Электронное сообщение это обобщенное название различных по содержанию документов
Обновлено: 05.07.2024
Телеграмма - это вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы необходимы для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения табулятора (то есть сразу от левого поля). Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Т екст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не до лжен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператора связи, должны быть заверены подписью отправителя. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
| Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона | Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограммму, и номер его телефона | Дата, номер телефоно-граммы | Время передачи | Текст телефоно-граммы | Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма | |
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверить правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходий в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.
Служебное письмо
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.
Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.
Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; N 23, ст. 2715; 2012, N 6, ст. 695).
Телеграммы, пересылаемые в пределах территории Российской Федерации, в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:
"Президент Российской Федерации";
"Председатель Правительства Российской Федерации";
Передаваемая телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и должна содержать данные и реквизиты, располагаемые в следующей последовательности:
отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);
отметка о виде (видах) телеграммы (с отметкой "уведомление телеграфом", с отметкой "уведомление телеграфом срочное" и т.д.);
адрес телеграммы (получателя);
наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу);
фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя;
текст документа (телеграммы);
наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма;
адрес и официальное наименование Службы;
регистрационный номер документа (телеграммы);
дата документа (телеграммы);
наименование должности лица, подписавшего документ;
подпись (личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка - инициалы и фамилия);
отметка об исполнителе.
Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Перед адресом телеграммы печатается почтовый индекс отделения, куда необходимо ее доставить. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.
В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже.
В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп" и "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.
Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). Количество экземпляров многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом должно соответствовать количеству адресов получателей. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.
Допускается подготовка одного экземпляра многоадресной телеграммы, содержащего один текст, со списком рассылки, имеющего в своем составе не более 20 адресов получателей.
Список рассылки должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку рассылки прилагается 1 экземпляр телеграммы.
Телеграмма в 1 адрес может быть адресована одному или нескольким лицам.
Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.
Адрес телеграммы (получателя), наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу), фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя, текст телеграммы, наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма, печатаются прописными буквами и шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.
Под наименованием должности и фамилией лица, от имени которого направляется телеграмма, проводится черта. Под чертой на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервала печатаются адрес и официальное наименование Службы, регистрационный номер и дата телеграммы, а также наименование должности лица, подписавшего документ, и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия). При оформлении данных реквизитов используется указанный выше шрифт, а также прописные и строчными буквы. Личная подпись ставится в реквизите "Подпись", оформленного под чертой, и заверяется печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 3.2.26 настоящей Инструкции.
Телеграммы категории "правительственная" согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785; N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413; N 23, ст. 2715; N 48, ст. 5604; 2009, N 20, ст. 2469; 2010, N 2, ст. 233; N 12, ст. 1355; N 26, ст. 3363; 2011, N 51, ст. 7526; 2013, N 38, ст. 4826; 2014, N 18, ст. 2176; N 41, ст. 5540; 2015, N 10, ст. 1523; N 33, ст. 4842) подписываются руководителем Россельхознадзора.
Если телеграмма подписывается руководителем Россельхознадзора и руководителем другой организации (руководителями других организаций), то их подписи заверяются печатями возглавляемых ими организаций.
Поздравительные телеграммы, направляемые в адрес руководителей дипломатических представительств, консульских учреждений, торговых представительств Российской Федерации, находящихся за рубежом, печатаются латинскими буквами.
Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе и записывается получателем.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа"; "Регистрационный номер документа"; "Дата документа"; "Адресат"; "Текст документа"; "Наименование должности"; "Подпись"; "Отметка об исполнителе".
Наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) печатается прописными буквами вразрядку шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14, и выравнивается по центру.
Регистрационный номер и дата документа указываются ниже предыдущего реквизита документа.
Адресат оформляется в соответствии с пунктом 3.2.14 настоящей Инструкции и печатается ниже предыдущего реквизита на расстоянии 2 межстрочных интервала.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.
Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму, его подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктами 3.2.20, 3.2.21 и 3.2.26 настоящей Инструкции.
Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов и содержать трудновыговариваемые слова.
После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником, передающий телефонограмму работник заполняет таблицу со справочными данными, расположенную над реквизитом "Наименование вида документа". В графе "Принял" указывает наименование должности, фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время приема телефонограммы (часы и минуты), а в графе "Передал" - наименование должности и фамилию лица, передавшего телефонограмму, а также номер телефона, по которому она была передана, и время ее передачи (часы и минуты).
Датой телефонограммы является дата ее передачи адресату.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список с номерами телефонов.
Текст поступившей телефонограммы печатается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Телефонограммы за подписью руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные начальниками управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭД Россельхознадзора.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в управлениях и приемных руководства Россельхознадзора.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе документов с пометкой "Для служебного пользования".
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.
Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению документов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее документ.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию конфиденциального характера, в том числе имеющую пометку "Для служебного пользования".
ютс я номе р и дат а документа , н а которы й даетс я ответ .
Пр и адресовани и телеграмм ы в четыр е адрес а и боле е прила -
гаетс я списо к рассылки , составленны й и подписанны й исполни -
Текс т телеграмм ы излагаетс я кратко , бе з союзо в и предлого в
ну ю частиц у "не " опускат ь нельзя) , с сокращенным и обозначени -
ям и знако в препинания : точк а — "тчк" , запята я — "зпт" , двоето -
чи е — "двтч" , кавычк и — "квч" , скобк и — "скб" , номе р — "нр" .
Вс е цифровы е данные в текст е пишутс я словами . Сочетани е
циф р и бук в допускаетс я тольк о в заводски х и торговы х знака х и
Знак и "№" , "-" , "+ " и др . следуе т писат ь словам и — соответ -
заканчиватьс я цифрой . Посл е текст а пере д подпись ю ставя т ре -
телеграмма х н е используютс я сложные , многословны е пред -
ложения , характерны е дл я деловы х писем , предпочтени е отдает -
с я боле е коротки м словам , нейтрально й делово й лексике , н е вы -
зывающе й различи й в толковании ; н е рекомендуетс я использо -
ват ь избыточну ю лексику , н е несущу ю ново й информации ,
Текс т телеграм м долже н содержат ь тольк о конкретну ю инфор -
Текс т телеграмм ы печатаетс я н а лицево й сторон е бланк а бе з
Подпис ь в телеграмм е оформляетс я отдельно й строко й и на -
В нижне й част и телеграмм ы по д черто й указываютс я адре с от -
ны й адре с пишетс я бе з сокращений , с о знакам и препинания .
документов , выделяемы х в связ и с особы м способо м передач и —
п о абонентско й телексно й сети . Инач е говоря , телек с — эт о теле -
грамма , посланна я п о телетайп у (телепринту ) — аппарат у теле -
графно й связи , абонируемом у организацией . Телексна я связ ь яв -
ляетс я абонентской , поэтом у в не й отсутствую т категори и и вид ы
Телекс ы отличаютс я о т телеграм м использование м пунктуа -
Обязательным и реквизитам и телекс а являютс я адресат , под -
номер , наименовани е и адре с отправителя . Требовани я к
оформлени ю телекс а аналогичн ы требования м к оформлени ю и
написани ю телеграмм . Телек с отличаетс я о т телеграмм ы содер -
жание м служебног о заголовка , в которо м приводитс я информа -
ци я о б адресат е и отправител е и указываетс я врем я передач и со -
Значительну ю част ь служебног о заголовк а телекс а занимае т
автоответ , которы й представляе т собо й закодированно е сообще -
— маршрутны й номе р станции , состоящи й и з определенног о
Автоотве т може т состоят ь и з дву х разделов : автоотве т пере -
дающег о абонент а и автоотве т принимающег о абонента .
Втора я част ь служебног о заголовк а — указани е времен и вы -
Структур а служебног о заголовк а може т имет ь и други е ком -
понент ы — в зависимост и о т практики , принято й в той ил и ино й
Текс т телекс а излагаетс я кратк о и може т начинатьс я с обра -
щения . Использовани е сочетани й и з циф р и бук в допускаютс я
тольк о в заводски х и торговы х знака х и марках , нумераци и до -
квартир , исходящи х номера х документов , номера х войско -
вы х часте й и полевы х почт , номера х поездо в и вагоно в и некото -
Текс т телекс а н е долже н начинатьс я и заканчиватьс я цифра -
та к ка к в начал е ответног о телекс а ставитс я индек с докумен -
та , н а которы й даетс я ответ , а в конц е текст а ставитс я ег о исходя -
Читайте также: