Последовательность и регулярность коммуникаций сообщение как хороших так и плохих новостей

Обновлено: 06.07.2024

48. Верно ли , что принципом организации эффективного комм уникационного

процесса с персоналом является персонификация коммуникаций , их личный

49. Верно ли , что принципом организации эффективного комм уникационного

процесса с персон алом является личное внимание топ - менеджмента к

50. Верно ли , что принципом организации эффективного комм уникационного

процесса с пе рсоналом является искренность коммуникаций ?

51. Верно ли , что принципом организации эффективного комм уникационного

процесса с пе рсоналом является перспе ктивная направленность коммуникаций ?

Занятые в организации — это те сотрудники, кем больше управляют, чем они управляют сами кем-то. Это одна из важнейших аудиторий менеджмента, часть организации, человеческий ресурс, фактор конкурентоспособности. Мнения и поведение "занятых" в отношении организации в значительной степени определяют успех начинаний и стабильность организации, её жизнеспособность.

Время, когда "занятый" приходил в компанию и обретал стабильное место работы и пожизненную занятость прошло. Рост динамичности, нестабильности и неопределенности деловой среды обусловил уход пожизненной занятости вначале из японской, а затем и из российской деловой реальности. Это значит, что "занятые" менее защищены, менее уверены в стабильности своего положения, и поэтому менее лояльны компании, чем их предшественники. Не удивительно, что современный "занятый" нередко больше озабочен собственной профессиональной судьбой и своим будущим, чем будущим компании,если он не ощущает важности и перспективы своей роли в жизни компании.

Снижение лояльности "занятых" — первый фактор роста значимости внутриорганизационных коммуникаций. Меньшая лояльность "занятых" предполагает развитие новых инструментов взаимодействия с ними менеджмента или аппарата управления компании. Именно система внутренних коммуникаций менеджмента с "занятыми" является таким инструментом. Он призван поддерживать связь руководства с сотрудниками и организации в целом с каждым из сотрудников.

Вторым фактором роста значимости внутриорганизационных коммуникаций является необходимость демократизации управления, делегирования полномочий сверху вниз . Демократизация управления необходима для повышения реактивности организации в среде нарастающей изменчивости. "Занятым" приходится выполнять большую и более ответственную работу меньшим количеством. Рост обязанностей сотрудников побуждает их требовать больше полномочий, к чему менеджмент организации не всегда готов. Это увеличивает недовольство "занятых" и снижает дееспособность организации.

Общественность сегодняшней организации менее однородна, чем раньше. Единой внутриорганизационной общественности практически уже не существует. Поэтому внутренние коммуникации сегодня, так же как и внешние, должны быть ориентированы на целевую подгруппу "занятых".

Нарастающая нестабильность и сложность деловой среды требуют сокращения сроков принятия решений, усиления лидерства в поиске и реализации новых возможностей и уменьшения бюрократического контроля. Растет необходимость создания развернутой внутриорганизационной информационной среды, позволяющей всем сотрудникам успешно ориентироваться в проблемах ибыстро находить решения. Внутриорганизационные коммуникации и формируют такую информационную среду.

Принципы современных коммуникаций с занятыми

Милтон Московиц (Milton Moskowits) выявил, что успешные коммуникации с "занятыми" сотрудниками в организации характеризуются следующим образом:

Сегодня росту доверия способствуют:

своевременные и более частые коммуникации;
демонстрация доверия "занятым" путем распространения как хороших, так и плохих новостей;
вовлечение "занятых" в процесс коммуникаций и, собственно, решения проблем, запрашивая их идеи и мнения.

Ориентирами в построении коммуникаций с "занятыми" могут служить следующие правила:

Интересно, что многие компании регулярно проводят анализ своего финансового состояния, однако, практически совсем не проводят анализа состояния своих коммуникаций. Неудивительно, что проблемы в такой компании появляются неожиданно. К числу проблем, вполне очевидных для менеджмента и обусловленных недостатками коммуникаций в компании, можно отнести низкую конкурентоспособность продукта, рост рекламаций потребителей, потерю доли рынка, срыв нового проекта. Коммуникационные барьеры мешают выявлению и устранению слабых мест в системе управления компанией.

Внутрикорпоративные коммуникации должны помогать компании в достижении своих внешних и внутренних целей. После установки цели и определения стратегий коммуникации с "занятыми" необходимо разработать программу коммуникаций. Для этого проводится внутренний аудит коммуникаций — исследуется отношение "занятых" к их работе, к самой организации и её менеджменту. Анализируются также существующие методы и формы коммуникации. Результаты такого исследования часто поразительны, всегда информативны и не могут быть проигнорированы. Они выявляют идеи и концепции необходимых для организации средств коммуникации.

"Занятые", как правило, хотят, чтобы коммуникации несли для них следующую информацию:

Что и почему происходит в организации;
Что должно произойти в организации;
Значение изменений или достижений для "занятых" персонально;
Решения, принимаемые в организациях и их причины.

"Занятые" обычно хотят не только быть информированными, нои быть услышанными. Коммуникации — это двусторонний поток информации.

Принципы современных коммуникаций с занятыми

Сегодня росту доверия способствуют:

своевременные и более частые коммуникации;
демонстрация доверия "занятым" путем распространения как хороших, так и плохих новостей;
вовлечение "занятых" в процесс коммуникаций и, собственно, решения проблем, запрашивая их идеи и мнения.

Ориентирами в построении коммуникаций с "занятыми" могут служить следующие правила:

"Занятые", как правило, хотят, чтобы коммуникации несли для них следующую информацию:

Что и почему происходит в организации;
Что должно произойти в организации;
Значение изменений или достижений для "занятых" персонально;
Решения, принимаемые в организациях и их причины.

№ слайда 1

ТемаКоммуникация как процесс. Принципы организации эффективного коммуникационного процесса.

№ слайда 2

План1.Коммуникация как процесс.2. Этапы коммуникационного процесса.3. Принципы организации эффективного коммуникационного процесса на предприятии.

№ слайда 3

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.Коммуникационный процесс — это взаимодействие совокупности элементов. КОММУНИКАТОР — лицо, группа лиц или организация, от которых непосредственно исходит информация в коммуникативном процессе.

№ слайда 4

№ слайда 5

№ слайда 7

4. Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);5. Декодировка или декодирующее устройство – это вид преобразования информации получателем. Все теже методы и средства, что и при кодировке, только в обратном направлении.

№ слайда 8

6. Помехи и барьеры – все что мешает передаче информации. Помехи и барьеры могут быть: социальные, возрастные, языковые, расовые, терминологические, политические, экономические, способности аудитории воспринять информацию, стереотипы, шумы, сбои техники и т.д.

№ слайда 9

№ слайда 10

№ слайда 12

№ слайда 13

№ слайда 14

№ слайда 15

№ слайда 18

3. Принципы организации эффективного коммуникационного процесса на предприятии. Как известно, коммуникация в организации подразделяется на формальную и неформальную. В соответствии с этим принципы управления формальной и неформальной коммуникацией в организации также отличаются. Рассмотрим каждую из этих групп принципов.

№ слайда 19

№ слайда 20

Коммуникационная политика по отношению к неформальной коммуникации.Важную роль в коммуникационных сетях организации играет информация, распространяемая в форме слухов. Слухи — это совокупность оценочно-нейтральных сведений (истинных или ложных), которые возникают из анонимных источников и распространяются по неформальным каналам. В отличие от официальной информации они не обладают достаточной надежностью и возникают при дефиците или недоверии к информации, идущей от руководства. Типичные темы слухов — это предстоящие сокращения, способы наказания за опоздание, возможные изменения в структуре организации, предполагаемые перемещения по службе и др.

№ слайда 21

Топ-менеджмент организации может использовать канал слухов, чтобы подготовить сотрудников к возможным изменениям, восприятию информации, носящей стрессовый или личностно-значимый характер и т.п. Информация, распространяемая по такому каналу, как правило, встречает меньшую критическую защиту. Слухи, наносящие вред общей атмосфере компании, должны немедленно пресекаться, публично или путем запуска контр-слуха по тем же каналам. Наоборот, слухи, которые благоприятно воздействуют на сотрудников, должны умело подогреваться.

№ слайда 22

№ слайда 23

1. Регулярное исследование отношения занятых к организации и менеджменту позволяет выявить проблемы до того, как они станут кризисом. После обнаружения проблем в отношении занятых к менеджменту, занятые должны получить консультацию. Затем они должны видеть действия, направленные на устранение негативных факторов.

5. Инновационность в выборе новых коммуникационных решений диктуется бурным развитием технологий и необходимостью конкурировать за внимание с огромным количеством ярких теле- и видеообразов, окружающих занятых.

После установки цели/стратегий коммуникации с занятыми, необходимо разработать программу коммуникаций. Для этого проводится внутренний аудит коммуникаций — исследуется отношение занятых к их работе, к самой организации и её менеджменту. Анализируются также существующие методы и формы коммуникации. Результаты такого исследования часто поразительны, всегда информативны и не могут быть проигнорированы. Они выявляют идеи и концепции необходимых для организации средств коммуникации.

Занятые, как правило, хотят, чтобы коммуникации несли для них следующую информацию:

Что должно произойти в организации?

Что и почему происходит в организации? ,

Значение изменений или достижений для занятых персонально.

Решения, принимаемые в организациях и их причины.

Занятые обычно хотят не только быть информированными, но и быть услышанными. Коммуникации это двусторонний поток информации.

Средства внутриорганизационных коммуникаций

В любой организации — даже самой небольшой, используются как минимум два коммуникативных средства — устные коммуникации и заметки-записки. В более крупных организациях также используются: внутренние газеты — листки новостей, публикации для менеджеров (или управленческие публикации), ежегодные отчеты организации, доски объявлений, внутреннее видео, Интернет (электронная почта), встречи с руководителями, слухи.

Листки новостей

Внутренние газеты, или листки новостей (newsletters) _ одно из печатных средств коммуникаций. Небольшой листок — достаточно доступное и дешевое средство коммуникаций. Он может распечатываться на принтере и размножаться с помощью ксерокса. Листок-газета может издаваться полиграфическим способом. Работа над листком традиционна для новичка в ПР и предполагает решение вопросов: 1) целевая аудитория, 2) тип помещаемых статей, 3) размер бюджета издания, 4) формат, 5) периодичность выпуска, 6) процесс одобрения и утверждения листка, 7) тираж, 8) способ распространения.

Листок новостей должен выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме. Занятые должны ждать его с нетерпением.

Листок должен служить важным средством для объяснения менеджментом философии и политики компании. Важно, чтобы он также обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позиции менеджмента, но и мнения других сотрудников.

Редактору листка приходится решать ряд проблем. Отбор историй, например, должен фокусироваться на организационных стратегиях и управленческих целях. Необходимо освещать организационные изменения — реструктуризацию, поглощения и показывать их причины. Статьи должны отражать события во всех месторасположениях и отделениях организации, также как и показывать различные типы людей, занятых в организации. Редактор должен рассматривать с каждым автором желаемый тезис, сообщаемый статьей.

Листок может выходить с периодичностью от 1 до 8 раз в месяц. Так, например, газета для студентов в университете Джорджа Вашингтона в США выходит 2 раза в неделю. Выдержка сроков выхода листка позволяет сохранить уважение к изданию.

При отборе фотографий следует учитывать, что внутреннему изданию трудно конкурировать с яркими газетами и журналами, выполненными высокотехнологичными методами. Фотографии для листка должны быть притягивающими и интересными по композиции и замыслу.

Редактор должен уметь сам писать захватывающе и требовать того же от других. Занятые должны хотеть читать о том, что происходит в организации.

Дизайн, или планировка листка требуют от редактора определения длин статей, мест размещения фотографий, формулировок заголовков. Настольные издательские системы позволяют это делать лучше и быстрее.

Редактор должен построить процесс выпуска так, чтобы в последний момент в издание не попало что-то ложное или лишнее.

Редактор проводит критический анализ листка, с тем, чтобы следующее издание было лучше.

Читайте также: