Как в диадоке написать сообщение контрагенту
Обновлено: 02.07.2024
При подключенном модуле Диадок пользователи могут обрабатывать юридически значимые документы вручную или в рамках бизнес-процессов. В первом случае для этого можно использовать кнопки подписания и отправки на карточке. Во втором необходимо настроить маршруты в дизайнере.
Для подписания документов требуется электронная подпись. Ее можно запросить у Диадок или оформить у КриптоПРО.
Обратите внимание, функции отправки, подписания и отклонения подписи доступны только тем пользователям, которые указаны в настройках аккаунта юридического лица в разделе Администрирование > Модули > Диадок > Юридические лица Дидадок .
Подписать исходящий документ вручную
Допустим, вам необходимо заключить исходящий договор. Вы подписываете его со своей стороны и отправляете в Диадок нужному контрагенту. Тот в свою очередь подписывает договор и отправляет его обратно в ELMA365. Такой договор будет иметь полную юридическую силу, так как подписан квалифицированной подписью. У договора есть печатная версия — в ней дополнительно указаны все атрибуты подписи. Ее можно скачать на карточке документа.
Чтобы подписать исходящий документ, откройте карточку документа и на верхней панели нажмите на виджет Работа с Диадок . Он отображается в виде значка и появляется на форме по умолчанию после подключения приложения к модулю Диадок .
При этом операционная система попросит вас разрешить доступ к сертификату для подписания, после чего появится всплывающее окно с настройками.
1. В поле Юридическое лицо укажите юридическое лицо вашей компании. От его имени будут производиться действия в Диадок. Это поле заполнено по умолчанию, но при необходимости вы можете выбрать другую компанию из списка. Информацию о юридических лицах ELMA365 берет из системного справочника Мои юридические лица.
2. В поле Контрагент укажите ИНН контрагента, которому отправляется документ. Обратите внимание, к выбору доступны только те контрагенты, с которыми у вас настроена связь в Диадоке.
3. Убедитесь, что выбрана опция Запросить подпись контрагента . Она необходима для того, чтобы контрагент, которому вы направляете документ, подписал его в Диадоке.
Подписать входящий документ вручную
Сменить статус
Соответствие между статусами ELMA365 и Диадока вы можете установить при настройке модуля. Тогда при смене статуса Диадок, также поменяется и статус элемента приложения в системе.
Если у вас настроен маршрут документа, вы можете приостанавливать его выполнение до тех пор, пока документ не получит определенный статус. Дополнительно о применении этой настройки читайте в статье Ожидание статуса.
Загрузить протокол
Вы можете скачать версию документа для печати с полной информацией об электронной подписи. Для этого на карточке документа размещены ссылки: Протокол и Протокол и подпись .
- Протокол — это печатная форма, в которую Диадок добавляет информацию о подписи: данные о сертификате, а также дату и время подписания
- Протокол и подпись — это полный архив документооборота, который включает в себя подписи и протоколы.
Работа с документами в бизнес-процессе
Все вышеуказанные действия с документами можно включить в бизнес-процессы документооборота. Для этого в системе предусмотрены следующие элементы:
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас
Обмениваться документами можно с организациями, которые добавлены в список контрагентов и приняли приглашение на обмен (см. Настройка Диадока перед началом работы).
Массовая проверка контрагентов
Чтобы проверить список контрагентов на подключение, необходимо:
- На странице Контрагенты перейти в разделе Поиск и приглашение нажать на ссылку Загрузить файл со списком ИНН (рис. 1).
Рис. 1. Поиск и приглашение
- Выбрать заранее подготовленный файл со списком контрагентов и нажать кнопку Открыть.
- На открывшейся странице все организации могут отображаться в 3 группах (рис. 2):
- Работают в Диадоке. Организации, которые уже работают в Диадоке и увидят приглашение напрямую в сервисе.
- Имеют доступ в Диадок. Организации являются абонентами Контур.Экстерна и имеют доступ в Диадок, но еще не обменивались электронными документами. При отправке им приглашения организации увидят уведомления с приглашением в Контур.Экстерне.
- Не подключенные. Организации не подключены к Диадоку, не являются абонентами Контур.Экстерна.
Рис. 2. Группы контрагентов
Для отправки приглашений всем организациям в одной группе следует нажать на ссылку Пригласить всю группу (рис. 3).
Рис. 3. Приглашение всей группы
Группы контрагентов
Для организаций, у которых есть подразделения, Диадок позволяет разделить своих контрагентов по группам и указать, какой группе контрагентов в какие подразделения можно отправлять документы.
У вас наверняка не раз появлялись вопросы при просмотре документа. Теперь их можно задать контрагенту сразу, не переходя между разделами.
Если кликнуть по ней, откроется окно чата. В нем:
Надеемся, эти изменения помогут вам быстрее получать подписи и завершать документооборот.
Электронный вид документа можно выгрузить из личного кабинета LIFE PAY - Настройки - Мои документы. Выгрузка происходит 1 раз в месяц (11 числа в 08:00 по МСК).
FAQ по Диадок
Как зарегистрироваться по логину и паролю?
В Диадоке можно зарегистрироваться по логину и паролю бесплатно. Для регистрации нужен цветной скан или фотография заявления на бланке организации с подписью руководителя.Можно оформить заявление не на бланке,но с печатью организации. Если заявление заполняется индивидуальным предпринимателем, бланк и печать не нужны.
Диадок не принимает факсимиле и черно-белые сканы.
Без сертификата вы не сможете подписывать документы, но сможете просматривать,скачивать и распечатывать их.
Мне сказали что регистрация платная.
Это недостоверная информация.
Подключение к системе Диадок бесплатно.Тарифицируются все отправленные документы, входящие документы являются бесплатными. С 1 февраля 2019 меняется тарифная политика. Информацию о тарифах, которые будут действовать с 1 февраля 2019 года в Диадок,вы можете посмотреть на странице с тарифами .
Зарегистрироваться в системе можно по логину и паролю или по сертификату.
Если у вас уже есть квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП),например, для сдачи отчетности в налоговую.
В Диадоке можно работать с любой квалифицированной электронной подписью,она не обязательно должна быть выпущена у компании Контур/Диадок. Сертификат (подпись) нужен только для подписания документов.
Если клиент хочет ознакомиться с системой диадок, то коротко и понятно это можно сделать на странице "Возможности" на сайте Диадока.
На странице "Техподдержка" есть ответы на основные вопросы и чат, в котором как клиент так и мы можем получить ответы на вопросы.
Ссылку на Справочную Диадока.
Из Пайруса вы можете отправлять документы на подпись контрагентам и получать информацию о статусе подписания. Для этого настройте интеграцию с Диадок – популярной системой электронного документооборота между организациями. Пайрус отследит подписание со стороны контрагента и, как только тот даст ответ по документу, сообщит об этом в Пайрусе.
Важно! Для запуска процесса вам понадобится действующий аккаунт в системе Диадок с правом подписи документов. Также для того, чтобы интеграция работала, вам необходима платная API-лицензия. Чтобы получить её и уточнить подробности, обратитесь к своему менеджеру в Диадок.
Цены в Диадок (стоимость годовой API-лицензии указана в конце страницы)
Как всё происходит
Подсказка: чтобы выбрать контрагента из выпадающего списка, начните вводить в соответствующем поле ИНН или название организации.
Обратите внимание: прикреплять к заявке следует документы, сохраненные на вашем компьютере, документ из облака загрузить не получится.
2. В Пайрусе запускается процесс согласования. На последнем этапе маршрута, который проходит заявка, подключается робот Диадок.
3. Робот отправляет файл в систему Диадок и сообщает в Пайрусе о том, что документы загружены.
4. Если вы не знакомы с контрагентом в Диадок, робот отправит ему запрос на знакомство. Если контрагент не примет приглашение, сообщит об этом в Пайрусе.
5. После того, как с вашей стороны документ в Диадок подписан, он уходит контрагенту, а робот сообщает об этом в Пайрусе.
6.Контрагент может подписать документ либо отказаться от подписи. Робот сразу же напишет в Пайрус о любом его решении.
7. Если вы захотите добавить новые документы к уже отправленному комплекту или заменить файл, который ушёл в Диадок, робот вернет заявку в Пайрусе на предыдущий этап и отправит новый комплект, а старый предложит аннулировать, чтобы не было путаницы.
Как подключить и настроить расширение
1. Войдите в раздел пользователя в нижнем левом углу экрана и выберите вкладку Расширения.
Важно: такая вкладка есть только у пользователей с правами Управляющего.
2. На странице доступных расширений нажмите иконку Диадок.
Подсказка: подключить функцию можно и непосредственно из выбранной формы. Для этого зайдите в раздел Формы в левом меню, выберите нужную.
Откройте страницу Настройка и выберите Диадок в списке доступных расширений.
3. Выберите форму, из которой Пайрус будет отправлять документы в Диадок. В нашем случае это стандартная форма Согласование договора.
В открывшемся окне нажмите Настроить.
4. Теперь нужно связать входящую информацию о контрагенте и документе, который нужно подписать, с полями формы. Это можно сделать в один клик, нажав на ссылку Создать недостающие поля.
5. Далее подключим к расширению ваш аккаунт в системе Диадок. Авторизуемся с помощью логина\пароля.
6. Активируем наше расширение. В этот момент на последний этап маршрута будет добавлен Робот Diadoc.
Готово! Теперь Пайрус будет отправлять согласованные по форме документы на подпись контрагенту и информировать вас о статусе подписания.
7. Чтобы приостановить отправку документов в Диадок, нажмите одноимённую кнопку. До тех пор пока вы снова не активируете расширение, робот не будет отправлять документы контрагентам.
8. Чтобы удалить расширение, в его настройках нажмите кнопку Сбросить настройки / Отключить.
Читайте также: