Типичные синтаксические ошибки в письменной деловой речи реферат
Обновлено: 05.07.2024
Проблема создания удобной практически, всеохватной с точки зрения негативного речевого материала классификации основных речевых ошибок остается открытой [1]. Ю.В. Фоменко справедливо отмечает, что "вопрос о классификации ошибок в речи школьников продолжает оставаться одной из болевых точек преподавания русского языка в школе" [2]. Данная проблема является болезненной не только для учителей, методистов, специалистов по культуре речи, она актуальна и для всех людей, пишущих и читающих по-русски.
Возвращаться к попыткам классификации речевых нарушений заставляет ряд причин. Во-первых, нечеткое разграничение основных видов ошибок в существующих классификациях (это касается разделов грамматических, лексических, синтаксических ошибок); во-вторых, выведение из классификаций логических ошибок (традиционно они считаются неречевыми); в-третьих, отсутствие в классификациях целого ряда коммуникативно значимых нарушений, существенно ухудшающих восприятие и понимание речи или отдельного высказывания; в-четвертых, осознание необходимости создания классификации, отвечающей современному пониманию теории коммуникации [3].
Было бы логичным, с нашей точки зрения, основополагающим принципом классификации считать единицу языкового яруса, нормы образования, написания, функционирования которой нарушаются. Предлагаемая классификация ошибок имеет следующий вид:
Речевые ошибки на уровне слова
1. ОРФОГРАФИЧЕСКИЕ ОШИБКИ (нарушение существующих в русском языке орфограмм).
Перечень таких нарушений известен.
2. СЛОВООБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ ОШИБКИ (нарушение норм русского литературного словообразования ): а) неправильное прямое словообразование, например, зайцата (вместо зайчата), раздумчивый взгляд (вместо задумчивый взгляд) и т.п.; б) неправильное обратное словообразование: кудряха (от кудряшка), лога (от ложка) и т.п. Такого рода словообразование присуще детям дошкольного и младшего школьного возраста; в) заменительное словообразование, проявляющееся в замене какой-либо морфемы: укидываться (вместо раскидываться), отвесить (от повесить); г) словосочинительство (создание несуществующей производной единицы, которую нельзя рассматривать как окказиональную): мотовщик, рецензист.
3. ГРАММАТИЧЕСКИЕ ОШИБКИ (неправильное формообразование, нарушение системных свойств формообразовательной системы у разных частей речи ): а) нарушение норм формообразования имен существительных : 1) образование формы В.п. неодушевленного существительного, как у одушевленного - "Я попросила ветерка" (вместо: ветерок); 2) образование формы В.п. одушевленного существительного, как у неодушевленного - "Запрягли в сани два медведя" (вместо: двух медведей); 3) изменение рода при образовании падежных форм: "пирожок с повидлой", "февральский лазурь"; 4) склонение несклоняемых существительных: "играть на пианине", "ехать на метре"; 5) образование форм множественного числа у существительных, имеющих только единственное, и наоборот: "поднос чаев", "Небо затянулось облаком"; б) нарушение норм формообразования имен прилагательных : 1) неправильный выбор полной и краткой форм: "Шляпка была полная воды", "Мальчик был очень полон"; 2) неправильное образование форм степеней сравнения: "Новенькие становятся боевее", "Она была послабже Пети"; 3) нарушение норм формообразования глагола: "Человек метается по комнате"; 4) нарушение образования деепричастий и причастий: "Ехавши в автобусе", "Охотник шел, озирая по сторонам"; 5) нарушение норм образования форм местоимений: "Ихний вклад в победу", "Не хотелось от ее (книги) оторваться" и т.п.
4. ЛЕКСИЧЕСКИЕ ОШИБКИ (нарушение лексических норм, т.е. норм словоупотребления и лексико-семантической сочетаемости слова). Лексические ошибки проявляются в нарушении сочетаемости (т.е. на уровне семантики словосочетания, реже - предложения): а) употребление слова в несвойственном ему значении: "Все стены класса были покрыты панелями". "Троекуров был роскошный (т.е. живущий в роскоши) помещик"; б) нарушение лексико-семантической сочетаемости слова: "Небо стояло светлое" ("стоять" в зн. "иметь место" может только погода, жара), "На поляне лежали лучи солнца" ( лучи солнца освещали поляну). Данный тип ошибок затрагивает в первую очередь глагол, поэтому частотным оказывается нарушение субъектных и объектных лексико-семантических сочетаемостных связей (другие семантические связи глагола, например локативные, нарушаются крайне редко); в) приписывание переносного значения слову, не имеющего его в системе литературного языка: "Его натруженные руки утверждают, что он много работал в жизни", "Полоски на его тельняшке сказали, что Федя - храбрый человек"; г) неразличение оттенков значений синонимов: "Маяковский в своем творчестве применяет (вместо: использует) сатиру", "Мальчик, широко расставив ноги, смотрит на поле, где бьются игроки" (вместо: борются); д) смешение значений паронимов: "Брови его удивительно поднялись" (вместо: удивленно), "Этот роман является типичным образом детективного жанра" (вместо: образцом); е) не снимаемая в предложении многозначность: "Эти озера живут всего несколько дней в году".
Речевые ошибки на уровне словосочетания
(нарушение синтаксических связей): а) нарушение норм согласования: "Я хочу всех научить теннису - этому очень, на мой взгляд, хорошим, но в то же время очень тяжелым спортом" (научить чему? теннису, какому спорту? хорошему, но очень тяжелому); б) нарушение норм управления: "удивляюсь его силой", "испытываю жажду к славе", "избежать от верной гибели", "набраться силами"; в) нарушение связи между подлежащим и сказуемым: "Не вечно (ед.ч.) ни лето, ни жара (форма ед.ч. вместо формы мн.ч.).
Речевые ошибки на уровне предложения
1.СИНТАКСИЧЕСКИЕ ОШИБКИ (нарушения норм формального синтаксиса): а) нарушения структурных границ предложения, неоправданная парцелляция]: "Отправился он на охоту. С собаками". "Гляжу. Носятся мои собаки по полю. Гоняют зайца"; б) нарушения в построении однородных рядов: выбор в ряду однородных членов разных форм: "Девушка была румяной (полн. ф.), гладко причесана (крат. ф.)"; в) различное структурное оформление однородных членов, например, как второстепенного члена и как придаточного предложения: "Я хотел рассказать о случае с писателем и почему он так поступил (и о его поступке); д) cмешение прямой и косвенной речи: "Он сказал, что я буду бороться" (имеется в виду один и тот же субъект - "Он сказал, что он будет бороться"); е) нарушение видо-временной соотнесенности однородных членов предложения или сказуемых в главном и придаточном предложениях: "Идет (наст. вр.) и сказал (прош. вр)", "Когда он спал, то видит сон"; ж) oтрыв придаточного от определяющего слова: "Одна из картин висит перед нами, которая называется "Осень".
2. КОММУНИКАТИВНЫЕ ОШИБКИ (нарушение норм, регулирующих коммуникативную организацию высказывания:
а) СОБСТВЕННО КОММУНИКАТИВНЫЕ ОШИБКИ (нарушение порядка слов и логического ударения, приводящее к созданию ложных семантических связей): "Кабинет заставлен партами с небольшими проходами" (не у парт проходы). "Девочки сидят на лодке килем вверх";
б) ЛОГИКО-КОММУНИКАТИВНЫЕ ОШИБКИ (нарушения понятийно-логической стороны высказывания): 1) подмена субъекта действия: "У Лены очертания лица и глаза увлечены фильмом" (сама Лена увлечена); 2) подмена объекта действия: "Мне нравятся стихи Пушкина, особенно тема любви"; 3) нарушение операции приведения к одному основанию: "Дудаев - лидер горной Чечни и молодежи"; 4) нарушение родо-видовых отношений: "Нетрудно спрогнозировать тон предстоящих гневных сходок - гневные речи в адрес режима и призывы сплотить ряды"; 5) нарушение причинно-следственных отношений: "Но он (Базаров) быстро успокоился, т.к. не очень верил в нигилизм"; 6) соединение в одном ряду логически несовместимых понятий: "Он всегда веселый, среднего роста, с редкими веснушками на лице, волосы немного по краям кудрявые, дружелюбный, необидчивый".
С нашей точки зрения, высказывания, содержащие такие нарушения, свидетельствуют, что "сбой" происходит не во внутренней речи, не по причине незнания пишущим логических законов, а при перекодировании, при переводе мыслительных образов в словесную форму из-за неумения точно "расписать" логические роли в высказывании (оформить группы объекта, субъекта, соотнести их друг с другом, с предикатом и т.п.). Раз так, то логические нарушения - свойства речи, ставить их в один ряд с фактическими и выносить за пределы речевых ошибок неправомерно.
в) КОНСТРУКТИВНО-КОММУНИКАТИВ\-НЫЕ ОШИБКИ (нарушения правил построения высказываний): 1) отсутствие связи или плохая связь между частями высказывания: "Живут они в деревне, когда я приезжал к нему, то видел его красивые голубые глаза"; 2) употребление деепричастного оборота вне связи с субъектом, к которому он относится: "Жизнь должна быть показана такой, как есть, не приукрашивая и не ухудшая ее"; 3) разрыв причастного оборота: "Между записанными темами на доске разница невелика".
г) ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАТИВ\-НЫЕ ОШИБКИ (или семантико-коммуникативные). Этот тип нарушений сближается с предыдущим, но отличается тем, что ухудшение коммуникативных свойств речи здесь происходит не по причине неудачного, неправильного структурирования высказывания, а по причине отсутствия части информации в нем или ее избытка: 1) неясность первичной интенции высказывания: "Мы неразрывно связаны со страной, у нас с ней главный удар, это удар на мир"; 2) незаконченность всего высказывания: "Я сама люблю растения, а поэтому меня радует, что летом наше село становится таким неузнаваемым" (требуется дальнейшее пояснение, в чем проявляется данный признак села). " Биография его коротка, но за ней очень много"; 3) пропуск необходимых слов и части высказывания: "У Безухова много событий, которые играют отрицательную роль" (пропущен локальный уточнитель "в жизни" и локальный уточнитель второй части высказывания, например, "в его судьбе"); 4) смысловая избыточность (плеоназмы, тавтология, повторы слов и дублирование информации): "Он со всеми своими душевными силами начал работать над этой темой". "Когда он грустит, лицо сморщенное, в лице грусть";
д) СТИЛИСТИЧЕСКИЕ ОШИБКИ (нарушение требований единства функционального стиля, неоправданное употребление эмоционально-окрашенных, стилистически маркированных средств). Данные нарушения могут состоять в неоправданном употреблении слова, но проявляются они только на уровне предложения: 1) употребление разговорно-просторечных слов в нейтральных контекстах: "Корабль наткнулся на скалу и проткнул себе брюхо"; 2) употребление книжных слов в нейтральных и сниженных контекстах: "Первым делом она достает из холодильника все компоненты супа"; 3) неоправданное употребление экспрессивно окрашенной лексики: "На американское посольство напала парочка разбойников и захватила посла"; 4) неудачные метафоры, метонимии, сравнения: "Это - вершина айсберга, на которой плывет в море проблем омская швейная фабрика".
Речевые ошибки на уровне текста
Все они носят коммуникативный характер.
1. ЛОГИЧЕСКИЕ НАРУШЕНИЯ: а) нарушение логики развертывания мысли: "Мне нравится, что он такой умный, не пытается никому сделать зло. Чацкий даже не думал, что его поставят в такое положение"; б) oтсутствие связей между предложениями: "0на очень хотела выйти замуж за такого, как Онегин, потому что он увлекается литературой, т.к. она тоже любила ее. Потом Пушкин открывает галерею великих русских женщин"; в) нарушение причинно-следственных отношений: "С приездом Чацкого в доме ничего не изменилось. Не было той радушной встречи. А к его приезду отнеслись никак. На протяжении пьесы дня Чацкий много выясняет, и к вечеру пьеса близится к концу, т.е. отъезд Чацкого"; г) oперации с субъектом или объектом: "Всех своих героев автор одарил замечательными качествами. Манилов (доброжелательность), Коробочка (домовитость), Плюшкин (бережливость). Но все эти качества доминируют над ними, заполняют всю их сущность и поэтому мы смеемся над ними"; д) нарушения родо-видовых отношений: "Нестабильность в стране усугубляется попытками оппозиции наступления на власть. Тут и попытки устроить очередной шумный скандал в Госдуме, связанный с постановлением о досрочном прекращении полномочий Президента по состоянию здоровья, и ожидание "судьбоносных" грядущих форумов, и возмущение решениями правительства".
2. ГРАММАТИЧЕСКИЕ НАРУШЕНИЯ: а) нарушения видо-временной соотнесенности глагольных форм в разных предложениях текста: "Чацкий в готовой программе заявляет все свои требования. Довольно часто он позорил кумовство и угодничество, никогда не смешивает дело с весельем и дурачеством"; б) нарушение согласования в роде и числе субъекта и предиката в разных предложениях текста: "Я считаю, что Родина - это когда каждый уголок напоминает о прошедших днях, которые уже нельзя вернуть. Которое ушло навсегда и остается только помнить о них".
3. ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАТИВНЫЕ НАРУШЕНИЯ: а) информационно-семантическая и конструктивная недостаточность (пропуск части высказывания в тексте): "Oни были величайшими гуманистами. И на этом, по их мнению, нужно строить будущее общество"; б) информационно-семантическая и конструктивная избыточность (нагромождение конструкций и избыток смысла): "В портрете Татьяны Пушкин дает не внешний облик, а скорее внутренний портрет. Она очень страдает, что он не может ей ответить тем же. Но тем не менее она не меняется. Все остается такая же спокойная, добрая, душевная"; в) несоответствие семантики высказываний их конструктивной заданности: "По мне должно быть так: когда ты со своими ведешь речь - одна позиция. А когда вступаешь в контакты с представителями других политических взглядов, то тут все должно быть так же, но только с еще большим вниманием к просьбам и предложениям" (конструктивно задано противопоставление, но высказывания эту конструктивную направленность не отражают); г) неудачное использование местоимений как средства связи в тексте: "Лишь изредка их доставляли со стороны. Остальное выращивалось в усадьбе. Генералиссимус признавал отдых лишь в парковой зоне усадьбы, где был посажен сад с птицами в клетках и выкопан пруд с карпами. Ежедневно во второй половине дня он посвящал несколько минут кормлению птиц и рыб. Там он работал с секретарем. Он готовил всю информацию" (неясно: кто он? Сад, генералиссимус, секретарь?); д) повторы, тавтология, плеоназмы: "Есенин любил природу. Природе он уделял много времени. Много стихов он написал о природе".
Аналогичным образом можно рассматривать и стилевые нарушения на уровне текста. Следует заметить, что к ним мы относим также бедность и однообразие синтаксических конструкций, т.к. тексты типа: "Мальчик был одет просто. Он был одет в подбитую цигейкой куртку. На ногах у него были одеты проеденные молью носки" - свидетельствуют не о синтаксических сбоях, а о неумении пишущего разнообразно изложить свои мысли, придав им стилевое богатство. Речевые нарушения на уровне текста более сложны, чем на уровне высказывания, хотя "изоморфны" последним. Приведенные выше примеры убедительно демонстрируют, что текстовые нарушения, как правило, носят синкретичный характер, т.е. здесь нарушаются логические, лексические, конструктивные стороны организации данной речевой единицы. Это закономерно, т.к. текст (или микротекст) строить труднее. Необходимо удерживать в памяти предыдущие высказывания, общую идею и семантику всего текста, конструируя его продолжение и завершение.
Наша классификация не носит глобального характера и не претендует на законченность. Мы попытались найти в ней место всем типичным речевым нарушениям, проанализировав их с коммуникативной точки зрения.
Список литературы
[1] Капинос B.И. 0 критериях оценки речи и об ошибках, грамматических и речевых //Оценка знаний, умений и навыков учащихся по русскому языку: 2-е изд., перераб. М., 1986; Капинос В.И. Об оценке речевых навыков учащихся //РЯШ. 1973. \No 6; Капинос В.И., Сергеева Н.Н., Соловейчик М.С. Развитие речи: теория и практика. M., 1994; Красиков Ю.В. Теория речевых ошибок (на материале ошибок наборщика). М., 1980. Мучник Б.С. Культура письменной речи. М., 1996; Мучник Б.С. Человек и текст (основы культуры письменной речи). М., 1985; Фоменко Ю.В. Типы речевых ошибок. Новосибирск, 1994; Цейтлин С.Н. Речевые ошибки и их предупреждение. М., 1982; и др.
[2] Фоменко Ю.В. Типы речевых ошибок. Новосибирск, 1994. С.3.
[3] Быстрова Е.А. Коммуникативная методика в преподавании родного языка //РЯШ. 1996. \No 1; Гаврилова Г.Ф., Редкозубова Г.М. Коммуникативно- речевой аспект изучения сложноподчиненного предложения //РЯШ. 1995. \No 5; Ипполитова Н.А. Совершенствование механизмов речи школьников на уроках русского языка //РЯШ. 1995. \No 3; Лепская Н.И. Детская речь в свете теории коммуникации //ВЯ. 1994. \No 2; Кудрявцева Т.С. Современные подходы к обучению речи //РЯШ. 1996 . \No 3.
Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры предложения.
1. Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:
1.1.если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно следует непосредственно за этим словом;
1.2.если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.
2. Придаточные предложения рекомендуется заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами: Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС (здания, сооружения, оборудование, находящиеся в пользовании…).
3. Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями: Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку (Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку).
4. При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо – субъект действия, но не с объектом: Говоря о городе, он развивается нормально (Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально).
Сокращения в текстах документов
Употребление сокращений
Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.
Различаются два основных вида сокращенных слов:
v Лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;
v Грамматические сокращения – применяемые в письме сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м., экз. и др.
Лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.
Различаются несколько типов лексических сокращений (аббревиатур):
Ø Инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подразделяются на :
- буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;
- звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;
- буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть –звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;
Ø Слоговые сокращения (образованные из частей, слогов слов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;
Ø Частично сокращенные слова (образованные из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;
Ø Усечение: зам., зав., спец., пред.;
Ø Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов: рация (из ра/диостан/ция), бионика (из био/логия и электро/ника);
Ø Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.
Различается несколько типов графических сокращений:
Ø Точечные: стр. – страница, др. – другие, т.п. – тому подобные, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица. и др.;
Ø Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин;
Ø Косолинейные: п/о – почтовое отделение, б/г – без года и др.;
Ø Нулевые или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины: кг, т, см, л);
Ø Комбинированные: ж.-д. – железнодорожный, сев.-зап. – северо-западный и др.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагенство.
Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.
Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицацельного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.
Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ – Российская академия управления, но: вуз.
Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из начальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части – заглавными буквами, во второй – строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части из усеченных слов и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное),остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть – заглавными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную.
Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг – годы, пп – пункты и некоторые другие.
При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать:
- удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;
- не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.
Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением.
46 Композиционные особенности текстов документа:
2. рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрики: абзац, нумерация и др.;
3. соразмерность частей документа: композиционная стройность зависит от характера и от объема сведений, включаемых в документ. Служебный документ надо посвящать одному вопросу. Служебный документ должен быть компактным, кратким. Документ нельзя загромождать частностями, второстепенными деталями. Документ не должен превращаться в таблицу. Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивают объем основной части документа, усложняют его состав.
Композиционные ошибки:
1. неправильное размещение реквизитов;
2. нарушение соразмерности частей документа;
3. неправильный выбор средств и способов рубрикации.
Виды оформления текстов официально-делового стиля (линейная запись, трафарет, анкета, таблица). Правила составления таблиц
Ключевые понятия: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и т.д.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), анкета(личный листок по учету кадров и т.д.) , таблица(финансовые ведомости и т.д.).
Таблица –перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.
- заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части;
При редактировании таблиц обязательно выполнять следующие требования:
1. Заголовок каждой графы должен располагаться непосредственно над ней.
2. Все колонки и боковик таблицы должны иметь заголовки.
3. Заголовок таблицы должен быть кратким и полностью отражать содержание таблицы.
4. Заголовки граф таблицы пишут с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной в том случае, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы.
5. При переносе таблицы на другие страницы заголовок помещают только над первой частью
6. В таблице не должно быть пустых граф.
7. Текст строк начинают с прописной буквы.
8. При отсутствии данных а графах таблиц ставится тире.
9. Следует обращать внимание на расположение цифровых данных: десятки следует располагать под десятками, сотни под сотнями и т.д.
Цель моей письменной экзаменационной работы состоит в том, чтобы проанализировать специфику языка служебной документации, более подробно рассмотреть методические рекомендации по составлению текстов служебных документов, выработанные на основе передового опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области документной лингвистики.
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ – МЕСТА РАБОТЫ ПРЕДВЫПУСКНОЙ ПРАКТИКИ
1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ
2. СПИЦИФИКА ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация
2.2 Композиция
3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1 Лексические ошибки
3.2 Морфологические ошибки
3.3 Синтаксические ошибки
3.4 Структурные помехи
3.5 Технические помехи
3.6 Грамматические помехи
3.7 Искусственное удлинение речи
3.8 Рекомендаций по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ЛИТЕРАТУРА
Вложенные файлы: 1 файл
делопроизводство.docx
Если предложение двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста, например:
В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:
Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:
Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;
Если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.
Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
Здания, сооружения, оборудо-вание и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС.
Здания, сооружения, оборудо-вание и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС.
Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.
Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.
При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо, - субъект действия, и ни в коем случае не с объектом.
Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.
Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.
Особый тип предложений в деловой речи - сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации:
«При проработке данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению:
~ оно не должно располагаться на уровне одного этажа;
~ должно иметь не менее двух залов площадью 35-40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;
~ должно иметь не менее 1 6-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний;
~ помещение не должно требовать ремонта;
3.2 Морфологические ошибки
Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Выводы комиссии обоснованные и справедливые.
Решение об увольнении Иванова незаконное.
Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
Решение об увольнении Иванова незаконно.
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на - ен, - енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на -енен.
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей; с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.
Как уже отмечалось, в тексте количественные имена числительные обычно записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:
На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.
Депутат встретился с 766 (семьюстами шестьюдесятью шестью) рабочими завода.
Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности.
3.3 Синтаксические ошибки
Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.
Следует помнить - в русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения
Рассмотрим три примера:
3. К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные оценочные характеристики внимание, оказанное затронутому в письме вопросу, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:
Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает. Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая. ; Считая. ; Принимая во внимание. ; Руководствуясь. и т. д.
Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Однако составители деловых писем часто допускают ошибки в употреблении деепричастных оборотов. Например: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха (правильно: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха).
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; чтобы; где; как; вследствие того, что. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно обычно следует за этим словом. Например: В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие.
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения: Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что .
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:
Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом по науке и технике (вместо: которые одобрены).
Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели.
Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для достижения цели.
Неправильное использование предлогов.
Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.
Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).
Неправильное согласование в падеже.
Наиболее частой ошибкой является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
3.4 Структурные помехи
Источником структурных помех является неверное построение текста служебного документа, не соразмеренное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.
Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.
Судя по многочисленным ошибкам, встречающимся в текстах служебных документов, следует рассмотреть подробно вопрос: по какому критерию делится текст на абзацы?
Дело в том, что изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Разбивая текст документа на абзацы, мы облегчаем его восприятие.
Лингвисты считают, что типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем пойдет речь дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: поэтому, таким образом, в этой связи, в результате этого и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести не всегда представляется возможным. Здесь большую роль играет интуиция составителя документа.
Считается, что средняя длина абзаца 4 - 6 предложений. Однако встречаются абзацы, состоящие из одного предложения, преимущественно в многоаспектных документах.
К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.
Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
· Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
· Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.
Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
· Неправильное использование слов и терминов.
· Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
· Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.
· Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.
К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. [Теппер, 1994]
Заключение
Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.
Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.
Список литературы
1. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.
3. Загорская А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.
4. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высшая школа, 1982. – 259 с.
5. Тейлор К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с.
6. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. – 231 с.
Читайте также: