Учет и хранение микрофильмов реферат

Обновлено: 30.06.2024

Целью исследования являются теоретические аспекты долговременного хранения подлинников электронных документов.Исследуется история возникновения и развития микрофильмирования и микроформы как основного носителя для сохранности информации и ее использования.Изучаются вопросы создания страховых фондов документации, как общероссийских, так и отраслевых, а также нормативные документы, регламентирующие создание, хранение и применение подлинников таких фондов. Тщательно исследуется нормативно-правовая база создания страховых фондов документов на объектыповышенного риска (потенциально опасные объекты) и объекты систем жизнеобеспечения.Подробно прорабатывается вопрос о статусе микрофильма документакак подлинника, и делается вывод о возможности применения микрофильмирования в целях долговременного хранения электронных документов.На основании анализа изменений в Основах законодательства Российской Федерации о нотариате делается предположение об участии нотариусов в процессе создания подлинников электронных документов на бумажном носителе (удостоверение подлинности) в целях долговременного хранения, в том числе для единого российского страхового фонда документов, юридически значимых электронных документов, заверенных электронными подписями.Указывается на возможность использования цифровых хранилищ документов в качестве источника исходных материалов для микрофильмирования и преимущества такого использования.

Theoretical aspects of electronic documents long-term storage are the subject of this research. History and development of microfilming and microforms as the main device for safe storageand usage ofdata are studied. Problems of creating backup sets of documentation (both on national and on industry-specific levels) and regulatory documents concerningtheir creation, storage and usage are examined. The legal basis for creating of backup sets of documentationfor high-risk (potentially dangerous) objects and for life-support systems is scrutinized. The author assesses thelegal status of microfilm as an original document and concludes that microfilming is useful for long-term storage of electronic documents. Having analyzed of the changes in the Fundamental Principles of the Legislation of the Russian Federation Concerning Notarial Services,the author assumesthat notaries participate in creatinghard copies of electronic documents (authentication) for long-term storage, including for the purposes of the All-Russian backup set of documentation, as well as legally valid electronic documents certified by electronic signatures. The author indicates that digital document repositoriesmay be used as source material for microfilming and underscores the benefits of the said usage.

Электронный документ, подлинник, микрофильмирование, долговременное хранение, цифровое хранилище электронных документов, страховой фонд документации

Electronic document, the original, microfilming, long-term storage, digital repository of electronic documents, backup set of documentation

Вопрос долговременного хранения подлинников документов является крайне актуальной на сегодняшний момент.

Документы, созданные на различных носителях с помощью различных же средств записи информации, с течением времени теряют свои эксплуатационные свойства в силу ряда факторов: неблагоприятных условий хранения, аварийных и чрезвычайных ситуаций, некорректного использования.

Поэтому задача сохранения информационных ресурсов, предотвращения последствий, связанных с утратой документационного фонда, исключительно важна.

При решении этой задачи используются как технологии сохранения собственно документа, то есть подлинника, так и технологии хранения содержания документа, а именно, конвертации информации в формат, отличный от формата подлинника, такой формат, который позволяет обеспечить долговременное хранение документов, обладающих юридической силой, а также страховой фонд, реализующий доступность информации при любых непредвиденных обстоятельствах, включая чрезвычайные.

В 1906 г. Павел Отле и Роберт Гольдшмидт предложили использовать микрофильмы для хранения на них библиографических данных. Преимуществом микрофишей считался стабильный и прочный формат, недорогой, простой в использовании, чрезвычайно компактный, а также легкость воспроизведения документов с этого носителя. При этом главной целью Отле уже тогда было создание Всемирной библиотеки юридической, социальной и культурной документации.

Датой рождения страхового фонда документации как понятия можно считать 1925 г., когда Джордж Маккарти, вице-президент нью-йоркского банка, запатентовал ротационную микрофильмирующую камеру для автоматического копирования банковских документов.

В 1950–1960 гг.была предложена и реализована концепция использования микроформ для активных информационных систем. При этом микроформа использовалась как основной носитель для сохранности информации и ее использования. В это время состоялось значительное улучшение технологий микрофильмирования документации.

1. ГОСТ 13.1.101—93. Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения.— Взамен ГОСТ 13.1.101—79; Введ. 01.01.1997. –— Минск: Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации, 1994. — 1 с. — (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

1. GOST 13.1.101—93. Reprografija. Mikrografija. Mikrofil'm dokumenta na pravah podlinnika. Porjadok izgotovlenija, ucheta, hranenija i primenenija. Vzamen GOST 13.1.101—79; Vved. 01.01.1997. [National State Standard 13.1.101 — 93. Reprography. Micrography. Microfilm Document as an Original. Procedure of Production, Recording, Storage and Use. Replaced GOST 13.1.101—79 of 01.01.1997]. Minsk: Mezhgosudarstvennyj sovet po standartizacii, metrologii i sertifikacii, 1994. 1 p. (Sistema standartov po informacii, bibliotechnomu i izdatel'skomu delu).

Сведения об авторах

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.

МИКРОФИЛЬМ ДОКУМЕНТА НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА

Порядок изготовления, учета, хранения и применения

Reprography. Micrography. Microfilm of document with the status of original. Order of manufacture, registration, storage and application

* В указателе "Национальные стандарты" 2008 г.

ОКС 37.080. - Примечание изготовителя базы данных.

Дата введения 1997-01-01

1 РАЗРАБОТАН Научно-исследовательским институтом репрографии (НИИР), Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российским научно-исследовательским центром космической документации (РНИИЦКД), Техническим комитетом по стандартизации ТК 185 "Репрография"

ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации

2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.94 (отчет Технического секретариата N 1)

За принятие проголосовали:

Наименование национального органа по стандартизации

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. N 90 межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101-93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1997 г.

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт распространяется на микрофильмы документов на правах подлинников - микрофильмы, изготовленные в результате непосредственной съемки документа-подлинника на микрографической пленке, имеющие отличительный символ и предназначенные для рабочего использования и временного или постоянного хранения в архивах: учреждений, организаций, предприятий и объединений предприятий (далее - предприятий), отнесенных к государственной и муниципальной собственности, предприятий с иной формой собственности и общественных объединений, если они хранят документы государственной части Архивного фонда страны, а также для постоянного хранения в государственных архивах взамен документов-подлинников. Стандарт устанавливает требования к организации и содержанию работ по изготовлению, учету, хранению и применению микрофильмов.

Микрофильм документа на правах подлинника обладает юридической силой подлинника при аннулировании и уничтожении документа-подлинника.

Стандарт не распространяется на микрофильмы страхового фонда, микрофильмы, полученные на выходе из ЭВМ, а также реверсивные микрофильмы, свойства которых позволяют осуществлять многократное воспроизведение и стирание микроизображения на одном и том же участке.

Требования 4.1-4.10; 4.12; 4.14; 4.15; 5.1-5.4; 6.1-6.5; 7.1-7.4; 8.1-8.2 настоящего стандарта являются обязательными, остальные требования стандарта являются рекомендуемыми.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.102-68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.103-68 ЕСКД. Стадии разработки

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

ГОСТ 3.1102-81 ЕСТД. Стадии разработки и виды документов

ГОСТ 3.1127-93 ЕСТД. Общие правила выполнения текстовых технологических документов

ГОСТ 3.1129-93 ЕСТД. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические процессы и операции

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.

ГОСТ 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

ГОСТ 13.1.002-80* Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ 13.1.002-2003, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.

ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения

ГОСТ 13.1.102-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля

ГОСТ 13.1.104-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений

ГОСТ 13.1.105-91 Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы

ГОСТ 13.1.109-89 Репрография. Микрография. Микроформы технической документации. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.110-89 Репрография. Микрография. Микрофильмы газет рулонные. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.111-89 Репрография. Микрография. Микрофиши отчетов о НИР. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.112-89 Репрография. Микрография. Микрофиши нормативно-технических документов. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.114-90 Репрография. Микрография. Микрофиши каталогов. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.116-90 Репрография. Микрография. Микрофиши периодических изданий. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.202-88 Репрография. Микрография. Символы и трафареты. Общие требования

ГОСТ 13.1.204-85 Репрография. Микрография. Внесение изменений в микроформы

ГОСТ 13.1.205-85 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета

ГОСТ 13.1.207-86 Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения

ГОСТ 13.1.502-74 Репрография. Микрография. Аппараты копировально-увеличительные. Типы

ГОСТ 19.101-77 ЕСПД. Виды программ и программных документов

ГОСТ 19.102-77 ЕСПД. Стадии разработки

ГОСТ 19.105-78 ЕСПД. Общие требования к программным документам

ГОСТ 19.106-78 ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом

ГОСТ 21.101-93* СПДС. Основные требования к рабочей документации

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.

ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем

ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Автоматизированные системы. Стадии создания

3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

архивный фонд: Совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа;

государственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью;

негосударственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью общественных объединений и организаций, а также религиозных объединений и организаций или находящиеся в частной собственности и представляющих собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность;

аннулирование: Изъятие из обращения с соответствующими отметками микрофильма-подлинника, микрофильма-дубликата или документа-подлинника без их уничтожения.

4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1 Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее - микрофильмов-подлинников), а также аннулирование и уничтожение документов-подлинников является решение руководителя предприятия - держателя документа-подлинника, оформленное распорядительным документом.

Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов постоянного срока хранения должно быть согласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие.

Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинников, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказывающими управлениями.

4.2 Решением должны быть определены порядок и сроки проведения работ, а также план основных организационно-технических мероприятий, обеспечивающих реализацию решения, и ответственные исполнители, в том числе ответственные исполнители, проверяющие соответствие микрофильмов-подлинников документам-подлинникам.

4.3 План организационно-технических мероприятий по переводу документов предприятия на микрофильмы-подлинники должен содержать следующие основные виды работ:

ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1 МИКРОФИЛЬМИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: СУЩНОСТЬ, ТИПОЛОГИЯ И ИСТОРИЯ 6
1.1 Микрофильмы и микрофильмирование: история и современное состояние 6
1.2 Технические и нормативные требования к микрофильмам 12
Глава 2 ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ МИКРОГРАФИЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА 17
2.1 Хранение и применение микрофильмов 17
2.2 Оборудование для создания и чтения микрофильмов 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 28
ПРИЛОЖЕНИЯ 30

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы курсовой работы, посвященной исследованию микрофильмов и микрографических документов, обусловлена современными потребностями в компактных, надежных и долговечных носителях информации. Микрофильмирование, или микрофотокопирование, подразумевает получение фотографическим способом уменьшенных в десятки и сотни раз фотокопий текстов, чертежей, рисунков и т.п. на отрезке кинопленки (микрофильм) либо на листовой фотопленке или фотобумаге (микрофиша, микрокарта).
При микрофильмировании используют объективы и фотоматериалы с высокой разрешающей способностью (соответственно 400 — 450 и 200 — 600 лин./мм). Для чтения микрокопий применяют читальные аппараты, фотографические увеличители, диапроекторы. И, несмотря на развитие цифровых технологий, микрофильмирование не утратило свою актуальность и по сей день, т.к. много десятилетий на микрофильмах накапливалось большое количество информации, которая до сих пор не оцифрована.
Микрографический документ выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты:
— микрокарта — документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью;
— микрофильм — микроформа на рулонной светочувствительной плёнке с последовательным расположением кадров в один или два ряда;
— микрофиша — микроформа на прозрачной форматной плёнке с последовательным расположением кадров в несколько рядов;
— ультрамикрофиша — микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз.
По способу документирования различают фотографические и полиграфические микроформы. Из них к воспроизводимым фотографическим способом относятся микроотпечатки на прозрачной основе (микрофильм рулонный, в отрезке, прозрачная микрокарточка-микрофиша); микроотпечатки на непрозрачной основе (микрокарточка непрозрачная, на бумажной основе, микрокард, микролекс, микротэйп, микрострип).
Микроформы относятся к машиночитаемым документам, для их создания и использования требуются специальные аппараты (микрофильмирующий читально-копировальный либо читальный аппарат).
Микрофильм — уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. МФ содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединенных общностью содержания.
По времени появления во внешней среде микрофильмы делятся на два вида: микрофильмы-копии и микрофильмы-подлинники.
Микрофильм — подлинник — это микрофильм первого поколения, изготовленный в результате непосредственного фотографирования документа. Такой микрофильм используется на правах или взамен подлинника документа.
Микрофильм — копия — это микрофильм второго поколения, изготовленный в результате последовательного копирования микрофильма первого поколения n-ное количество раз.
Микрофильм на рулонной пленке именуется рулонным. Он может состоять из одного, нескольких рулонов и на одном рулоне может быть несколько микрофильмов.
Такие носители, информация на которых размещается последовательно по всей длине рулона — страница за страницей, чертеж за чертежом, относят к линейным или непрерывным микрооригиналам.
Большинство рулонных микрофильмов производится на стандартных фотопленках шириной 16, 35 и 70 мм. Наиболее широко для микрофильмирования различных документов (книг, журналов, архивных материалов) применяется пленка шириной 35 мм. На пленке шириной 16 мм, как правило, копируются машинописные документы (деловые документы, отчеты о НИР и ОКР, диссертации). Большие по формату документы (карты, чертежи, схемы) копируют на пленке шириной 70 мм. Длина рулона микропленки в основном составляет 30—35 м.
Микрографические документы или микроформы производятся в компактной форме на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске. Их отличительными особенностями являются малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость, компактность хранения информации, необходимость специальной аппаратуры для ее считывания. Прогнозируемый срок службы микроформ — 500 и более лет.
Объект исследования курсовой работы — процесс микрофильмирование как способ архивного документирования информации.
Предмет исследования курсовой работы — микрофильм как микрографический документ.
Цель курсовой работы — рассмотреть историю, типологию и видовые особенности микрофильма как микрографического документа.
Задачи курсовой работы:
–дать понятие микрофильма,
–рассмотреть историю и современное состояние микрофильмирования,
–описать порядок изготовления и учета микрофильмов,
–рассмотреть хранение и применение микрофильмов,
–изучить характеристики оборудования для создания и чтения микрофильмов.
Структура курсовой работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и приложений-иллюстраций.

ХХIвек – век огромных информационных потоков, в связи с этим появилась такая проблема, как хранение информации, занимающей значительные объемы, что и стало объектом данной семестровой работы. Единственный способ хранения такого объема информации – архив. Но бумажные фонды занимают значительную площадь и требуют определенных средств технической обработки документной информации.

Содержание

Введение……………………………………………….……. 5
Глава Ι. Характеристика основных средств хранения информации. 7
1.1.Понятие о средствах хранения информации.7
1.2.Классификация средств хранения информации. 12
Глава ΙΙ. Современные средства микрофильмирования. 16
2.1.Понятие микрофильмирования………………………….…. 16
2.2.Терминология в области микрофильмирования…………. 18
2.3.История развития микрофильмирования………. ……….….20
2.4.Основные типы микрофильмирования. 24
2.5.Оборудование для микрофильмирования ………………. …28
2.6.Пленки для микрофильмирования …………………………. 30
2.7.Основные стандарты микрофильмирования (ГОСТ) ……. 32
2.8Значение микрофильмирования при хранении документации. 34
Заключение……………………………………………. …. 39
Список использованных информационных источников……

Вложенные файлы: 1 файл

Mikrofilmirovanie - копия.docx

1.Плоские картотеки карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.

2.Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток относительная трудность поиска карт.

Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.

3.Вращающиеся картотеки это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.

4.Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.

5.Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев, которые нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 6 признакам.

6.Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма распространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации. Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранении документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10-20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранение микрофотокопий.

Выводы по главе:

1. Таким образом можно заключить, что хранение информации пр едставляет процесс передачи информации во времени, связанный с обеспечением неизменности состояния материального носителя.

2. Основным средством хранения информации является картотека (архив). Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др.

3.Хранение информации один из наиболее важных процессов работы с информацией. Он необходим для обеспечения сохранности всей информации, накопленной в мире и её доступности для широкого круга людей. В наши дни распространено множество способов хранения информации, с которыми мы познакомились в данной главе, но самым эффективным на сегодняшний день остается микрофильмирование, о котором пойдет речь в следующей главе.

ГЛАВА ΙΙ. СОВРЕМЕННЫЕ СРЕДСТВА МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ

2.1.Общие сведения

Микрофильмирование – эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. При помощи микрофильмирования фиксируют документную информацию с высокой степенью уменьшения, но без потерь хотя бы части её; обеспечивают длительную сохранность информации и в то же время легкий доступ к ней. Под документной подразумевается информация, содержащая текст и графические материалы, т. е. чертежи, графики, математические или химические формулы.

Если проанализировать техническую сущность микрофильмирования, нетрудно заметить, что этот процесс представляет собой сочетание фотографии и репрографии (то есть копировальных процессов).

Типовая схема процесса микрофильмирования заключается в следующем:

Подготовка информации (документов) к микрофильмированию.
Съемка материала на специальных камерах.
Фотохимическая обработка (проявление и закрепление микропленки).
Контроль качества съемки и проявки (при неудовлетворительном качестве производится повторная съемка).
Копирование микроформ в необходимых количествах.
Укладка микроносителей в хранилище и рассылка потребителям.
Изготовление (при необходимости) бумажных копий с микрофиш фонда.
Сканирование микроформ для передачи по локальной сети или удаленному пользователю.

Для получения микроформы необходимо, прежде всего, сфотографировать документ или, как говорят фотографы, сфотографировать оригинал. Получение негатива на пленке состоит из двух стадий: непосредственно съемки, то есть экспонирования материала через оптическую систему фотоаппарата, и химико-фотографической обработки. В результате экспонирования получают скрытое изображение, в процессе обработки оно становится видимым.

Итак, после фотографирования получен негатив. Это и есть микроформа 1-го поколения. Она пригодна для всех видов использования: с нее можно получить копию в масштабе 1:1, можно получить увеличенную копию в копировальном аппарате (обычно электрофотографическом), ее можно использовать для визуального считывания информации при помощи читального аппарата, а также поместить в хранилище, содержащее информационный массив, для периодического обращения по мере надобности. Однако микроформу 1-го поколения таким образом почти никогда не используют. Как правило. Эту микроформу, сняв с нее предварительно копию, отправляют в хранилище, содержащее страховой фонд. Дело в том, что микрофильмируют обычно документы, которые необходимо многократно использовать хотя бы в виде копий, и, что самое главное, подлежащие длительному хранению.

Полученная микроформа 1-го поколения – вещь довольно ценная по ряду причин. Прежде всего, это первая фотография документа, полученная при помощи высококачественной оптики в оптимальных условиях экспонирования и обработки. Поэтому качество изображения на этой микроформе весьма высокое. При многократном использовании микроформы 1-го поколения для снятия копий на бумаге или чтения в читальном аппарате неизбежно ускоренное старение или механические повреждения микроформ, на них образуются дефекты в виде царапин, трещин и тому подобные, оптическая плотность изображения может заметно уменьшится из-за выцветания. Поэтому, прежде чем передать микроформу 1-го поколения в страховой фонд, с нее снимают копии 2-го, 3-го и так далее поколений. Делают это на аппаратах контактного копирования с применением недорогих фотоматериалов, не содержащих серебра. Поврежденные микроформы-копии легко заменить, обратившись к страховому фонду, в котором микроформы 1-го поколения подвергаются сравнительно редкому использованию и поэтому хорошо сохраняются.

Микрофильмирование традиционно относят к репрографическим, то есть копировальным, способам, и до недавнего времени такая классификация соответствовала действительности. В самом деле, несмотря на чисто фотографический способ получения микроформы 1-го поколения, ее можно назвать копией оригинала, значительно уменьшенной, но, тем не менее, факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую содержит оригинал. Дальнейшая работа с микроформой (размножение, получение увеличенных копий) связана с чисто копировальными процессами.

Иное дело в случае получения СОМ – микроформ, когда информация из ЭВМ в форме электрических сигналов поступает на электрооптический преобразователь, откуда побуквенно выводится на светочувствительную пленку. При традиционном процессе микрофильмирования мы воспроизводим (копируем) информацию с оригинала, поэтому микроформа как носитель информации вторична по отношению к оригиналу. Другими словами, традиционная микроформа- копия оригинала. В то же время СОМ-микрофиши не предшествует оригинальный документ, его не существует, а документ, как таковой, создается только при формировании СОМ-микроформы. Иными словами, СОМ-микроформа, по существу, ближе к оригиналу, чем к копии, а получение такой микроформы - регистрирующий, а не копировальный процесс.

2.2.Терминология в области микрофильмирования

Само название процесса неоднократно менялось, и термин микрофильмирование получил международное признание относительно недавно. ВXIXв. во времена пионеров микрофильмирование Дж. Данцера и Р. Дагрона, этот процесс называли по-разному. Например, в первом энциклопедическом словаре по фотографии (“Dictionaryofphotography”), изданном в 1858 г. в Лондоне, процесс фотографирования оригинала с уменьшением был назван микрофотографией. Там же указывалось, что процесс получения увеличенных снимков объектов очень маленьких размеров с применением микроскопа называется фотомикрографией. В то же время в толковом словаре английского языка “Oxford dictionary” указано, что микрофотография – это получение увеличенных изображений малых объектов через микроскоп, то есть как раз то, что в фотографическом словаре названо фотомикрографией.

В 30-ые годы ХХ в. были разработаны первые промышленные микрографические системы, работающие на рулонной галогенсеребряной пленке. На английском и немецком языках пленка (в том числе и фотографическая) – film, поэтому вскоре общеупотребительным термином, обозначающим процесс, стало микрофильмирование( microfilming).

После внедрения микроформ на форматной пленке термин микрофильмирование оказался не вполне точным, поэтому в 1960-х годах было решено вернуться к термину микрофотография.

Однако позиции этого термина недолго оставались незыблемыми. В 1970-х годах, после того как в микрофотографии стали применяться электронные способы регистрации в промышленных масштабах, а также способы, использующие тепловую энергию, то есть заведомо нефотографические, в США и большинстве европейских стран, в том числе и в России, был принят термин микрофильмирование.

Терминологические проблемы микрофильмирование отнюдь не исчерпываются собственными трудностями, к ним добавляются терминологические особенности, характерные для фотографических и копировальных процессов, информатики и процессов электронной обработки данных. За годы промышленного применения микрофильмирование название основных фотографических материалов неоднократно изменялось. Пленки называли последовательно: галоидосеребряными, галогенидосеребряными, галогенсеребряными. Естественно, что и названия пленок для микрофильмирование, содержащих галогениды серебра, должны были изменяться.

В последнее время широко применяется термин СОМ-микрофиша; это словосочетание никак нельзя назвать удачным. СОМ (Computer Output Microfilm) в переводе означает вывод информации из ЭВМ на микрофильм. Таким образом, в одном термине использованы два вида микроформ – форматный и рулонный, хотя речь только о микрофише.

2.3.История развития микрофильмирования

Развитие микрофильмирования неразрывно связано с развитием фотографических и регистрирующих процессов. Можно выделить три этапа развития микрофильмирования: первый – микрофотография на светочувствительных слоях на основе галогенидов серебра, второй – микрофотография на несеребреных светочувствительных слоях, третий – микрофильмирование на не светочувствительных слоях. Это деление в известной мере условно, главным образом потому, что при каждом последующем этапе имел место не переход на новые материалы с отказом от старых, а применение этих материалов в дополнение к традиционным. В результате в настоящее время в микрофильмировании широко применяют как светочувствительные материалы (галогенсеребряные и несеребреные), так и не светочувствительные, регистрирующие тепловое и электронное излучения.

Первый этап развития микрофильмирования начался в 1839 г., когда Джон Данцер разработал основы технологического процесса микрофотографии и получил методом дагерротипии микрокопию. Дагерротипия, первый фотографический процесс, был изобретен Луи Жак Манде Дагером в 1835 г., после того как дагерротипные снимки были продемонстрированы на заседании Парижской Академии наук.

В процессе микрофотографирования в качестве фотографического объектива Дж. Данцер использовал объектив микроскопа. С его помощью он сфотографировал на дагерротипную пластинку стержень длиной 20 дюймов, изображение которого на копии было уменьшено до 1/8 дюйма. Уменьшение изображения уже на первых микрофотокопиях было очень велико (1: 160). Наиболее распространенными кратностями уменьшения в настоящее время приняты 1: 21 – 1: 48. Кратность уменьшения моет быть доведена до1: 200, но это редкий случай.

В теме создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, многоаспектной и сложной, есть один особенно напряжённый вопрос. Речь идёт о микроформах, изготовленных с электронных копий бумажных документов.

Всех надёжней, всех прилежней

Напомним:

Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее — страховой фонд) создаётся в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах.
Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

У микрофильмирования долгая и славная история. Массово и всемирно архивы практикуют создание страхового фонда документов с помощью микрофильмирования с 1950-х годов ХХ века. Копия документа на микрофильме человеком воспринимается непосредственно. Микрографические носители являются единственным общемировым стандартом долговременного хранения документации. Гарантированная сохранность таких копий составляет порядка сотни лет, хотя проверить это трудно. Микроформу можно легко посмотреть на специальных читальных аппаратах, и даже используя обыкновенную лупу. Невозможность изменения информации на микроформе обеспечивает копиям легитимность и аутентичность. В случае утраты бумажного оригинала, документы на микроформах признаются на правах подлинника.

Работа по страховому копированию проводится в плановом порядке на основе технологических регламентов и ГОСТов, в числе которых:

Страховой фонд электронных документов

В отношении электронных документов, конечно, тоже должна существовать технология, с помощью которой будет создаваться страховой фонд. В частности, в Положении о Едином российском страховом фонде документации (ЕР СФД) (Постановление Правительства РФ от 26.12.1995 г. No1253-68) допускается запись массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко-культурной и другой документации, относящейся к ЕР СФД, не только на микрографических носителях информации, но и электронных.

Однако вопрос обеспечения гарантированной сохранности и доступности для будущих поколений культурного и интеллектуального наследия в цифровом виде пока остаётся открытым. Мы все знаем о том, как часто и быстро меняются и устаревают поколения цифровых носителей и поддерживающие их платформы. Есть ли выход? Да, всё тот же аналоговый носитель — микрофильм. Замены ему человечество пока не придумало. Именно для того чтобы переносить электронную информацию из компьютера на микроформы, были в начале 70-х годов прошлого века разработаны COM-системы.

Практика применения COM-систем для создания страхового фонда копий электронных документов является общемировой. С некоторыми нюансами, конечно. Например, COM-системы проекционного типа, в которых электронный образ проецируется на экран, а затем на плёнку, создают точную копию электронного документа на микрофильме. А вот в лазерных COM-системах из-за дискретности изображения оптическая плотность страдает. В любом случае, повторяем, COM-системы используются для создания страхового фонда копий электронных документов, не имеющих бумажной основы.

О чём молчат маркетологи?

Каким же образом СOM-технологии вдруг стали применяться в российских архивах для создания страхового фонда бумажных документов?

Желание архивистов понятно — отсканировав дело 1 раз, его можно изъять из обращения и законсервировать. А электронный образ можно использовать и как фонд пользования, и как источник для создания страхового фонда, забывая при этом, что в России нет нормативно-правовых актов, в которых электронная копия бумажного ( пергаментного, кожаного и др.) документа признаётся на правах подлинника.

Создание страховых копий с помощью цифрового микрофильмирования с бумажных документов пропагандируется как более быстрая и простая технология по сравнению с классическим микрофильмированием. Технология будущего. Оригинал единожды сканируется, а полученный графический файл автоматически выводится на микроформу.

COM-системы способны экспонировать пленку со скоростью до 60 кадров/мин, а микрофильмирующая камера — со скоростью не более 5-6 кадров/мин.

Адепты цифрового микрофильмирования молчат о такой особенности COM‑систем, как невозможность создания страховых копий с документов форматом более А3. Эти документы неизбежно будут разбиваться на части и подвергаться дополнительной обработке. Помалкивают и том, что в соответствии с отраслевыми нормативами страховой копией для документов на бумажной основе является первая копия оригинала и вторая копия с неё же. И, тем более, забывают, что все вышеуказанные стандарты не распространяются на микрофильмы, изготовленные на устройствах вывода информации из ЭВМ, т.е. на СОМ-системах.

Вопрос открытый?

Необходимо отметить, что указанный ГОСТ имеет ограничение по применению и является документом ДСП. В этой связи даже посмотреть на него одним глазком можно только с разрешения ФСО. Отчего такая секретность?

Прояснить ситуацию и узнать, какова же сегодня официальная позиция Росархива в отношении создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации с помощью COM-систем, и ждать ли изменений в регламентирующие документы, нам пока не удалось. Рискнём предположить, что никогда электронные копии бумажных документов, равно как и сделанные с цифровых копий микроформы, не будут признаны документами на правах подлинника. А создание в архивах микрофильмов страхового фонда с электронных образов бумажных документов было и будет нецелевым расходованием бюджетных средств.

3 — Современные проблемы создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации. Ульяновск, 2014.

Читайте также: