Управление как информационный процесс реферат
Обновлено: 17.06.2024
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Информация и управление.
Управление -- это целенаправленное воздействие управляющего объекта на управляемый для организации его функционирования заданным образом. Оказывается, самые разнообразные процессы управления (в природе, обществе, технических устройствах) происходят сходным образом, основаны на одних и тех же принципах20.
Любое управляющее воздействие, в какой бы форме оно производилось, можно рассматривать как информацию, передаваемую в форме команд. Например, при нажатии кнопки на пульте управления телевизором мы передаем команду "переключить канал". Как сказано в определении, команды отдаются не случайно, а целенаправленно. Иногда цель достигается после исполнения одной команды, чаще приходится пользоваться последовательностью команд. Вы уже знаете, что такая последовательность называется алгоритмом.
Достаточно ли односторонней передачи информации (только от управляющего объекта к управляемому)? Иногда, да. Но чаще желательно (а нередко, и необходимо) иметь возможность реагировать на изменения реальной ситуации, т.е. управляющий объект должен получать информацию от управляемого объекта и, в зависимости от его состояния, так или иначе менять управляющее воздействие. Для передачи информации о состоянии управляемого объекта служит обратная связь. Системы управления, содержащие ветвь обратной связи, называются замкнутыми, а не имеющие ее -- разомкнутыми.
При отсутствии обратной связи алгоритм управления может содержать только однозначную линейную последовательность команд. Именно такими алгоритмами мы и занимались до сих пор. Когда обратная связь существует, алгоритм может иметь гораздо более сложную структуру, и соответственно, быть гораздо "интеллектуальнее".
Чтобы автоматическая система могла получить информацию о состоянии управляемого объекта и внешней среды, необходимы специальные устройства -- датчики (Например, датчик температуры, датчик вибрации, датчик освещенности и т.д.). В ЛогоМирах тоже есть датчики -- функции, передающие компьютеру значения, в зависимости от состояния системы или своих аргументов. Например, датчик "ответ". Его значение зависит от того, что набрал человек в ответ на последний вопрос компьютера. Существуют датчики, значение которых зависит от состояния черепашки. Например, "цвет_поля" (цп, colorunder) выдает код цвета, на котором в данный момент находится черепашка.
Используя уже изученные команды, мы можем изменять характеристики того или иного действия, но не можем отменить его или заменить на другое. На практике же нередко требуется именно такая реакция на изменение состояния системы.
пусть “x 0 - :b / :a
сообщи пред [Корень уравнения x=] :x
если_иначе :a = 0
сообщи [При а=0 уравнение не имеет решений!]
пусть “x 0 - :b / :a
сообщи пред [Корень уравнения x=] :x
Мы использовали условные команды, с помощью которых реализовали алгоритмическую структуру "ветвление" (другое название -- альтернатива21). Ветвление -- выбор одной из двух последовательностей команд в зависимости от выполнения некоторого условия. Ветвление бывает неполным (как в первом примере -- выбиралось, делать что-то или не делать ничего) и полным (когда выбирается вариант действия). Им соответствуют краткая и полная формы условной команды.
Условие -- это некоторое выражение, о котором можно сказать, что оно истинно или ложно. При его записи можно использовать знаки сравнения (, =), а также логические операции: и (and), или (or), не (not).
В краткой условной команде действия выполняются только в том случае, когда условие истинно. В полной -- когда условие истинно, выполняется первый список действий, а когда ложно -- второй. Затем начинает выполняться команда, следующая за условной.
Условные команды, как и циклы, могут быть вложенными. Это полезно, например, если нужно выбрать один вариант действий не из двух, а из трех, четырех или более.
Управление как информационный процесс: этапы, процессы, процедуры.
Управление по своей сущности является информационным процессом, связанным со сбором информации, ее хранением, обработкой и выработкой управленческого решения о целенаправленном воздействии на систему, причем само решение формируется в виде информационного импульса, корректирующего траекторию развития системы.
Как правило, выделяют пять основных способов управления, которые различаются в зависимости от степени определенности траектории, приводящей систему к цели, и возможности управляющей подсистемы удерживать управляющую подсистему на этой траектории.
Первый, самый простой способ имеет место в тех случаях, когда траектория действия задана однозначно, а значит, применяется стандартная схема действий при принятии и реализации управленческих решений. В этом случае управление осуществляется без учета возможных вариантов развития событий. Это управление по заранее заданным алгоритмам и шаблонам. Такой способ управления обычно используется на самом низком уровне управления.
В условиях нестабильной среды функционирования и довольно низкого уровня прогнозов очень часто происходит отклонение системы от оптимальной траектории развития. В этом случае используется второй способ управления – регулирование. Он заключается в том, что, отслеживая текущую траекторию и оценивая отклонения от оптимальной траектории, можно определить дополнительное управляющее воздействие, которое возвратит систему на нужную траекторию. Простейшим примером регулирования является управление, осуществляемое операторами-станочниками, автопилотом и т.п.
В случаях, когда среди всех возможных комбинаций значений управляемых параметров системы не найдется такой, при которой ее траектория пересечет целевую область, используется четвертый способ управления – структурная адаптация, при котором структура системы изменяется до тех пор, пока не произойдет попадение в целевую область. Примерами реализации данного способа управления являются гибкие автоматизированные системы, организационные изменения на предприятиях и т.п.
Возможны также случаи, когда цель принципиально недостижима ни при каких преобразованиях структуры системы. В этом случае предлагаются отказ от старой цели и задание новой, которая рассматривается в качестве пятого способа управления, который принято называть управлением по целям.
Динамический характер управления требует рассмотрения структуры процесса управления в разрезе этапов, процессов и процедур.
Этап определения цели реализуется в процессе целеполагания.
В широком смысле под целью понимается желаемое состояние объекта или системы. Целеполагание – это прерогатива лица, принимающего решение (ЛПР). Цели, как правило, зависят от личного опыта ЛПР, его системы ценностей, реалистичности понимания ситуации, состояния системы и перспектива развития ситуации, количества и приоритетности целей.
При постановке цели должна быть сформулирована генеральная цель и определен временной интервал, отводимый для ее достижения. Затем формулируются локальные цели и определяются их приоритеты, выявляются цели, противоречащие друг другу. Для описания количественных характеристик целей используют систему критериев, позволяющих формализовать цель через систему экономических показателей.
Для сужения круга возможных решений формируется система ограничений. Причем, наряду с объективными ограничениями, например, ограничениями ресурсов, правовыми ограничениями, морально-этическими нормами, информационными ограничениями, конкуренции и т.д, существуют ограничения и субъективные, связанные с уровнем компетенции ЛПР. Процедура установления ограничений предполагает также и преобразование ряда критериев в ограничения, что позволяет упростить задачу за счет повышения свободы маневра ЛПР при принятии решения. Формирование системы ограничений в большинстве случаев обуславливает необходимость пересмотра некоторых локальных, а иногда и глобальных целей, а также критериев, их описывающих.
После определения цели основной задачей ЛПР является максимально точная оценка ситуации, с учетом ретроспективных и перспективных изменений. В ходе информационного процесса, предусматривающего реализацию традиционных информационных процедур, формируется информационный фонд, необходимый для проведения аналитической работы, в результате которой на основе детального анализа формулируется круг проблем, решение которых позволит достичь поставленных целей.
Ключевым моментом процесса управления является принятие решения. Процесс принятия решения – процесс преобразования информации о состоянии и функционировании объекта управления в информацию о более рациональном пути достижения этим объектом желательного состояния в будущем. На этапе выбора решения определяются возможные пути решения каждой из проблем, производится оценка альтеративных вариантов, определяется круг возможных решений и происходит выбор оптимального из них. Следует отметить, что при наличии нескольких целей (соответственно их критериев) выбрать единственный вариант решения крайне сложно. В этом случае оценивается оптимальность по Порето: оптимальным считается решение, при котором достигается не ухудшение по всем критериям оптимальности, а улучшение хотя бы по одному из них.
Для претворения принятого решения крайне важным является процесс обеспечения его реализации, предполагающий назначение сроков и лиц, ответственных за исполнение с учетом уровня их полномочий, контроль за исполнением решения.
Управление – это циклический процесс, такой же, как и любая работа. Ко- гда говорят, что организация функционирует, имеют в виду, что выполняются какие-то определенные действия, необходимые и достаточные для поддержания ее жизнедеятельности. Управление как процесс можно рассматривать с двух точек зрения: как информационный процесс и как функциональный процесс.
Управление как информационный процесс. Рассматривая управление как информационный процесс, надо отметить, что это не что иное, как обмен ин- формацией между управляемой и управляющей системами.
Схема (рис. 2) дает представление о цикле управления и дает понятие управления как процесса. Циклом управления называют кругооборот инфор- мации между объектом управления и управляющей системой или между управ- ляющей системой и внешней средой.
Управленческий цикл совершается либо только по внутреннему контуру, ли- бо по внутреннему и внешнему контурам. В первом случае он вызван информа- цией, пришедшей из объекта управления, и при этом процесс управления может идти только по внутреннему контуру, во втором - он порождается информаци- ей из внешней среды, а управленческий процесс идет (должен идти) не только по внутреннему, но и по внешнему контурам. Причем эти контуры должны быть замкнутыми. Это является необходимым условием эффективного функ-
ционирования управленческого процесса. А при разомкнутом внутреннем кон- туре управление практически отсутствует полностью, поскольку нет информа- ционного обмена. В реальности внутренний контур всегда замыкается, по- скольку руководитель несет непосредственную ответственность за результаты деятельности подчиненного объекта. Однако внешний контур нередко остается
 |
Рис. 2. Блок-схема информационного управленческого цикла
разомкнутым (руководитель не всегда передает информацию во внешнюю вре- ду, хотя и замыкает внутренний контур в связи с полученной из внешней среды информацией), поскольку не отвечает за состояние дел во внешней среде и по- этому считает информационный обмен не обязательным. Этим самым внешняя среда ставится в состояние неопределенности.
Ориентируясь на рис. 2, сформулируем понятия: предмет труда, средства труда и результаты труда руководителя применительно к любому процессу управления. Предметом труда управляющей системы (руководителей) явля- ется либо информация о состоянии объекта управления, либо информация из внешней среды об ее потребностях (требованиях) к конкретному объекту управления. Средствами труда руководителей являются мыслительная спо- собность головного мозга и технические средства сбора, переработки и переда- чи информации. Результатом труда руководителей является управленческое
решение, выработанное на основе: либо информации из объекта управления, либо информации из внешней среды.
Образно говоря, информация – это заготовка, мозг и технические средства
– инструмент и оборудование, решение – готовая деталь.
Учитывая информационный характер предмета труда руководителя, что свидетельствует о преобладании умственного труда менеджеров, который явля- ется более утомительным для любого человека, следует обратить внимание на характер информации поступающей к менеджерам. По этому критерию ее можно классифицировать как:
· положительную, т.е. информацию о положительных результатах де- ятельности в объекте управления руководителя;
· нейтральную, т.е. не относящуюся к области деятельности руково- дителя;
· отрицательную, т.е. информацию о возникших проблемах в объекте управления. Под проблемой следует понимать отличие между же- лаемым и действительным состоянием объекта управления (участок, отдел, бюро, цех и т.п.).
В настоящий момент ученые говорят о геометрическом возрастании потока информации, обрушивающейся на людей, но любой человек имеет ограничение на объем обрабатываемой им информации и превышение этого объема приво- дит к возникновению информационной перегрузки у руководителей, в состоя- нии которой невозможно адекватно обрабатывать и реагировать на поступаю- щую информацию. В управлении это влияет на качество результата труда руко- водителя – управленческое решение, реализуемое в процессе достижений целей организации. Учитывая масштаб последствий неправильных решений на успех деятельности организаций, следует свести к минимуму положительную, ис- ключить нейтральную (не относящуюся к делу) и сконцентрироваться на отри- цательной информации, поскольку именно проблемы являются препятствие при реализации цели.
Управление как функциональный процесс. С функциональной точки зрения управление есть не что иное, как исполнение следующих его основных функ- ций:
4. Оперативное регулирование.
Функции управления – это самостоятельные, специализированные и обо- собленные участки управленческой деятельности. Эти функции называются ос- новными, потому что они должны исполняться при исполнении всех специфи- ческих функций. Под специфическими функциями понимаются те из них, для исполнения которых создаются функциональные службы на промышленных предприятиях и в других организациях, которые связаны со спецификой их деятельности. Выделение специфических функций управления необходимо для
организации управления, формирования штатов и организационной структуры. Они отражают специфику деятельности конкретной социально-экономической системы.
Все основные функции управления взаимосвязаны между собой и образу- ют управленческий цикл, представленный на рис. 3. Функция мотивации долж- на выполняться руководителем всегда независимо от того какую основную функцию управления он исполняет в текущий момент. Поэтому на рисунке она пронизывает все остальные функции.
Управление по своей сущности является информационным процессом, связанным со сбором информации, ее хранением и обработкой и выработкой управленческого решения о целенаправленном воздействии на систему, причем само решение формируется в виде информационного импульса, корректирующего траекторию развития системы.
Как правило, выделяют пять основных способов управления, которые различаются в зависимости от степени определенности траектории, приводящей систему к цели, и возможности управляющей полсистемы удерживать управляющую подсистему на этой траектории.
Первый, самый простой способ имеет место в тех случаях, когда траектория действий задана однозначно, а значит, применяется стандартная схема действий при принятии и реализации управленческих решений. В этом случае управление осуществляется без учета возможных вариантов развития событий. Это управление по заранее заданным алгоритмам и шаблонам. Такой способ управления обычно используется на самом низком уровне управления.
В условиях нестабильной среды функционирования и довольно низкого уровня прогнозов довольно часто происходит отклонение системы от оптимальной траектории развития. В этом случае используется второй способ управления - регулирование. Он заключается в том, что, отслеживая текущую траекторию и оценивая отклонения от оптимальной траектории можно определить дополнительное управляющее воздействие, которое возвратит систему на нужную траекторию. Простейшим примером регулирования является управление, осуществляемое операторами-станочниками, автопилотом и т.п.
В случаях, когда среди всех возможных комбинаций значений управляемых параметров системы не найдется такой, при которой ее траектория пересечет целевую область, используется четвертый способ управления - структурная адаптация, при котором структура системы изменяется до тех пор, пока не произойдет попадание в целевую область. Примерами реализации данного способа управления являются гибкие автоматизированные системы, организационные изменения на предприятиях и т.п.
Возможны также случаи, когда цель принципиально не достижима ни при каких преобразованиях структуры системы. В этом случае предлагается отказ от старой цели и задание новой, которая рассматривается в качестве пятого способа управления, который принято называть управлением по целям.
Наряду с принципами, процессами и методами общего менеджмента (стратегический, антикризисный, инновационный менеджмент и т.д.), характерными для любого предприятия, выделяются его разновидности, использующие специфические формы управления различными функциональными сферами предприятия или видами хозяйственной деятельности (функциональный менеджмент). Исходя из этой предпосылки, объективно возникает возможность выделения отдельных секторов менеджмента в соответствии с его предметной областью (сферой приложения управленческого воздействия): производственный менеджмент, менеджмент персонала, менеджмент качества, финансовый менеджмент и т.д.
Для успешного осуществления управленческой деятельности необходимо составить четкое представление о структуре предприятия, взаимодействии его составных частей и связях предприятия с внешней средой. Для решения поставленных задач широко применяется моделирование, под которым обычно понимают процесс создание модели, т.е. образа объекта, замещающего его, для получения информации об этом объекте путем проведение экспериментов с его моделью. Наиболее часто для комплексного описания предприятий используют совокупность его организационной, функциональной и информационной моделей. Форма представления модели и уровень абстрагирования определяется целью моделирования.
Организационная модель предприятия представляется в виде организационной структуры, отражающей состав и взаимосвязь структурных элементов (подразделений).
Функциональная модель описывает предприятие в виде набора взаимодействующих и взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия, связанные с реализаций отдельных функций организационно-экономического механизма предприятий. Как правило, эти блоки представляются в виде функциональных подсистем: производственной, финансовой, социальной, управленческой (организационно-управленческой), взаимодействие между которыми осуществляется посредством информационной подсистемы (рис. 1).
Кроме этого, функциональная модель может отображать распределение различных функций управления (общих и специальных) по функциональным подразделениям предприятия (планирование, учет, маркетинг, инновации и т.д.), а также отображать взаимосвязь и зависимость этих функций.
Информационная модель отражает информационные процессы и потоки (движение информации от источников ее возникновения до мест ее потребления).
При создании модели предприятия необходимо учитывать процессы взаимодействия предприятия с внешней средой.
Читайте также: