Организация архивного делопроизводства в суде сообщение

Обновлено: 16.05.2024

Любая процедура, которая носит юридический характер, должна быть подкреплена официальным документом. Однако допустить свободную форму постановлений и заявлений невозможно, так как подобная ситуация намного усложнит сам процесс подачи и приема заявлений.

Любой документ, который подается вместе с материалами дела, составляется по строго установленной форме и имеет определенную структуру. Для каждого отдельного заявления установлены свои требования, но есть и общие пункты, которые будут присутствовать в каждом прошении или жалобе:

Наименование судебной инстанции. В первую очередь, необходимо указать, к какому именно суду адресовано данное прошение. Иски и жалобы могут подаваться в районные суды по месту прописки, арбитражный или верховный суд. На основании этого пункта определяется, какая коллегия будет рассматривать данное дело.
Персональные данные подателя. Подать прошение может как частное, так и юридическое лицо. Обязательной информацией является присутствие личных данных подателя, так как сама процедура рассмотрения происходит по инициативе граждан.
Данные участников спора. Судебное делопроизводство остается общим для дел любой категории и требует полного описания всех сторон, поэтому, помимо данных подателя, нужно указать наименование организации или персональную информацию лица, которое выступает ответчиком.
Предмет спора. Далее указывается суть прошения, это может быть предмет спора или просьба о пересмотре дела. В этой части допускается небольшое отступление от правил, и податель может расписать свое видение проблемы. Однако лучше обратиться к квалифицированному юристу, который поможет грамотно изложить ваши требования и аргументирует каждое обращение.
Обстоятельства или материалы дела. Помимо прямой претензии или просьбы, в документе дается веское обоснование обращения в суд.

Остальной текст зависит от того, какой именно документ готовится к подаче. Например, в апелляционной жалобе необходимо указать причины несогласия с принятым решением суда и обосновать повторное рассмотрение дела. Если подается иск, то также проясняется суть спора и прикладывается доказательная база, которая послужит основанием для возбуждения дела.

Что входит в область судебного делопроизводства

Судебное делопроизводство включает не только регламент подачи заявлений и работу с документами, но и все действия работников суда. В эту область входит непосредственная подготовка к судебным заседаниям и ведение самого рассмотрения.

Эффективность работы судебной системы строится на правильном построении взаимоотношений между судом и гражданами.

По этой причине все основные пункты делопроизводства в суде даны в нормативных актах, и существуют федеральные инструкции для судов, которых должны придерживаться все представители судебной системы. Помимо правильной структуры документов, в эту область входят следующие действия:

Судебное делопроизводство – это основа всей системы, и в ней не может быть допущений или вольного толкования. Каждое действие в суде носит обоснованный характер и должно быть произведено согласно установленным стандартам. Сложность каждой процедуры объясняется тем, что суд получает множество прошений каждый день и должен рассмотреть каждое из них, поэтому важно придерживаться установленного регламента.

Грамотный юрист поможет составить документ согласно всем требованиям и изложит суть проблемы таким языком, который будет понятен работникам судебной системы. Понятное изложение и правильное оформление документов – залог успешного результата, поэтому лучше не пытаться делать все самостоятельно, а обратиться к специалисту.

Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях соблюдения и совершенствования документационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации (далее - Суд) по исполнению полномочий, возложенных на него Конституцией Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.

Настоящая Инструкция является внутренним актом, предназначенным для использования в служебной деятельности работниками аппарата Суда.

В настоящей Инструкции определяется порядок организации документооборота и делопроизводства в Суде по работе с документами несекретного характера и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Регламента Суда, Положения об аппарате Суда и на основании государственных стандартов в области делопроизводства.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает в Суде единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с процессуальными и иными документами с использованием программных и технических средств автоматизированной информационной системы Суда.

Эти правила включают в себя приём, учёт и регистрацию поступивших в Суд процессуальных и иных документов, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов Суда и отправку документов по предназначению, текущее хранение документов в структурных подразделениях Суда (далее - подразделения Суда), передачу их на хранение в архивный фонд Суда (отдел хранения судебных документов), а также уничтожение документов.

1.3. Порядок работы с секретными документами в Суде определяется Председателем Суда в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне, иными нормативными правовыми актами и методическими документами по защите сведений, составляющих государственную тайну.

1.4. Настоящая Инструкция, а также изменения к ней утверждаются приказом Председателя Суда.

2. Организация документооборота и делопроизводства в суде. Состав документов суда

2.1. Порядок организации документооборота и делопроизводства

2.1.1. Организация документооборота и делопроизводство в Суде представляет собой единую систему документационного обеспечения деятельности Суда, предназначенную для работы с процессуальными и иными документами, в том числе созданными в процессе судопроизводства в Суде (приложение 1*).

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

2.1.2. Единая система документационного обеспечения деятельности Суда базируется на современных информационных технологиях и программно-технических средствах по подготовке и обработке документов.

2.1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Суде осуществляется Управлением документооборота и делопроизводства Суда.

2.1.4. Обеспечение функционирования и развития АИС, разработка предложений по внедрению современных информационных технологий и программно-технических средств в делопроизводство Суда осуществляется Управлением информатизации и связи Суда.

2.1.5. Ведение делопроизводства непосредственно в подразделениях Суда возлагается на работников подразделений Суда, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Их обязанности и права определяются руководителями подразделений Суда по согласованию с Управлением документооборота и делопроизводства, Управлением кадров и государственной службы в должностных регламентах, которые утверждаются в установленном порядке.

2.1.6. Ведение делопроизводства в секретариате судебного состава Судебной коллегии по делам военнослужащих Суда осуществляется с учетом особенностей делопроизводства в секретариатах судебных составов судебных коллегий по уголовным, гражданским и административным делам.

Ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым отделом Суда совместно с подразделениями Суда в установленном порядке.

Обработка секретной информации, разработка и изготовление секретных документов и их копий осуществляется на специальных (защищённых) технических средствах в режимных помещениях Суда.

2.1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в подразделениях Суда и соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей подразделений Суда.

2.1.8. Работники аппарата Суда должны знать и соблюдать требования настоящей Инструкции.

Ознакомление с настоящей Инструкцией (приложение 11*), программными и техническими средствами АИС осуществляется в рамках адаптационных мероприятий государственных гражданских служащих, принятых на государственную гражданскую службу в аппарат Суда впервые. Организация таких мероприятий осуществляется Управлением кадров и государственной службы Суда с участием Управления документооборота и делопроизводства Суда и Управления информатизации и связи Суда.

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

Обучение государственных гражданских служащих аппарата Суда по указанным вопросам может осуществляться по заявкам руководителей подразделений Суда (приложение 45*).

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

2.1.9. С использованием АИС осуществляется:

- автоматизированный учёт входящих документов в экспедиции, группе учёта и регистрации документов общего отдела Управления документооборота и делопроизводства (далее - экспедиция и группа учёта документов) и в подразделениях Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений;

- автоматизированные регистрация судебных дел и процессуальных жалоб (представлений) и ведение судебного делопроизводства и судебной статистики в Управлении по организационному обеспечению рассмотрения обращений, в секретариатах судебных составов судебных коллегий и некоторых подразделениях Суда;

- автоматизированные регистрация входящих документов непроцессуального характера, внутренних (организационно-распорядительных) документов Суда и ведение общего делопроизводства в подразделениях Суда;

- автоматизированная подготовка документов Суда в подразделениях Суда;

- автоматизированная регистрация исходящих документов Суда;

- автоматизированный учёт исходящей корреспонденции Суда в экспедиции;

Пользователь информацией - гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, орган государственной власти или орган местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности Суда.

- автоматизированная подача заявлений, жалоб, представлений, ходатайств и иных процессуальных документов в Суд в электронном виде (далее - обращения в Суд), в том числе в форме электронного документа с использованием сети "Интернет";

- автоматизированный контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя;

- автоматизированные наполнение и использование информации Банка данных судебных документов Суда;

- автоматизированное протоколирование судебных заседаний;

- автоматизированные наполнение и использование информации Банка данных информации о деятельности Суда.

2.1.10. АИС позволяет создать в Суде единую базу данных с информацией:

- о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

- о прохождении документов (поручениях Председателя Суда, первого заместителя Председателя Суда и заместителей Председателя Суда (далее - Руководство Суда), исполнителях и ходе исполнения документов);

- о движении судебных дел, заявлений, жалоб (представлений) и о результатах их рассмотрения.

С использованием АИС имеется возможность знакомиться с электронными образами документов Суда, осуществлять автоматизированный поиск документов по различным критериям, оперативно получать справочную информацию в установленном объёме за определённый период, изготавливать копии документов, а также осуществлять контроль за прохождением и исполнением документов.

2.1.11. Работа в АИС основывается на принципе первоначального автоматизированного учёта поступивших в Суд документов и последующей автоматизированной их регистрации в подразделениях Суда.

Для регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в подразделениях Суда используются программные и технические средства АИС и при необходимости соответствующие журналы и книги учёта и регистрации, утверждённые Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств Суда.

2.2. Состав документов Суда

2.2.1. Состав документов Суда определяется компетенцией Суда и включает в себя:

а) судебные дела, рассматриваемые Судом в качестве суда первой инстанции;

- решения, определения и постановления Суда;

- постановления Президиума Суда;

- постановления Пленума Суда;

- иные документы, вынесенные в соответствии с процессуальным законодательством;

в) официальные документы (письма, телеграммы) Суда, в том числе сопроводительные документы и приложения к ним, за подписью должностных лиц Суда в соответствии с их полномочиями;

г) внутренние документы:

- организационно-распорядительные документы Суда (приказы, распоряжения Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда, распоряжения заместителей Председателя Суда);

- иные служебные документы, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности (образцы оформления некоторых из них приведены в приложениях 41*, 42*, 43*);

Штатное расписание, личные дела, регламенты, положения, правила, протоколы, представления, планы, служебные и объяснительные записки, справки, заявки, заявления, акты, отчёты, ведомости, накладные и др.

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

д) документы архивного фонда Суда, в том числе переданные на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Документы Суда совместно с другими документами могут формироваться в соответствующие дела, наряды и производства в зависимости от их принадлежности.

2.2.2. Право подписи документом Суда предоставляется должностным лицам Суда в соответствии с их полномочиями, установленными процессуальным законодательством, решениями Руководства Суда и положениями о подразделениях Суда.

2.3. Приём письменной корреспонденции, учёт и распределение документов

2.3.1. Письменная корреспонденция доставляется в Суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки через экспедицию, а также через Приёмную Суда непосредственно гражданами (физическими лицами) и представителями организаций (юридическими лицами), общественных объединений, органов государственной власти или местного самоуправления.

2.3.2. Письменная корреспонденция (судебные дела, письменные обращения, жалобы, запросы, законы и иные нормативные правовые акты, а также другие служебные документы), доставляемая в Суд в конвертах, бандеролях, посылках, принимается ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в установленное время.

Во внеслужебное (в нерабочее) время приём корреспонденции, доставляемой фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки, осуществляется ответственным дежурным по Суду в установленном порядке.

В соответствии с Инструкцией по несению службы ответственным дежурным по Верховному Суду Российской Федерации. Утверждена приказом Председателя Суда от 30 мая 2012 г. N 19-П.

2.3.3. Приём письменной корреспонденции, первоначальный учёт документов, распределение и передача их для регистрации в подразделениях и дальнейшего прохождения осуществляется экспедицией.

Для каждого подразделения Суда установлен соответствующий индекс (приложение 37*).

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Управление архивным делом — осуществление уполномоченными субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений, направленных на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевременного, полного и правильного комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.

Управление архивным делом в суде характеризуется непрерывностью, динамической повторяемостью его отдельных элементов, состоящих из сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации, а также выработки и принятия решений, с последующей организацией контроля их выполнения.

Источники формирования архивов в судах судебной системы Российской Федерации: 1. Номенклатура дел суда; 2. Судебные дела и материалы

Органы, управляющие архивным делом в суде и их полномочия.

На федеральном уровне органами, осуществляющими управление архивным делом в Российской Федерации, являются: Министерство культуры Российской Федерации, Федеральное архивное агентство (Росархив). Министерство культуры Российской Федерации на основании Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела.

Полномочия Министерства культуры Российской Федерации: осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственного ему Федерального архивного агентства, осуществляет государственный контроль и надзор за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, обеспечивает проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации.

Полномочия Федерального архивного агентства (Росархив): согласно Положению о Федеральном архивном агентстве, утвержденному Указом Президента РФ от 22 июня 2016 № 293, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере, разрабатывает и утверждает (п. 6): 1) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях; 2) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; 3) правила делопроизводства в государственных органах; 4) типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов; 5) примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях; 6) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения; 7) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этого перечня — совместно с Центральным банком Российской Федерации; 8) примерное положение о центральном архиве государственного органа, примерное положение об архиве организации; 9) типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа, примерное положение об экспертной комиссии организации; 10) примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных в области архивного дела, а также научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации; 11) порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; 12) положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; 13) порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии; 14) типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.

Федеральное архивное агентство (Росархив) (п. 7 и 9 Положения о Федеральном архивном агентстве):

• издает нормативные правовые акты, определяющие порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, а также иные нормативные правовые акты по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности,

Полномочия Судебного департамента при Верховном Суде РФ:

• осуществляет контроль соблюдения правил организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архив суда является структурным подразделением суда и входит в состав отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства.

Порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда:

1.Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда.

2.Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учётно-статистических карточек принимает председатель суда

3.Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

Управление архивным делом в суде осуществляется в тесном взаимодействии с подведомственными Федеральному архивному агентству организациями, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, уполномоченными в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее время наиболее актуальным и перспективным направлением для разработки вопросов взаимодействия судов с курирующими их архивами является передача на хранение документов на электронных носителях. Данный опыт только формируется. Относительно недавно, в 2012 г., состоялась первая передача на постоянное хранение большого количества электронных документов — Государственный архив Российской Федерации принял на хранение 1 000 дисков с материалами Всероссийской переписи населения (2002 г.). Установление процессуального порядка аудио-видео-протоколирования судебных заседаний, а также иных элементов электронного ведения судопроизводства, а значит, смешанного, электронно-бумажного характера формирования судебных дел (материалов) потребует разработки новых подходов в ведении архивного дела при передаче документов постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.

Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации

Статья 13. Создание архивов 1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Тема лекции: Управление архивным делом в суде

Даты: 18.03.20

Понятие управления архивным делом в суде. Источники формирования архивов в судах РФ.

Органы, управляющие архивным делом в суде и их полномочия.

Федеральное архивное агентство (Росархив) (п. 7 и 9 Положения о Федеральном архивном агентстве):

Полномочия Судебного департамента при Верховном Суде РФ:

Порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда:

1.Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда.

Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации

Читайте также: