Электронный документ электронное сообщение электронная версия документа общие черты

Обновлено: 04.07.2024

Информация (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) — сведения о чем-либо, независимо от формы их представления.

источник информации - это система, компоненты которой обеспечивают размещение, доступность и целостность информации в соответствии с ее назначением

Виды хранения информации:

• графическая или изобразительная — первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге и т.д.

• Звуковая — мир вокруг нас полон звуков и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретение звукозаписывающих устройств в 1877 г. ее разновидностью является музыкальная информация — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение ее аналогично графической информации;

• текстовая — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;

• числовая — количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для ее отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;

В современной науке рассматриваются два вида информации:

Объективная (первичная) информация — свойство материальных объектов и явлений (процессов) порождать многообразие состояний, которые посредством взаимодействий (фундаментальные взаимодействия) передаются другим объектам и запечатлеваются в их структуре.[1]

Субъективная (семантическая,смысловая, вторичная) информация – смысловое содержание объективной информации об объектах и процессах материального мира, сформированное сознанием человека с помощью смысловых образов (слов, образов и ощущений) и зафиксированное на каком-либо материальном носителе.

С точки зрения информатики, информация обладает рядом фундаментальных свойств: новизна, актуальность, достоверность, объективность, полнота, ценность и др.

В настоящее время существуют следующие виды информационных ресурсов:

1) Средства массовой информации. К ним относятся различного рода новостные и семантические сайты (или электронные версии СМИ). Их отличительной чертой является высокий уровень посещаемости (например, сайт НТВ, "Вести" и т.п.), быстрая смена информации, наличие видеоряда на сайте.

2) Электронные библиотеки. Электронная библиотека - распределенная информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде.

3) Электронные базы данных. В самом общем смысле база данных - это набор надписей и файлов, специальным образом организованных. Один из типов баз данных - это документы, набранные при помощи текстовых редакторов и сгруппированные по темам. Другой тип - это файлы с электронными таблицами, которые объединены в группы по характеру их использования.

4) Сайты. Корпоративный сайт - это Интернет-ресурс, посвященный какой-то организации, фирме, предприятию. Как правило, он знакомит пользователей с фирмой, направлениями и видами ее деятельности, отражает различные справочные материалы: прайс-листы, условия поставок и оплаты; рекламную информацию: наличие сертификатов качества, участие в выставках, публикации в прессе т.п.; контактную информацию.

В отличие от корпоративного сайта выделяют персональный и любительский сайт, домашнюю страничку. Они отличаются полнотой представляемой информации и профессионализмом исполнения.

Как правило, на сайте можно познакомиться с информацией узкотематической направленности. Глубина ее раскрытия может быть разной: от чисто ознакомительной, поверхностной до высокопрофессиональной, освещающей все стороны деятельности. Определяет информативность сайта его владелец. На сайтах может быть представлено большое количество гиперссылок, которые помогают ориентироваться в нем.

5) Сервисы - это группа сайтов, на которых можно воспользоваться разнообразными сервисными услугами: электронным почтовым ящиком, блогом (а также познакомиться с правилами его ведения), поиском, различными каталогами, словарями, справочниками, прогнозом погоды, телепрограммой, курсами валют и т.д. Например, Яндекс, Рамблер и т.п.

Информационный портал - это веб-сайт, организованный как многоуровневое объединение различных ресурсов и сервисов, обновление которого происходит в реальном времени. Примером информационного портала может служить портал информационной поддержки единого государственного экзамена.

3.Правовая информация: понятие, свойства. Виды правовой информации.

Правовая информация - сведения о фактах, событиях, предметах, лицах, явлениях, протекающих в правовой сфере жизни общества, содержащихся как в нормах права, так и в других источниках, и используемая при решении правовых задач. Виды правовой информации :

1) Официальная правовая информация – это информация, исходящая от полномочных государственных органов, имеющая юридическое значение и направленная на регулирование общественных отношений.

2) Информация индивидуально правового характера - исходит не от полномочных государственных органов, а от различных субъектов права, не имеющих властных полномочий, – граждан, организаций (договоры, жалобы, порождающие юридические последствия). Направлена на создание или изменение юридических отношений.

3) Неофициальная правовая информация - материалы и сведения о законодательстве и практике его применения, отличается от официальной правовой информации и правовой информации, имеющей юридическое значение, прежде всего тем, что не влечет правовых последствий.

Свойства правовой информации:

• Адекватность. В нормах права должны отражаться не только все существующие жизненные ситуации, но и проектироваться (моделироваться) ситуации возможные. Адекватность правовой информации проявляется в высоком качестве законов и подзаконных нормативных правовых актах, свободных от дефектов.

• Системность правовой информации проявляется в объективном процессе организации ее массива в зависимости от логической связанности и характера норм права. Массивы (совокупность) норм права как элементарных частей правовой информации отражают множество существующих правоотношений и формируют критерии (признаки) распределения правовой информации по правовыминститутам, отраслям, подотраслям системы права.

Общая характеристика электронной информации (понятие, признаки, виды).

Электронная (компьютерная) информация — это образ существующей действительности, созданный и представленный в символьной (двоичной) форме с помощью специально созданного искусственного языка в виде последовательной записи на ЭВМ(. Электронно-вычислительная машина )

Эл . информация как правило формируется и используется операторами ЭВМ в виде файлов. Файл в данном случае – это строгая последовательность связанных записей, хранящихся в памяти компа и рассматриваемые как единое целое. Такие записи в виде символов строго фиксируются и учитываются в эл. памяти ЭВМ и хранятся в ней практически в неуничтожаемом виде.

* оформляется с помощью специально созданной учётной записи в памяти компа с использованием искусственного языка;

* в формировании образа принимает участие конкретный субъект: пользователь или оператор ЭВМ.

Существенные признаки:

* Это образ существующей действительности;

* Двоичная форма информации, образуемая в результате использования специального языка;

* последовательная учётная запись в эл. памяти ЭВМ;

Вирус – программное обеспечение, целенаправленно приводящее к нарушению законных прав абонента и пользователя, в т.ч. к сбору, обработке, передаче информации без согласия абонента и др.

Электронный документ– документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. пригодной для восприятия человека с помощью ЭВМ, а также для передачи по информационно – телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

* Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Признаки:

1. Электронная цифровая форма

2. Присоединена к другой информации

3. Определение идентификация лица и документа.

Виды электронной подписи: простая и усиленная.

1. Простая электронная подпись – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

2. Усиленная (неквалифицированная) электронная подпись является электронной подписью, которая:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

• создается с использованием средств электронной подписи.

3 Усиленная квалифицированная электронная подпись – электронная подпись, при создании которой используются в специальное средство электронной подписи (ключ проверки электронной подписи), получившее подтверждение соответствия требованиям в квалифицированном сертификате ключа проверки электронной подписи.

Сертификат ключа проверки электронной подписи выдается аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти. Уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Признаки:

1. Универсальные цели использования карты.

2. Электронный документ, удостоверяющий личность граждан.

3. Материальный носитель, содержащий визуальную и электронную формы информации

4. Средство доступа к информации о пользователе картой и информационной системе.

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.007)

Законодательство трансформируется, подстраиваясь или определяя современные тенденции, и из-за этого, так или иначе, документооборот постепенно, но неуклонно, переходит в электронный вид. Это удобнее, быстрее и практичнее работы с бумагой. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил, которые рассмотрим далее.

Что говорит закон об электронных документах?

Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.

Отличия образа документа от электронного документа

Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения

Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.

Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.

Виды электронных документов

В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.

К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.

Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!

Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.

Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:

Договоры;
Контракты;
Соглашения;
Первичные учетные документы.

Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.

Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.

Рис. 1 Электронная подпись

Вести первоначальную документацию в электронном виде удобно. Например, по запросу контролирующих органов можно за секунды найти оригинал электронного документа и предоставить его в виде файла документа и файла подписи на электронном носителе, а запрашивающий орган также быстро сможет его проверить сертифицированными средствами.

Век информационных технологий предоставляет множество новых возможностей в различных сферах жизни. Это в полной мере относится и к сфере документооборота. С каждым днем в нашей стране все больший вес набирает электронный документооборот, постепенно замещающий собой морально устаревшие бумажные формы обмена документацией. Рассмотрим основы нормативного регулирования электронного документооборота в РФ.

1. Понятие электронного документа

В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 "О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов" дается следующее определение данного понятия: электронный документ — документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ.

Согласно п. 1.6.1 Регламента удостоверяющего центра Евразийской экономической комиссии (приложение к Положению об удостоверяющем центре Евразийской экономической комиссии, утв. решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 09.07.2018 N 110) под электронным документом понимается документ в электронном виде, заверенный электронной цифровой подписью и отвечающий требованиям общей инфраструктуры документирования информации в электронном виде.

Следовательно, можно выделить следующие основные признаки электронного документа:

— соблюдение требований документирования информации;

— заверение информации электронной цифровой подписью.

2. Правовой статус электронного документа в сфере электронного документооборота

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее — Закон об электронной подписи) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Законодательство предусматривает и другие виды подписей: простая и неквалифицированная электронные подписи. Оба вида указанных подписей дают возможность установить лицо, подписавшее электронный документ.

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

К примеру, согласно ч. 2 ст. 6.1 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации" при осуществлении добровольного страхования информация в электронной форме, отправленная страховщику и подписанная простой электронной подписью страхователя (застрахованного лица, выгодоприобретателя) — физического лица в соответствии с требованиями Закона об электронной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью этого физического лица, если правилами страхования не предусмотрено иное.

Однако существуют ограничения применения такой подписи. Примером служит ч. 4 ст. 9 Закона об электронной подписи, согласно которой использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.

В отдельных случаях (например, при подготовке сторон к сделке и т.п.) может потребоваться удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе или, наоборот, бумажного документа электронному. Такое удостоверение осуществляется нотариусом (ст. ст. 103.8, 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)).

В наше время делопроизводство (документооборот) постепенно переходит из бумажной формы в цифровую. В связи с этим каждый современный образованный человек должен иметь представление о понятии "электронный документ" и особенностях его применения. Давайте же рассмотрим это явление более подробно, а также узнаем, что такое ЭЦП.

Что называется документом

Прежде чем рассмотреть понятие и структуру "электронного документа", стоит вспомнить о его бумажном предшественнике.

В широком значении так именуется объект материального мира, в котором в зафиксированном виде содержится информация.

В более узком смысле документом именуется удостоверяющий значимые факты носитель информации, представленный в различных формах (текст, изображение, звуко- или видеозапись, а также их сочетания). Он предназначен для хранения и передачи данных во времени и пространстве.

Каждый документ имеет определенные реквизиты, с помощью которых его можно идентифицировать.

Если подобный носитель содержит ложные сведения или при его создании были нарушены установленные законодательные нормы, он именуется фальшивым (поддельным) и не имеет юридической силы.

Совокупность носителей достоверной информации именуется документацией. Она формируется на основе их концентрированности на конкретном вопросе, явлении, процессе, человеке, учреждении и т. п. Сам же процесс создания/оформления таких носителей называется документирование. Занимаясь им, следует обязательно учитывать нормы действующего законодательства, а также соблюдать общегосударственные правила составления. Также не стоит забывать о компетенции составителя. Так, директор школы имеет право визировать аттестат зрелости, но он не может подписывать диплом вуза. Точнее может, но подобный документ не будет иметь юридической силы.

Еще одним важным понятием в данной теме является "делопроизводство". Это совокупность работ по документированию управленческой деятельности объекта и по организации в нем движения вышеупомянутых носителей информации.

В разные исторические периоды этот процесс производился на разных материалах. Это были глиняные таблички, камень, папирус, кожа, дерево, береста и т. п. Постепенно все они были вытеснены бумагой.

По типу материала-носителя сегодня выделяются:

традиционное делопроизводство (бумага);
смешанное (бумага + электронно-вычислительные приборы);
электронное (цифровое).

В зависимости от своего содержания и цели, документы могут выполнять ряд функций:

Правовую.
Управленческую.
Социальную.
Культурную.
Историческую.
Информационную.
Коммуникативную.

Развитие понятия "электронный документ"

С момента изобретения компьютеров человечество стало искать способ перехода на безбумажную документацию. В СССР уже в семидесятых годах ХХ века стали задумываться о создании подобной модели делопроизводства. Правда, на тот момент понятия "электронный документ" (ЭД) еще не существовало. Вместо него применялось название "машиночитаемый носитель".

К средине восьмидесятых подобная технология еще не была полноценно доработана. Но в то время в законодательстве уже было прописано содержание понятия "электронный документ". Правда, тогда он еще именовался "машиночитаемый". В ГОСТе 1984 г. так звался документ, пригодный для автоматического считывания содержащихся в нем данных.

С началом повсеместной компьютеризации в девяностых и двухтысячных данное понятие постепенно приобрело нынешнее значение.

Какой документ именуется "электронным" сегодня

Современное понятие "электронный документ" имеет несколько способов трактовки, которые отражены в законодательной базе. Однако все они близки в своем понимании сути данного явления и требуют от него наличия таких составляющих:

цифровая форма записи;
хранение данных на электронном носителе с возможностью считывания и понимания человеком.

На основе этого можно составить общее определение рассматриваемого понятия.

Электронным именуется такой документ, информация которого (в том числе реквизиты) зафиксирована в виде цифровых данных. Например, в качестве набора символов, звуков, изображений или их сочетаний.

ЭД может быть создан, сохранен, передан и трансформирован при помощи цифровых средств в визуальную форму, понятную человеку.

Преимущество такого документа

Как и бумажный его сородич, ЭД выполняет тот же набор функций. Однако у него есть ряд свойств, которые делают его более перспективным носителем данных:

Информация, записанная в электронном виде, легко и быстро редактируется.
Такие документы теоретически можно хранить вечно.
Технология ЭД упрощает, ускоряет и удешевляет процесс делопроизводства.
Такие документы можно подписывать и пересылать удаленно, не тратя время на личные встречи.
Можно быстро получить необходимое количество экземпляров ЭД. При этом все они будут иметь юридическую силу.

Свойства ЭД. Метаданные

Понятие "электронный документ" характеризуется тремя свойствами:

Содержание - это его текстовые, графические или звуковые составляющие.
Контекст - это информация о связи документированных данных с другими ЭД, физическими или юридическими особами.
Структура электронного документа бывает внутренней и внешней. В первом случае речь идет непосредственно о самом содержании ЭД. Во втором - о среде, в которой он существует (носитель информации, формат самого файла и т.п.)

Понятие "электронный документ" определяется своими метаданными. Так называется информация о всех свойствах ЭД, а также о его социальной определенности.

Метаданные являются неотъемлемой составляющей процесса сохранения любого электронного документа. Они содержат элементы юридических, деловых, организационных и процедурных доказательств целостности ЭД, а также его аутентичности.

Реквизиты ЭД

Еще один важный аспект понятия "электронный документ" - реквизиты. Это своеобразный аналог техпаспорта, в котором содержится вся информация о создании ЭД.

К ним относятся:

Название электронного документа.
Дата и место составления, а также всех редакций (если таковы были).
Данные о составителе или составителях ЭД.
Информация об уровне безопасности документа.
Данные, которые позволят определить подлинность, аутентичность и достоверность электронно-цифровой подписи ЭД.

Как уже было сказано выше, одна из важнейших составляющих понятия "электронный документ" - реквизиты. В особенности digital signature, что в переводе с английского означает "электронно-цифровая подпись".

Так именуется способ визирования ЭД, который получают в результате криптографического преобразования набора электронных данных. Такая подпись позволяет идентифицировать того, кто ее поставил, а также подтвердить целостность всего документа.

Согласно действующему законодательству, в большинстве современных стран ЭЦП приравнивается к "мокрой" подписи, поставленной на бумаге.

Важно отметить неразрывную связь понятия "электронный документ" и электронно-цифровой подписи. Ведь именно наличие второй и придает первому юридическую силу.

Каждая ЭЦП имеет личный сертифицированный ключ, который представляет собою уникальную последовательность цифр размером в 264 бита. Чтобы оформить его, необходимо обратиться в специализированную фирму, коих сегодня довольно много. Стоит помнить, что электронно-цифровая подпись имеет определенный срок годности, а также разные уровни безопасности.

При оформлении ЭЦП на флешку ее заказчика записывают тот самый индивидуальный ключ. Работает он только в паре с открытым ключом - еще одной программой, применяемой вторыми и третьими лицами для удостоверения подлинности электронно-цифровой подписи в полученных документах.

Данные находятся в цифровом сертификате, который содержит информацию о собственнике, его регистрационный номер (не путать с личным ключом) и срок действия ЭЦП.

С помощью электронно-цифровой подписи можно удаленно подавать документы в вузы (иногда даже иностранные), осуществлять банковские сделки, оплачивать налоги и некоторые услуги государственных органов муниципальных организаций.

Однако существует ряд случаев, когда электронный документ и подпись на нем не считаются правомерными. Например, получение свидетельства о праве на наследство или оформление миграционной документации.

Виды электронных документов

На данный момент существует далеко не одна классификация ЭД. Однако чаще всего такие документы делятся на виды по следующим категориям:

Тип содержимого: текстовые, графические, звуковые, анимационные и мультимедийные ЭД.
Степень доступности: открытые и скрытые. Документы первого вида не содержат ничего тайного, из-за чего находятся в открытом доступе и могут быть прочитаны каждым желающим. Это технические данные приборов или состав продуктов, лицензионные договоры, прайсы и т. п. Скрытые ЭД могут быть прочитаны только определенным узким кругом лиц. Обычно в них содержится информация, представляющая коммерческую или даже государственную тайну. Это может быть карта расположения секретных военных частей, чертежи запатентованного прибора или состав препарата, данные о банковском счете физического или юридического лица и т. п.
Наличие/отсутствие электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Именно от этого зависит правомерность/неправомерность документа.
Отношение к определенной отрасли. Выделяются общепринятые электронные документы (форма и содержание одинаковы для всех сфер применения) и узкопрофилированные.

Признаки ЭД

Рассмотрев понятие и виды электронного документа, стоит уделить внимание его отличительным признакам. Именно они выделяют ЭД среди прочих объектов материального мира.

Семантика содержания. Любой документ такого типа обязательно имеет смысл, а не является случайным набором картинок, звуков или символов.
Стабильная материальная форма.
Завершенность и целостность.
Нацеленность на применение для социальной коммуникации.

Правовой аспект

Рассмотрев свойства, реквизиты, признаки, понятие электронного документа, структуру, а также его виды, стоит более внимательно изучить правовую сторону данного вопроса.

Если ЭД составлен в соответствии со всеми юридическими нормами, а его подпись имеет все необходимые сертификаты, то он имеет законную силу, равную его бумажному аналогу.

Естественно, в каждом государстве правовое регулирование понятия "электронный документ" несколько отличается, но это мелочи. В целом законодательство разных стран одинаково лояльно относится к ЭД, ведь сегодня делопроизводство такого вида уже давно вышло на международный уровень. В связи с этим получается парадокс. Некоторые державы больше пекутся о внешнем электронном документообороте. В то же время внутри государства он может быть почти не развит. Вот такой утрированный аналог уровня современной компьютерной грамотности. При нем человек умеет устанавливать различные приложения на "Андроид", но не знает элементарных принципов работы с таблицами Exel.

Особенности цифрового делопроизводства

По сравнению с бумажным, цифровое делопроизводство имеет ряд значимых преимуществ:

Обеспечивает оперативную регистрацию, учет, хранение и доступ к ЭД.
Требует меньшего финансирования.
Нуждается в минимальной площади для размещения архива. Фактически вся документация по огромному предприятию помещается на жестком диске в кармане сумки.
С помощью электронного делопроизводства сокращаются непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников.

Стоит отметить, что при электронном делопроизводстве нередко допускается применение и бумажных документов. Однако приоритет в данном случае именно за ЭД.

Большинство частных и государственных организаций в мире сегодня нацелены на постепенное исключение бумажной документации из делопроизводства. Но даже в высокоразвитых странах до этого еще далеко. Ведь это очень длительный и затратный процесс.

Мы рассмотрели понятия электронного документа и электронного документооборота, разобрались во всех нюансах вопроса. Надеемся, что информация была для вас полезной.

Читайте также: