Бумажные или электронные документы сочинение

Обновлено: 07.07.2024

Мы очарованы технологиями и зачастую становимся жертвами своей привязанности ко всему новому. Пережитки увлеченности часто приводят к неприятным ситуациям в обычной жизни. Например, когда Tesla запустила электронные ключи для своих машин и стало можно открыть автомобиль со смартфона, все восхищались этой возможностью. Не до восхищения было тем, кто поверил в будущее и уехал на машине в места, где не было мобильного интернета, электронный ключ в смартфоне просто отказался открывать автомобиль. Без машины и без связи люди выиграли джекпот и навсегда запомнили этот день, так как выискивали другие машины на дороге, просили заказать им эвакуатор и оттаскивали полностью рабочий автомобиль в зону, где появлялась сотовая связь. Эта история не самая массовая, так как Tesla в те времена была экзотикой, а объем продаж был довольно мал. Детские болячки исправили, но сама идея того, что разработчики не задумались об очевидном сценарии, немного пугает. Суждения людей всегда имеют лакуны, которые заполняются только при столкновении с реальным миром.

Общемировая тенденция сегодня заключается в том, что мы постепенно, шаг за шагом отказываемся от бумажного документооборота. Первыми на своей шкуре это прочувствовали компании, сегодня ЭДО никого не удивить, в теории это очень удобный способ коммуникации — все передается в сети, нет необходимости гонять курьеров и постоянно что-то исправлять. На практике системы далеки от идеальных, всплывают те или иные ошибки, которые часто даже невозможно предугадать (как вам такая история — случайно совпавший до копейки счет вызвал блокировку документооборота, так как система посчитала это ошибкой, повторением предыдущего счета, и пришлось придумывать, как изменить его на копейку!). Это все та же болезнь роста, которую мы перерастем.

Завязка сюжета для этой статьи — в обсуждении в эфире одной передачи того, что банки могут теперь отказываться от заключения и хранения бумажных договоров, все переходит в электронную форму. У ведущих было множество страхов о том, что теперь они лишатся денег, квартир и электронные договоры не гарантируют ничего, а верные договоры только на бумаге. В какой-то момент уровень демагогии стал просто зашкаливать, ведущие распаляли себя до невозможной экзальтации. Моя позиция совершенно не находила поддержки, хотя история учит нас, что все это происходило неоднократно и всегда такие изменения принимались в штыки.

Глиняные таблички были надежнее, чем папирус (подделать глиняную табличку тяжело, а прокорябать папирус может любой дурак). Бумажные деньги обречены, они ничего не стоят. Какой дурак будет вкладываться в виртуальные предметы искусства, если они существуют только в компьютере в виде нулей и единиц? Боязнь будущего существовала всегда, и реакционность части общества является нормой, хуже, когда совсем нет тормозов и противодействия.

Реальность и перспективы рынка IT‑профессий

Какие профессии наиболее популярны и высокооплачиваемы?

Субботний кофе №188

Тест Mitsubishi ASX. В новой обертке

Новый кроссовер Mitsubishi ASX, представленный в 2019 году, несмотря на изменившуюся внешность, по сути, является…

Обзор портативной АС Sonos Roam

Смарт-функциональность в компактном корпусе…

История с бумажными договорами в банках не так страшна, как ее пытаются показать. Во-первых, банки сами могут решать, отказываться от бумажного документооборота или нет. Во-вторых, вы всегда можете попросить распечатать договор в бумажном виде и заверить его, никакой проблемы с этим нет. Период перехода на исключительно электронные документы займет многие годы, он не завершится завтра или послезавтра.

Идея отказа от бумаги мне нравится, так как мы плодим ненужные документы тоннами, сложно представить, сколько деревьев уходит на бессмысленные бумажки. В мире есть множество организаций, которые пытаются подсчитать ущерб от бюрократии для мировых лесов, но все эти подсчеты одинаково бессмысленны — число всегда астрономическое. То ли в силу ангажированности организаций, что сами создают миллионы бумажек в пылу борьбы за экологию, то ли из-за бессмысленности подхода как такового.

Мне нравится идея того, что бумажный документооборот должен быть сведен к минимуму. Например, если мой паспорт превратится в пластиковую карточку с фотографией и чипом, на котором содержится вся необходимая информация, я от этого только выиграю. Рассматривать историю того, что такую карту легко потерять, не буду. В конце концов, я умудряюсь и свои паспорта положить так, что начинаю наматывать круги по квартире и нервно их искать.


Большая часть моего общения с банком происходит в электронном виде, в приложении и даже не на сайте. Я вижу все необходимые документы, оплачиваю коммунальные услуги, связь, в конце концов, плачу налоги. Быстро, удобно и из любой точки, где я нахожусь. Два десятка лет назад в обществе ходили страшные байки о том, что позволять такому случиться нельзя, деньги украдут, ведь это немыслимо — хранить их в телефоне! Справедливости ради надо отметить, что хранятся они не в телефоне, а в банке, приложение только дает доступ к ним. Истории о том, как украли деньги с телефона, не блещут новизной, это почти всегда социальная инженерия, когда жертва сама совершает те или иные действия.

Отказ от бумажных договоров в банке не означает, что этих договоров не будет вовсе. Они будут в электронном виде, примерно как счета за сотовую связь, которые давно не присылают на бумаге. От изменения того, как представлен договор, что-то меняется? Нет. Понятно, что возможен сбой, когда пострадает инфраструктура банка и все электронные документы исчезнут. Ситуация настолько маловероятная, что думать о ней сложно, тут должно случиться множество одновременных событий, а главное, должны отсутствовать те или иные копии данных, что в современном мире невозможно вообразить. Плюс у вас всегда есть ваша копия документов, они заверены электронной подписью банка. Мы воображаем самые плохие сценарии, готовимся к худшему. Хорошо, что это худшее обычно в жизни не случается.

Нет, не поймите меня неправильно. Мне тоже приятнее иметь все документы сложенными в папочку, чтобы они лежали в понятном месте дома. Совсем другое дело, когда они где-то в недрах компьютера или смартфона, тут нет ощущения их физического существования, репрезентации в реальном мире. И это, откровенно говоря, волнует. А если завтра сбой? Как доказывать, что ты — это ты и у тебя есть счет в банке?

Доводы противников всегда одинаковы — электронный документ позволяет поменять в нем все, изменить условия, и тогда у вас отнимут деньги. На чем зиждется эта уверенность, совершенно неясно. Возможно, на “здравом смысле”, что в компьютере легко заменить в документе одни цифры другими. Но ровно то же самое можно сделать на бумаге, никаких препятствий для этого не существует. Презумпция виновности — это модус вивенди тех, кто ратует против будущего. Я же стараюсь быть реалистом и понимаю, что переход от бумажных документов к электронным неизбежен.

Прагматизм тут в том, что так удобнее. Нам нужно придумать систему, в которой каждый ее участник будет защищен, государство и банки смогут контролировать движение денег и средств, мы будем уверены, что защищены от сбоев или атак злоумышленников. И все технические средства для этого у нас есть, при правильном планировании никаких проблем это доставить не может. А так пока и происходит, откровенно безумных сценариев интеграции электронного документооборота мне не встречалось. И каждая проблема, что подсвечивается вовне, — это ошибки роста или технические изъяны, когда не подумали о том, как все должно работать. И эти детские болячки исправляются.

Вольно или невольно, но мы привыкнем жить в мире, где бумажных документов будет все меньше и меньше. Но чтобы этот мир появился, нам нужно понимать, от чего мы можем отказаться, а какие документы должны существовать всегда. Мне кажется, что важные документы необходимо снабжать физическими дубликатами, не отказываться от условной бумаги. Например, право собственности на квартиру можно оставить в бумажном виде, добавив туда и электронные записи (и сделав последние приоритетными).

Наша цивилизация уже выбрала свой путь развития, мы идем к переносу всех процессов и документов в виртуальный мир, он — наше будущее. И выбор этот сделан неосознанно, так просто вышло. Во многом мне это не нравится, но ничего другого ждать не приходится. И эта проблема серьезнее, чем частный случай отказа от бумажных документов. С электронными документами мы уже свыклись, и пока все работает как часы, это очень удобно. Когда возникает сбой, то мы, конечно же, расстраиваемся и переживаем. Нам придется привыкнуть к мысли, что теперь все наши документы будут онлайн и в электронном виде. Отторжение этого факта понятно, но изменить ничего уже нельзя. А переходный период будет достаточно долгим, чтобы любой человек свыкся с таким восприятием мира.

В качестве примера приведу супермаркет рядом с домом. Больше года назад я отказался от печати бумажных чеков, они приходят в электронном виде в приложение. Это удобно, просто, и нет необходимости тратить кассовую ленту. Для магазина это рациональный подход, они сокращают свои затраты на ведение бизнеса. Но и для меня это удобство, так как чеки мне вовсе не нужны.

Что вы думаете об отказе от бумажных документов и о том, что все переходит в цифру? Какие проблемы вы видите на этом пути?

Неприкрытая агрессия в сети и культура общения

Почему незнакомцы в сети проявляют агрессию, насколько токсично общение в Рунете на примерах из моей практики – да, я, видимо, редкостный козел.

Задание № 1. Проведите сравнительный анализ систем бумажного и электронного документооборота. Обозначьте преимущества и недостатки каждой из систем, сделайте вывод о более эффективной системе.

Под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату. [1] Различают три потока движения документации: исходящие, входящие и внутренние.

Бумажный документооборот это такой документооборот, который подразумевает размещение информации на бумажном носителе. При создании все же используется компьютерное оборудование, в то время как 20-30 лет назад применялись исключительно бумага и ручка, и позднее ручку заменила печатная машинка. Следовательно, в наше время нельзя говорить об истинно бумажном документообороте, так как в процессе применяются компьютер и интернет.

Из плюсов бумажного документооборота можно выделить:

Из минусов можно выделить:

Электронный документооборот – это не только движение документов, но и организация работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения и т.д. Рассмотрим электронный документооборот, то можно выделить такие плюсы:

  • Простота передачи данных – нет нужды пользоваться услугами почты или курьера, все происходит в считанные минуты, при этом с одним и тем же документом могут работать несколько исполнителей.
  • Физическое освобождение места – в первую очередь избавление от огромных архивов различной направленности, а также от обычных документов, которые при сильной загруженности имеют свойство скапливаться на столе и не только.
  • Снижение затрат – снижаются как финансовые, так и трудозатраты на тиражирование, ввод данных, рассылка почтой, а также сопутствующие расходы.
  • Сведение к минимуму возможность порчи и потери документов – также к этому пункту можно отнести возможность редактирования документа, без необходимости его распечатывать.
  • Быстрый поиск нужного документа – тут как в интернете, ввел в поиск искомое значение и все сразу нашлось.
  • Контроль исполнения – можно с легкостью контролировать работу исполнителей.
  • Все вышеперечисленные пункты легко сводятся к одному, на мой взгляд, самому главному – повышение производительности труда.

Из минусов можно выделить:

  • Ненадежность – я считаю, это самый главный и весомый аргумент противников электронного документооборота. При каких-либо неполадках данные могут быть испорчены или даже удалены, что на самом деле очень страшно, так как их будет очень сложно или даже невозможно восстановить.
  • Вредность – при длительном нахождении за компьютером развиваются различные заболевания, так как идет большая нагрузка на весь организм, начиная от глаз и заканчивая ногами, и если при бумажном документообороте в работе нужно и копировать, и перемещать документы, то при электронном документообороте все в программе.
  • Первичные траты на оборудование – как мы уже говорили, уменьшение трудозатрат это аргумент в пользу электронного документооборота, но чтобы его начать, нужно потратиться на необходимое оборудование и специальное ПО.
  • Сложность в эксплуатации – чтобы работать в такого рода программах, необходима специальная подготовка сотрудников, а именно обучение работы с ним, что с одной стороны сузит выбор подходящих кандидатур, а с другой повлечет траты на обучение такого специалиста и его зарплату.
  • Сложность перехода – это тоже немаловажный момент, так как обычно компании имеют большой круг лиц, с которыми ей необходимо сотрудничать по различным вопросам, и время перехода с одной системы на другую может стать временем упущенной выгоды.

Я считаю, что нельзя с уверенностью сказать, какой тип документооборота лучше. Это прогресс. Сначала была лошадь, потом появилась машина и мы не можем говорить, что лошадь хуже, а машина лучше, просто время идет, все совершенствуется. Получается, что бумажный документооборот это первая ступень, электронный документооборот следующая, потом, возможно, будет и третья. С уверенностью можно сказать, какой на сегодняшний день документооборот в России – смешанный, так как практически повсеместно применяется интернет для передачи и обмена информацией, различные программы типа 1С, на многих предприятиях применяется оцифровка документов. Все это можно частично отнести уже к электронному документообороту. Но самое важное и главное все равно остается на бумаге.

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:
• существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);
• организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;
• освободить офисные площади от груды бумаг;
• наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;
• наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форс мажоре, так и вследствие противоправных действий).
Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:
• счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);
• доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).
Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Немного терминологии

В статье будут использоваться сокращения, чтобы избежать громоздких речевых оборотов и избыточной канцелярщины:

  • ЭДО – электронный документооборот;
  • СЭД – система электронного документооборота;
  • ЭП – электронная подпись;
  • ЭД – электронный документ;
  • ПО – программное обеспечение.

Время и деньги – достоинства ЭДО

Консалтинговая компания Siemens Business Services заинтересовалась тем, насколько продуктивен бумажный документооборот в сравнении с электронным.

Вот некоторые данные из их отчета:

Итого: электронный документооборот экономит время сотрудников, повышает производительность, снижает затраты на канцелярию, а также намного более экологичен, чем бумажный. Так почему же он еще не вытеснил традиционный документооборот или хотя бы не занял более глобальную нишу?

Недостатки ЭДО – кажущаяся простота и недоверие пользователей

В предложении ввести на предприятии систему электронного документооборота такие сотрудники вычленяют именно негативные стороны, и это тоже часть здравого подхода – сопоставление потенциальной выгоды и рисков. Традиционные претензии к СЭД таковы:

Можно ли обойтись без ЭДО?

В некоторых случаях действительно возможно обойтись без нововведений. К примеру, для небольшой фирмы, у которой практически отсутствует внутренний документооборот, вполне объяснимо и обосновано нежелание тратиться на введение новой системы. Однако все больше компаний стремится к избавлению от лишней бумаги, и, возможно, переход на ЭДО и в этом случае окажется всего лишь вопросом времени.

Пока в России преобладает смешанный документооборот – многие важные документы предпочитают все же подшивать в архивы, однако средние и крупные компании активно внедряют ЭДО и стремятся пользоваться надежными системами и онлайн-сервисами. Будущее определенно за электронным документооборотом, но к его внедрению требуется комплексный и продуманный подход, а также значительное время на адаптацию.

А вот кому действительно не обойтись без электронной документации и печати – так это активным участникам торгов и госзакупок. Электронная подпись и документы позволяют крайне эффективно участвовать в тендерах, не говоря уже о том, что только они открывают доступ к электронным торговым площадкам. ЭП и подготовленные блоки документов позволяют намного быстрее получить доступ к выгодным заказам, а также к банковской гарантии, кредитным продуктам и многим выгодным предложениям от сотрудничающих с ЭТП банков. К тому же, руководителю для принятия решений касательно торгов нет нужды просиживать в офисе или тратить время на личные походы по инстанциям – ЭДО прекрасно позволяет не упустить выгодное предложение из любой точки мира, где есть мобильный интернет.

Вопрос здоровья

Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.

Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.


С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовым. Электронный документооборот получил распространение в банковской, страховой, аудиторской, проектной, консалтинговой, налоговой и других видах деятельности, а главное, в деятельности органов государственной власти.

Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.

Конечно, раскрыть все сферы применения электронного документа невозможно. Наибольшее распространение он нашел в государственной, банковской и налоговой деятельности. Но помимо этого, электронный документооборот становится важной составляющей и в образовании, медицине, науке и т. п., а главное составляющей ведения успешного бизнеса в организациях разных форм деятельности. Электронные документы постепенно становятся элементом хозяйственной деятельности многих организаций. Это обусловлено,прежде всего, спецификой носителя, а также характерными особенностями создания, передачи, хранения, размещения, обработки, использования, изменения электронной информации.

Внедрение электронного документооборота требует учитывать, где его использование запрещено, какие документы должны обязательно быть представленными в бумажном подлиннике, какие же эффективнее создавать в электронном виде.

Так, в кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме. При этом, ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Создание электронного архива связано с соблюдением ряда значимых условий: обеспечить целостность документов, аутентичность (подлинность) документов, доступность документов, т. е. должна сохраняться во времени возможность ознакомления с текстом документа. Тут необходимо помнить о развитии технологий и форматов файлов. Поэтому документы длительного хранения требуют наличия бумажного подлинника, у которого отсутствует вышеперечисленные проблемы (остается только трудность в обеспечении физической сохранности и наличия площадей хранения).

Электронные документы могут иметь различные носители информации, к которым они строго не привязаны (как с бумагой), существует возможность переноса информации с одного носителя на другой. Это создает следующий аспект их использования − они не могут быть восприняты в физическом виде, для восприятия таких документов требуется специальные средства (технические и программные).

Внедрение СЭД создает прямой эффект, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД. Прямой эффект достигается на разных стадиях. Это, прежде всего, регистрация документов в электронном виде, когда информация о документе заносится в регистрационно-контрольную форму в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (ДОУ), либо иные учетные формы с использованием электронных текстовых и табличных редакторов (Word, Excel и т. д.). Ведение учетных и регистрационных форм в электронном виде удобно для работы, уменьшает время заполнения таких форм, в отличие от бумажных журналов или карточек; возможно автообновление, наличие унифицированных шаблонов.

Достоинствами электронных записей являются возможности автоматической самоактуализации, а также использования готовых шаблонов, что безусловно уменьшает временные затраты на внесение регистрационных сведений. Поиск информации тоже осуществляется быстрее и оперативнее (5–10 % экономии рабочего времени) засчет возможностей поиска по ключевым словам в базах данных компьютера. При создании проекта документа удобнее и практичнее пользоваться электронными технологиями (общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5 % от их полного рабочего времени) благодаря возможностям простоты внесения в них изменений благодаря функции интерактивности, которая дает возможность вмешиваться в текст и структуру, производить по своему усмотрению перекомпоновку материала и делать добавления аудиальной, медиальной и прочих видов информации.

Подготовка и оформление проектов документов в настоящее время в некоторых организациях работа проходит традиционным способом, но документ в электронной форме создается с меньшим количеством грамматических, орфографических, стилевых и прочих ошибок благодаря использованию компьютерных шаблонов. Также в проект документа могут вноситься своевременно изменения, исправления, информация о которых в конечном варианте не будет отражена. Электронный документ можно использовать для создания других документов.

Многие документы можно после их принятия можно не переносить в бумажную форму, сохраняя их в первоначальном состоянии, закрепляя их юридическую силу путем применения электронной подписи [2]. Безусловно, это документы, не требующие удостоверения, наличия бумажного бланка с оттиском печати. Электронная подпись имеет преимущества по сравнению с собственноручной. Ее использование позволяет осуществлять контроль целостности документа, защищает его от изменения, подтверждает автора документа. Подпись может удостоверять как отдельный документ, так и сразу несколько. Кроме криптографической части, электронная подпись обязательно содержит минимальную информацию о подписавшем и некоторую техническую информацию. Для прикладного использования, электронная подпись может содержать дату и время подписания, сведения для дополнительных механизмов проверки подписи, расширенную информацию о подписавшем, его полномочия и отношение к подписываемым данным, комментарии, файлы, графическое изображение собственноручной подписи и другие, функционально востребованные, данные. С использованием электронной подписи связаны определенные сложности. Это обязательность наличия соответствующего программно-технического обеспечения, временная ограниченность использования, дороговизна. Также она независима от конкретного пользователя, поэтому, если ей завладеет посторонний, то отличить созданные им документы будет очень сложно, они будут идентичны.

Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят другие заинтересованные стороны. Наибольшее количество людей работают с документами на стадии их согласования. Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования (10–30 % экономии рабочего времени), особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах засчет возможности удаленного доступа работы над документом. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования. Использование электронного согласования позволяет:

 сократить сроки согласования;

 снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов и приложений;

 облегчить работу с версиями документов;

 обеспечить прозрачность процедуры согласования.

Получило распространение создание копий документов в электронном виде. Копии создаются путем имиджинга, т. е. процессу получения аутентичных изображений бумажных документов. Имиджинг является начальным этапом любой системы ввода документов и связан с процедурой сканирования. Сканеры позволяют оцифровывать изображения, а также предоставляют ряд дополнительных возможностей, таких как выравнивание страниц, конвертирование с улучшением качества, удаление шумовых и фоновых элементов, улучшение качества передачи текста и т. д.

СЭД предоставляют и такие возможности, как создание электронного архива. Электронный архив − это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде и являющийся частью системы электронного документооборота на предприятии [3, с 3].

Его преимущества, по сравнению с бумажным архивом:

 удобный и быстрый поиск документов;

 мгновенная выборка документов по заданным параметрам;

 высвобождение офисных площадей от накопившихся документов;

 защита документов от безвозвратной утраты или повреждения;

 четкое разграничение доступа к документам;

 быстрая отправка копий документов;

 возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.

Важной тенденцией является создание (в рамках СЭД или независимо от них) специальных хранилищ электронных оригиналов, обеспечивающих надежное хранение этих документов с учетом требований архивного дела. В то же время Росархивом начата работа по созданию в нашей стране федерального государственного архива электронных документов, который должен будет обеспечить централизованное хранение наиболее ценных электронных документов государства [4, с 11].

При хранении электронных документов нужно учитывать ряд аспектов. С одной стороны, такой документ не изнашивается, занимает меньше места, возможно хранение целого пакета документов благодаря большой информационной емкости его носителей. Из-за такого свойства, как добавление различных видов информации − мультимедийной, текстовой и пр., создаются и хранятся уникальные документы, которые невозможно хранить в бумажном виде. С другой, проблемы связаны с процедурами по обеспечению сохранности электронных документов.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — это соблюдение определенного температурно-влажностного режима, выбор соответствующих носителей (зависит от вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения, требований по обеспечению аутентичности документов) и хранение информации в нескольких экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях.

Второй аспект связан с возникающими проблемами быстрой смены и устаревания аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.Такие технологические изменения нужно учитыватьпри организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей.

В долговременной перспективе возникают проблемы и воспроизведением электронных документов в понятной для человека виде, что зависит от применяемого программного обеспечения.

Существует несколько решений проблем, возникающих при долговременном хранении:

  1. Фионова, Л. Р. Предоставление государственных услуг в электронном виде [Текст] / Л. Р. Фионова, М. А. Катышева, А. Н. Медведев // Делопроизводство. — 2012. — № 1.
  2. Алексеев, А. Об ЭП для начинающих [Текст] /А. Алексеев// Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2013. — № 2.
  3. Журихин, Е. Электронный документооборот: возможности использования и внедрения [Текст]/Е. Журихин//Управляем предприятием — 2012 — № 12.
  4. Баласанян, В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству [Текст]/ В. Э. Баласян// Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2011. — № 9.
  5. Ларин, М. В. Обеспечение сохранности электронных документов [Текст]/ М. В. Ларин//Управляем предприятием. — 2012. — № 08.

Основные термины (генерируются автоматически): документ, электронный документооборот, электронный вид, электронная подпись, электронный документ, бумажный вид, программное обеспечение, электронный архив, бумажная форма, бумажный подлинник.

Читайте также: