Управление временем проекта реферат
Обновлено: 25.06.2024
Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!
Федеральное агентство по образованию
ГОУ Омский государственный педагогический университет
Управление временем
студентка 3 курса 932 группы
Сарсенова Данара Рашидовна
Саньков М.А.Омск 2011
ОГЛАВЛЕНИЕВВЕДЕНИЕ 3ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ 41.1. Понятие управление временем и причины его дефицита 41.2. Основные методы в управлении временем 51.2.1. Метод Эйзенхауэра 51.2.2. Принцип Парето 71.2.3. Система управления временем Б.Франклина 8ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ОСНОВА УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ 132.1. Практические советы по управлению временем 132.2. Рациональный подход к обладанию информацией 152.3. Маркетинговое исследование в Университетском колледже. 16ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 201.Абульханова К.А. , Березина Т.Н. Время личности и вре-А 17 мя жизни. — СПб.: Алетейя, 2001. — 304 с ISBN 5-89329-377-0 202.Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2009 г. 203.Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм менеджмент на Outlook 2007/Глеб Архангельский –М.: Манн, Иванов и Фербер,2006 20 ВВЕДЕНИЕ
Время - бесценный и невозобновляемый ресурс.
И до тех пор, пока временем не управляют,
ничем другим управлять нельзя.
Peter DruckerВремя – необратимо и именно это является проблемой исследования данной работы. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Актуальность моей темы не вызывает сомнения так как не только современный руководитель, но и каждый современный человек должен иметь представление об основах планирования собственного времени. В данной работе будут рассмотрены основные принципы управления временем, которые охватывают практически все аспекты человеческой деятельности. На первый взгляд может показаться, что проблема тайм – менеджмента присуща только управленцам и, что остальные сферы жизни не затронуты, но возникает вопрос элементарного планирования жизни от глобальных планов до распорядка дня. Одним из наиболее сложных моментов является не столько планирование, сколько неукоснительное выполнение плана. Здесь всё будет зависеть от степени важности, необходимости внутреннего мотива и силы воли индивида.
И так, цель моей работы: изучить основы управления временем как одним из важнейших ресурсов человека.
изучить основные методы в управлении временем, а именно Метод Эйзенхауэра, Принцип Парето и Система управления временем Б.Франклина;представить и охарактеризовать практические советы по управлению временем;провести маркетинговое исследование в Университетском колледже.
ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ 1.1. Понятие управление временем и причины его дефицита
Управление временем — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время.[11] Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его
Управление временем осуществляется на всех этапах жизненного цикла проекта, реализуясь в различных функциях проект-менеджмента. На этапе разработки проекта — это планирование времени проекта, на этапе реализации — контроль выполнения сетевого графика и внесение изменений по ходу осуществления проекта.
Главная задача управления временем в календарном планировании интегрирует в себе достижение трех условий:
— минимизация продолжительности проекта в условиях ограниченности ресурсов;
— минимизация стоимости проекта;
— равномерное распределение ресурсов.
Итогом выполнения главной задачи планирования времени является обоснованный календарный план. Календарный план — это проектно-технологические документы, устанавливающие полный перечень работ проекта, их последовательность, взаимосвязь, сроки выполнения, продолжительность, исполнителей и ресурсы, необходимые для выполнения работ.
Создание календарного плана предполагает ряд предварительных действий:
1) определение продолжительности работ;
2) установление взаимосвязи между работами;
3) определение времени доступности всех видов ресурсов.
Процесс определения продолжительности работ может осуществляться различными методами, в частности экспертным методом Delphi, с использованием баз данных, с помощью внутренних и внешних консультантов, существующих стандартов и т. д. При применении метода Delphi эксперты письменно, независимо друг от друга оценивают ситуацию. После этого каждый эксперт знакомится с оценками коллег и корректирует свою оценку. Процедура повторяется до тех пор, пока оценки не сблизятся до приемлемого интервала времени.
Может применяться также метод оценки по аналогии, при котором сопоставляются результаты другого проекта. Метод неприменим при производстве уникальных инновационных работ.
Количественный метод учитывает объем работ и производительность труда. При этом методе предполагается возможным учесть основные факторы продолжительности работы: трудоемкость, количество исполнителей, чистое время задержки.
Трудоемкость работы — это время, необходимое одному человеку на выполнение данной работы. Измеряется в человеко-часах. Нетрудно подсчитать, как длительность выполнения зависит от количества работников. На длительность исполнения влияет также эффективность использования рабочего времени, необходимо учитывать определенные закономерности, а именно, слишком оптимистичный расчет на использование всего рабочего времени для непосредственного выполнения проекта чреват нереалистической длительностью задач, которая может обернуться срывом сроков проекта, прежде всего потому, что время выполнения задачи всегда удлиняется за счет выполнения других служебных обязанностей (совещания, обсуждения и т. д.), а также за счет непредвиденных личных обстоятельств, когда работник бывает недоступен (болезнь, незапланированные перерывы, форс-мажор).
Чистое время задержки связано с длительностью, не зависящей от трудоемкости работ, и касается таких ситуаций, которые требуют работы с документами: утверждение, получение разрешений, сертификатов и т. д. Трудоемкость работ может составлять несколько часов, а вся процедура займет пять дней; таким образом, длительность выполнения работы будет составлять пять дней.
Наглядное представление о продолжительности работ дает диаграмма Ганта.
Последовательность и взаимосвязи работ отображаются на сетевом графике. Существует два вида сетевых графиков: традиционный и график PERT. Традиционный график, построен по принципу события-работы, график PERT (Program Evaluation and Review Technique — метод оценки и пересмотра плана) — по типу работы-связи.
Основные правила сетевого графика:
1) после завершения предшествующей работы можно приступать к выполнению последующей, к которой идут стрелки;
2) начать работу можно, только завершив все предыдущие работы, от которых стрелки ведут к искомой работе.
Для понимания смысла сетевого планирования необходимо также дать определение ключевым понятиям сетевого графика.
Некритический путь проекта — последовательность работ, которую можно выполнить с некоторой задержкой, не приводящей к увеличению длительности проекта. Это происходит в силу того, что некритический путь по определению короче критического и поэтому содержит некий резерв времени, благодаря которому любая задача, лежащая на некритическом пути, имеет некий временной люфт и может передвигаться по оси времени. Таким образом, резерв времени — максимальное время, на которое можно сдвигать задачу, лежащую на некритическом пути, без увеличения сроков проекта.
Из-за возможности передвижения некритических задач по оси времени возникает возможность определить точные сроки самого раннего начала — окончания и самого позднего начала — окончания работ.
Для определения длины критического пути и установления сроков раннего начала — окончания проекта предпринимается прямой анализ сетевого графика. Для установления поздних сроков начала — окончания и соответственно величины резервов времени — обратный анализ.
Разумеется, на практике используются и более сложные зависимости и связи. Конкретный график зависит от многих причин: от сложности последовательностей и связей, от задач, которые стоят перед проект-менеджером, от типа программного обеспечения проекта и т. д.
Итоговым документом планирования времени, как уже указывалось, является календарный план. Стандартный календарный план должен содержать конкретные сроки, сведения о резервах времени и фамилии ответственных членов команды.
Современное программное обеспечение позволяет совместить все эти сведения на диаграмме Ганта, указав еще и необходимые виды ресурсов.
Календарный план может быть представлен в традиционной форме как привычная нам таблица с указанием дат событий и ответственных за выполнение.
Можно представлять календарный план в той форме, которая предложена в программе Microsoft project, она очень удобна для повседневной управленческой деятельности.
При разработке расписания проекта может возникнуть ситуация ресурсного конфликта. Ресурсные конфликты — это несоответствие между пределом потребления ресурса (возможностью) и потребностью в данном ресурсе для выполнения работы. Методы разрешения конфликтов:
Сжатие расписания работ приводит к сокращению сроков проекта, но увеличивает риски.
— Crashing — привлечение дополнительных ресурсов для ускорения выполнения работ, находящихся на критическом пути (покупка дополнительных ресурсов; работа во внеурочное время; перераспределение ресурсов с задач, не находящихся на критическом пути);
— Fast Tracking — параллельное выполнение фаз или работ проекта, которые в обычной практике выполняются последовательно.
Именно параллельное выполнение работ проекта позволяет сократить критический путь и, соответственно, сроки проекта. При этом способе сжатия появляются некритические пути проекта.
Основные направления социальной политики: В Конституции Российской Федерации (ст. 7) характеризуется как.
Образцы сочинений-рассуждений по русскому языку: Я думаю, что счастье – это чувство и состояние полного.
Содержание
Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
1. Управление стоимостью проекта. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
1.1 Основные принципы управления стоимостью проекта. . . . . . . . . . . . . . . . .3
1.2 Оценка стоимости проекта. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
1.3 Бюджетирование проекта. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
1.4 Методы контроля стоимости проекта. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
2. Управление временем проекта. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
2.1 Управление временем проекта. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
2.2 Косвенные и прямые издержки проекта. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
2.3 Сокращение времени выполнения проекта. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3. Управления отклонениями. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
3.1 Манипулирование ресурсами.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
3.2 Манипулирование временем. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.3 Сокращение времени. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .34
Список использованной литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Введение
Управление организационными проектами становится особенно актуальным, когда формируются условия широкого использования методологии управления проектами. Данный метод является эффективным средством управления в реальных условиях и в то же время проверенныминструментом реализации организационных проектов необходимого качества, в установленные сроки, в рамках принятого бюджета.
Проект - дело, связанное не только с инновациями и с необходимостью больших инвестиций. Проект подразумевает многочисленные факторы неопределенности, а это затрудняет расчеты. К этому еще надо добавить, что работа над проектом осуществляется в команде и требует от всех ее участниковособых навыков и способностей. Поэтому предприятию следует с большой тщательностью подойти к вопросам планирования, ведения и управления любым комплексным проектом. Умелый менеджмент выведет начинания компании на дорогу успеха.
Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного циклапроекта (говорят также - проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.
Управление стоимостью и временем проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проектбудет выполнен в рамках утвержденного бюджета и времени.
1. Управление стоимостью проекта
1.1 Основные принципы управления стоимостью проекта
Стоимость проекта определяется совокупностью стоимостей ресурсов проекта, стоимостями и временем выполнения работ проекта.
Для строительных проектов определяется стоимость строительства, которая представляет собой часть стоимости проекта, в которуювходят денежные средства, необходимые для капитального строительства. Оценка всех затрат по проекту эквивалентна оценке общей стоимости проекта.
Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета.
Управление стоимостью и управление затратами практически являются.
В настоящее время специалист по рекламе это востребованная на рынке профессия. Все предприятия любого профиля используют рекламу и продвижение в своей деятельности. На предприятиях среднего и крупного уровня создаются отделы по рекламе, на предприятиях малого бизнеса работает специалист по рекламе. Для разработки и реализации особо крупных рекламных кампаний участники рынка обращаются за помощью к рекламным агентствам. И сегодня специалист по рекламе играет на предприятиях важную роль и результаты его работы напрямую зависят от грамотной постановки целей и соблюдении дисциплины в рабочих процессах. Важнейшая особенность работы специалиста по рекламе это многозадачность и разноплановость выполняемых работ. И поэтому только грамотная постановка целей и расстановка приоритетов является основой продуктивной работы. Каждому специалисту по рекламе необходимо четко выработать систему постановки целей и организации времени. На многих предприятиях проводят обучение тайм-менеджменту для более продуктивной работы специалистов.
Для того, чтобы раскрыть тему, необходимо ознакомиться с основными терминами данной дисциплины:
· Тайм-менеджмент - наука об управлении временем, организации своей деятельности и достижении своих целей.
· Методология - описание способа организовать свою деятельность.
· Хронометраж (или ведение дневника) - учет потраченного времени для возможности оценить эффективность своей деятельности.
· Дауншифтинг - переезд ближе к природе, уход от дел, карьеры, бизнеса в пользу спокойной и размеренной жизни.
· Локальный дауншифтинг - уход от активного ведения дел на короткий промежуток времени (1-3 недели), чтобы сосредоточиться над какой-то творческой задачей или важным проектом (термин ввел Глеб Архангельский).
· Кайрос (или контекст, категория) - удачное стечение обстоятельств, удобный момент для выполнения определенного рода дел.
· Метка - функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам). В онлайн-органайзере такая функция называется контекстом.
· Папка - функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам).
· Работа 2.0 - это новый современный стиль работы без привязки к конкретному офису или помещению; это совокупность методов, онлайн-сервисов и других средств, позволяющих работать из любой точки мира, меньше стоять в пробках и ощущать радость от работы и жизни.
1. Основы управления временем
Тайм-менеджмент или управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.
. Анализ использования рабочего времени
Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени
Кэ = (Ф - Р)/Ф = 1 - Р/Ф,
где Ф - фонд рабочего времени, мин;
Р - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников
где Пз - потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника
где По-потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.
Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников
где ОЛ - затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.
Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно-административной работы (Коа) и т.п.
. Структура тайм-менеджмента
·Целеполагание
Говоря о постановке целей, обязательно надо помнить то, что цель должна соответствовать критерию SMART 4 : быть конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed), достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed).
В том случае, если один из критериев SMART не является характеристикой поставленной цели, то целеполагание становится затруднительным, а цель превращается в набор пожеланий.
При постановке целей необходимо быть последовательным и осуществлять сначала цели на ближайшее время.
Постановка целей - это возможность структурировать свою деятельность, способ достичь успеха.
·Определение приоритетов
Тайм-менеджмент представляет собой набор инструментов, с помощью которых возможно определить необходимость выполнения той или иной процедуры в текущую единицу времени. Тайм-менеджмент позволяет расставить приоритеты.
Именно при правильном определении первоочередных и второстепенных задач в жизни и работе возможно эффективное управление временем. Тайм-менеджмент позволяет делать это правильно и быстро, что крайне важно при выработке навыка организации времени.
Необходимо уметь определять важные дела из всего потока указаний и просьб, которые поступают к нам ежедневно.
·Знание инструментов планирования
Инструментарий. который применяется в тайм-менеджменте для организации своей деятельности огромен. Есть множество методик, которые возможно использовать.
Чувство времени - один из важнейших инструментов эффективного тайм-менеджмента.
Привычки, или навыки, доведенные до автоматизма, являются показателем того, что теоретические выкладки и методики тайм-менеджмент достигли необходимой цели: человек использует их в своей жизни неосознанно.
Именно выработка привычки у человека управлять своим временем и является основной целью тайм-менеджмента.
Техники тайм-менеджмента
Исходя из этого, все задачи можно поделить на 4 группы:
. Срочное и важное - например, потек кран в квартире, срочный телефонный звонок, подходит к концу срок сдачи налоговой отчетности и т.д.
. Несрочное, но важное - это привычная работа, планирование проектов на будущее, посещение бассейна, спортзала и тому подобное
. Срочное и неважное - это чаще всего какие-то непредвиденные ситуации и зада. Например, срочная, заранее незапланированная встреча или такой же телефонный звонок. Так же сюда относятся различные хлопоты, не связанные с достижением ваших целей.
· Personal Efficiency Program (PEP)
· Getting Things Done (GTD)Things Done - это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.
Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.
Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.
Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:
· Метод Парето или закон 80/20
% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.
Об этом методе писали многие известные специалисты по тайм-менеджменту, такие как Дэвид Ален, Стивен Кови, Глеб Архангельский.
Чтобы можно было заняться стратегическим планированием, Вам необходимо нарисовать пирамиду с несколькими уровнями, например:
Уровней может быть 5-7. Их названия и значения могут варьироваться. Например, это могут быть такие уровни, как показано на изображении: Жизненные цели, Пятилетка, Год, Месяц и Неделя.
В данной работе я рассмотрела основные понятия управления временем, выделила необходимые термины, изучила анализ рабочего времени, выделила структуру тайм-менеджмента и рассмотрела основные техники управления временем.
Я считаю что внедрение одной из систем тайм-менеджмента в свою профессиональную деятельность является неотъемлемой частью успешной работы специалиста по рекламе, что в свою очередь сильно влияет на общее положение организации на рынке и приносит доход компании в связи с повышением эффективности работы.
Специалист по рекламе должен уметь выделять основные цели, уметь грамотно расставлять приоритеты, знать основные инструменты планирования и вырабатывать профессиональные привычки.
Список литературы
менеджмент управление время контроль
. Дэвид Аллен Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. - 368 с.
. Сладкевич В.П., Чернявский А.Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. 3-е изд., стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 152 с
Читайте также: