Служебное сообщение определенного формата

Обновлено: 05.07.2024

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса. На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить. Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Докладная записка

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:
Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:
1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.
2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.
3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Основное объяснение популярности служебных записок заключается в том, что в организациях, особенно в больших, внутренние коммуникации чрезвычайно нужны. Организации растут, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают различным подразделениям организации поддерживать связь.

Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.

Каковы преимущества служебных записок как средства внутренней коммуникации?

Так как служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, то может показаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

Занимаясь подготовкой служебной записки, помните, какое значение она может иметь для Вашей организации, а также для Вас лично. Не забывайте, что Вы производите впечатление не только на тех сослуживцев, с кем Вы непосредственно общаетесь. Какое-то впечатление о Вас создается у всех, кто читает Ваши служебные записки. Вы можете воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного мнения о себе.

Готовя служебную записку, старайтесь делать это с некоторой долей осторожности, помня о том, что иногда служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на репутацию Вашей компании, однако не может быть поводом для отказа от использования служебных записок вообще.

3.2.С чего следует начать подготовку служебной записки?

Независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка, начинать необходимо с ее планирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем Вы пишете? Затем постарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив на вопрос: Кому Вы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно Вы хотите донести до читателя.

Служебную записку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при ее подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.

Тем не менее, при подготовке служебных записок нелишне руководствоваться приемами написания эффективных деловых писем, представленными в Главе 3. Как и в письмах, в служебных записках информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержит негативную информацию, то будет лучше, если ее основные идеи будут располагаться в обратном порядке.

Какими могут быть основные цели подготовки служебных записок?

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:

1. Обозначьте основную мысль — запрос.

2. Изложите необходимые детали.

3. Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.

Каков должен быть формат служебной записки?

Формат служебной записки предназначен для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:

Введя этот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.

Ниже приведен пример служебной записки:

Кому: Всем руководителям отделов

От: Сергей Иванов, руководитель службы персонала

Дата: 22 марта 2002 г.

Тема: Составление графика отпусков

В связи с приближением летнего сезона прошу Вас представить в службу персонала графики отпусков сотрудников Ваших подразделений не позднее 30 марта с.г. Любые корректировки графика после его утверждения руководством, начиная с 15 апреля с.г. необходимо представлять в службу персонала не позднее, чем за месяц до предполагаемых изменений.

Длина служебных записок может быть различной. Одни записки кратки и, возможно, не превышают нескольких предложений, в то время как другие могут занимать несколько страниц. Когда объем служебной записки превышает одну страницу, каждая последующая должна содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты, так же как и в обычном письме. В некоторых организациях в такой заголовок также включается тема служебной записки.

3.1.В чем заключаются функции служебных записок?

Каковы преимущества служебных записок как средства внутренней коммуникации?

3.2.С чего следует начать подготовку служебной записки?

Какими могут быть основные цели подготовки служебных записок?

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

1. Обозначьте основную мысль — запрос.

2. Изложите необходимые детали.

3. Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.

Каков должен быть формат служебной записки?

Ниже приведен пример служебной записки:

Кому: Всем руководителям отделов

От: Сергей Иванов, руководитель службы персонала

Дата: 22 марта 2002 г.

Тема: Составление графика отпусков

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

1.1 . Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями * информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях).

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).

1.2 . К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

1.3 . К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4 . Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5 . Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6 . За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;

Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Индексы дел Заголовки дел

1 -1 Приказы по основной

деятельности

1 -1 /ДСП То же.

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив.

- транспортный файл банка;

- уведомление о принятии (непринятии) территориальным учреждением Банка России транспортного файла банка;

- сводный архивный файл территориального учреждения Банка России;

- квитанция уполномоченной организации о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России;

- уведомление об ошибках в форме извещения об ошибках (далее - извещение об ошибках);

- транспортный файл уполномоченной организации;

- сводный архивный файл квитанций и извещений уполномоченной организации.

1. Структура наименования и размер транспортных файлов банка

1.2. Наименование транспортных файлов банка имеет следующую структуру:

bbbbb - знаки с 5-го по 9-й банковского идентификационного кода (далее - БИК) банка (его филиала), отправившего транспортный файл;

GGMMDD - дата передачи транспортного файла банка (год, месяц, день);

nnnn - порядковый номер транспортного файла банка, сформированного в течение рабочего дня (4 символа), нумерация начинается с 0001.

2. Структура уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением Банка России транспортного файла банка

2.1. При приеме транспортного файла банка территориальное учреждение Банка России на каждый полученный транспортный файл формирует уведомление о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка в виде файла формата xml в кодировке Windows (кодовая страница 1251).

2.2. Наименование уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка формируется из наименования (без расширения) транспортного файла банка путем добавления символов "UV" в начало наименования файла:

UV - идентификатор уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка;

2.3. Структура и состав уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка.

2.3.1. Структура и формат уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка.

2.3.2. Состав уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка.

В состав уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка входят:

- код территориального учреждения Банка России по ОКАТО (первые два символа);

- наименование территориального учреждения Банка России;

- дата получения транспортного файла банка;

- время получения транспортного файла банка;

- размер транспортного файла банка, в байтах;

- дата формирования транспортного файла банка;

- время формирования транспортного файла банка;

- результат обработки транспортного файла банка:

принят - транспортный файл банка принят;

не принят (причины непринятия) - транспортный файл банка не принят с указанием причины (причин) непринятия;

- дата формирования уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка;

- время формирования уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка;

Все элементы справочника должны присутствовать в электронном документе. В электронном документе недопустимы непреобразованные символы, зарезервированные в xml как специальные, знаки меньше ( ), амперсанд (&), одинарные кавычки ('), двойные кавычки ("). Символом-разделителем целой и дробной части чисел является десятичная точка ".". Формат даты - ДЦ/ММ/ГГГГ. Формат времени - ЧЧ:ММ:СС.

3. Структура наименования и порядок формирования сводного архивного файла территориального учреждения Банка России

3.2. Наименование сводного архивного файла территориального учреждения Банка России.

NARS - идентификатор сводного архивного файла территориального учреждения Банка России;

tu - код территориального учреждения Банка России по ОКАТО (первые два символа);

DDDDDDDD - дата формирования сводного архивного файла территориального учреждения Банка России (год, месяц, день) (8 символов);

nnn - порядковый номер сводного архивного файла территориального учреждения Банка России, сформированного в течение рабочего дня (3 символа), нумерация начинается с 001.

Перечень формируется с помощью программы-архиватора ARJ32 в виде текстового файла в кодировке DOS (кодовая страница 866). Наименование Перечня формируется из наименования (без расширения) соответствующего сводного архивного файла территориального учреждения Банка России путем добавления символов "RER" в начало наименования файла:

RER - идентификатор Перечня;

Правила формирования Перечня:

- перечень формируется с использованием командной строки:

- полученный Перечень снабжается кодом аутентификации (далее - КА) территориального учреждения Банка России и включается в состав соответствующего сводного архивного файла территориально учреждения Банка России с использованием командной строки:

3.5. Сводный архивный файл территориального учреждения Банка России снабжается КА территориального учреждения Банка России.

4. Структура наименования, форматы и структура квитанции о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России уполномоченной организации.

Квитанция о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России формируется уполномоченной организацией в виде файла формата xml в кодировке Windows (кодовая страница 1251).

4.1. Наименование квитанции о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России формируется из наименования (без расширения) соответствующего сводного архивного файла территориального учреждения Банка России и имеет следующую структуру:

&&& - идентификатор квитанции о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России принимает значение:

ERN - для квитанции о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России уполномоченной организации;

4.2. Структура и формат квитанции о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России.

4.3. В состав квитанции о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России входят:

- код территориального учреждения Банка России по ОКАТО (первые два символа);

- размер сводного архивного файла территориального учреждения Банка России в байтах;

- признак уполномоченной организации, сформировавшей квитанцию о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России:

- ФНС - уполномоченная организация;

- код ошибки (указывается код ошибки из таблицы 3 приложения к настоящему документу);

- описание ошибки (указывается наименование ошибки из таблицы 3 приложения к настоящему документу);

- дата формирования квитанции о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России;

- время формирования квитанции о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России;

Все элементы справочника должны присутствовать в электронном документе. В электронном документе недопустимы непреобразованные символы, зарезервированные в XML как специальные, знаки меньше ( ), амперсанд (&), одинарные кавычки ('), двойные кавычки ("). Символом-разделителем целой и дробной части чисел является десятичная точка ".". Формат даты - ДД/ММ/ГГГГ. Формат времени - ЧЧ:ММ:СС.

4.4. Из квитанций о непринятии сводных архивных файлов территориального учреждения Банка России, адресованных одному территориальному учреждению Банка России, с помощью программы-архиватора ARJ32 уполномоченная организация формирует архивный файл, наименование которого имеет следующую структуру:

TU_ER - идентификатор архивного файла;

NARS - идентификатор сводного архивного файла территориального учреждения Банка России;

tu - код территориального учреждения Банка России по ОКАТО, которому адресован архивный файл (первые два символа);

DDDDDDDD - дата формирования архивного файла (год (4 знака), месяц, день);

nnn - порядковый номер архивного файла, сформированного в течение рабочего дня для территориального учреждения Банка России, код по ОКАТО которого указан в наименовании архивного файла (3 символа), нумерация начинается с 001.

6. Структура наименования и размер транспортных файлов уполномоченной организации

6.2. Наименование транспортного файла уполномоченной организации имеет следующую структуру:

bbbbb - знаки с 5-го по 9-й БИК банка (его филиала), которому адресован транспортный файл уполномоченной организации;

GGMMDD - год, месяц, день передачи транспортного файла уполномоченной организации;

nnnn - порядковый номер транспортного файла уполномоченной организации, адресованного одному и тому же банку, сформированного в течение рабочего дня (4 символа), нумерация начинается с 0001.

6.3. Каждый транспортный файл уполномоченной организации, адресованный одному и тому же банку, должен содержать не более 2000 квитанций и извещений.

При наличии большего числа квитанций и извещений, которые необходимо передать в течение рабочего дня одному банку, формируется несколько транспортных файлов уполномоченной организации.

7. Структура наименования сводных архивных файлов квитанций и извещений уполномоченной организации

7.1. Из транспортных файлов уполномоченной организации, адресованных одному территориальному учреждению Банка России, формируются с помощью программы-архиватора ARJ32 сводные архивные файлы квитанций и извещений уполномоченной организации.

7.2. Наименование сводного архивного файла квитанций и извещений уполномоченной организации имеет следующую структуру:

NARW - идентификатор сводного архивного файла квитанций и извещений уполномоченной организации, в состав которого включаются транспортные файлы уполномоченной организации;

tu - код территориального учреждения Банка России (2 символа) по ОКАТО;

DDDDDDDD - дата формирования сводного архивного файла квитанций и извещений уполномоченной организации (год, месяц, день) (8 символов);

nnn - порядковый номер сводного архивного файла квитанций и извещений уполномоченной организации, сформированного в течение рабочего дня для территориального учреждения Банка России, код по ОКАТО которого указан в наименовании сводного архивного файла (3 символа), нумерация начинается с 001.

7.3. Каждый сводный архивный файл квитанций и извещений уполномоченной организации, адресованный территориальному учреждению Банка России, должен содержать не более 2000 транспортных файлов уполномоченной организации.

При наличии большего числа транспортных файлов уполномоченной организации, которые необходимо передать в течение рабочего дня одному территориальному учреждению Банка России, формируется несколько сводных архивных файлов квитанций и извещений уполномоченной организации, адресованных этому территориальному учреждению Банка России.

8. Структура наименования, форматы и структура квитанции о непринятии территориальным учреждением Банка России сводного архивного файла уполномоченной организации

Квитанция о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации формируется территориальным учреждением Банка России в виде файла формата xml в кодировке Windows (кодовая страница 1251).

8.1. Структура наименования квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации.

Наименование квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации формируется из наименования сводного архивного файла уполномоченной организации путем добавления символов "ER" в начало наименования файла:

ER - идентификатор квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации;

8.2. Структура и состав квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации.

8.2.1. Структура и формат квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации:

8.2.2. Состав квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации.

В состав квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации:

- код территориального учреждения Банка России по СЖАТО (первые два символа);

- размер сводного архивного файла уполномоченной организации, в байтах;

- код ошибки (указывается код ошибки из таблицы 3 приложения к настоящему документу);

- описание ошибки (указывается наименование ошибки из таблицы 3 приложения к настоящему документу);

- дата формирования квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации;

- время формирования квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации;

8.3. Квитанция о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации с помощью программы-архиватора ARJ32 включается в архивный файл, наименование которого совпадает с наименованием квитанции о непринятии сводного архивного файла уполномоченной организации (без расширения).

1. Принятые обозначения.

Приводится сокращенное наименование элемента. Синтаксис сокращенного наименования элемента удовлетворяет спецификации XML формата.

Для каждого элемента указывается синтаксис значения этого элемента и в круглых скобках - максимальное количество символов, допустимое для значения элемента. Формат значения элемента определяется следующими условными обозначениями:

К - код, последовательность содержащихся в соответствующих справочниках любых символов, без учета регистра, включая пробелы и знаки препинания;

Т - текст (символьная строка), последовательность символов, в качестве которых используются буквы русского и латинского алфавитов, цифры, а также любые другие символы, за исключением символов "возврат каретки" и "перевод строки" Первый символ текста должен быть отличен от пробела, в составных реквизитах (например, адрес, ФИО) использование запятых допускается только в качестве разделителя.

Формат символьной строки указывается в виде Т(n-к), где n - минимальное количество знаков, к - максимальное количество знаков, символ "-" - разделитель.

Определяет обязательность наличия элемента (совокупности наименования элемента и его значения) в электронном документе.

У - условно-обязательный элемент, элемент, присутствие которого в электронном документе обусловлено значениями, наличием или отсутствием других элементов этого же документа. В случае выполнения условия присутствия условно-обязательный элемент по всем своим свойствам приравнивается к обязательному, а в случае невыполнения - отсутствует. Условия наличия условно-обязательных элементов указываются в графе "Дополнительная информация";

П - предписанный показатель, показатель, тег которого должен обязательно присутствовать в электронном документе, в то время как значения показателя может и не быть.

М - множественный показатель, показатель, который может встречаться в электронном документе более одного раза.

Читайте также: