Электронное сообщение коллеге вид коммуникации

Обновлено: 30.06.2024

Задача выстраивания правильных коммуникаций — вечная, как сам мир. Люди меняются, процессы меняются — и коммуникации меняются вместе с ними. И спор о том, какие способы коммуникации наиболее эффективны, кажется бесконечным.

Я считаю электронную почту одним из лучших способов для коммуникаций в проекте по следующим основным причинам:

Простые правила, которые предлагаются к применению в целях повышения эффективности коммуникаций в компании с помощью электронной почты:

7. Отключите напоминания о пришедших письмах и тем более всплывающие окна, не только на рабочем компьютере, но и на планшете, и на телефоне (если там подключена рабочая почта). Проверяйте почту не каждые 10 минут, когда вылетает окно оповещения в Outlook, а 2 раза в день, запланируйте время для этого в календаре.

Направляю Вам на согласование _________ (название документа). Все вопросы, предложения или замечания просьба направлять мне по электронной почте. В случае отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ (дата) документ будет считаться согласованным Вами.

Безусловно, в некоторых случаях личная встреча – совершенно необходимый вид коммуникаций. Например, для принятия решения по кандидату, собеседование face-to-face необходимо, так как ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о личности кандидата. Однако такие ситуации, требующие проведения личных встреч, составляют не более 20%. Во всех прочих случаях использование электронной почты, на мой взгляд, является предпочтительным, и может сэкономить Вам время и повысить эффективность коммуникаций.

За последние пять лет рабочее общение максимально переместилось из офлайна в онлайн. Теперь даже сотрудники офисов общаются с коллегами за соседними столами по переписке. Что уж говорить о фрилансерах, 90% из которых никогда не встречались лично ни со своими коллегами, ни с клиентами.

Глобальная цифровизация диктует свои условия. Теперь работника оценивают не только по профессиональным навыкам, но и по тому, насколько адекватно он ведёт коммуникацию в онлайне.

Редакция Нетологии

Рассказываем, как использовать мессенджеры, почту и видеоконференции, как звонить и вести соцсети, чтобы клиентам и коллегам было приятно и удобно общаться с вами.

Читать также

Деловая переписка на английском языке: фразы и советы

Деловая переписка: как распознать проблемного клиента по первому письму

Мессенджеры

Вот несколько простых правил, которых стоит придерживаться в деловой переписке в мессенджере.

Есть два важных момента:

Эмодзи и смайлики — в меру

К тому же некоторые символы отображаются на устройствах по-разному и трактоваться тоже могут по-разному.

Лучше не писать в выходные, до 9:00 или после 19:00

Где-то на подкорке у собеседника останется этот месседж, и он будет думать о нём. Уважайте личное время коллег и клиентов, пишите тогда, когда они к этому готовы.

Звонки

Мы не преувеличим, если скажем, что сегодня для большинства людей разговор по телефону — это стресс. Все настолько срослись с текстовой коммуникацией, что звонить — всё равно что прийти без спроса в гости. Поэтому единственное, что нужно знать о звонках:

О звонках нужно предупреждать

Договоритесь о времени и теме заранее. За 10–15 минут уточните в мессенджере, всё ли в силе, чтобы точно всем было удобно говорить.

Видеоконференции

В период пандемии созвоны по Zoom стали новой нормой в диджитал- и бизнес-сообществе. Даже сейчас многие предпочитают видеоконференции офлайн-встречам. Это удобно: не нужно тратить время на дорогу до офиса, наряжаться с иголочки и сохранять социальную дистанцию. Но появилось несколько стандартов, которых следует придерживаться:

Аватарка и имя — это важно

Начать подготовку к видеоконференции нужно с аватарки и имени. Лучше поставить деловое фото, по которому вас сразу же узнают коллеги, и указать полное имя — так собеседникам будет комфортнее общаться и понимать, кто именно в данный момент говорит.

Перед созвоном — проверить устойчивость интернет-соединения

Нет ничего неприятнее, чем половину времени пропадать, переспрашивать собеседника и повторять одно и то же самому. Нужно заранее проверить качество своего интернета и попросить собеседников убедиться в том, что их интернет потянет видеозвонок. Тогда вы сможете созвониться максимально продуктивно.

Включать ли камеру — подскажет большинство

Ориентироваться следует на собеседников: если все с камерами — включать свою, если нет — то необязательно. Не хотите включать камеру — спросите, комфортно ли будет собеседникам, если вы будете говорить с ними просто голосом. Если камеры нет — убедитесь, что у вас есть аватарка, потому что пустой экран выглядит тревожно.

Выключать микрофон, если не говорите

Картинка в большинстве программ для видеоконференций автоматически переключается на того, кто говорит. Чтобы она не маячила при каждом лишнем фоновом шуме, можно отключить микрофон во время молчания и попросить собеседников делать то же самое.

Поставьте в настройках автоматический вход без камеры и микрофона — так с вами не случатся всякие казусы, если вы подключитесь и забудете, что у вас камера и звук транслируются на всех.

После созвона — составить отчёт по основным вопросам

Или договориться, кто из коллег может кратко фиксировать вопросы, которые обсуждаются во время звонка. Это продемонстрирует вашу максимальную вовлечённость в беседу и создаст дополнительную ценность созвонов с вами в глазах собеседника.

Электронная почта

Это основной канал общения делового сообщества во всём мире, особенно при взаимодействии с крупными компаниями. Некоторые согласны общаться только по почте, некоторые выбирают этот канал, чтобы фиксировать долгосрочные договорённости. Поэтому уметь выстраивать удобную деловую коммуникацию по почте не менее важно, чем в мессенджерах.

Пользоваться почтой с адекватным именем

Если для регистрации в соцсетях достаточно почты [email protected] , то в деловой переписке самый подходящий вариант — имя и фамилия или фамилия и должность.

Указывать тему письма

Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в почтовом ящике и искать письма.

Одна тема — одна ветка переписки

Так вам и вашему адресату будет удобнее ориентироваться в переписке и фиксировать договорённости, а не прыгать с одного письма на другое, растрачивая впустую фокус внимания и время на поиски.

Не ограничиваться почтой

Если ситуацию удобнее и быстрее обсуждать в чате — общение лучше перенести из почты в мессенджер. Этот же совет пригодится, если собеседник очень долго отвечает на письма: возможно, ему будет комфортнее продолжить обсуждение в Telegram или WhatsApp.

Не тянуть с ответом

Если вы понимаете, что не можете здесь и сейчас решить задачу, изложенную в письме, ответьте адресату, что вы приняли письмо и сориентируйте по срокам ответа. Так ваш собеседник поймёт, что вы не потеряли его письмо в своей почте, и вы избавите его от лишних переживаний и сомнений.

Добавлять в письма информацию о себе

В подпись к письму следует внести свои рабочие данные: должность, компанию, дополнительные контакты, например, Telegram или Skype.

Автоответчик поможет быть на связи

На время отпуска можно настроить автоответчик с контактами того, кто сможет заменить вас по срочным вопросам, и обозначением сроков, когда вы вернётесь и сможете ответить.

Соцсети

Говорить, что соцсети — это только личная территория, в 2021 году уже неверно. Для многих это полноценный деловой канал для поиска клиентов, партнёров и демонстрации своей экспертности. Но есть и другая половина: для части пользователей соцсети всё ещё остаются зоной общения с друзьями и близкими. Поэтому важно сохранять субординацию.

В соцсетях нужно указать базовую информацию

Соцсети нужно базово заполнить, даже если вы ведёте их нечасто или не ведёте вообще. Это поможет нарабатывать контакты с коллегами по рынку и транслировать вашу личность, в том числе профессиональную. Особенно это важно, если вы сами работаете в диджитале — выглядит странно, если у вас нет личного аккаунта хотя бы в одной соцсети.

Не стоит фолловить коллег и клиентов

Перед подпиской стоит оценить, насколько аккаунт ваших коллег или клиентов открыт для публичного взаимодействия и какой контент там транслируется. Если вы видите, что основная часть — это селфи с отпуска и фото детей, не нужно оставлять лайки и комментарии, если вы не знакомы близко. Это аккаунт для друзей и близких — важно помнить про уважение личных границ.

Нужно следить за публикацией личного контента

Нельзя позволять себе отзываться о своей работе, клиентах и коллегах в негативном ключе, обсуждать и провоцировать конфликты. Это может стоить вам работы и деловых связей, а также сказаться на репутации. Даже если вы уверены, что никто с работы вас не фолловит — это обязательно вскроется. И попросту — это непрофессионально.

Публиковать клиентов и коллег — только после их разрешения

Перед публикацией стоит уточнить, готовы ли ваши коллеги к весёлым сторис с корпоратива, или не против ли ваш клиент, чтобы вы упомянули его. Ведь далеко не все готовы появляться в медийном пространстве, или хотят обнародовать, с кем работают.

Никаких оскорблений и конфликтов

Ещё один совет — не оставлять оскорбительные или неприемлемые комментарии под новостями, публикациями различных пабликов и так далее. Когда такие комментарии всплывают и становятся заметны коллегам, это сильно портит репутацию. Для троллинга в интернете совершенно не подходит основной аккаунт.

Профессия

Основы эффективной коммуникации

Узнать больше

Научитесь выстраивать общение в команде, с партнёрами и тет-а-тет
Разберётесь, как решать конфликты без лишних эмоций и договариваться в пользу своих интересов
Приобретёте практические навыки делового общения

Резюмируем

Сегодня соблюдать цифровой этикет, работая в онлайне, — необходимость и правило хорошего тона. Важно не только демонстрировать свою экспертность напрямую, но и уметь правильно упаковать её в коммуникации. Это добавит вам профессиональных баллов и позволит строить долгосрочные и приятные отношения с коллегами и клиентами.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Доклад по теме:

Виды электронных коммуникаций:

Статистика пользования электронными коммуникациями

На протяжении всей истории человечества люди постоянно испытывают потребность в общении. Наверное, это происходит потому, что именно через общение человеку легче понять другого человека, а также познать самого себя. Общение – сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга.

В современном мире люди все больше втягиваются в сферу общения посредством электронных коммуникаций, таких как: электронная почта, чат, видеосвязь. На сегодняшний день очень просто связаться с человеком на другом континенте в любом месте и в любое время; для этого необходимы только интернет-связь и хотя бы телефон. Общение людей стало доступнее. С развитием интернет технологий постепенно происходило и развитие электронных коммуникаций. Если вначале развития электронной связи, людям достаточно было общаться, используя электронную почту, то уже несколько лет спустя этого оказалось мало. И следующими этапами в развитии связи стали чат и видеосвязь.

В последние десятилетия произошел стремительный скачок в развитии новых коммуникационных технологий. В современную жизнь прочно вошли электронная почта, интернет, цифровое телевидение. На сегодняшний день практически каждый человек пользуется тем или иным видом электронной связи, будь он в школе, на работе или дома. Коммуникация перерастает из односторонней в интерактивную, что открывает новые возможности в ее применении и представляет ее в новом свете. Поэтому данная тема актуальна в настоящее время.

Клодом Шенноном была предложена модель процесса передачи информации по техническим каналам связи.

Рис. 1 Модель передачи информации по техническим каналам связи

Современные компьютерные системы передачи информации – компьютерные сети, работают по тому же принципу.

Электронная почта

Создатель электронной почты – Рэй Томлинсон. Он в 1971 году соединил пользователей удаленных компьютеров сети Arpanet .

Электронная почта – e - mail . Она является наиболее распространенной из всех служб Сети интернет. Электронная почта – первая информационная услуга компьютерных сетей. Она не требует обязательного наличия высокоскоростного интернета. Ее основное назначение – поддержка обмена письмами между пользователями.

Рис. 2 Схема функционирования электронной почты

Дальнейший процесс передачи электронного письма очень схож с процессом передачи телеграммы:

пользователь в режиме off - line пишет текст письма;

устанавливается связь с сервером;

автоматическая работа в режиме on - line :

сервер по паролю определяет пользователя,

сеанс связи заканчивается;

Данную схему электронной почты можно описать следующим образом:

Миша пишет письмо по и отправляет письмо, которое попадает на его почтовый сервер.

Ясно, что для обмена электронными письмами необходимо:

Подключение к интернету;

Наличие специальной программы для работы с электронной почтой;

Наличие самого почтового ящика (это часть дискового пространства на сервере с определенным адресом, который состоит из двух частей:

Уникального имени, вводимым пользователем

Разделенных между собой @ );

Необходимо владеть приемами приема и отправкой письмами.

Достоинства и недостатки.

Высокая скорость. Подготовить и разослать письмо по сотням и тысячам адресов можно в течение нескольких минут. Первые отклики могут быть получены уже через несколько секунд после рассылки.

Высокий коэффициент отклика (до 5–15%).

Очень простое производство, не требующее дорогого оборудования или квалифицированных специалистов.

Нет ограничений на объем. Можно составить длинное убедительное письмо.

Электронный формат позволяет использовать цвет, динамику, звук или любые другие приемы оформления, увеличивающие воздействие на потребителя (rich media mail).

Возможность широкого выбора целевых групп.

Нет ограничений, связанных с государственными границами, почтовыми системами и часовыми поясами.

Очень дешево. Может принести хорошую прибыль даже при отклике в 1% (и даже меньше).

Необходим доступ в интернет и компьютер (смартфон, коммуникатор).

Трафик при получении писем оплачивается получателем.

Используемые гиперссылки не всегда могут быть использованы потребителями; так, на начало XXI века около 30% российских пользователей работали только с электронной почтой. Это обусловлено или осознанным неиспользованием возможности навигации в сети Интернет, или корпоративными правилами, запрещающими сотрудникам посещать какие- либо сайты в рабочее время.

Размер почтового ящика

Общий вид почтового ящика

Письма доходят с некоторым опозданием.

Нельзя настроить почтовые клиенты на прием почты с этого ящика, т.к. это платная услуга. Но можно заходить на почту через веб-интерфейс (через сайт).

Выяснить не удалось

Письма приходят моментально!

Современный чат условно можно разделить на:

Не пугайтесь, если в настоящее время вы не сразу встретите этот ресурс на просторах Интернета. IRС был очень распространен несколько лет назад в терминальном режиме, сейчас же на смену ему пришел Web-чат. Основное преимущество IRС по сравнению с Web-чатом — огромное количество каналов и возможность без труда создать свой канал для обсуждения той или иной темы.

Среди российских пользователей программу ICQ принято называть "Аська". Сегодня ICQ — очень широко распространенная программа, насчитывающая около 15 миллионов пользователей.

Интерфейс ICQ довольно прост в обращении, все команды продублированы значками. При установке программы и регистрации вы получите специальный номер — UIN (от англ. Universal Internet Number), состоящий из нескольких цифр.

Главное — понять назначение ICQ это поиск своих друзей

Видеосвязь

Видеосвязь – это способ передачи аудио и видео данных между удаленными пользователями. Видеосвязь возможно осуществить в виде персонального звонка 1-на-1 или групповой видеоконференции . Реализуется видеосвязь не только на компьютере, ноутбуке или специализированном устройстве видеосвязи, но также на смартфонах, коммуникаторах, планшетных компьютерах и других мобильных устройствах.

В рамках данного типа видеосвязи чаще всего пользователь оплачивает только интернет-трафик, в то время как сама услуга не тарифицируется. Многоточечная видеосвязь может быть реализована в рамках программного или аппаратного решений.

Программное обеспечение видеосвязи подразделяется на пиринговое, поставляемое в качестве сервиса или через сервер.

Видеосвязь через сервер: в этом случае выделяются специализированный сервер, обрабатывающий поступающую информацию, и клиентское ПО, которое устанавливается на компьютеры пользователей и напрямую связывается с сервером. Такой тип видеоконференцсвязи может работать как через интернет, так и в локальных сетях предприятий.

Видеосвязь как сервис: пользователь скачивает клиентское приложение, работающее через интернет. Поток аудио и видео данных передается через удаленный сервер провайдера.

Пиринговая видеосвязь подразумевает маршрутизацию звонков через компьютеры пользователей программы. Это позволяет компании-провайдеру избежать внедрения дорогостоящей инфраструктуры централизованных серверов, но в то же время увеличивает нагрузку на персональные компьютеры пользователей. В пиринговых системах видеосвязи центральным элементом является сервер идентификации, который хранит минимальную необходимую информацию: учетные записи пользователей, копии их списков контактов и тому подобное.

Для реализации программного типа видеоконференцсвязи достаточно базового комплекта оборудования, такого, как гарнитура и веб-камера , что позволяет создавать различные по стоимости решения, подходящие как для частного использования, так и для внедрения на предприятия. Естественно, чем лучше устанавливаемое оборудование, тем выше качество видеосвязи.

Следует отметить, что эхо- и шумо- подавляющие спикерфоны , камеры высокого разрешения, а также высококачественные акустические системы хорошо реализуют свои возможности как с аппаратными, так и с программными системами видеоконференцсвязи , т.к. являются и для тех и для других всего лишь набором периферийного оборудования.

Аппаратные комплексы видеосвязи ориентированы на передачу видео HD качества, и соответственно, требуют приобретения дорогостоящего оборудования: терминальных устройств видеосвязи, специальных MCU серверов, средств вывода аудио и видео информации (плазменных или жидкокристаллических панелей, мониторов, проекторов, акустических систем).

Существует также оборудование, направленное на улучшение качества видеосвязи: системы озвучивания помещения, дополнительное осветительное оборудование, средства управления и интеграции ВКС с другими системами коммуникационного обеспечения здания и т.п.

Список сайтов в интернете, где можно смотреть и создавать онлайн трансляции через веб камеры:

Русский подкаст сервер и видео-чат одновременно. В рубрике "Трансляции" пользователи создают свои каналы online вещания через веб-камеры, больше половины из которых эротического или порнографического содержания (в рубрике "эротика"). Можно банить (отключать) или ограничивать в текстовом чате некоторых участников просмотра трансляции. Список трансляций .

• CAM4 - Бесплатное видео и бесплатное общение в чате по веб-камере. CAM4 - Лучший сайт БЕСПЛАТНЫХ онлайн видео, где вы можете начать транслировать свое собственное видео в прямом эфире!.Международный сайт!

Изучение основных тенденций в сфере развития новейших технологий в сфере социальной коммуникации позволяет сделать следующие выводы:

1) Информационное общество представляет собой новый этап развития человеческой цивилизации, характеризующейся, в первую очередь, высокой скоростью коммуникационных процессов, которая обеспечивается наукоемкими, высокотехнологичными средствами - микропроцессорными технологиями и сетью Интернет. Распространение Интернет-технологий на все сферы жизнедеятельности индивидов и социальных групп становится одним из определяющих факторов социально-экономического развития общества, проявляющееся в формировании аудитории Интернет; Интернет-сообществ; становлении сетевой экономики и развитии электронной коммерции.

2) Среда Интернет - это совокупность технических, функциональных, информационных, социальных, экономических, юридических компонентов, обеспечивающих существование, формирование и деятельность индивидуальных и групповых пользователей, составляющих аудиторию Интернет.

Наш анализ показал также, что электронная коммуникация как явление социально-культурной жизни развивается в России в русле общемировых тенденций. Вместе с тем, для более эффективной реализации национальных задач в данной области необходимо формирование соответствующих внутренних условий, призванных обеспечивать режим наибольшего благоприятствования для российских пользователей, охватывать широкий спектр вопросов обучения и доступности к Интернету широких слоев населения, разработки новых научных направлений по изучению специфики электронного общения.

1. Бакулев Г.П. Массовая коммуникация: западные теории и концепции. М., 2007.

2. Брайант Дж, Томпсон С. Основы воздействия СМИ. М., 2008.

3. Филатова О.Г. Социология массовой коммуникации. М., 2007.

4. Володина Л.В. (2007) Российская массовая культура конца ХХ века. Материалы круглого стола. 4 декабря 2007 г. Санкт-Петербург. СПб.: Санкт-Петербургское философское общество.

5. Назаров М.М. (2006) Средства массовой коммуникации и российское общество на пороге XXI века// Социально-гуманитарные знания. 2006.

6. Игнатов Н.Г. Роль СМИ в процессе формирования общественного мнения // Вестник МГУ. Сер. 10 Журналистика 2007.

7. Збровский Г. Е., Шуклина Е. А. Прикладная социология: Методология и методика социологического исследования: Учебное пособие для вузов. - Екатеринбург: Изд-во Гуманитарного ун-та, 2008.

1 Куле К. СМИ в Древней Греции: сочинения, речи, разыскания, путешествия… М., 2004. С. 6

2 См.: Даль В.И. Толковый словарь живого великорусского языка: В 4 т. М., 1994. Т. 2. С. 149.

3 См.: Ожегов С.И. Словарь русского языка / Под ред. Н. Ю. Шведовой. М., 1989. С. 233.

Основная цель коммуникаций – обмен информацией между людьми. При этом важно уметь не просто передавать те или иные сведения, а обеспечивать их понимание. Расскажем о том, как правильно использовать устную и письменную коммуникацию, что такое правило Миранды, чем следует руководствоваться при ведении деловой переписки и общении по телефону.

Эффективная коммуникация помогает нам в первую очередь получить результат, максимально близкий к нашему запросу, в нужные сроки. А еще снижается количество ненужных действий и дополнительных вопросов со стороны контрагента, экономятся время и нервы. Что, согласитесь, очень важно.

УСТНАЯ ИЛИ ПИСЬМЕННАЯ?

Решение о том, звонить человеку, писать письмо или общаться с ним лично, мы принимаем спонтанно и интуитивно. Какие аргументы стоят за нашим выбором? Основные различия между устной и письменной коммуникацией приведены в Таблице 1.

Разные ситуации предполагают выбор различных средств коммуникации или их комбинацию. Так, в случае согласования встречи:

• Официальная встреча высокого уровня = предварительное официальное приглашение по электронной почте или физическое письмо-приглашение.

• Рабочая встреча в перспективе нескольких дней = согласование и подтверждение участия по электронной почте, приглашение в календарь.

• Совещание коллег в ближайший час = приглашение в календарь и обзвон участников для подтверждения участия. Вне зависимости от типа коммуникации именно то, как мы общаемся, часто определяет нашу репутацию.

Задумайтесь об этом: большую часть своих собеседников вы не знаете лично, и они составляют свое мнение о вас исключительно по тому, как вы пишете (или звучите).

Если допускаете небрежность или ошибки, их, конечно, могут и не заметить. Но по закону подлости их, скорее всего, заметит тот, чье мнение действительно важно для вас.

И да, соцсетей это тоже касается.

ПРАВИЛО МИРАНДЫ

Помните сцены в американских фильмах, где полицейский сообщает пойманному преступнику о его правах? Это называется правило Миранды (англ. Miranda warning) – юридическое требование в США, согласно которому во время задержания задерживаемый должен быть уведомлен о своих правах, а задерживающий его сотрудник правопорядка обязан получить положительный ответ на вопрос, понимает ли он сказанное.

Какое отношение правило Миранды имеет к статье про эффективную коммуникацию? Самое прямое: при любом общении, устном или письменном, следите за тем, что вы говорите и кому.

Мы не рассматриваем случаи разглашения, хотя нелишним будет напомнить, что ассистент руководителя должен уметь правильно обращаться как с явно конфиденциальной информацией – сведениями, составляющими служебную тайну, так и с sensitive information – особо важной информацией обо всем, что входит в частное пространство руководителя.

Что касается общения как такового (устного или письменного, формального или неформального), всегда будут работать простые правила:

• Будьте честными, живыми и настоящими. Ваша открытость, готовность предоставить всю возможную информацию, дать комментарии, пояснить, обсудить и т.д. добавит лояльности вашим собеседникам и выведет рабочее общение на более комфортный уровень.

• Будьте готовы отвечать за свои слова и возможные последствия.

• Следите за качеством своего языка. Судите по себе: насколько серьезно вы будете воспринимать человека, который неграмотно пишет или злоупотребляет сокращениями?

• Не обобщайте и не переносите свои домыслы на поведение других людей. Иногда сказанная или написанная фраза – это именно то, что написано, без подтекста.

• Задавайте вопросы. Если вы не уверены в том, что верно поняли собеседника, лучше переспросить и уточнить, чем додумывать за него.

• Постарайтесь не навешивать на партнера ярлыки и сконцентрироваться именно на передаваемой информации, а не на тоне или манере ее изложения. Вы не знаете, в какой ситуации был человек, когда звонил вам или писал письмо. Ваша задача – добиться результата, ради которого вы начали разговор, а не поссориться с собеседником. • Будьте вежливы и старайтесь общаться в позитивном ключе.

Вне зависимости от типа общения, будь то письмо или разговор:

• структурируйте ваше общение: нумеруйте и именуйте абзацы в письме или обозначайте, о чем конкретно пойдет речь. Это поможет не упустить нить разговора и своевременно задать уточняющие вопросы;

• резюмируйте и фиксируйте: в заключение пройдитесь еще раз по основным моментам, чтобы точно ничего не упустить, и убедитесь, что собеседник вас понял.

[1]KISS-принцип (от англ. keep it simple, stupid – будь попроще, дурачок…) – принцип, запрещающий использование более сложных средств, чем необходимо.

Л.Л. Гриценко, ассистент family office
Е.Д. Малиновская, помощник директора по правовым вопросам, ОК РУСАЛ

Коммуникации, осуществляемые в компаниях, могут быть классифицированы по ряду признаков (таблица 1).

Таблица 1 - Классификация коммуникаций

Коммуникации с помощью информационных технологий, технических средств

Коммуникации по субъекту и средствам коммуникаций

Коммуникации с помощью информационных технологий, технических средств

Коммуникации, которые осуществляются с помощью информационных технологий и технических средств, приобретают первостепенное значение в современных условиях. Осуществляются при помощи телекоммуникационных систем, электронной почты, управленческих информационных средств (УИС). При помощи УИС менеджеры могут обратиться к другим сотрудникам, например, за информацией, которая необходима для решения проблем, а также могут прочитать литературу в какой-либо интересной для них области о современных достижениях.

Межличностные коммуникации

Межличностные коммуникации – это коммуникации, которые осуществляются между людьми в ситуациях "лицом к лицу" и в группах при помощи слов и бессловесных средств общения. Именно данный вид коммуникации представляет наибольшую значимость для изучения. Различные факторы оказывают влияние на межличностные коммуникации (рисунок 1).

Рисунок 1. Факторы, которые влияют на межличностные коммуникации

Касаемо ожиданий получателя необходимо отметить, что людьми хорошо воспринимается лишь то, что они готовы воспринять. Неожиданную информацию могут не воспринимать.

Межличностные коммуникации находятся в зависимости от социокультурной среды, в которой они реализуются, включающей систему ценностей, обычаи, традиции. Этот фактор необходимо учитывать при общении представителей разных национальных культур. Культурные различия выражаются как при вербальном, так и невербальном общении.

Коммуникации по форме общения

Вербальные коммуникации

Вербальные коммуникации – это коммуникации, которые осуществляются при помощи устной речи, используемой в качестве системы кодирования.

Менеджеры тратят большую часть рабочего времени на личное общение с другими людьми. К достоинствам устной коммуникации относят:

быстроту,
спонтанность,
возможность использования невербальных способов коммуникации одновременно со словами.

Невербальные коммуникации

Коммуникации по каналам общения

Формальные коммуникации

Формальные коммуникации позволяют ограничивать и упорядочивать информационные потоки. Они устанавливаются следующими регламентами:

организационными (к примеру, схема организационной структуры организации);
функциональными (к примеру, положением о службах и отделах, включающим раздел "Взаимосвязи между подразделениями").
Формальные каналы коммуникации используются широко в компаниях, имеющих иерархическую организационную структуру управления.

Неформальные коммуникации

Неформальные коммуникации – это социальные взаимодействия между индивидами, которые отражают выражения человеческой потребности в общении. Неформальные коммуникации дополняют формальные. Неформальную систему коммуникаций в организации называют "виноградной лозой", так как информация в ней зачастую распространяется при помощи слухов. Согласно данным ряда исследователей, слухи на 75%, по меньшей мере, считаются точными.

Слухи являются одним из самых быстрых способов распространения информации. Руководство часто использует данный канал передачи информации в целях изучения мнения работников, их готовности к изменениям и принятию новых элементов (направлений), выявления "узких" мест в менеджменте компании.

Интересный факт. На "ты" с руководителем

Среди 747 компаний служба исследований HeadHunter провела опрос, для того чтобы узнать, как сегодня принято строить общение у подчиненных и начальников.

В 58% опрошенных организаций принято обращаться официально к руководителю – на "Вы". Менее формальную форму, на "ты", выбрали 36% организаций. В данных компаниях дистанция между подчиненным и начальником не так ощутима, а в коллективе отношения более близкие. Необходимо заметить, что чем выше количество работников организации, тем чаще отношения приобретают формальный характер. Более "простые" и близкие отношения в организациях, которые специализируются на информационных технологиях (на "ты" – 70%). С другой стороны, более официальные отношения на производстве и в многопрофильных холдингах (на "Вы" – 86%).

Большинство опрошенных директоров по персоналу отмечают, что руководитель организации может легко пообщаться с подчиненным на различные абстрактные темы. А в 33% компаний рядовой работник может поделиться с начальником своими проблемами, поговорить о наболевшем с ним по душам. В 17% компаний более жесткий формат общения: подчиненный и руководитель не поддерживают никаких неформальных отношений.

44% опрошенных представителей организаций считают, что неформальные контакты должны непременно должны иметь место в корпоративной культуре компании. Иного мнения 16% опрошенных - во время работы никакого неформального общения они не допускают.

Распоряжения должны быть восприняты как приказ, а не просьба, коммуникации должны быть максимально официального формата. Неформальное общение в добывающей отрасли, например, между подчиненным и руководителем не принято в большинстве случаев. С другой стороны, поговорить о своих проблемах с начальником проще всего сотрудникам образовательной, юридической сфер и услуг для населения. Более "простые" и близкие отношения в организациях, которые специализируются на IT-технологиях (70%). В производстве и многопрофильных холдингах подчиненные с руководством на "ты" практически не общаются (5–10%).

К типичной информации, передаваемой по неформальным каналам можно отнести:

грядущие понижения или повышения;
изменения в структуре компании;
грядущие сокращения и предполагаемая реорганизация;
предполагаемые мероприятия по ужесточению контроля за дисциплиной труда;
информация о личных делах руководителей и т.п.

Слухи

Таблица 2 - Виды слухов и их значение

Это самые позитивные слухи, которые способствуют творчеству работников.

Отражают надежды и желания сотрудников, инициирующих слухи.

Интересный опыт. Зачем организациям отдел внутренних коммуникаций?

Современные руководители проводят не только регулярные собрания с высшим менеджментом компании, но и лично встречаются с простыми сотрудниками. Так, президент компании "САН Интербрю" Джо Стрелл каждый месяц приглашает 25 работников со всей страны на обед (по два сотрудника с каждого завода и от каждого отдела продаж по одному сотруднику). "Во время обеда у наших сотрудников есть возможность задать любой вопрос президенту.

После встречи вопросы и ответы публикуются и в каждом подразделении организации вывешиваются на информационные доски. Обеды проводятся в пятницу, чтобы предоставить возможность работникам остаться в Москве и на выходные. Оплачивается и проживание, и дорога", – отмечает Любовь Елисеева, специалист по внутренним коммуникациям "САН Интербрю".

Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения

Информация по каналам передается:

по вертикали – снизу вверх, сверху вниз,
в горизонтальной плоскости,
по диагонали.

Восходящие коммуникации – это коммуникации, которые направлены снизу-вверх (от подчиненных к руководителю).

Нисходящие коммуникации – это коммуникации, которые направлены сверху-вниз (от руководителя к подчиненным).

Диагональные коммуникации – это коммуникации, которые осуществляются сотрудниками подразделений и отделов различных уровней. Данный вид коммуникации используется в случаях, когда коммуникации сотрудников организации иными способами затруднены, либо невозможны.

Горизонтальные коммуникации – это коммуникации, которые направленные на интеграцию и координацию деятельности работников разных подразделений и отделов на одинаковых уровнях иерархии для выполнения целей компании; способствуют увеличению эффективности использования всех ресурсов компании.

Таблица 3 - Характеристика вертикальных коммуникаций

Обращения о получении консультации по интересующим вопросам

Отчеты о ходе выполнения работы, возникших проблемах в ходе работы

Получить представление об улучшении деятельности компании

Получить подтвержденную информацию о ходе выполнения работы и итоговых результатах

Изучить мнение подчиненных по интересующим вопросам

Обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях

Об изменениях в политике организации

Директивы вышестоящих органов управления

О новых системах и процедурах

О бюджете организации, его изменении, исполнении

О кадровых перемещениях и реорганизациях

Инструкции, информация для выполнения заданий

Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности

Осуществить инструктирование по выполнению работы
Предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы

Поставить подчиненным конкретные задачи по выполнению работы

Обеспечить социальную поддержку подчиненным

Вертикальные коммуникации являются менее эффективными, чем горизонтальные коммуникации. Только 20–25% информации, которая исходит от высшего руководства, поступает к непосредственным работникам и верно понимается ими. Начальник цеха причем, выходя из кабинета директора организации, выносит лишь 40% полезной информации, а бригадир– всего 30%. Касаемо восходящих коммуникаций - до руководителей компаний доходит не более 10% информации, которая направляется в их адрес рабочими.

формируют чувство общности у коллектива;
информируют сотрудников;
формируют образ организации;
формируют у каждого работника чувство сопричастности к делам организации, ее успеху;
являются нематериальной мотивацией сами по себе;
развивают корпоративную культуру компании.

Хорошо отлаженные процессы внутренней коммуникации, таким образом, могут способствовать повышению эффективности деятельности компании.

Интересный факт. Что хотят знать сотрудники о своей компании

Всем сотрудникам хочется получать информацию о своей организации. Какую именно? Готовы ли менеджеры им ее давать? Какую именно информацию менеджеры готовы предоставить?

Ниже в таблице представлены результаты опроса 300 менеджеров и сотрудников российских организаций (таблица 4).

Таблица 4 - Распределение результатов опроса

Формы, методы и средства общения, существующие в российских компаниях

В российских компаниях существуют следующие формы, методы и средства общения:

языковые: использование "внутреннего языка компании" (понятные только сотрудникам компании, специальные слова или названия подразделений, сленг), хотя лишь 19% опрошенных это поддерживают по данным компании Begin Group;
бумажно-печатные: доски объявлений, информационные стенды, листовки, ящики предложений, буклеты, газета, брошюры, журнал;
технико-технологические: интернет-пейджер, телефон, телевидение, сайт, радио, e-mail, компьютерные сети Интернет;
физические (пространственные): офис по принципу открытого поля или офис открытых дверей;
публично-общественные: встречи с коллективами, совещания, конференции, консультации, совместное профессиональное обучение, участие в турнирах по футболу между разными компаниями, тим-билдинг, праздники, такие как дни рождения, Новый год и т.д., проведение спартакиад, конкурсов профессионального мастерства, социально значимых событий (поддержка медицины, образования, открытие детских площадок,) корпоративных праздников, и т.д.

Интересный факт. Открытые двери

Залогом успешного выживания компании на рынке по мнению Билла Гейтса, является прозрачность ведения бизнеса. Империя Гейтса работает именно по данным законам, и работники Microsoft не жалуются на недостаток информации о внутренней деятельности компании, в том числе данные о заработной плате менеджеров высшего звена. Также Hewlett-Packard следует политике открытости во внутренней политике организации. К примеру, каждый из сотрудников организации, в том числе управляющий, работает в офисе без перегородок или в кабинете, в котором нет дверей. Такая политика "открытых дверей" способствует построению системы взаимного доверия сотрудников, когда люди могут обсудить спокойно все интересующие их вопросы со своим менеджером. Информационный поток в результате эффективно течет как вверх, так и вниз.

Однако не все западные фирмы прозрачны для своих работников. Недавно в США разрозился скандал, который связан с размерами льгот и вознаграждений, выданных бывшему руководителю General Electric Дж. Уэлчу при выходе на пенсию. Так, большинство работников фирмы из документов, которые были предъявлены бывшей женой Уэлча к бракоразводному процессу, узнали о размере ежегодной пенсии - 9 млн. долл., компенсациях и льготах - 2,5 млн. долл. Работники General Electric высказали негодование в отношении того, что такого рода траты, напрямую влияют на уровень прибыли и "не нашли отражения" в финансовых отчетах фирмы. Под давлением акционеров и сотрудников в результате совет директоров компании General Electric ограничил совокупный размер выплат бывшему директору компании на уровне 2,5 млн. долл. ежегодно.

Ошибки внутренних коммуникаций

Типичными ошибками внутренних коммуникаций, по мнению специалистов, выступают:

Интересный факт. Проблемы общения

Менеджеры, которые недоговаривают значимую информацию своим подчиненным, очень рискуют. Коммуникативные сбои в лучшем случае понижают эффективность работы и мотивацию сотрудников, а в худшем чреваты намеренным выпуском брака и даже саботажем.

В конце 2009 г. консалтинговое агентство "Инкорпоре" провело опрос в 18 крупных компаниях о практике внутренних коммуникаций. Внутренним коммуникациям большинство опрошенных HR-менеджеров признали: проблемы в общении между подчиненными и начальниками у них существуют. "Сотрудникам недостаточно коммуникационной и стратегической поддержки со стороны топ-менеджеров, – отмечает Илья Стернин, исполнительный директор компании “Инкорпоре”, – и если даже руководители организации являются хорошими коммуникаторами, то случаются сбои на среднем уровне управления". У среднего менеджмента, по его словам, не хватает зачастую ни мотивации, ни умения доводить до сотрудников важную информацию, напрямую не касающуюся рабочего процесса.

"Сейчас работники очень остро переживают недостаток информации, – отмечает Стернин. – Молчание руководства воспринимается ими как подтверждение наихудших опасений в отношении судьбы организации и своих собственных перспектив. Если пренебрегать этим фактом, то они направят все недовольство на работодателя, признавая его первопричиной своих неудач и страданий". Стернин приводит в пример случай на металлургическом заводе: рабочие, которые не понимали сути перемен и не получали обратную связь от руководителей целенаправленно выпустили партию с браком.

Читайте также: