйте этому опыту пропасть зря. Выявляя и документируя извлеченные уроки, вы фокусируетесь на повторении своих успехов и улучшении своих результатов. Существует несколько методов, позволяющих получить эту важную информацию от членов вашей команды.
Сделав извлеченные уроки важной частью вашего процесса, вы даете своей организации возможность учиться и расти с каждым новым проектом.
Как подготовить отчет о завершении проекта
Отчет о завершении проекта подводит итоги проекта в кратком информативном документе: что сделал проект, как он это сделал, и насколько хорошо он прошел. Отчет начинается с краткого описания проекта и того, был ли проект успешным. Краткое изложение проекта освещает основные моменты. Получил ли проект то, что предполагалось? Завершился ли он вовремя и в рамках бюджета? Если нет, то почему?
Затем включите информацию, которой вы хотите поделиться с другими, например, о значительных изменениях, проблемах, извлеченных уроках или рисках. Например, если в проекте не было выполнено все, что указано в заявлении о содержании, определите объем, который не был выполнен.
Что касается рисков, опишите, как вы с ними справились, и каков результат. Вы также можете указать на возникшие риски, которые не были определены в первоначальном плане управления рисками, чтобы другие не упустили их в будущем.
Еще один раздел, который следует включить – это эффективность вашей практики управления проектами. Как и в случае с извлеченными уроками, вы можете описать, что сработало хорошо и как вы планируете по-другому управлять в будущем. Таким образом, ваш опыт будет полезен для других проектов.
Не забудьте указать окончательную стоимость и дату завершения всего проекта. В зависимости от заинтересованных сторон вы можете включить стоимость основных частей проекта, отклонения в стоимости, окупаемость инвестиций и другие финансовые показатели. Если проект был завершен намного раньше или значительно позже, укажите отклонения от ваших первоначальных дат и причины.
Важно заархивировать подробную информацию о вашем проекте. Электронное архивирование информации упрощает поиск в будущем. В зависимости от технологии, доступной в вашей компании, вы можете хранить файлы проекта на сетевом диске, в базе данных или в системе управления документами. Как только вы подготовите отчет о закрытии и уберете информацию о вашем проекте в его архив, вы будете готовы к закрытию проекта.
Закрытие и передача проекта
В самом конце проекта у вас есть несколько скучных, но важных действий, которые нужно совершить.
- Закройте подписанные вами контракты. Если ваш проект включал контракт с заказчиком, подписи в форме согласия клиента являются ключом к соглашению о том, что контракт завершен. В зависимости от условий контракта, у вас может быть несколько других обязанностей, например, поддержка результатов проекта или выполнение последующих действий через несколько месяцев. Если вы заключаете контракты с поставщиками или подрядчиками, убедитесь, что другие стороны сделали то, что должны были делать. Затем выполните шаги, чтобы закрыть эти контракты.
- Закройте счета, которые вы использовали для выставления счетов по проекту. Для большинства проектов финансовые книги остаются открытыми в течение короткого времени, обычно несколько месяцев после завершения проекта.
- Как руководитель проекта помогите своим людям перейти к их следующим заданиям. Лучший способ сделать это – заранее уведомить функциональных менеджеров о том, что их сотрудники будут задействованы.
Когда эти задачи решены, ваш проект действительно завершен, и ваша работа в качестве менеджера проекта завершена. Пришло время перейти к следующему проекту.
Заключение
Мы изучили основные процессы в области управления проектами и обнаружили множество методов эффективного управления проектами. Это был длинный курс, но даже при таком объеме нам не удалось подробно описать множество деталей в управлении проектами.
В будущих статьях мы обязательно вернемся к этой теме, как, например, в статье "Чем занимается бизнес-аналитик. Суть работы, роль и навыки" .
Настоящая сила интернета скрывается в в его открытости. Любой заинтересованный человек может создать вебсайт, и любой человек с идеей пожет положить начало новому Facebook. Технологии не принимают во внимание пол, вероисповедание и расу, но склоняются перед кодом и желанием создавать.
Великая сила рождает неограниченный энтузиазм, и у любого встречного есть идея “супер-мега приложения или сайта”. Несмотря на энтузиазм, иногда приходится уступать суровой реальности - проекты не всегда “взлетают”. Но что делать, если ваш продукт провалился? Как закрыть его, сохранив при этом лицо, да еще так, чтобы вы с вашими пользователями расстались в хороших отношениях?
В этой статье описаны основные шаги, которые необходимо предпринять при закрытии вашего продукта, и как донести до пользователя сей печальный факт. Отмечу, что данная статья относится к моменту закрытия продукта или сервиса. Мы не говорим о моменте закрытия компании в целом.
Все мы опасаемся неудач
В деловом мире к закрытию продуктов относятся весьма неоднозначно. И хоть различные издания и напоминают нам время от времени, что риски и неудачи имеют важное значение в сообществе разработчиков и стартаперов, такие слова пишутся уже после закрытия сервисов - что нужно сделать, что учитывать, и чего ожидать.
Многим из нас доведется работать над провальными продуктами в какой-то период нашей карьеры. И если некоторым из неудач будет предшествовать долгий и тихий промежуток времени, с осознанием того, что вашим продуктом пользуется очень мало людей, то в других ситуациях от вас потребуется встать, признать, что что-то пошло не так, и принять меры.
Вопрос, почему проекты “не взлетают” уже обсуждался, но ключевым фактором в принятии решения о закрытии продукта (или дать ему работать без вашего участия) будет его нагрузка на вас.
Скорее всего, вы захотите закрыть продукт в одном из следующих случаев:
- Финансовое бремя
Зарабатывает ли ваш продукт деньги? Все продукты требуют деньги на развитие и поддержку. Даже если вы тратитесь только на сервер и хостинг - все равно это затраты. Если продукт зарабатывает меньше, чем на него тратится - то он является финансово обременительным. - Ресурсное бремя
Есть ли у вас сотрудники, которые могут обеспечить поддержку клиентов? Пользователи будут задавать вопросы, писать о проблемах, составлять тикеты в службу поддержки, и их обработка требует ресурсов. Часть ресурсов выделяется на поддержку клиентов, но часть из них придется выделять на развитие продукта. Если у компании нет ресурсов для обеспечения удовлетворительной поддержки клиентов, то продукт обременителен по ресурсам. - Техническое бремя
Что вам будет стоить обеспечение полного функционирования продукта? Ошибки и вопросы удобства использования потребуют от вас планирования и дополнительной разработки. Если компания не может себе позволить выделить ресурсы на устранение недочетов и дальнейшее развитие - это техническая обуза. - Проблемы наследия
Затрагивает ли продукт другие области вашей деятельности? Несколько проектов зачастую используют одну базу кода. Если ваш продукт становится помехой другим вашим проектам (более успешным), то это проблемы наследия.
Приятие решения - закрыть ли проект, или оставить его по-тихому работать в фоновом режиме - сугубо личное и субъективное решение. Если вы решили, что продукт для вас сейчас финансово обременителен, то не всегда есть уверенность, как он покажет себя в будущем. Решение зачастую принимается на основе комбинации вышеприведенных факторов.
Почему бы мне просто не оставить мой продукт работать?
Одно из привлекательных решений - оставить проект работать, и прекратить дальнейшую разработку и поддержку. Такой подход обычно используется при покупке одной копании другой.
Когда Adobe объявила о том, что больше не будет разрабатывать Fireworks, то в публичном заявлении они дали понять, что компания будет делать минимально возможное для поддержки Fireworks.
Такой подход кажется наиболее привлекательным и простым. Вы просто говорите пользователям, что больше не будете развивать продукт, но у них есть возможность пользоваться им в текущем виде. Вы рассчитываете, что пользователи не будут роптать (если они все еще пользуются вашим продуктом), а также ограждаете себя от объяснений причин закрытия продукта.
Для больших продуктов с обширной пользовательской базой данное решение может быть приемлемым, но тут уже возникает вопрос - это решение проблемы, или же простая отсрочка?
Даже если вы и не намерены развивать продукт, не будут ли пользователи ждать от вас исправления найденных ошибок? Как они могут быть уверены, что ваш продукт будет работать на новой операционной системе?
Если вы не можете предложить вашим пользователям удовлетворительный уровень поддержки, не повлияет ли их недовольство на общее отношение к вашему бренду и другие продукты вашей компании?
Оцените все затраты. Если вы не можете позволить себе затраты на поддержку продукта, который вы решили оставить в живых, то в этом случае лучшим вариантом будет его закрытие.
Закрытие продукта - это как расставание
Итак, вы все же решились покончить с продуктом. Вы поняли, что поддержание жизни в проекте ляжет на вас тяжким бременем, и компании будет лучше от него избавиться. Что теперь?
Взаимоотношение между продуктом и его пользователями индивидуально. Вы хотели сделать этот мир чуточку лучше, а ваши пользователи поддержали вас и вложились в ваш продукт. Даже если ваш продукт бесплатен, то пользователи все равно вложили в него свое время, усилия и поддержку. Отнеситесь к ним с уважением.
Путь, которым вам предстоит пройти, очень похож на расставание людей. Вы объявите пользователям, что у вас с ними больше не будет контактов, и ваши пути расходятся.
Как и в фильмах, принцип “дело не в тебе, дело во мне” будет для вас основным. Ваши пользователи поддержали ваш продукт, а вы приняли решение о его закрытии. Получив негатив от пользователей помните, что это не их вина. Разочарование и гнев с их стороны - из-за потери вашего продукта, так что будьте готовы к негативным отзывам, и отнеситесь в ним с терпением.
Часть первая. Планируем закрытие
Подготовьтесь к закрытию по максимуму. Независимо от времени планирования, вас все равно ждут сюрпризы, так что будьте к ним готовы, а также постарайтесь быть более гибким.
Ниже перечислены 10 примерных шагов. Каждый продукт уникален, так что ваши требования могут меняться, но они могут стать для вас фундаментом, и подготовить к сюрпризам.
За 1-6 месяцев до закрытия
Шаг 1: скажите пользователям о предстоящем закрытии
Вашим первым публичным шагом станет объявление о закрытии продукта. Дайте пользователям как можно больше времени на осознание информации и принятие решения, чтобы они не торопились и не паниковали.
Дайте пользователю как минимум месяц перед закрытием. Если вы даете пользователям возможность экспорта их данных, то удвойте этот срок (минимум 2-3 месяца), чтобы они успели найти подходящую альтернативу и перенесли свои данные.
Чем больше времени вы можете дать пользователям - тем лучше. Пользователям будет тяжело от осознания факта закрытия продукта, а если их торопить - это вызовет только разочарование и негодование.
Шаг 2: укажите пользователю направление
Что можете сделать вы, чтобы облегчить пользователю его участь? Можете ли вы порекомендовать замену вашему продукту, или дать возможность экспортировать данные? Ведь даже если ваш продукт закрывается, то другие могут заполнить образовавшуюся пустоту.
Поставьте себя на место пользователя: если бы закрывался ваш любимый продукт, то какая информация могла бы вам помочь?
Шаг 3: отключите регистрацию
Избегайте новых регистраций, как только вы сообщите о планах закрытия сервиса. После оповещения трафик и внимание к продукту могут возрасти, но новые регистрации только усложнят общение с пользователями, и не дают никаких преимуществ сервису.
Шаг 4: прекратить маркетинговые действия
Возможно у вас есть отдельные страницы, или даже целые сайты, продвигающие ваш продукт. Их предназначение было в мотивации пользователя к регистрации или покупке вашего продукта. Они должны прекратить свою работу.
Вы можете использовать эти страницы для того, чтобы сообщить о предстоящем закрытии? Удаление всей информации может и не быть обязательным, так как часть ее может до сих пор оставаться релевантной, но основная их задача сменилась в поднятия регистрации или продаж на информирование о предстоящем закрытии.
Есть ли у вас автоматические маркетинговые e-mail рассылки, которые также нужно прекратить?
Шаг 5: Обновите информацию о поддержке
Если у вас есть онлайн-поддержка - обновите информацию, которая отразит предстоящее закрытие, и будет решать новые вопросы пользователей. Пользователям все еще понадобится помощь в использовании вашего продукта, но теперь они начнут задавать вопросы о закрытии, и о шагах, которые им необходимо будет выполнить.
Как и во втором шаге, изучите новые потребности ваших пользователей в прямом общении с ними, узнайте, насколько они довольны предоставленной информацией, проведите свое собственное исследование. Поняв мысли пользователя, вы поможете ему пройти через этот процесс, а также снизите количество вопросов, получаемых в ваш адрес.
1 неделя до закрытия
Шаг 6: письмо-напоминание
Люди живут напряженной жизнью, и они перегружены получаемой информацией. Так что неудивительно, что события отходят на второй план, или вовсе забываются. Оповестите письмом пользователя за неделю до закрытия, чтобы дать ему достаточно времени на реагирование, и чтобы ему не пришлось паниковать постфактум.
1 день до закрытия
Шаг 7: отправьте последнее письмо-напоминание
Это ваш последний шанс напомнить пользователю о том, что ваш проект закрывается. Некоторые люди могут ответить, что вы перебарщиваете с информацией о закрытии, но лучше переборщить, чем оставить пользователя в неведении. Возможно, ваши предыдущие письма попали в спам.
После закрытия
Шаг 8: решите все финансовые вопросы
Вы должны пользователям деньги? После закрытия проекта урегулируйте все финансовые вопросы, и как можно быстрее выплатите пользователям все задолженности.
Если пользователи платят по подписке, то подумайте - а в праве ли вы брать с них деньги за незавершенный период подписки? Или его лучше сделать бесплатным? Ответ будет зависеть от типа продукта.
Шаг 9: решите вопросы с интернет- и почтовыми адресами
Намерены ли вы сохранить за собой домен и представительство в сети? Возможно вы, как и Everpix или Readmill, захотите предоставить пользователям полезную информацию о вашем прошлом и будущем, а на остальные ссылки настроите переадресацию.
Если с вашим продуктом связаны e-mail адреса, то определитесь что делать с ними. Будете ли вы их обрабатывать, или же настроите автоматический ответ, который направит пользователя на источник с полезной для него информацей?
Предоставьте хотя-бы один способ связаться с вами, если пользователям нужно будет получить их данные, или если у них есть вопросы по поводу их учетных записей.
Everpix сохраняет свое присутствие в сети, давая пользователям шанс прочесть их историю, или получить доступ к их персональным данным.
Шаг 10: закройте все связанные аккаунты
Есть ли у вас какие-либо аккаунты, которые относятся к вашему проекту? Twitter? Facebook? Учетные записи в других соцсетях? Что вы будете с ними делать? Как и со связанными сайтами, вы можете оставить какие-то из них для истории, донося посредством их свою историю, а другие просто закрыть.
Если вы решитесь оставить свою страничку в Facebook, будете ли вы ее проверять и отвечать на вопросы людей? Если этого не делать - можно развить негативное мнение к вашей компании. Не оставляйте другие учетные записи на произвол судьбы только потому, что это самое простое решение - их проверка и поддержка все еще является вашей работой. Если вы не сможете их дальше поддерживать - серьезно рассмотрите вопрос об их закрытии.
Вышеприведенные шаги не являются исчерпывающими (и к вашему продукту могут применяться и другие требования), но если вы обратитесь к ним перед началом процесса закрытия, то у вас появится надежное основание, которое подготовит вас к большинству неожиданных проблем.
Теперь, когда мы решили общие вопросы, давайте обратимся к главному: как сказать пользователю о том, что вы закрываетесь?
Часть вторая: Как сказать “Прощай”
Сообщить пользователю о том, что вы закрываетесь - пожалуй, один из самых сложных этапов. Он потребует от вас быть предельно честным как с вашими пользователями, так и с самим собой. И то, что вы говорите, и как вы об этом говорите, чревато различными рисками.
Чтобы помочь вам составить обращение, мы расскажем о ключевых аспектах общения с пользователем. Каждый аспект уникален в рамках отдельных компаний, но вместе они дадут пользователю четкое понимание того, что происходит, и что это значит конкретно для него.
Readmill рассказал о своем эпилоге и на домашней странице, и по email.
Расскажите пользователю, что происходит
Ваши пользователи захотят узнать, что вообще происходит. Будьте четки и кратки, говоря им, какие произойдут изменения, и когда они произойдут. Вы закрываетесь, или будете поглощены другим продуктом? В какие сроки произойдет закрытие?
Google использовал диалоговое окно, чтобы оповестить пользователей о закрытии Reader, уточняя дату, а также давай возможность получить больше информации.
Объясните, почему это происходит
При расставании люди хотят знать, почему так произошло. Не поддавайтесь желанию обернуть все в красивую историю. Может быть, вам не удалось заработать денег, или изменились ваши личные предпочтения. Будьте открыты с вашими пользователями.
Независимо от причин закрытия, и сам продукт, и решение полностью принадлежат вам. Ни в коем случае давайте пользователям почуствовать, что они недостаточно сделали.
Lice сказал пользователям о том, что они закрывают Bookshelf потому, что им нужно сосредоточиться на других продуктах. Может, и не самая радостная для пользователей.
Расскажите пользователям, как это их затронет
Теперь, когда вы рассказали пользователям как и почему вы закрываетесь, разъясните им, что это для них значит. Потеряют ли они свои данные, или у них есть варианты? Нужно ли им что-то делать самим, или вы сами позаботитесь обо всем за них? Если это оплачиваемая услуга, что станет с платежами?
Everpix позволяет пользователям получить доступ ко всем бизнес-данным на Github.
Outbox предоставляет пользователям краткую информацию о своем закрытии.
Объясните пользователям, что ваше закрытие означает для компании
Если вы били честны и открыты со своими пользователям, то, скорее всего, они с пониманием отнесутся к причинам закрытия. Так что объясните им, что происходит с компанией. Люди инвестировали в ваш продукт и в вашу компанию, так что дайте им знать, как закрытие влияет на них.
Конец ли это для вашей компании, или вас кто-то приобрел? Может быть, вы уезжаете, чтобы претворить в жизнь ваше желание присоединиться к цирку? Рассказав об этом пользователям вы дадите им понять, что вы обычный человек, со своими желаниями и стремлениями, а не просто безликая компания.
Поблагодарите пользователей
И, наконец, поблагодарите ваших пользователей. Не важно, большая или маленькая ваша пользовательская база - они поддержали ваши амбиции, прошли это путешествие вместе с вами, и поддерживали вашу страсть во всем.
Вы можете подписаться либо от своего лица, либо от лица компании. Любой вариант приемлем, и он просто зависит от ваших отношений с пользователями. Знают ли они вас как продукт, или как команду, которая пытается внести свой вклад в развитие вселенной?
Тон голоса
Закрытие продукта - серьезное решение. Вы признаете, что не смогли достичь своих целей, и что ваши отношения с пользователями не пойдут дальше. Так что настройтесь на достойный уважения тон. Сейчас не время шуток.
Будьте открыты и оптимистичны, признавайте свои неудачи, но не забывайте и про свои достижения. Вы потратили много времени, и бессонные ночи работы, так что все должны знать, что это нелегкое для вас решение, и вы любите этот продукт так же, как и они.
Никто не говорил, что будет легко
Если вам кажется, что в вопросе закрытия проекта приходится принимать очень много решений, то могу сказать - так оно и есть. Несомненно, вы потратите много недель и месяцев решая, закрывать ли вам продукт или нет. Ваши пользователи также заслуживают заботы и внимания.
Задачка не будет легкой. Вам придется быть откровенным, и если часть пользователей будет вас поддерживать, то другие будут обозлены и расстроены. Кто-то обвинит вас в том, что вы их подвели, и они вправе думать так.
Временами задача будет неблагодарной, но запомните - никогда не поздно радовать своих пользователей. Держите марку до самого конца, и оставьте в людях память о себе, как о человеке, у которого хоть и не получилось в этот раз, но с ним всегда можно будет иметь дело в будущем.
Стряхните с себя пыли, и двигайтесь к следующему испытанию. Ведь еще столько предстоит сделать!
5 последних уроков рубрики "Разное"
Как выбрать хороший хостинг для своего сайта?
Выбрать хороший хостинг для своего сайта достаточно сложная задача. Особенно сейчас, когда на рынке услуг хостинга действует несколько сотен игроков с очень привлекательными предложениями. Хорошим вариантом является лидер рейтинга Хостинг Ниндзя — Макхост.
Как разместить свой сайт на хостинге? Правильно выбранный хороший хостинг - это будущее Ваших сайтов
Разработка веб-сайтов с помощью онлайн платформы Wrike
Создание вебсайта - процесс трудоёмкий, требующий слаженного взаимодействия между заказчиком и исполнителем, а также между всеми членами коллектива, вовлечёнными в проект. И в этом очень хорошее подспорье окажет онлайн платформа Wrike.
20 ресурсов для прототипирования
Подборка из нескольких десятков ресурсов для создания мокапов и прототипов.
Топ 10 бесплатных хостингов
Небольшая подборка провайдеров бесплатного хостинга с подробным описанием.
2)Процесс закрытия проекта и его составляющие.
Сущность закрытия проекта
Одна из основных особенностей проекта – временный его характер, т.е. проект когда-то должен закончиться. Желательно, чтобы он завершился успешно: заказчик доволен, команда проекта получила премию. Команда проекта упорно и серьезно работает, чтобы были достигнуты поставленные перед нею цели.
Иногда окончание проекта бывает досрочным, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику (например, по причине изменения рыночной ситуации; просчетов при планировании и в ходе выполнения проекта; возникновении условий, которые делают продолжение проекта бесполезным).
Процессы закрытия проекта – финальные процессы в ходе управления проектом.
Закрытие проекта– стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов.
При закрытии проекта его руководитель должен выполнить ряд управленческих мероприятий, содержание которых зависит от характера и предметной области проекта.
Если в проекте использовалось оборудование, необходимо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения.
В контрактном проекте необходимо определить, удовлетворяют ли результаты условиям контракта; составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.
Процессы закрытия проекта должны обеспечить формальное авторизованное завершение проекта.
Основными задачами процессов закрытия проекта являются:
1) сдача-приемка результатов проекта заказчику;
2) подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;
3) разрешение спорных и конфликтных вопросов;
4) утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;
5) документирование и анализ опыта;
6) извлечение уроков и обмен опытом;
7) оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;
8) роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;
9) помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.
Одной из важнейших управленческих задач менеджера проекта является извлечение уроков из прошедшего проекта. Это важно не только для него и команды проекта (необходимо, чтобы эти выводы стали доступны другим участникам проектного управления в организации, в частности менеджерам профильных проектов).
Презентация имеет строгую структуру и шаблон.
Основными информационными блоками такой презентации являются:
- сложности, проблемы и риски, с которыми столкнулись проект и команда;
- способы, технологии и инструменты, с помощью которых сложности проекта были преодолены;
Процесс закрытия проекта и его составляющие
В общем виде процессы закрытия проекта представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Процессы закрытия проекта
Закрытие проекта или фазы
Целью процесса закрытия проекта или фазы является обеспечение четкого, авторизованного прекращения работ по проекту или фазе и формальной передачи результатов и продукта проекта заказчику.
Все процессы проекта, как содержательные, так и управленческие, должны быть проверены на соответствие их результатов предъявляемым требованиям.
Временные проектные структуры и системы должны быть закрыты и разобраны, команда распущена.
Закрытию может быть подвержен весь проект или его фаза. Результаты выполнения фазы проекта также проверяют на соответствие плану проекта. Заказчик осуществляет приемку промежуточных результатов.
Значительная часть работы в ходе процессов закрытия проекта или фазы – это работа с документами:
- подписание актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию заказчиком;
- обмен документами – актами выполнения работ, табелями учета рабочего времени, счетами-фактурами и т.п.;
- подготовка архива проекта;
- подготовка и выпуск приказов и распоряжений, формально завершающих проект.
Помимо этого в задачи менеджера проекта входят:
1) сдача результатов заказчику;
2) решение всех спорных и конфликтных вопросов;
3) поощрение отличившихся участников проекта (фазы);
4) наказание или лишение премии;
5) роспуск команды проекта;
6) решение организационных вопросов;
7) организация возврата в подразделения участников проекта;
8) демонтаж (при необходимости) информационной системы управления проектами и иных элементов временной проектной инфраструктуры (офиса, списков рассылки и т.п.).
Результаты процесса
Результатом процесса закрытия проекта или фазы является обоснованное прекращение работ, сопровождаемое достижением запланированных результатов, подтвержденным всеми необходимыми решениями и документами.
Извлечение уроков и закрытие проекта
Проект – мероприятие уникальное (опыт, приобретаемый в ходе проекта, зачастую тоже является уникальным).
Целью процесса извлечения уроков и закрытия проекта является обеспечение возможностей для использования опыта и знаний, полученных в ходе выполнения проекта, и создание условий для получения выгод от их применения в будущих проектах организации.
Основными задачами в ходе процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются:
1) систематизация и обобщение опыта, приобретенного в ходе выполнения проекта;
2) обмен знаниями и полученными уроками между участниками проектов;
3) подготовка итогового отчета по проекту;
4) документирование и анализ полученного опыта;
5) проведение итогового совещания по проекту.
Очень часто в практике проектно ориентированных компаний проводятся итоговые совещания по проекту.
На них обязательно присутствуют все основные заинтересованные лица.
Команде проекта сообщают результаты проекта, заказчик излагает свое мнение по поводу успешности проекта.
Подобным образом явно фиксируется факт, что проект завершен, что списание затрат на проект более не допускается, команда завершает свою работу.
После этого закрытие проекта происходит в более неформальной обстановке (возможно даже – с фуршетом и бокалом вина).
Результаты процесса
Результатами процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются увеличение объема и структуризация знаний и опыта, полученных в ходе выполнения проекта, а также оптимизация среды для их эффективного использования.
Читайте также: