Электронное сообщение способы использования
Обновлено: 02.07.2024
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Электронная почта
Что такое электронная почта?
Электронная почта – основное средство общения в Интернет и считается самой старой службой Интернета. Свое существование она начала в середине 70-х годов.
В роли почтовых отделений выступают почтовые серверы, а почтальонами служат каналы Интернета. Почтовые серверы хранят электронные почтовые ящики пользователей. Как только пользователь заглянет в свой почтовый ящик, он сразу увидит поступившие письма. А дальше – дело нескольких минут (или секунд), чтобы их прочитать.
Персональный почтовый ящик – дисковое пространство на почтовом сервере, выделенное для хранения входящих и исходящих писем пользователя.
После подключения к почтовому серверу пользователь может:
• помещать в почтовый ящик исходящие письма;
• забирать из почтового ящика входящие письма.
Для неопытных пользователей – ваш почтовый ящик на почтовом сервере – это уже Интернет и никоим образом не заполняет память вашего компьютера. Вы можете хранить в папках на сервере нужные вам письма. Уточняю я этот вопрос потому, что сталкивалась с пользователями, которые удаляют все письма, сразу, после их прочтения. И на почтовых серверах, и в социальных сетях. Объясняя это тем, что не хотят забивать память своего компьютера.
Кроме того, электронная почта позволяет:
• пересылать письма на другие адреса;
• включить автоответчик, на все приходящие письма будет автоматически отсылаться ответ;
Что представляет собой письмо, передаваемое посредством электронной почты?
Другой популярный способ работы с почтой не предполагает использования специальной почтовой программы – достаточно обычного браузера. Посетителю достаточно зайти на свою почтовую страницу, чтобы отправлять и получать письма.
Из чего состоит адрес Электронной почты?
Адрес электронной почты E-mail address состоит:
Где первая часть адреса – это ваше имя или псевдоним. Символ @ (собака) используется для отделения пользовательского имени от доменного имени сервера.
Существует несколько версий происхождения этого забавного названия.
Во-первых — значок действительно похож на свернувшуюся калачиком собачку.
Справедливости ради надо отметить, что в России символ @ называют также собачкой, лягушкой, плюшкой, ухом, бараном и даже крякозяброй.
Итак, повторимся, что при регистрации вам предоставляется:
• почтовый ящик в любом из четырех доменов:
• возможность работы со своим ящиком со своего мобильного телефона через WAP;
• возможность пересылки писем на другой адрес;
• возможность отсылать и принимать приложенные к письму файлы;
• возможность работы через веб-интерфейс или посредством программы почтового клиента;
• возможность настройки собственных фильтров;
• возможность создавать свои папки;
• автоматическая проверка всех писем антивирусной программой Лаборатории Касперского;
• 5 мегабайт для хранения ваших писем;
• возможность самостоятельной установки уровня безопасности;
• сборщик писем (до десяти адресов);
• возможность настройки собственных фильтров;
• возможность настройки интерфейса под себя;
• возможность использования черного списка;
• возможность использования фиксированного IP-адреса.
Установка уровня безопасности. Существует несколько пунктов для настройки уровня безопасности под себя:
Автоответчик. Автоответчик предназначен для того, чтобы все отправители всех писем на ваш адрес получали настроенный вами ответ. Например, это удобно во время каникул или отпуска, длительной командировки: ваши корреспонденты из автоответа могут узнать, что вы прочитаете их письма не раньше названной вами даты. Или же автоответ может приходить вашим корреспондентам как подтверждение того, что их письмо успешно доставлено в ваш ящик.
При регистрации вам предоставляется:
• 10 мегабайт для хранения ваших писем;
• возможность преобразования русского текста в транслит;
• возможность изменения индекса цитирования;
• возможность поиска нужного вам письма в почтовом ящике (по тексту в самом письме, теме или адресату);
• возможность сбора почты с других серверов (вы можете указать до 5 адресов);
• возможность работы со своим ящиком со своего мобильного телефона через WAP;
• возможность настройки собственных фильтров;
• возможность пересылки писем на другой адрес (при помощи фильтров);
• статистика по перенаправленной почте;
• возможность отсылать и принимать приложенные к письму файлы;
• проверка всех писем антивирусной программой DrWeb (автоматическая и ручная);
• возможность работы через веб-интерфейс или посредством программы почтового клиента;
• автоответчик (при помощи фильтров); перекодировщик писем;
• проверка орфографии русского и английского языков;
• возможность создавать свои папки;
• возможность отсылать и принимать письма размером до 2.5 мегабайт.
Проверка всех писем антивирусной программой DrWeb.
Если у вас есть почтовый ящик на Яндексе, вы уже пользуетесь антивирусом DrWeb, поскольку проверяется вся входящая почта. Если в письме или приложении будет найден вирус, это письмо будет помечено особым значком.
Если вы не хотите, чтобы письма с вирусами вообще попадали в ваш почтовый ящик, – это можно сделать при помощи фильтров на Яндекс.Почте. Это удобно для тех, кто не пользуется веб-интерфейсом.
Когда вы работаете с браузером, обычно данные от вас к серверу передаются в открытом виде. В этом случае существует теоретическая возможность, что злоумышленник, с помощью специальных программ, перехватит ваш пароль и другие данные.
Надо иметь в виду, что защищенный режим Яндекс.Почты предохраняет от перехвата только данные, которые передаются от почтового сервера к вашему компьютеру и обратно. Письма же от сервера Яндекс.Почты до сервера адресата и от сервера адресата до компьютера адресата, скорее всего, передаются по незащищенному каналу.
Защищенным режимом имеет смысл пользоваться, если у вас есть серьезные основания подозревать, что письма могут быть перехвачены на пути от вашего компьютера до сервера Яндекс.Почты (например, если вы работаете с Интернетом в сомнительном интернет-кафе, или если в вашей организации чересчур бдительная служба безопасности).
Сбор почты с других серверов. Вы можете задать до 5 адресов почтовых ящиков, почта с которых будет автоматически направляться в ваш ящик.
Слово – не воробей, вылетело – не поймаешь, гласит русская поговорка. Так и есть, говоря что-то, всегда следует помнить, что слово может убить, а может вылечить. Но есть еще кое-что, что оставляет эффект на долгие, долгие годы. Я говорю об этикете электронной почты . Вспоминается другая поговорка: что написано пером – не вырубишь топором. Вот уж точно.
Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.
Более подробно об сетикете
Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.
По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.
Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.
В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходий в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.
Служебное письмо
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.
Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.
Мы начинаем серию статей, посвященных защите и взлому электронной почты. Всего будет три статьи. В первой статье мы рассмотрим современные алгоритмы, средства и методы защиты электронной почты. Во второй будут рассмотрены методы взлома электронной почты, а в третьей статье мы расскажем вам о новом средстве защиты электронной почты — CyberSafe Mail Encryption, которое в данный момент находится на стадии разработки.
Средства защиты электронной почты
Далее будут рассмотрены различные средства защиты электронной почты и приведены преимущества и недостатки каждого из них.
S/MIME
S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) — это стандарт для шифрования и подписи в электронной почте с помощью открытого ключа. Принцип защиты электронной почты следующий. Пользователь генерирует ключевую пару (открытый/закрытый ключ), настраивает свой почтовый клиент и предоставляет открытый ключ всем желающим. Они шифруют его открытым ключом письма, которые можно расшифровать только закрытым ключом. Другими словами, посредством S/MIME можно реализовать классическую схему ассиметричного шифрования со всеми ее преимуществами и недостатками.
- Главная проблема S/MIME — какой программой сгенерировать сертификат?
- Каждому адресату нужно предоставить свой открытый ключ. Конечно, это можно немного сгладить при использовании сервера ключей, об этом мы поговорим чуть позже.
- Сложность настройки. S/MIME требует отдельной настройки для каждого почтового клиента. Например, если у вас в офисе используется Outlook, дома The Bat!, а на мобильном телефоне — MailDroid, то вы должны знать, как настроить все эти клиенты. А это требует квалификации пользователя выше средней.
- Сложности при смене ключа, особенно, если пользователи плохо понимают, что они делают.
Впрочем, не все недостатки являются такими уж и недостатками. Если использовать специальные программы для создания и управления сертификатами пользователя, например, CyberSafe Top Secret, то первые два недостатка неактуальны — вы сможете создать и опубликовать свой ключ на сервере ключей. Также программа позволяет выполнять поиск ключей, опубликованных другими пользователями.
Рис. 2. Создание сертификата программой CyberSafe Top Secret
По сути, единственный ощутимый недостаток S/MIME — это необходимость настройки каждого почтового клиента вручную. На предприятии можно настроить адресную книгу Outlook и все будет гораздо проще (при условии, что используется Outlook). Если же вы — конечный пользователь и используете шифрование для личных целей, вам придется настраивать сертификаты в каждом почтовом клиенте, который вы используете. В другой нашей статье было показано, как настроить шифрование в Outlook.
Безопасные почтовые сервисы. HushMail
Рис. 3. Матрица угроз HushMail
Рис. 4. Исходный интерфейс HushMail
Плагин браузера PGP Mail
- Поддерживаемые браузеры: Firefox, Chrome, Opera, Safari
- Рекомендуется использовать Firefox, поскольку функции шифрования в Firefox работают быстрее, чем в Chrome или Opera.
- Рекомендуется использовать TOR
- Шифрование осуществляется на стороне клиента
Плагин браузера SecureGmail
Плагин SecureGmail работает в паре с браузером Chrome, остальные браузеры он не поддерживает.
Рис. 5. Плагин SecureGmail
Плагин браузера Encrypted Communication
Плагин Encrypted Communication по своему функционалу похож на SecureGmail, однако работает только в браузере Firefox, остальные браузеры не поддерживаются.
О недостатках симметричной системы шифрования мы уже говорили, поэтому не будем повторяться. Если вы переписываетесь секретной информацией с одним-двумя пользователями, такие плагины еще оправдывают свое существование. В противном случае лучше использовать ассиметричную систему.
Рис. 6. Плагин Encrypted Communication
Преимущество подобных плагинов — простота использования. Не нужно разбираться ассиметричным шифрованием (ведь концепция открытого/закрытого ключа может показаться сложной новичкам), не нужно морочить голову с ключами, их резервным копированием. Просто нужно помнить пароль и желательно сообщить его своим друзьям так, чтобы злоумышленник не мог перехватить его.
Плагин почтового клиента Enigmail
Аналогично браузерам, для почтовых клиентов также существуют плагины шифрования. Один из них — Enigmail. Представляет собой OpenPGP-плагин для Thunderbird и Postbox.
Особых преимуществ у этого решения нет, поскольку все равно приходится устанавливать и настраивать дополнительное программное обеспечение — программу GnuPG. Когда все настроено, можно сказать, что плагин удобен в использовании.
Недостаток — все равно нужно вникать в асимметричную систему шифрования и разбираться, что есть открытый и закрытый ключ и для чего используется каждый из них. Впрочем, это недостаток всех способов, использующих асимметричную криптографию. Здесь или безопасность и знание или же незнание и симметричная криптография.
Угрозы и средства защиты
Далее мы рассмотрим матрицу угроз (табл. 2), но сначала предлагаем вам ознакомиться с общей таблицей преимуществ и недостатков каждого средства защиты электронной почты.
Таблица 1. Сравнительная таблица средств защиты почты
Таблица 2. Сравнение средств защиты электронной почты в разрезе матрицы угроз
Что будет, если злоумышленник узнает ваш пароль от почтового ящика? Поскольку на сервере письма хранятся в зашифрованном виде, то ничего страшного не произойдет — максимум, что он сможет прочитать — это спам (куда же без него) и прочую неважную корреспонденцию, которую вы никак не шифровали.
Общая информация о средствах защиты электронной почты приводится в таблице 3.
Таблица 3. Сводка по средствам защиты электронной почты
Выводы
Универсальность заключается в том, что один раз создав свой сертификат, вы можете использовать его в любых почтовых клиентах (разумеется, с поддержкой S/MIME), а также в любых операционных системах, в которых работают эти почтовые клиенты. Например, вы можете сгенерировать сертификат Windows-программой, установить его в Outlook и в мобильном почтовом клиенте MailDroid. Никаких ограничений на использование сертификатов нет. Главное при использовании S/MIME выбрать удобную программу для создания самих сертификатов. Желательно, чтобы она позволяла публиковать сертификаты на сервере ключей и управлять ними.
Первые версии электронной почты появились в 1965 году. Постепенно под обмен письмами стали выделяться отдельные серверы, а пользователи начали свободно регистрироваться в Hotmail, Google или Яндексе. Сейчас все компании и работники взаимодействуют друг с другом посредством Email – сюда входит пересылка документов, деловая пересылка, приглашения. А также сервисами пользуются обычные люди в личных целях. Сегодня мы поговорим о том, как работает электронная почта. Разберем шаги, которые необходимо выполнить перед использованием ящика.
Как работает Email?
Структура почтового адреса
На сегодняшний день почтовый ящик имеет единый вид вне зависимости от используемого сервиса. Он состоит из следующих компонентов:
Данная структура соблюдается во всех случаях. Логин, @, доменные имена присутствуют вне зависимости от сайта или программы, в которой вы зарегистрируетесь.
Схема пересылки
Разберем принцип работы электронной почты:
Чтобы никто из посторонних пользователей не мог получить доступ к письму, MDA защищается логином и паролем от учетной записи.
Теперь подробнее о протоколах распаковки письма перед получением конечным пользователем. Используются две схемы работы:
Вариант с POP3 удобен в случае, если вы работаете с Email только на одном устройстве. Когда постоянно переключаетесь между девайсами (рабочий ПК, планшет, личный телефон и прочее), то нужно настраивать почту через IMAP.
Состав письма
Перейдем к разбору состава практически любого письма, с которым сталкиваются все пользователи почтовых сервисов:
Первым делом следует определиться с почтовым сервисом, на котором вы зарегистрируете свой ящик. Рекомендуется выбирать между известными и надежными вариантами, представленными в данном списке:
После завершения регистрации обязательно запомните логин и пароль, чтобы авторизовываться на других устройствах (с телефона, планшета или ноутбука).
Поскольку в основном пользователи регистрируются через официальные сайты, то и работать с Email они начинают в браузере. Для удобства при первом входе вы можете сохранить данные авторизации в менеджере паролей обозревателя, если работаете с личного компьютера. Затем добавьте страницу с личным кабинетом в закладки для быстрого доступа. На официальном сайте доступны все возможности и настройки почтового сервиса без исключений.
Почтовые клиенты
Альтернативный вариантом является установка отдельного почтового клиента. Через утилиту можно авторизоваться с помощью тех же логина и пароля. Ниже представлены популярные программы для работы с электронной почтой.
Специально разработанные приложения имеют ряд преимуществ перед веб-интерфейсом:
- вариативность настроек;
- быстродействие;
- привязка нескольких аккаунтов сразу (нет ограничений заглавным почтовым сервисом).
Мобильные приложения
Есть ряд почтовых клиентов, позволяющих авторизовываться с помощью любых Email. Некоторые из них есть как на компьютере, так и на Android/iOS:
- BlueMail;
- Microsoft Outlook;
- AquaMail;
- Spark и другие.
Пошаговая работа с ящиком
Разберемся, как работать с Email – от создания учетной записи до настроек и процедуры отправки писем.
Окно личного кабинета
Вне зависимости от используемого сервиса и способа работы (веб-интерфейс или почтовая программа), в большинстве аккаунтов используется одинаковая структура. Главная страница, через которую вы будете взаимодействовать с письмами, состоит из следующих элементов (на примере Yandex.Mail):
Главные настройки аккаунта
Перед началом работы с новой почтой следует заняться базовыми настройками ящика. В большинстве сервисов переход к нужному разделу осуществляется вызовом меню через имя пользователя и входом в соответствующую вкладку.
Для большего удобства можно создать пользовательские папки. Им можно присваивать любые названия, редактировать и удалять в любое время. Стандартные разделы изменять нельзя.
Еще один важнейший пункт настроек – это безопасность. Если вы используете почту для важных переговоров, то обязательно зайдите в раздел управления аккаунтом и привяжите резервный Email, мобильный номер, установите контрольный вопрос и включите двухфакторную аутентификацию.
Процедура отправки письма
3. Введите адрес получателя вручную или выберите его из списка контактов.
4. Ниже впишите тему письма, которую пользователь увидит на предпросмотре.
5. Теперь введите или вставьте готовый текст письма. Можно вставить уже отформатированный вариант или придать тексту нужный вид с помощью встроенных инструментов редактирования – шрифты, стили, заливка, цитаты, списки и так далее.
6. С помощью кнопки прикрепления файлов (обычно отображается в виде скрепки) добавьте материалы, которые следует переслать. Следите за их размером – файлы сверх нормы будут прикрепляться к фирменному облачному хранилищу.
Правила использования Email
Перейдем к правилам работы с Email, которые помогут выстроить переписку и управлять почтовых архивом:
Читайте также: