Уничтожители документов шредеры реферат

Обновлено: 05.07.2024

Презентация на тему: " Уничтожители документов Выполнил : Студент группы ИС -32 Гаврилова Кристина Проверил : Ковязина Т. С." — Транскрипт:

1 уничтожители документов Выполнил : Студент группы ИС -32 Гаврилова Кристина Проверил : Ковязина Т. С.

2 До 1980-х годов уничтожители бумаг, в основном, применялись правительственными организациями, но затем предприятия и частные лица начали использовать шредеры для уничтожения частных или конфиденциальных документов: счетов, кредитных карт, банковских выписок и других документов, которые могут быть использованы для мошенничества или кражи личных данных. В настоящее время в деятельности любой компании, независимо от ее масштабов и сферы деятельности, актуальным является вопрос ограничения доступа посторонних лиц к корпоративной и секретной информации. Утеря той или иной документации может стать причиной снижения прибыли фирмы, уменьшения клиентской базы, ухудшения уровня безопасности, особенно если секретные данные попадут в руки конкурентов или злоумышленников.

3 Чистое рабочее место, отсутствие захламленности не только способствует улучшению внешнего вида помещения, обеспечивает порядок и комфорт на рабочем месте, но и повышает производительность персонала.

4 Шредеры отличаются по размеру и цене: от небольших и недорогих для уничтожения нескольких страниц до крупных машин, используемых специальными предприятиями по уничтожению, стоящих сотни тысяч долларов, имеющие производительность миллионы документов в час. Существуют даже особые грузовики-шредеры. Обычный небольшой шредер это электроустройство, но бывают и шредеры ручного использования в виде специальных ножниц с множеством лезвий. Согласно статистике, приблизительно каждый четвертый покупатель шредера совершает покупку повторно. Как правило, в первый раз потребители стараются купить модель подешевле и уже только во второй раз подходят к вопросу выбора уничтожителя более серьезно. Основная причина: первый уничтожитель бумаг выходит из строя из-за неправильной эксплуатации и перегрузок. Чтобы избежать подобных неприятностей, перед тем как выбрать шредер, следует помнить о типах уничтожителей.

5 Такие модели следует покупать тем людям, которые планируют использовать устройство от случая к случаю. Нагрузка для данных шредеров минимальна – до 100 листов в день при загрузках. Обеспечивают степень секретности первого, второго или третьего уровня (о степенях секретности - см.дальше) Персональные шредеры – это небольшие по размеру (и занимающие мало места) уничтожители документов, которые, как правило, располагаются рядом с письменным столом. Существуют и такие компактные модели, которые устанавливаются непосредственно на мусорную корзину.

6 Эти уничтожители документов рассчитаны на совместное использование несколькими людьми, например сотрудниками, сидящими в одном кабинете. Располагаются обычно в месте удобном для всех, например рядом с ксероксом/принтером. Обеспечивает средний уровень секретности. Офисный уничтожитель документов рассчитан на большую нагрузку, что существенно увеличивает сроки его эксплуатации Для малого офиса: Уничтожители данного типа рассчитаны на периодическое использование для двух-трех человек. Дневная нагрузка листов при загрузках. Для среднего офиса: Рекомендуются для умеренного использования в офисах. Дневная нагрузка листов при загрузках. Для крупного офиса: Крупные по размерам, такие шредеры предназначены для особо продолжительного использования большим количеством сотрудников. Они способны переработать до нескольких десятков тысяч листов в день.

8 Это самые дорогие шредеры, предназначенные для утилизации секретных документов. Документ, пройдя сквозь ножи такого уничтожителя документов, практически не поддается восстановлению. Такие шредеры необходимы учреждениям, работающим со сведениями, представляющими коммерческую, банковскую, государственную или военную тайну.

9 Продольная резка. Такие уничтожители способны измельчать бумагу и документы на полосы различной ширины, обеспечивая переработку документов среднего уровня секретности. Достаточно простая форма ножей поможет добиться высокой пропускной способности. Перекрестная резка. Одновременная продольно-поперечная резка на мелкие кусочки. Данные шредеры обеспечат переработку документов от среднего до высокого уровня. Некоторые модели с перекрестным типом резки скручивают фрагменты в процессе резки и обеспечивают максимальный уровень секретности. Роторная резка. В мощных уничтожителях документов применяется и такой вид резки, как роторная резка, при которой измельчённый лопастями ротора документ проходит через экран, задающий уровень секретности шредера определённым размером ячейки.

10 Шредеры-плоскорезы с помощью вращающихся ножей вырезают узкие полоски длиной в лист. Эти полосы могут быть восстановлены, поэтому этот вид уничтожения наименее безопасен. При этом способе создается наибольший объем отходов. Конфетти-шредеры используют два вращающихся барабана и вырезают кусочки в виде прямоугольников, параллелограммов или ромбов. Шредеры-крошители вырезают прямоугольные или круглые кусочки. Дезинтеграторы и грануляторы многократно разрезают документ до тех пор, пока частицы не станут достаточно малыми, чтобы пройти через сетку. Шредеры-мясорубки пропускают бумагу через специальный экран, измельчая ее.

11 Шредеры-резаки рвут бумагу с помощью вращающихся ножей. Шредеры-шлифмашины режут бумагу с помощью вращающегося вала с ножами до состояния, пока кусочки не будут достаточно маленькими, чтобы пройти через экран. Шредеры-промышленные измельчают пластиковые карточки, магнитные носители, как минимум до третьей степени секретности. Также к промышленным шредерам относят дробилки, которые способны измельчать макулатуру, древесину, кожу, автомобильную резину в больших количествах.

13 Уров ень секретности Полосы, макс. ширина (макс. площадь) Фрагменты, макс. размер (макс. площадь) Назначение 1 12 мм (2000 мм 2 ) Для приведения общей деловой документации в нечитаемое состояние. Уничтожитель предназначен для обычных документов, служит для утилизации бумаги и обеспечивает минимум секретности. Документы разрезаются на полосы шириной до 12 мм. 2 6 мм (800 мм 2 ) Для приведения внутренних документов в нечитаемое состояние, таких, как распечатки или ошибочные копии. Уничтожитель предназначен для документов служебного пользования. Документы разрезаются на полосы шириной до 6 мм. 3 2 мм (594 мм 2 ) 4 мм × 80 мм (320 мм 2 ) Для уничтожения конфиденциальных документов, например, для личных данных и документов. Документы разрезаются на полосы шириной до 2 мм, или на фрагменты до 4 х 60(80) мм.

14 4 2 мм × 15 мм (30 мм 2 ) Для уничтожения конфиденциальных документов, составляющих существенную важность для личности или компании (для секретной документации). Материал разрезается на фрагменты не более 2 х 15 мм. 5 0,8 мм × 12(13) мм (до 10 мм 2 ) Для уничтожения документов с экстраординарными требованиями по секретности и безопасности, например, для документов государственных служб или фундаментальных исследований (для совершенно секретных документов). Материал разрезается на фрагменты не более 0,8 х 13 мм. 6 0,8 мм × 1(5) мм (до 5 мм 2 ) Для уничтожения документов максимальной секретности. Материал разрезается на фрагменты не более 0,8x1 мм.

15 степень секретности и, соответственно, тип резки; количество документации, которую можно уничтожить одновременно; объем работ и количество пользователей; материалы и характеристики бумаг (тонкая, плотная и т.д.); условия гарантийного и постгарантийного обслуживания.

Шредеры ( to shredd — размельчать, кромсать) — устройства для уничтожения документов.

Информация, содержащаяся в документах на твердых носителях, часто носит конфиденциальный характер. Небрежно оставленные, даже в смятом или разорванном виде, документы служат потенциальным источником неприятностей. Попав в руки заинтересованных лиц, такие документы могут стать причиной серьезного морального или финансового ущерба. В связи с этим во многих солидных организациях действуют инструкции о порядке обращения со служебными материалами и защите информации в электронном виде, а также фиксированной на бумаге и иных носителях (микрофильмах, магнитной ленте и дискетах и т.д.). Вместе с тем в ряде фирм с большим документооборотом остро стоит проблема утилизации отходов делопроизводства в виде документов на твердых носителях. Таким образом, проблема уничтожения документов на твердых носителях актуальна для всех без исключения организаций: правительственных учреждений, финансовых и юридических структур, производственных и торговых предприятий, издательств, информационных и рекламных агентств.

Современные уничтожители можно классифицировать по следующим критериям:

число пользователей и производительность — персональные (для применения непосредственно на рабочем месте);офисные (для коллективного пользования); промышленные (для централизованной обработки деловых бумаг, размельчения бумажно-картонной упаковки);

вид резки — параллельный, измельчающий документына полосы различной ширины; перекрестный, предполагающий одновременную продольно-поперечную резку документа намелкие фрагменты;

• степень секретности (по международному стандарту DIN 32757):

1-й уровень — для документов общего содержания. Допускается ширина полосы не более 12 мм неограниченной длины. Площадь фрагмента не более 2000 мм 2 ;

2-й уровень — для внутренних документов с ограниченным доступом (ДСП). Ширина полосы не более 6 мм с неограниченной длиной. Площадь фрагмента не более 800 мм 2 ;

3-й уровень — для конфиденциальных документов. Полоса не шире 2 мм и площадь не более 594 мм 2 , либо полоса не шире 4 мм, длина не более 80 мм и площадь фрагмента не более 320 мм 2 ;

4-й уровень — для секретных документов. Ширина полосы не более 2 мм, длина не более 15 мм, площадь фрагмента 30 мм 2 ;

• формат носителей информации— А4, В4, A3;

• режим работы — повторно-кратковременный (непрерывная работа аппаратов в течение не более получаса с последующим перерывом); непрерывный (аппараты могут работать непрерывно неограниченное время).

2. Внутренняя структура и принципы работы шредера.

Все шредеры электромеханического типа содержат следующие основные узлы: механический привод, режущий механизм, контейнеры для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажных полос или брикетов.

Режущие механизмы электромеханических шредеров подразделяются на две категории. Механизм первой категории имеет монолитные вращающиеся дисковые ножи с режущими кромками с обеих сторон, как это показано на рис. 7.5. Резка осуществляется благодаря плотно подогнанным друг к другу ножам без использования дополнительного прижимного механизма (как в случае механизма второй категории). Сами ножи изготовляются из высоколегированной стали (технология Золинген), что само по себе гарантирует их высокую прочность и износостойкость. Кроме того, первоначальная заточка зубьев осуществляется лазерным методом после закаливания стали. Это трудоемкий и дорогостоящий процесс, но именно благодаря ему гарантируется стабильная работа режущего механизма даже при попадании скрепок среди измельчаемых документов. Режущий механизм приводится в движение механизмом привода, который содержит двигатель и редуктор. Важнейшим преимуществом шредеров с режущими механизмами первой категории является низкий уровень шума при работе.

Рис. 7.5. Схема ржущего механизма первой категории шредеров.

Механизм второй категории оснащен монолитными вращающимися ножами, имеющими всего одну режущую кромку. Конструктивная схема режущего механизма второй категории шредеров фирмы HSM показана на рис. 7.6. Толщина режущей кромки ножа меньше 0,5 мм. Режущий механизм не содержит ножей очистки, что иногда влечет за собой заклинивание двигателя при реверсе. Резка осуществляется за счет прижима ножей один к другому лишь благодаря пружине, жесткость которой может меняться со временем. Несмотря на меньшую надежность и долговечность узлов механизма по сравнению с механизмом первой категории, этот режущий механизм достаточно распространен в шредерах неевропейской сборки, а также в некоторых моделях немецкого и итальянского производства благодаря малой себестоимости и простоте исполнения.

Рис. 7.6. Схема режущего механизма второй категории шредеров.

3. Классификация шредеров.

По назначению и конструктивному исполнению шредеры подразделяются на персональные, офисные и промышленные.

Персональные шредеры конструктивно выполняются с малообъемной корзиной или даже вовсе без корзины для уничтожаемой бумаги. В последнем случае можно использовать этот аппарат с любой корзиной или контейнером, куда может поступать уничтожаемый материал.

Сервисные функции персональных шредеров обычно заключаются в автоматическом пуске/останове на основе механического или электронного датчика, световой индикации режимов работы и реверсе вращения ножей. Различные модели персональных шредеров позволяют уничтожать документы второй —пятой степени секретности со скоростью, достигающей 90 мм/с, и снабжаются корзиной для сбора уничтожаемого материала емкостью 16 — 29 л.

Офисные шредеры позволяют уничтожать документы со скрепками, могут быть использованы для уничтожения пластиковых карт, CD-дисков и дискет за счет использования режущего механизма первой категории. Закрытый корпус этих шредеров имеет дверцу, открывающую доступ к контейнеру для уничтоженных документов. Корпус передвигается на колесах. К дополнительным сервисным функциям офисных шредеров относится автоматическая блокировка пуска при незакрытой двери. При работе с документами второй — пятой степеней секретности многочисленные модели офисных шредеров имеют производительность 120 — 217 мм/с и емкость корзины 215 л.

На российском рынке представлено большое разнообразие шреддеров производства Германии, Индии, Японии, Китая. Наиболее популярны шреддеры фирм HSM (Германия) и Rexel (Англия).

Какие способы уничтожения документов существуют. Их применение.

Раскройте внутреннюю структуру и принципы работы шредеров.

Сделайте сравнительный анализ режущих механизмов электромеханических шредеров.

Какими конструктивными особенностями обладают персональные, офисные и промышленные шредеры?

В презентации содержится материал по офисному оборудованию- шредер. Рассмотрена история создания, основное назначение, типы и принцип работы данного устройства, представлен класс секретности по типу резки. Материал ориентирован на учителей информатики, педагогов, ведущих дисциплину технические средства обучения, управления в офисе. В презентации представлены фотографии, рисунки, схемы.

Презентация на тему "Шредеры"

ее Шр дер (англ. shredder — измельчатель, кромсатель) используется для измельчения бумаги в очень мелкие полоски или крошечные кусочки. Правительственные организации, предприятия и частные лица используют шредеры для уничтожения частных или конфиденциальных документов: счетов, кредитных карт, банковских выписок и других документов, которые могут быть использованы для мошенничества или кражи личных данных.

Презентация на тему "Шредеры"

Позже Эхингер начал продавать свои измельчители государственным учреждениям и финансовым институтам, добавив лапшерезке электромотор. Компания Эхингера, EBA Maschinenfabrik, изготовила первые разрезающие шредеры в 1959 году и продолжает выпускать их и по сей день уже как EBA Krug & Priester GmbH & Co в Балингене. Посольство США в Иране использовало шредер, чтобы разрезать страницы документов на полоски перед захватом посольства в 1979 году. После заявления полковника Оливера Норта Конгрессу о том, что он использовал шредер модели Schleicher Intimus 007 S для уничтожения тех документов, продажи компании выросли почти на 20 процентов в 1987 году.

Презентация на тему "Шредеры"

Типы шредеров Шредеры отличаются по размеру и цене: от небольших и недорогих для уничтожения нескольких страниц до крупных машин, используемых специальными предприятиями по уничтожению, стоящие сотни тысяч долларов, имеющие производительность — миллионы документов/час. Существуют даже особые грузовикишредеры. Обычный небольшой шредер — это электроустройство, но бывают и шредеры ручного использования в виде специальных ножниц с множеством лезвий. Эти машины классифицируются по размеру и форме. Шредеры могут варьироваться от стандартных ножниц или портативного измельчителя до автомобиляшредера

Презентация на тему "Шредеры"

Шредерыполоскорезы с помощью вращающихся ножей вырезают узкие полоски длиной в лист. Эти полосы могут быть восстановлены, поэтому этот вид уничтожения наименее безопасен. При этом способе создаётся наибольший объём отходов.

Презентация на тему "Шредеры"

Конфеттишредеры используют два вращающихся барабана и вырезают кусочки в виде прямоугольников, параллелограммов или ромбов.

Презентация на тему "Шредеры"

Дезинтеграторы и грануляторы многократно разрезают документ до тех пор, пока частицы не станут достаточно малыми, чтобы пройти через сетку.

Презентация на тему "Шредеры"

Шредерышлифмашины режут бумагу с помощью вращающегося вала с ножами до состояния, пока кусочки не будут достаточно маленькими, чтобы пройти через экран.

Презентация на тему "Шредеры"

Шредерыпромышленные измельчают пластиковые карточки, магнитные носители, как минимум до третьей степени секретности. Также к промышленным шредерам относят дробилки, которые способны измельчать макулатуру, древесину, кожу, автомобильную резину в больших количествах.

Презентация на тему "Шредеры"

Существуют многочисленные стандарты безопасности для шредеров, в том числе: DIN 32757 (нем. Deutsches Institut für Normung e.V. — Немецкий институт по стандартизации Уровень 1 = полосы в 12 мм Уровень 2 = полосы в 6 мм Уровень 3 = полосы в 2 мм (Конфиденциально) Уровень 4 = частицы 2 х 15 мм Уровень 5 = частицы 0,8 х 12 мм (Наибольшая Секретность) Уровень 6 = частицы 0,8 х 4 мм (Наибольшая Секретная) (неофициальный дополнительный стандарт DIN 327571)

Презентация на тему "Шредеры"

для документов Правительства США) Соединённые Штаты — ЦРУ 0201 = 1 × 5 мм (необходим для всех документов Министерство обороны Соединённых Штатов Совершенно секретно = 0,8 х 11,1 мм (после 1 октября 2008 года не применим Правительства США, начиная с 1 октября 2008 года) Российская Федерация (СССР) — частицы 1 × 1 мм Существуют также альтернативные шредеры, которые используют методы поджога, химического разложения или компостирования для уничтожения документов.

Презентация на тему "Шредеры"

Персональные шредеры — для установки в маленьких офисах или дома. Предназначены для уничтожения небольшого количества документов с невысоким уровнем секретности. Благодаря компактным размерам, такие шредеры можно удобно расположить рядом с письменным столом. Существуют и такие компактные модели, которые устанавливаются непосредственно на мусорную корзину. Персональные уничтожители требуют деликатного отношения к себе со стороны пользователей, так как: 1. не рассчитаны для уничтожения какихлибо материалов, кроме бумаги; 2. не переносят перегрузки; 3. нуждаются в постоянной чистки режущего блока; 4. имеют достаточно высокий уровень шума; 5. предназначены для повторно – кратковременного режима работы; 6. для чистки корзины нуждается в частичной разборке.

Презентация на тему "Шредеры"

Офисные шредеры — для коллективного использования офисными работниками, предназначены для уничтожения большого количества документов со средним уровнем секретности. В зависимости от размеров офиса и документооборота офисные шредеры (уничтожители) подразделяются на несколько типов: Шредеры для малого офиса с небольшим документооборотом — для периодического использования небольшим количеством сотрудников (от 1 до 3х). За раз уничтожается 814 листов, в день 2055 загрузок. Объем корзины – 19 27 литров. Шредеры для средних офисов для умеренного использования (до 10 человек). Рассчитаны на повторнократковременный режим работы. Позволяет делать в день от 50 до 100 загрузок. Общая нагрузка в день 8501250 листов. Шредеры для больших офисов — рассчитаны на продолжительное офисное использование большой группой людей. Общая нагрузка в день — 55035.500 листов.

Презентация на тему "Шредеры"

Промышленные шредеры (уничтожители бумаг) Промышленные (банковские) уничтожители рассчитаны для работы в компаниях с внушительным оборотом документов, который носит конфиденциальный и деловой характер. Эти уничтожители с данными, представляющими военную, государственную или коммерческую тайны. Промышленный (банковский) шредер — это идеальный вариант для крупных организаций и компаний. организациям, необходимы работающим Шредер IDEAL 5009 CC2 Основные преимущества промышленных уничтожителей: Большая производительность Наличие большого загрузочного отверстия (до 410 мм) Время непрерывной работы до 35 минут Скорость подачи бумаги до 125210 мм в сек. Одновременное уничтожение до 2543 листов Объем корзины до 200 литров Как правило, высший уровень секретности

Презентация на тему "Шредеры"

Восстановление данных В некоторых случаях возможно восстановление уничтоженных документов. Если кусочки бумаги не перемешаны, то остатки документа, как правило, пребывают в непосредственной близости друг от друга. Кроме того, если документы подавались в шредер так, что строки текста были параллельны лезвиям, на полосах может оставаться текст. Уничтоженный документ может быть восстановлен вручную. После иранской революции и захвата посольства США в Тегеране в 1979 году, иранцы наняли местных ковровых ткачей, которые восстановили документы вручную. Изъятые документы были позднее опубликованы иранским правительством в отдельной серии книг. Впоследствии правительство США улучшило свои методы уничтожения, добавив химическое разложение, распыление и прочее.

Презентация на тему "Шредеры"

Современные компьютерные значительно ускоряют процесс восстановления уничтоженных документов. Полоски сканируются с обеих сторон, а затем компьютер определяет, каким образом полоски должны быть соединены. технологии Роберт Джонсон из Национальной ассоциации по уничтожению информации заявил, что на восстановление документов наблюдается огромный спрос. Некоторые компании предлагают коммерческие услуги восстановления документации.

Презентация на тему "Шредеры"

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

ТЕМА: УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

38.02.07 Банковское дело

Выполнила обучающаяся гр. Б-264 _______

Оценка за выполнение ________________

г. Новый Уренгой, 2020 год

1. Порядок уничтожения документов

2. Порядок составления акта

3. Порядок утверждения акта

4. Основные способы уничтожения документов

5. Как подтверждается факт уничтожения документов

Список используемых источников

Уничтожение документов – особая процедура для любой организации, специфика которой заключается в том, что уничтоженные бумаги в большинстве случаев не подлежат восстановлению. Это значит, что к порядку уничтожения документов нужно отнестись с максимальной ответственностью.

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Порядок уничтожения документов

Существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов руководствуется иными существующими требованиями к каждой сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Согласно нормативным требованиям, нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Ведь реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего

существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Порядок утверждения акта

Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

- для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.

- для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Основная задача утилизации деловых бумаг с истекшим сроком хранения — невозможность восстановить их в дальнейшем. В настоящее время используется три способа утилизации деловых бумаг.

Способ 1. Термический. Сжигание— самый простой и дешевый способ избавиться от документа. Он гарантирует невозможность восстановить информацию и не требует сложного дорогостоящего оборудования. К недостаткам можно отнести запрет на сжигание бумаг на открытом воздухе, действующий в населенных пунктах. Кроме того, сжигание большого

количества документов потребует времен и бдительности от исполнителя. Сшитые в дела документы горят не очень хорошо и нужно следить, чтобы все папки прогорели до основания.

Способ 2. Химический. При этом способе уничтожения документов используют обработку химически активными веществами. Они воздействуют на бумагу, разлагая ее и превращая в однородную массу. К достоинствам способа относится надежность — после обработки восстановлению документы уже не подлежат. Но он достаточно затратный — нужно специальное оборудование и реактивы. Кроме того, исполнитель должен строго соблюдать правила техники безопасности.

Способ 3. Механический или шредирование. Для этого способа уничтожения документов используют специальное оборудование — резаки, которые режут бумагу на множество тонких полосок, из которых уже невозможно восстановить документы. Этот способ экологичен и безопасен для окружающей среды и исполнителя, использовать его можно, как силами специалистов компании, так и заключив договор со специализированной организацией. Привлечение стороннего исполнителя целесообразно при больших объемах документов, подлежащих уничтожению.

Проконтролировать процесс, независимо от того, какие способы уничтожения документов используются, можно, если соблюдены следующие условия:

- решение об уничтожении приняли коллегиально, в процессе уничтожения участвуют члены комиссии

- на каждом этапе утилизации составляют соответствующие акты;

- комиссия делает отметку об уничтожении в акте только по факту физической и безвозвратной утилизации бумаг

Как подтверждается факт уничтожения документов

Если компания избавляется от бумаг с истекшим сроком хранения своими силами, факт их утилизации подтверждается актом об уничтожении. Его составляют в произвольной форме. Форму утверждают, как приложение к Положению или Инструкции о делопроизводстве.

Если утилизировать документы поручили специализированной компании, уничтожение документов также нужно подтвердить актом, подписанным руководителем организации-исполнителя.

Когда сотрудник увольняется, его личные документы и их копии, хранящиеся в личном деле, нужно утилизировать с помощью шредера, без составления акта об уничтожении.

Обратите внимание! Запрещено уничтожать документы с истекшим сроком хранения просто разорвав их на части и отправив в мусорную корзину. Также нельзя использовать их как черновики.

Все деловые бумаги, как находящиеся на текущем, так и на архивном хранении в организации можно разбить на три группы:

1) не подлежащие хранению;

2) временного хранения;

3) постоянного хранения.

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.

- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).

- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.

- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Список используемых источников

1. Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

2. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.

3. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.

4. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.

5. Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.

Читайте также: