Сообщение о работниках на удаленке

Обновлено: 30.06.2024

Отчет по сотрудникам на удаленной работе в Москве — это временная форма уведомления о трудоустроенных гражданах, работающих из дома. В столице работодателей обязали оперативно отчитаться о переведенных на удаленную работу сотрудниках. В других регионах подобные документы применялись весной, в период действия самоизоляции.

Что случилось?

Мэр Москвы Сергей Собянин издал новый Указ от 19.10.2021 № 61-УМ, в котором обязал на период с 25.10.2021 по 25.02.2022 всех столичных работодателей перевести на удаленную работу не менее 30% штатных работников, а также всех лиц старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями. Работать удаленно также придется и тем, у кого есть хронические заболевания, которые чиновники перечислили в приложении к Приказу Департамента здравоохранения Москвы от 25.09.2020 № 1117.

Этим же указом градоначальник предписал предоставлять в мэрию еженедельный отчет об удаленке, начиная с 25.10.2021. Фактически это кадровый отчет, обязательный для всех столичных юридических лиц и ИП, который действовал в октябре 2020 года и в марте 2021 года, когда всех тоже перевели на удаленный режим.

При этом деятельность хозяйствующих субъектов в Москве не ограничивается, они продолжают работать в обычном режиме, просто на 1/3 из дома.

Новые требования к отчету с 25 октября

Весной отчет необходимо было сдавать только в случае, если в списках работников в офисе и на удаленке произошли изменения. Срок — в течение одного дня с момента изменений. Теперь он снова стал еженедельным. С 25.10.2021 каждый понедельник придется отправлять отчет о количестве работников, которых перевели на удаленку. Применяется форма отчета, утвержденная в приложении 4 к Указу мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, новую форму утверждать не стали.

Если количество работников поменялось или изменились сведения о них, то нужно подать отчет в день, когда произошли изменения.

В правилах подачи информации указали, что:

в обязательные 30% переведенных на удаленный режим работы сотрудников включаются работники старше 65 лет и имеющие хронические заболевания, обязанные оставаться дома по распоряжению городских властей;
в отчет включаются сведения о сотрудниках, которые работают посменно или чередуют работу из дома и офиса.

В обязанности работодателей включили требование не допускать, чтобы на рабочих местах всех подразделений организации одновременно было более 70% работников.

Как узнавать об ограничениях и других мерах из-за коронавируса

КонсультантПлюс собрал в одном обзоре все актуальные правила: что запрещено, а что разрешено, обязательно ли носить маски, какие меры поддержки еще действуют и какие денежные выплаты еще могут получить физлица и организации. Удобно следить за изменениями. На 2 дня доступ бесплатный.

Кому не потребуется новый отчет об удаленных работниках

Некоторые организации и ИП избавлены от необходимости направлять отчет в мэрию от работодателя о переводе 30% сотрудников на удаленную работу. Это, в частности:

Работодатели из этого списка не должны выполнять требование о переводе 30% сотрудников на удаленку.

Какие сведения надо подавать в отчете

Для направления сведений разработаны два специальных бланка, они содержатся в приложении к указу Собянина. В первом от работодателей ожидают сведения:

о самой организации;
о виде ее экономической деятельности;
о числе сотрудников, работающих в офисе или на производстве;
о количестве лиц, переведенных на удаленку;
об адресах, где фактически работают сотрудники.

Второй касается персональных данных удаленных работников:

Личных данных в отчете сообщать не требуется, просто порядковые номера.

Где взять форму для отчета об удаленных работниках

Куда отправлять заполненный бланк

Инструкция по заполнению

Чтобы работодатели не сомневались, как отчитываться о переводе на удаленную работу, в указе Собянина содержится краткая инструкция. Из нее следует, что обязательными в новом отчете являются такие сведения:

полное наименование организации или ИП;
краткое наименование организации;
ИНН, ОГРН, ОГРНИП;
юридический адрес по данным ЕГРЮЛ, ЕГРИП;
основной вид осуществляемой деятельности (экономическая отрасль);
дополнительные виды деятельности;
общая численность работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы;
общая численность работников, переведенных на дистанционный режим работы.

Информацию о работниках, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы, требуется уточнить путем указания фактического адреса осуществления ими трудовой деятельности в виде кода ФИАС в разрезе числа работников по каждому адресу. Если у работодателя несколько мест осуществления деятельности (офис и производство, несколько магазинов и т. п.), данные указываются по каждому фактическому адресу отдельно.

Заполненный бланк отчета выглядит так:

Для сотрудников, работа которых носит разъездной характер (курьеры, водители и т. п.), в качестве фактического адреса указывают адрес офиса.

Одно юридическое лицо или ИП направляет данные по всем адресам и подразделениям в одном бланке. Если торговая сеть или филиалы образованы разными юрлицами (ИП), отчет сдается по каждому отдельно.

Вид экономической деятельности (основной и дополнительной) вносится в отчет в свободном формате в соответствии с фактически осуществляемой деятельностью.

Заполненную форму не требуется заверять личной подписью руководителя и печатью организации.

Сведения о работниках, переведенных на удаленный режим

Отдельно подается информация о работниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы. Второй бланк выглядит так:

В нем просто перечисляются требуемые сведения по каждому сотруднику, переведенному на удаленный режим работы. Этот перечень сведений о работниках организаций и индивидуальных предпринимателей является исчерпывающим, никаких дополнительных сведений мэрия не потребует.

Ответственность за несдачу

Тех, кто не захочет направлять отчет Собянину об удаленных сотрудниках, ожидает административная ответственность. Размер штрафа для должностного лица — до 50 000 рублей.

1. Почему организациям и ИП нужно сообщать о своих сотрудниках?

С 5 октября работодатели столицы обязаны перевести на удаленную работу не менее 30 процентов сотрудников, а также всех работников старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями.

В соответствии с Указом Мэра Москвы от 1 октября 2020 года № 96-УМ, они должны предоставить сведения об организации, виде деятельности, фактических адресах, где продолжают работать сотрудники. Также нужно указать число работников, группируя их по режиму работы: работающие дистанционно, продолжающие ездить в офис (без возможности перехода на дистанционную работу).

Требование не распространяется на:

2. Могут ли работать организации, приславшие форму?

Ограничений в осуществлении деятельности нет. Направление формы не является препятствием или ограничением работы.

3. О каких сотрудниках необходимо сообщать?

Необходимо предоставить сведения о количестве сотрудников, которые:

продолжают ходить на работу;
работают удаленно.

4. Где скачать форму для заполнения сведений о сотрудниках?

5. Какие сведения обязательны для заполнения?

В форме для заполнения сведений о сотрудниках необходимо указать:

полное наименование организации/ИП;
краткое наименовании организации;
ИНН;
ОГРН/ОГРНИП;
юридический адрес (в соответствии с данными ЕГРЮЛ;
основной вид осуществляемой деятельности (отрасль);
дополнительные виды осуществляемой деятельности;
суммарная численность работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы;
суммарная численность работников, подлежащих переводу на дистанционный режим работы.
Обязательно необходимо уточнить сведения относительно работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы, в виде:
фактического адреса осуществления деятельности (указывается только код ФИАС);
численности работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы, осуществляющих деятельность по указанному фактическому адресу.

Если адресов несколько, необходимо указать их все и для каждого адреса указать фактическую численность сотрудников, не переведенных на дистанционный режим работы.

Список сотрудников с ФИО не нужен. Заполнить следует только количество сотрудников в привязке к фактическому адресу.

Данные следует предоставить в формате xls, xlxs. Шаблон для заполнения можно скачать здесь.

6. Как указывать фактический адрес?

В случае отсутствия адреса необходимо указать любой ближайший адрес здания/строения.

Обратите внимание, нужно указать код ФИАС, относящийся именно к зданию (строению), а не к улице, при этом в отчетной форме указывать конкретный адрес или улицу не требуется.

Для организаций, чья деятельность связана с передвижением (курьерские услуги, услуги транспортировки, такси и т.п.), в качестве фактического адреса следует указать адреса размещения офиса (офисов) и численность работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы, закрепленных за указанным офисом (офисами).

7. Как вносить вид деятельности?

Вид деятельности следует вносить в свободном формате, в соответствии с осуществляемой деятельностью и отраслью, к которой относится ваша организация или ИП.

8.Какие сложности могут возникнуть при заполнении формы?

Если в форме не хватает строк, добавьте их в соответствии с количеством адресов осуществления деятельности организации.

Должны добавляться пары строк: строка для ввода кода адреса местоположения и строка для численности работников по данному адресу, которые не переведены на удаленный режим работы.

9. У меня сеть магазинов. Форму нужно заполнить на каждый магазин отдельно?

Если магазин работает как одно юридическое лицо, нужно заполнить одну форму. В файле укажите столько фактических адресов, сколько фактически работает магазинов, далее по каждому адресу и магазину заполните количество сотрудников.

10. Заполненная форма должна быть подписана и заверена печатью?

11. Куда отправлять заполненную форму?

При возникновении дополнительных вопросов по представлению указанных сведений можно обратиться по телефону

12. Когда поступит ответ на письмо с данными?

После отправки письма вы получите автоответ. Иного взаимодействия не предполагается.

Только еще несколько дней мы даем вам полгода доступа к нашей подписке бесплатно. Кроме 107 записей экспресс-семинаров, вам бесплатно будут доступны 15 онлайн-курсов (некоторые дают сертификат ИПБ России) и несколько инструментов для бухгалтеров. Оставляйте свои контакты ниже, менеджер свяжется, чтобы предоставить доступ:

Открыт набор на уникальный курс повышения квалификации по управленческому учету, в котором своим опытом делятся не один, а три преподавателя-практика.

Мэр Москвы С. Собянин указами от 29.09.2020 № 94-УМ и от 01.10.2020 № 96-УМ, ввел очередные меры, препятствующие распространению новой коронавирусной инфекции, в т.ч.:

Контроль исполнения этих пунктов осуществят с помощью отчета – сведений о сотрудниках организации, введенному указом от 06.10.2020 № 97-УМ.

Кто не обязан подавать сведения о работающих сотрудниках

Также отчитываться не обязаны ИП без работников и организации с единственным сотрудником – директором.

Особенности подачи сведений в отдельных сферах

Фирмы, не имеющие возможности перевести работников на дом (фитнес-клубы, рестораны, детские сады и т.д.), должны организовать сменный график работы и отчитываться еженедельно в общем порядке с указанием актуальной на понедельник информации.

Как подавать сведения о количестве сотрудников: основные правила

Приведем ключевые моменты по представлению сведений о количестве сотрудников, работающих и неработающих удаленно.

Способ подачи сведений о сотрудниках

Данные представляются каждую неделю по понедельникам по форме приложения 4 из Указа мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ:

Состав сведений о сотрудниках

Согласно п. 11.2, 11.3 указа от 01.10.2020 № 96-УМ в отчет включаются данные о работниках (в т.ч. исполнителях по договорам ГПХ):

Перечень сведений, включаемых в отчет:

Номера телефонов у разных работников не должны повторяться, номера автомобилей повторяться могут.

Сведения о транспортных картах можно оставить пустыми – система отчет примет все равно.

Подготовка сведений о количестве сотрудников к отправке

Заполненная таблица Excel должна быть подписана ЭЦП, поэтому получить ЭЦП стоит заранее. Если заранее не получилось – в помощь центры, которые делают ЭЦП за пару часов.

С 12.10.2020 отчет подается только через личный кабинет работодателя на официальном сайте Мэра Москвы. Столичные власти обещали подготовить его к работе еще раньше, с 09.10.2020.

В случае сбоев в работе рекомендуется перезагрузить браузер.

Если у вас нет учетной записи о работодателе на портаде Госуслуг, но при этом есть ЭЦП для отправки отчетности в телекоммуникационных компаниях (СБИС, СКБ Контур, Тензор и т.д.), можно воспользоваться данной ЭЦП.

Он простой, и не потребует от вас дополнительных знаний и навыков. При отсутствии у вас информации, ее можно просто пропустить в форме отчета, не ставя прочерки.

Заключение

С принятием новых мер противодействия распространению коронавируса московские работодатели обязаны перевести не менее 30% сотрудников на удаленный режим. Выполнение данного предписания контролируется с помощью специального еженедельного отчета.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Начиная с 12 октября, каждый понедельник столичные работодатели должны сдавать новый отчет. Это сведения о сотрудниках и подрядчиках (исполнителях) по договорам ГПХ, переведенных на удаленную работу. Нарушителя, не представившего сведения, могут оштрафовать: ИП — на сумму до 50 000 руб., а организацию — до 300 000 руб. В этой статье мы обобщили опыт тех, кто уже отчитался, и ответили на самые популярные вопросы, связанные с предоставлением нового отчета.

Почему требуют отчет

ВНИМАНИЕ

ВАЖНО.

Сценарий 1: использовать учетную запись, созданную на портале госуслуг

Далее откроется окно, в котором следует указать логин и пароль для входа в ЛК юридического лица (или ЛК предпринимателя) на портале госуслуг. После этого система покажет все личные кабинеты, привязанные к данному логину-паролю. Это ЛК директора и ЛК организации (или ИП). Нужно выбрать организацию (либо предпринимателя).

ВНИМАНИЕ.

Сценарий 2: использовать электронную подпись организации (или ИП)

Данный способ заключается в том, чтобы зайти в ЛК на сайте Мэра Москвы при помощи усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) организации или ИП.

Затем нужно вставить в компьютер флэшку с ключом УКЭП. После этого следует создать личный кабинет директора на сайте Мэра. Для этого необходимо заполнить форму, которая будет предложена. После регистрации личного аккаунта руководителя можно, наконец, попасть в ЛК юрлица (предпринимателя).

ВНИМАНИЕ.

Отчет состоит из трех страниц.

Третья страница, строго говоря, к отчету не относится. Это иллюстрация, которая показывает, как правильно переписать номер из социальной карты.

Что делать, если отчет не прошел проверку

Иногда проблему удается решить при помощи несложных действий:

убедиться, что необязательные для заполнения поля из второй страницы (информация о работниках) остались пустыми. Прочерки в них ставить нельзя;
проследить, чтобы поля для указания телефонных номеров на второй странице отчета были заполнены.

Читайте обсуждение на нашем форуме, где столичные работодатели делятся опытом отправки отчета:

Отчет для ИП без работников и ООО с одним сотрудником

Должен ли сдавать сведения о дистанционных работниках ИП, у которого в штате нет ни одного сотрудника? Однозначного ответа нет. Консультанты на горячей линии отвечают по-разному. Кто-то говорит, что отчет нужен, кто-то — что не нужен.

Также см. обсуждения:

Штрафы для тех, кто не сдал отчет

Непредставление сведений о дистанционных работниках (либо сдача недостоверных сведений) влечет административную ответственность по статье 20.6.1 КоАП РФ. Это предупреждение или штраф:

Читайте также: