Виды архивных документов реферат

Обновлено: 05.07.2024

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Содержание

Работа содержит 1 файл

контр архивы.doc

Понятие архива организации………………………………………………… …..3
Виды архивов…………………………………………………………… …………4
Основные задачи и функции архива……………………………………………. 5
Права архива……………………………………………………………… ………..7
Ответственность архива……………………………………………………………8

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.

1.1. Понятие архива организации

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В соответствии с положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими правилами.

1.2. Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях. Архивы состав документов которых обусловлен способ записи информации и носители, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

1.3. Основные задачи и функции архива

Основами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально- правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

1.4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в

запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

1.5. Ответственность архива

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

Какие виды архивных документов помогут в написании родословной, в каком виде они доступны в архивах. В какой форме можно получить архивный ответ на запрос.

Составляя запрос в архив и собираясь лично его посетить, необходимо понимать с какими документами вам предстоит работать, и где может храниться информация о ваших предках. Существует много разных архивных документов.

Какие бывают архивные документы, содержащие генеалогическую информацию

Бумажный носитель

Способы хранения на бумажном носителе:

графические документы на бумажном носителе:

рисунки,
топографические карты,
картины,
фотографии,
схемы,
гравюры и т.п.

Машинописные документы

К машинописным документам: кино-, фото-, аудио- документы, видеофонограммы.

Обычно машинописные (электронные) документы, хранятся на:

Негативы,
Кассеты,
Микрофильмы,
Пленки,
Диски,
Флешки,
Электронные файлы на компьютере,

Теперь вы понимаете, что ваши поиски в архиве не ограничиваются только книгами?

Виды запросов в архив

Составляя запрос в архив нужно правильно формулировать его, чтобы получить информацию.

В архивах есть четкие правила исполнения каждого вида запросов. Каждый из них имеет свою стоимость.

Генеалогический запрос

Обычно такие запросы включают в себя полноценный поиск по метрическим книгам и ревизским сказкам по одной или нескольким фамилиям за определенный временной период (обычно 100 лет или 3 поколения)

Ответ из архива о наличии источников генеалогической информации

Биографического характера запрос

Такой запрос нужен, чтобы подтвердить:

факт рождения, бракосочетания, смерти (обычно этого уже достаточно для составления родословной и генеалогического древа)

С помощью биографического запроса в архив можно также:

подтвердить степень родства,
установить факт обучения,
узнать о служебной деятельности;
подтвердить трудовой стаж и доходы;
подтвердить факт работы в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
установить подробности несчастных случаев на производстве, где работали предки;
подтвердить право на имущество;
узнать информацию о репрессированных предках, получить их личное дело и справки (лишение избирательных прав, раскулачивание, высылка за пределы района);
подтвердить факт пребывании граждан в немецком плену и на принудительных работах в Германии в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
узнать сведения об эвакуации граждан и пребывании в детских домах в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
узнать информацию о партийной деятельности вашего предка

Биографический запрос поможет подтвердить информацию о награждении

Из дополнительных генеалогических источников можно узнать

Обычно ответы на запрос составляются на бланке архива с печатью и подписью должностного лица.

Архивная справка – документ, который выдается архивом и содержит информацию о предмете запроса. Указывается архивный шифр документ, на основании которых она составлена. Является официальным подтверждением факта.

Архивная копия – воспроизводит дословно архивный документ (рукописный или машинописный текст).

Архивная выписка — дословно воспроизводится часть текста архивного документа, относящаяся к предмету запроса.

Информационное письмо – письмо, составленное в качестве ответа на запрос пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве источниках по конкретной теме.

Архивная справка о венчании Андрея Григорьевича Новожилова

Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива.

Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и историческую справку по теме;

Электронная (фото, скан) или бумажная (ксерокс) копия документа – копия снятая с оригинала документа, предоставляется по запросу пользователя.

Какую форму ответа просить у архива?

Выбирайте то, что дешевле, согласно прайсу конкретного архива (в разных архивах по-разному). Ведь отсканировать ксерокс вы сможете и сами.

Но помните и о других сторонах этого вопроса. Черно-белый ксерокс (особенно с полосами от краски) может сделать архивный документ нечитабельным.

Сроки получения тоже зависят от вида копии. Электронную вам пришлют в считанные часы после оплаты. А вот бумажный вариант придется ждать несколько дней по Почте России.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3
Глава 1. Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов……………. 5
Глава 2. Архивная коллекция как вид архивного фонда
2.1 Состав, структура, комплектование архивной коллекции…………. 12
2.2 Экспертиза ценности документов архивных коллекций………………. 15
2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения………………………………………………………………………………. 16
Глава 3. Примеры формирования некоторых архивных коллекций
3.1 Архив по истории диссидентов…………………………………………….21
3.2 Архивные коллекции Центрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга……………………………………………………………….24
3.3 Архивные коллекции Государственного архива РФ……………………..25
Заключение……………………………………………………………………….26
Библиографический список литературы………………………………………27

Прикрепленные файлы: 1 файл

дипломкаВиды архивных фондов для Ниязовой.doc

Депобразования и молодёжи Югры

бюджетное учреждение среднего профессионального образования

Глава 1. Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов……………. 5

Глава 2. Архивная коллекция как вид архивного фонда

2.1 Состав, структура, комплектование архивной коллекции…………. 12

2.2 Экспертиза ценности документов архивных коллекций… ……………. 15

2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения………………………………………………………… ……………………. 16

Глава 3. Примеры формирования некоторых архивных коллекций

3.1 Архив по истории диссидентов……………………………………………. 21

3.2 Архивные коллекции Центрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга…………………………………………………… ………….24

3.3 Архивные коллекции Государственного архива РФ………… …………..25

Библиографический список литературы………………………………………27

Так, возникает проблема выбора социально-значимой информации о прошлом, проблема использования отобранной информации для нужд настоящего и будущего.

Общественная или социальная память – механизм, обеспечивающий социальную преемственность. Социальная память общества – совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование некогда актуальной социальной информации в информацию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Целью дипломной работы является изучение и исследование научной организации формирования архивных коллекций.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать понятие архивного фонда и рассмотреть основные виды архивных фондов.

2. Исследовать архивную коллекцию как один из видов архивного фонда.

3. Раскрыть состав, структуру и способы комплектования архивных коллекций.

4. Рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций.

5. Охарактеризовать методику систематизации документов архивной коллекции и формирование единиц хранения.

6. Показать примеры формирования архивных коллекций.

Глава 1. Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.1

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы – независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивный фонд — учетная и классификационная единица Архивного фонда РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Как понятие классификационной и учетной единицы определение "архивный фонд" удобно, но следует отметить, что это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности.

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием.

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция).

Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

- в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в госархивы;

- в государственных архивах при необходимости создания объединённых архивных фондов и архивных коллекций, исправление ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.

Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединённых архивных фондов, архивных коллекций)

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы.

Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

Комплектование архива включает:

определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:

определение состава документов, подлежащих приёму в архив;

приём документов в архив.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы; происхождения и территориальной принадлежности документов; недробимости фондов.

Государственные и муниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

С виду простой процесс хранения архивов становится достаточно сложным, если углубиться в ту или иную сферу сохранения информации.

Рационально организовать архивное делопроизводство помогут знания о существующих видах информационных носителей, подлежащих хранению. Некоторые категории документов удобно хранить в обычных шкафах, а для других больше подойдут мобильные стеллажи для архива. Какие разновидности документации существуют и каким образом должно быть организовано ее хранение?

Типы и форматы архивных документов

Наиболее распространенная классификация архивных документов подразумевает деление их на следующие группы:

документы постоянного хранения;
документы временного хранения сроком до 10 лет;
документы временного хранения сроком более 10 лет.

В зависимости от формата и способа закрепления информации архивные носители информации делят на две большие категории:

письменные и графические документы на бумажных носителях;
аудиовизуальные (микрофильмы, звуковые записи, фотоизображения) и электронные документы.

В настоящее время большинство документации постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архивы в традиционном бумажном формате. Для таких информационных носителей необходимо использовать первичные защитные средства хранения: папки, конверты, пакеты, коробки.

Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается упаковывать в связки. Остальные виды архивных бумаг необходимо помещать в папки или картонные коробки и только затем убирать на полки. Что касается выбора оборудования для архива, то здесь нужно учитывать характер содержащейся в документах информации.

Если архивные данные представляют особую ценность и требуют дополнительной защиты, то для размещения документации рекомендуется использовать передвижные металлические стеллажи. Их можно выстраивать в ряды, придвигая вплотную друг к другу и тем самым ограничивая доступ ко всем полкам, кроме крайних.

Такие виды архивных документов, среди которых часто осуществляется поиск и которые время от время передаются во временное пользование, следует хранить в условиях свободного доступа, поэтому для их размещения можно применять стационарные шкафы и стеллажи.

Целью курсовой работы является изучение классификации документов Архивного фонда РФ.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть состав Архивного фонда РФ
2. Определить классификацию документов Архивного фонда РФ
3. Определить классификацию документов в пределах Архивного фонда РФ
4. Определить классификацию документов в пределах архива
5. Определить классификацию документов в пределах архивного фонда

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..…3
Глава 1. Архивный фонд РФ, его состав, классификация находящихся в нем документов………………………………………………………………………. 5
Состав Архивного фонда РФ……………………………………………..…..5
Федеральное архивное агентство России……………………………….….11
Понятие о классификации документов Архивного фонда РФ……………13
Глава 2. Классификация документов Архивного фонда РФ………………….14
2.1. Классификация документов в пределах Архивного фонда РФ………….14
2.2. Классификация документов в пределах архива…………………………..18
2.3. Дело как единица классификации документов…………………………. 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….30
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………

Файлы: 1 файл

Введение.doc

Государственными архивами с постоянным составом документов являются: Государственный архив Российской федерации, Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский государственный исторический архив (РГИА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ), Российский государственный научно-технический архив (РГНТА, бывший ЦГАНТД) с филиалом в Москве, Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД), Российский государственный архив кинофотодокументов с филиалом в г. Владимире (РГАКФД), Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда.

- научно-исследовательские учреждения (ВНИИДАД) и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

1.3. Понятие о классификации документов Архивного фонда РФ

Классификация документов Архивного фонда РФ - это их научная группировка по наиболее существенным признакам.

Классификация - это основа организации Архивного фонда РФ. Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учетом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах:

- Архивного фонда РФ в целом;

Классификация документов Архивного фонда РФ строится на основе следующих признаков:

- по формам собственности;

- видам носителей информации, способам и технике закрепления информации;

- срокам хранения и др. 5

Глава 2. Классификация документов Архивного фонда РФ

. Классификация документов в пределах Архивного фонда РФ

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

По формам собственности документы классифицируются на документы федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной собственности.

По историческим эпохам: в современных российских государственных архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917 г. (дореволюционные и советские).

Документами советской эпохи считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду.

При классификации документов учреждений - фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, конфискации и реорганизации.

Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок.

С учётом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов.

Например, специализированными архивами являются Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга), Центральный архив аудиовизуальной документ ации Москвы (ЦААДМ), хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий.

Фотодокументы Архивного фонда Российской Федерации активно используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий и др.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования. 6

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Россий ской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года. 7

Принадлежность документов к определённым отраслям государственной и общественной деятельности.

Это признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов.

Таким образом, классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

Внутри архива документы группируются:

- по архивным фондам и архивным коллекциям;

- категориям доступа к документам.

Группировка документов по архивным фондам и коллекциям - основа классификации документов в пределах архива

Определение (уточнение) принадлежности документов данному фондообразователю называется фондированием. 8

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объединения и т.д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. Работа по фондированию документов осуществляется:

- ведомственных архивах при отборе документов для передачи в госархивы;

- государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.

Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недробимости архивных фондов.

Материалы архивного фонда учреждения (предприятия, общественной организации, войсковой части) или отдельного лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности.

В соответствии с принципами недробимости архивных фондов комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.

Исторические связи существуют не только между документами внутри архивного фонда, но и между архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы, дробление и распыление которых по различным архивам нарушает правильную классификацию документов. Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование.

Исторически сложившиеся комплексы архивных фондов могут образовывать фонды учреждений, связанных с временем существования, с масштабом деятельности, принадлежностью к одной отрасли государственного управления, экономики или культуры, одному ведомству, к конкретной административно - территориальной единице. Таким образом, принцип недробимости фондов тесным образом связан с признаками классификации.

Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций).

Определить границы архивного фонда - значит определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя. 9

Читайте также: