Сообщение электронные таблицы в профессиональной деятельности

Обновлено: 05.07.2024

Содержание
3.Зачем изучать Microsoft Excel?
4-8.Кому важно знатьMicrosoft Excel?
9.Заключение.

Зачем изучать Microsoft Excel?
Excel – это самое полезное, универсальное и многофункциональное программное средство
из пакета Office, и время, потраченное на егоизучение, может стать самым ценным
вложением в вашу карьеру. Основное назначение Эксель – хранение, анализ и
визуализация данных, создание отчетов и проведение сложных расчетов.
Большинству работниковдостаточно освоить несколько базовых операций – работу с
листами, импорт и экспорт данных, сортировку и фильтры, механическое заполнение
таблиц, составление отчетности и пару несложных формул. Но дляпредставителей
определенных профессий высокий уровень владения Microsoft Excel – это первоочередная
необходимость.
3

I.Кому важно знать Microsoft Excel?
1.Администраторы базы данных
Списки и базы данных –самый
распространенный способ использования Excel.
В той или иной степени таблицы формата xsl.
применяются во всех сферах, однако особенно
актуальны они там, где приходится иметь дело
с большими массивамиданных. В табличном
редакторе можно создавать и быстро заполнять
базы, сортировать и фильтровать огромные
объемы информации по различным критериям
запросов, делать выборки и отчеты при
помощи сводных таблиц.4

2.Бухгалтеры
Для бухгалтеров Excel незаменим – он может
работать как в комплексе с профессиональными
учетными системами типа 1С, так и вместо них.
Бухгалтерский софт позволяет экспортировать
данныев сводные таблицы Excel, чтобы проводить
глубокий анализ по различным параметрам и
составлять отчеты. Также с помощью Эксель
производятся сложные расчеты с применением
различных поправок икоэффициентов, которые
можно шаблонизировать для циклически
повторяемых операций. Кроме того, табличный
редактор часто используется для создания
документов – прайс-листов, счетов-фактур.

Краткое определение и понятие электронной таблицы Excel.

Краткое описание возможностей Excel.

Основная часть

Электронные таблицы Excel. Их использование в профессиональной деятельности.

Редактор электронных таблиц Excel является самым популярным приложением пакета Microsoft Office. Именно данный редактор позволяет нам без особых усилий создавать и редактировать всевозможные таблицы данных, обрабатывать, сортировать и фильтровать значения введённых данных, создавать всевозможные презентации информации, строить различные наглядные графики и диаграммы; именно excel позволяет сокращать множество рутинных операций, и в то же время производить сложные расчёты с использованием различных видов функций (финансовых, математических, логических, аналитических и пр.)

Итак, что же представляет собой электронная таблица: Таблица – это совокупность данных, которые систематизированы и разнесены по графам (по строкам и столбцам). Элемент таблицы, находящийся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой. Основное достоинство электронных таблиц заключается в простоте использования средств обработки данных. Работа с электронными таблицами, не требуя о пользователя специальной подготовки, представляет средства анализа данных и создания формул расчёта.

В таблицы можно вводить информацию любого типа: текст, числа, дату и время, формулы, рисунки, диаграммы и т.д. С данными можно производить операции при помощи специальных функций.

При запуске Excel создает так называемую Книгу, которая содержит несколько Листов, что позволяет удобно организовывать данные. Так, в одной книге, например, можно разместить данные тестирования по разным людям. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, на пересечении которых расположены ячейки, непосредственно хранящие информацию.

Кроме операций над собственными данными Excel позволяет выполнять импорт данных из других приложений и источников.

Вводимая информация может быть обработана с помощью таких средств:

построение графиков и диаграмм;
создание сводных таблиц, которые упрощают представление сложных данных;
группировка данных, чтобы затем при необходимости эти данные можно было свернуть или развернуть;
автоматического расчёта промежуточных и общих итогов;
формирования данных, в том числе с использованием различных стилей и тем, а также условного форматирования;
различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
получения выборки данных, удовлетворяющих определённым критериям, посредством сортировки и фильтрации;
использования наборов потенциально готовых результатов, которые при работе с документами значительно упрощают работу пользователя.

Так чем же Excel может быть полезным в деятельности психолога? Можно с полной уверенностью сказать, что возможности Excel для психолога обширны и разнообразным, так как данная программа позволяет:

Итак, рассмотрим некоторые отдельные возможности автоматизации деятельности психолога с помощью различных функций, заложенных в Microsoft Excel:

- Excel позволяет автоматически сравнивать ответы участников тестирования с ключом и присваивать на основании сравнения соответствующие баллы;

- Excel способен автоматически присваивать тот или иной уровень выраженности определённых параметров на основе имеющегося числового значения;

- Excel позволяет определять среднее значение по выборке, рассчитывать процентную представленность тех или иных уровней, значений, факторов и другие функции, необходимые для проведения статистического анализа;

- Excel позволяет автоматически представлять результаты диагностики в графической форме: в виде графиков, диаграмм;

- с помощью Excel можно составлять всевозможные рейтинги, например рейтинг лидера коллектива;

- Excel представляет различные возможности автоматического оформления данных, например окрашивание определённых ячеек;

- Excel дает возможность формировать в автоматическом режиме итоговые отчёты по выборке;

Знание Excel, просто необходимо психологу так как разработано довольно много инструментов деятельности психолога, реализация которых требует знания данного продукта. Так, к примеру, существует более 40 психологических методик (психодиагностические методики – это специфические психологические средства. Поскольку их используют в практических целях, они должны быть качественными настолько, насколько это возможно, чтобы исключить ошибки в диагнозе. Поэтому к психодиагностическим методикам предъявляются особые требования, они разрабатываются по определенным правилам и проверяются по ряду критериев), реализуемых с помощью электронных таблиц Excel. Приведём примеры вышеуказанных методик:

Видя такую массу существующих методик, вопрос о необходимости освоения психологами электронных таблиц, отпадает сам по себе, приходит чёткое понимание того, что нужно не только знать, но и постоянно отслеживать и изучать весь постоянно расширяющийся спектр возможностей и инструментов Excel.

Итак, какие же плюсы дает использование электронных таблиц Excel профессиональной деятельности психолога и почему можно смело сказать что Excel стоит на службе у психологов:

1. Сокращение затрат:

2. Получение возможности управления процессом тестирования:

На самом деле, подобная работа не так уж сложна, ее вполне по силам освоить любому опытному пользователю компьютера — не обязательно быть программистом.

Целью работы является исследование применения электронных таблиц в обработке экономической информации, а также рассмотрение подробно таких задач как: ознакомление теоретических аспектов применения Excel; раскрытие исторических фактов; изложение функциональных возможностей табличного процессора и общей методологии использования электронной таблицы в профессиональной работе с данными; определение основных понятий; области применения; основные элементы электронной таблицы; типы данных, используемых в электронных таблицах и обзор наиболее популярных электронных таблиц на конкретных примерах (Microsoft Excel).

Содержание

Введение ……………………………………………………………………….….. 3
1 глава Понятие электронных таблиц …………………………………………. 5
1.1 Функциональные возможности табличного процессора Excel . .……….….5
1.2 Основные элементы электронной таблицы ……….. ………………………. 9
2 глава Механизм разрешения юридических коллизий ……………………… 13
2.1 Основные понятия, используемые при работе с электронной таблицей …13
2.2 Структура электронной таблицы ………………..17
Заключение ……………………………………………………………………… 23
Глоссарий ………………………………………………………………………… 25
Список использованных источников ……………………………………………27

Вложенные файлы: 1 файл

твор информ тех.doc

Основные данные о работе

Информационные технологии в юридической деятельности

электронные таблицы Excel. Их использование в профессиональной деятельности

Содержание

1 глава Понятие электронных таблиц …………………………………………. 5

1.1 Функциональные возможности табличного процессора Excel . .……….….5

1.2 Основные элементы электронной таблицы ……….. ………………………. 9

2 глава Механизм разрешения юридических коллизий ……………………… 13

2.1 Основные понятия, используемые при работе с электронной таблицей …13

2.2 Структура электронной таблицы ………………..17

Список использованных источников ……………………………………………27

Введение

Практически в любой области деятельности человека, возникает необходимость представлять данные в виде таблиц, при этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Для проведения таких работ на компьютере были разработаны электронные таблицы.

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Поэтому, возможности продукта, претендующего на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, должны быть выше, по крайней мере на порядок по сравнению с первыми программами такого рода.

Объектом творческой работы являются электронные таблицы Excel,

представления о возможностях электронной таблицы и ее использовании.

Предметом исследования выступают основные функциональные возможности и технологические операции электронной таблицы, которые рассматриваются без привязки к конкретному типу табличного процессора.

Основная часть

1. Понятие электронных таблиц

1.1. Функциональные возможности табличного процессора Excel .

Электронная таблица – самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессы.

Основное назначение табличного процессора - автоматизация расчетов в табличной форме.

Первые разработки электронных таблиц принадлежат к 70-ым годам, хотя первая промышленная система появилась уже на персональных компьютерах - ею стала система 1-2-3 фирмы Lotus. Электронные таблицы имеют, пожалуй, меньше аналогов в реальной жизни, чем текстовые процессоры или базы данных - именно за счет своей динамичности, автоматизма выполнения операциями над данными, которых не достичь на бумаге.

Каждая электронная таблица состоит из 256 столбцов и 16384 строк. Строки пронумерованы начиная с 1. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита. Пересечение строки и столбца образует ячейку, имеющую свой адрес - имя столбца и номер строки. Все данные таблицы размещаются в ячейках. Электронные таблицы не единственный тип документа, создаваемый в Excel. Дополнительно к таблицам можно получить диаграммы, которые будут помещаться в собственных окнах на экране.
Широкое распространение программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтись в самых различных сферах нашей жизни (однако на практике такое преимущество, по данным разработчиков, нередко приводит к тому, что "средний пользователь" применяет только пять процентов функциональных возможностей, заложенных в Ехсе1).

Современные табличные процессоры позволяют применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написание конкретных приложений на их основе. Кроме того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.

Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Ехсеl можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса Фирмы. Например, на предприятии с помощью Ехсе1 можно облегчать решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек управление сбытом и имуществом и многих других.

Применение электронных таблиц при решении прикладных задач позволяет избежать ошибок, связанных с исследованием квадратичных функций, заданных на множестве натуральных чисел.

Однако область применения программы не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Ехсе1 можно решить множество задач также в области естественных и технических наук, возможности использования этой программы, безусловно, далеко выходят за рамки упомянутых.

Возможности табличных процессоров:

создание и редактирование электронных таблиц;
создание многотабличных документов;
оформление и печать электронных таблиц;
построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
создание многотабличных документов, объединенных формулами;
работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
создание итоговых и сводных таблиц;
использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
создание слайд-шоу;
решение оптимизационных задач;
решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;
разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Данные, входящие в таблицы, можно автоматически представлять в виде графиков, диаграмм, а также можно копировать, удалять, сортировать (т.е. располагать клетки, а также строки и столбцы из них в определенном порядке); производить над всей таблицей или ее частью, и распечатывать частично или полностью на бумагу; изменив одну из цифру, мгновенно произойдет изменение во всем документе.

1.2. Основные элементы электронной таблицы

Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис.) представляет собой сетку из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы, которое появляется на левой стороне рабочего листа. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от A до Z, затем от AA до AZ, BA до BZ и т.д., которое появляется вверху рабочего листа. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, A2 или C4). Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной.

Рис. Основа рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка – основной элемент таблицы – имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Ссылка – способ (формат) указания адреса ячейки.

1.4. Типы данных, используемых в электронных таблицах

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты.

Типы входных данных:

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда - кавычки или пробел.
Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.
Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, - результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.
Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.
Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат:

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима.

Глава 2. Обзор наиболее популярных электронных таблиц

2.1. Microsoft Excel

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: текстовые, даты, формулы, числа.

Ссылка – способ (формат) указания адреса ячейки.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют диапазон (блок).

Диапазон (блок) ячеек – группа последовательных ячеек, имеющая свой уникальный адрес. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк и столбцов (или их частей).

Адрес диапазона ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие . Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.

Примеры задания адресов ячейки и блоков:

Адрес ячейки, образованной на пересечении столбца G и строки 3 выражается ссылкой G3.
Адрес диапазона, образованного в виде части строки 2, - А2:D2.
Адрес диапазона, образованный в виде столбца В – В5:В10.
Адрес диапазона, образованный в виде прямоугольника – D5:G9.

Каждая команда электронной таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи мыши или клавиш управления курсором.

Рабочее поле – пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.

Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш управления курсором.

Текущим (активным) экраном называется часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора. Экран монитора не позволяет показать всю электронную таблицу. Мы можем рассматривать различные части электронной таблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором. При таком перемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются на экране взамен тех, от которых мы уходим.

Бесплатное участие. Свидетельство СМИ сразу.
До 500 000 руб. ежемесячно и 10 документов.

Приложение 5 Карточка 5. Выбор программы MS Excel. Microsoft Excel является широко распространенной компьютерной программой, с помощью которой производятся расчеты, составляются таблицы и диаграммы, вычисляются простые и сложные функции. Эта программа входит в пакет Microsoft Office. Электронная таблица является основным средством, которая используется для обработки и анализа цифровой информации с помощью средств вычислительной техники, Особенность программы заключается в том, что она позволяет осуществлять сложные расчеты. То есть в процессе вычисления одновременно можно оперировать данными, которые располагаются в разных зонах электронной таблицы и при этом связаны определенной зависимостью. Выполнение таких расчетов осуществляется благодаря возможности введения различных формул в ячейки таблицы. После выполнения вычисления результат будет отображаться в ячейке с формулой. В доступном диапазоне формул находятся разные функции – от сложения и вычитания до вычислений, связанных с финансами или статистикой. Excel может применяться при выполнении финансовых расчетов, учете и контроле кадрового состава той или иной организации, в построении и обновлении графиков, которые основаны на введенных числах, что делает эту программу популярной среди бухгалтеров и экономистов. При этом программа отличается понятным интерфейсом и удобством использования. Microsoft Word. Является одной из самых востребованных программ современности, из используемых в офисной работе. Будучи текстовым редактором, она позволяет существенно облегчить работу по написанию текстов. Ведение корреспонденции, обработка текста, создание деловой и официальной переписки – все это стало проще проводить благодаря Microsoft Word. Выгодными особенностями программы являются ее функциональность и простота использования, благодаря чему даже неопытный пользователь способен легко разобраться в ней. Microsoft Word обеспечивает простое и удобное форматирование текстового файла за счет продуманных инструментов и понятного интерфейса. Благодаря широкому спектру функций текстовый процессор Microsoft Word напоминает настольную издательскую систему. Среди функциональных возможностей программы можно отметить: наличие целого ряда шрифтов разного размера и начертания символов; наличие способов выделения текста; возможность установить параметры абзацев, междустрочные интервалы; возможность проведения автоматической проверки правописания, подбора синонимов; автоматическая нумерация страниц и переносы слов на новую строку; возможность создания таблиц и гипертекста со ссылками и многое другое. Таким образом, программа Microsoft Word – это самый удобный вариант для создания текста и его последующего форматирования с возможностью гибкой настройки шрифта, стиля написания, оформления самой страницы. Microsoft Access. Относится к системам управления базами данных, ориентированными на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с базой данной: создание, редактирование и обработка данных. Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки. Работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access: таблицы главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы; формы вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных; запросы результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде; отчеты документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах; схема описание архитектуры связей многотабличной базы данных; макросы и модули объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться. Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.

История создания электронных таблиц, их назначение и основные возможности. Принципы работы с электронными таблицами Microsoft Office Excel: выполнение вычислений по формулам, абсолютные, относительные и удаленные ссылки, стандартные функции и операторы.

Рубрика	Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	09.03.2014
Размер файла	220,6 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области

по дисциплине: Информационные технологии в профессиональной деятельности

Тема: Электронные таблицы

Введение

Иметь дело с обширными таблицами, содержащими большие объемы данных, приходится во многих областях жизни. В частности, это относится ко всем видам финансовой и учетной деятельности.

В докомпьютерную эпоху подобного рода таблицы приходилось вести вручную. Автоматизация же табличных расчетов во много раз повысила эффективность и качество работы.

Целью данной работы является рассмотрение способа обработки информации при помощи электронных таблиц. Исходя из указанной цели, можно выделить частные задачи, поставленные в данной работе:

1) выяснить историю создания электронных таблиц;

2) изучить назначение и основные возможности электронных таблиц;

3) разобрать работу с электронной таблицей на примере Microsoft Office Excel.

Для создания данной работы использовался ПК с операционной системой Windows XP с табличным процессором Microsoft Office Excel 2003.

1. История создания электронных таблиц

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 году исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. В 1970 году Пардо и Ландау дополнили Концепцию, подав заявку на соответствующий патент (U.S. Patent № 4.398.249). электронная таблица ссылка

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном разработавший в 1979 году известную программу VisiCalc (визуальный калькулятор0 - табличный редактор для компьютера Apple II. VisiCalc, первая в истории программа для работы с электронными таблицами.

Но лучшим среди всех систем в то время считался вовсе не выпущенный ею еще в предыдущем - 1982 - году пакет Multiplan, который первоначально планировавшийся как легко переносимая программа для работы на Apple, IBM PC и в других системах, a продукт Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, разработанный под руководством Митч Капор, - шефа фирмы Lotus.

Lotus 1-2-3 превзошла VisiCals по популярности. Она выпускалась исключительно для IBM PC, полностью вытеснила пакет Multiplan фирмы Microsoft. Lotus объединил в себе возможности электронных таблиц, деловую графику и некоторые функции реляционной СУБД. Практически все последующие табличные процессоры (Multiplan, QuattroPro, SuperCalc и другие) поддерживали эти три функции.

В 1983 году ещё довольно молодая в сравнении с сегодняшним днем фирма по производству программных средств Microsoft, основанная в 1975 году Полом Алленом и Вильямом X. Гейтсом, более известным как Билл Гейтс, решила заняться разработкой новой конкурентоспособной программы для расчетов с помощью электронных таблиц. Проект получил внутрифирменное кодовое имя Odyssey.

Цель, с самого начала поставленную Биллом Гейтсом перед Microsoft, можно сформулировать следующим образом: персональный компьютер, на котором будут работать прикладные программы Microsoft под управлением операционной системы Microsoft, с возможностью проектирования новых изделий средствами и на языках программирования Microsoft, должен стоять на каждом письменном столе.

Вследствие переориентации Excel на Macintosh разработка замедлилась. Но позже Гейтсу все-таки удалось убедить главного программиста проекта Дуга Клундера в том, что Excel должен сначала заработать на IBM PC. 2 мая 1985 года Excel, наконец, была официально представлена в Нью-Йорке.

2. Назначение и основные возможности электронных таблиц

Способность электронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления используют не только бухгалтеры и кладовщики. Без электронных таблиц не обходятся участники бирж, руководители брокерских контор, банков и другие финансовые менеджеры. С помощью электронных таблиц можно моделировать реальные ситуации и оценивать получающиеся результаты.

На сегодняшний день электронные таблицы являются мощным средством обработки больших массивов числовых данных. При этом электронные таблицы обеспечивают проведение динамических вычислений, т. е. пересчет по формулам при введении новых чисел. Появилась возможность наглядного представления данных и выявления между ними определенных зависимостей с помощью графиков и диаграмм.

Электронные таблицы - это работающее в диалоговом режиме приложение, хранящее и обрабатывающее данные в прямоугольных таблицах.

По умолчанию файлы в электронных таблицах называются Книгами. Книги состоят из рабочих листов, с которыми можно производить действия копирования, вставки новых листов, удаления, переименования.

Рабочее поле электронной таблицы состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами или сочетаниями букв (А, С, АВ и т. п.), заголовки строк - числами (1, 2, 3 и т. д.).

На пересечении столбца и строки находится ячейка, которая имеет индивидуальный адрес. Адрес ячейки составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например Al, В5, ЕЗ. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.

В процессе работы с электронными таблицами достаточно часто требуется выделить несколько ячеек - диапазон ячеек. Диапазон задается адресами ячеек верхней и нижней границ диапазона, разделенными двоеточием (например, диапазон С3:Е4).

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: числа, текст и формулы.

Для представления чисел могут использоваться несколько различных форматов (числовой, экспоненциальный, дробный и процентный). Существуют специальные форматы для хранения дат и времени, а также финансовый и денежный форматы.

Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов.

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. Однако в формулу не может входить текст. В процессе ввода формулы она отображается как в самой ячейке, так и в строке формул.

В формулах могут использоваться ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные.

При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически изменяются в зависимости от положения ячейки, в которую скопирована формула.

Абсолютные ссылки в формулах используются для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемыми именем столбца и номером строки ставится знак доллара (например, $А$1).

В формуле можно использовать смешанные ссылки, в которых координата столбца относительная, а строки - абсолютная (например, А$1), или, наоборот, координата столбца абсолютная, а строки - относительная (например, $В1).

Формулы могут включать в себя не только адреса ячеек и знаки арифметических операций, но и функции. Электронные таблицы имеют несколько сотен встроенных функций, которые подразделяются на категории: Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.

3. Работа с электронными таблицами. Электронная таблица Microsoft Office Excel

3.1 Выполнение вычислений по формулам

Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Формула также может включать встроенные функции, которые обеспечивают выполнение стандартных вычислительных операций. В Excel используется более 200 встроенных функций.

По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных.

3.2 Операторы, используемые в Microsoft Excel

В Excel используют следующие операторы:

· Арифметические операторы - применяются при работе с числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число.

· Операторы сравнения - используются для сравнения двух чисел. В результате выполнения операции сравнения получается логическое значение: истина или ложь.

· Текстовый оператор - применяется для обозначения операции объединения нескольких последовательностей символов в одну последовательность символов.

· Адресные операторы - используются при ссылках на ячейки.

Арифметическими операторы получили наиболее широкое распространение. Они обеспечивают сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, нахождение процента по данным, приведенным в ячейках электронной таблицы. Примеры использования арифметических операторов приведены в табл. 2. Предполагается, что в ячейках А1, А2 и А3 содержатся числа 4, 5 и 10 соответственно.

Excel выполняет вычисления в формулах слева направо и соблюдает принятый в математике приоритет выполнения арифметических операций. Первыми выполняются операции возведения в степень, затем умножение и деление, в последнюю очередь сложение и вычитание. для изменения порядка выполнения операций используются скобки.

Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются, например:

где А3, B4 - ссылки на ячейки,

15 - числовая константа,

Операции в скобках выполняются первыми.

Например, в формуле

сначала вычисляется сумма чисел, содержащихся в ячейках А1, А2 и А3, потом найденная сумма делится на 3, в то время как в формуле

на 3 делится только последнее слагаемое, а не вся сумма. Внутри скобок можно помещать другие скобки, что называется вложением скобок.

Ввод формулы в ячейку

При переходе в режим ввода формул поле Имя, расположенное в левой части строки формул, заменяется кнопкой, на которой отображена последняя использовавшаяся функция. Расположенная справа от нее кнопка со стрелкой открывает список, который содержит 10 последних использовавшихся функций и пункт Другие функции (рис. 1).

В качестве примера введем формулу в ячейку D4. Закончив ввод формулы, нажмем клавишу Enter или щелкнем в строке формул по кнопке Ввод. В ячейке, содержащей формулу, отобразится результат вычисления, сама формула будет видна в строке формул (рис. 2).

Рисунок 1 Окно Excel в режиме ввода формул

Рисунок 2 Отображение расчетной формулы в строке формул

3.3 Абсолютная и относительная ссылка

Ссылка - указание адреса ячейки. Различают относительные или абсолютные ссылки.

Относительная ссылка - это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащей исходное данное (операнд).

Абсолютная ссылка - это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащей исходное данное (операнд).

Относительные ссылки, используемые в формуле, автоматически изменяются при копировании формулы в другие ячейки.

Например, нам надо подсчитать сумму чисел, хранящихся в ячейках А1, А2, А3. Щелкнем дважды ячейку А5 и поместим в нее формулу

Чтобы вычислить сумму чисел, хранящихся в ячейках С1, С2, С3, можно не писать заново формулу, а скопировать ее из ячейки А5 в С5. Excel автоматически изменит относительные ссылки и формула примет вид

Измененную формулу можно увидеть, щелкнув ячейку С5. (Для отображения формул в окне приложения установите флажок Формулы на вкладке Вид диалогового окна Параметры ).

Абсолютная ссылка сохраняет адрес определенной ячейки независимо от местоположения ячейки с формулой. Например, если скопировать формулу из ячейки А7 с абсолютными ссылками в ячейку С7, то формула не изменится. Для указания абсолютной ссылки используется знак доллара $. $А$7, $С$7 (рис. 3).

Рисунок 3 Отображение формул с абсолютными и относительными ссылками в окне Excel

3.4 Внешние и удаленные ссылки

Можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками.

При вводе ссылки на ячейку другого рабочего листа имя листа отделяется от имени ячейки восклицательным знаком. Если вводится ссылка на другую рабочую книгу, то указывается имя файла рабочей книги, которое заключается в квадратные скобки, например, [Книга2]Лист1!$C$3.

3.5 Стандартные функции Excel

Excel содержит обширный список стандартных функций, призванных облегчить выполнение простых и сложных вычислений. Функциями называются определенные формулы, обеспечивающие выполнение вычислений по заданным пользователем величинам в указанном порядке. Например, функция ДОХОД используется для вычисления дохода по облигациям, который составляет периодические процентные выплаты. Все функции имеют одинаковый формат записи, который включает имя функции и перечень аргументов. Аргументы располагаются в последовательности, определяемой синтаксисом функции, и разделяются запятой. Функция позволяет выполнить вычисления на листах книги и на листах макросов.

Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. Приведем некоторые функции, которые могут использоваться в электронных таблицах:

· функции даты и времени и др.

Математические функции используются в научных и инженерных расчетах для выполнения различных математических операций: вычисления логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п.

Статистические функции используются для анализа диапазонов данных, вычисления параметров, характеризующих случайные величины, представленных множеством чисел, или их распределений, например стандартного отклонения, среднего значения, и т. п. В частности, мы можем найти уравнение прямой или экспоненциальной кривой, оптимально согласующейся с опытными данными.

Текстовые функции преобразуют числовое значение в форматированный текст, и результат больше не участвует в вычислениях как число. Они позволяет вычислить длину строки, преобразовать заглавные буквы в строчные и т.п. Для объединения нескольких текстовых строк в одну строку используется Амперсанд (&).

Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия.

Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных отчислений и др.

Функции для работы с датами и временем. Функция Дата вычисляет дату в числовом формате как число дней, прошедших с 1 января 1900 года. Функция Время - это доля 24 часового интервала, записанная в виде десятичной дроби, которая может принимать значения от 0 до 0,99999999. Нулю соответствуют 12:00:00 ночи. Часы изменяются от 0 до 23, минуты и секунды от 0 до 59.

СУММ(Список) - статистическая функция определения суммы всех числовых значений в Списке. Список может состоять из адресов ячеек и блоков, а также числовых значений.

СрЗнач(Список)- статистическая функция определения среднего арифметического значения всех перечисленных в Списке величин.

МАКС(Список) - статистическая функция, результатом которой является максимальное значение в указанном Списке.

IF (Условие, Истинно, Ложно) - логическая функция, проверяющая на истинность заданное логическое условие. Если условие выполняется, то результатом функции является значение аргумента "Истинно". Если условие не выполняется, то результатом функции становится значение аргумента "Ложно".

Читайте также: