Создание бизнес процессов в it реферат

Обновлено: 08.07.2024

Прикрепленные файлы: 1 файл

реферат.doc

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Кафедра математики и информатики

Описание и анализ бизнес-процессов при создании информационной системы.

студентка 4 курса

факультета экономики и управления

Самулеева Анна Андреевна

кандидат технических наук, доцент

Балашов Олег Валентинович

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время использование информационных систем на предприятии становится неотъемлемой частью производственного процесса любой организации. Информационная система представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединённых в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления на предприятии. Процесс создания информационной системы делится на ряд этапов, ограниченных некоторыми временными рамками и заканчивающихся выпуском конкретного продукта (моделей, программных продуктов, документации и пр.) Начальным этапом процесса создания ИС является моделирование бизнес-процессов, протекающих в организации и реализующих ее цели и задачи. Модель организации, описанная в терминах бизнес-процессов и бизнес-функций, позволяет сформулировать основные требования к ИС. Это фундаментальное положение методологии обеспечивает объективность в выработке требований к проектированию системы.

Двести лет назад Адам Смит сделал выдающееся открытие: индустриальное производство должно быть разбито на простейшие и самые базовые операции. Он показал, что разделение труда способствует росту производительности, так как сосредоточенные на одной задаче рабочие становятся более искусными мастерами и лучше выполняют свою работу. И на протяжении XIX и XX веков люди организовывали, развивали компании, управляли ими, руководствуясь принципом разделения труда Адама Смита.

Однако, в настоящее время предприятие рассматривается не как совокупность отделов, а как совокупность бизнес-процессов. Идея представления организации в виде набора бизнес-процессов, а управления ее деятельностью — как управление бизнес-процессами стала распространяться в конце 80-х годов. Лучшие компании мира начали решать для себя эти задачи и на практике доказали важность, эффективность, экономичность и прогрессивность перехода на клиентно-ориентированное производство и процессно-ориентированную структуру управления производством. Эта тенденция привела к включению управления процессами в критерий для получения самых престижных наград в области управления бизнесом.

Сегодня компании мирового уровня,например Microsoft или Coca-Cola, используют методы управления процессами в рамках реализации стратегии системного управления качеством. При использовании процессно-ориентированного подхода в управлении сам процесс становится распределенным регулятором качества составляющих его процедур, будучи ориентированным на реального рыночного клиента.

Выделение бизнес-процессов, их анализ и последующее совершенствование — колоссальный резерв для повышения конкурентоспособности компании и эффективности ее работы. Среди основных преимуществ такого подхода можно выделить простоту проведения оптимизации как самих процессов, с точки зрения их организации, синхронизации, взаимосогласованности, так и ресурсов, потребляемых процессами, особенно это касается человеческих ресурсов. Кроме того, становится очевидность управления, нацеленного на конечный результат, который оценивается потребителем — клиентом процесса.

Аргументами для перехода к процессно-ориентированной структуре управления производством стали следующие:

каждый процесс имеет потребителя, и сосредоточение на каждом процессе способствует лучшему удовлетворению потребителей;
определение границ рассматриваемого процесса, а также поставщиков и потребителей, позволит обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить;
при управлении целостным процессом, который проходит сквозь множество отделов, а не отдельными отделами, снижается риск субоптимизации;
при назначении владельцев процессов, ответственных за процесс, удается избежать распределения ответственности по фрагментам, что часто бывает на специализированных предприятиях;
управление процессами позволяет создать лучшие основания для контроля времени выполнения работ и ресурсов.

Большинство из этих аргументов основано на том, что каждый отдельный процесс имеет поставщика и потребителя, как это показано на рис. 1.1. Эта модель поставщик/потребитель — центральная для понимания процессного подхода.

Так что же такое бизнес-процесс?

1.1.Определения понятия бизнес-процесс

Главная идея заключается в том, что любой бизнес-процесс имеет потребителя внутреннего или внешнего. Опираясь на это определение, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть.

В статье представлен способ оптимизации бизнес-процессов IT-отдела, на основе совместного использования концепции процессного управления и ключевых показателей эффективности.

Ключевые слова: оптимизация бизнес-процессов, процессное управление, ключевые показатели эффективности.

В настоящее время для повышения эффективности деятельности предприятия и его конкурентоспособности необходимо постоянно совершенствовать и оптимизировать бизнес-процессы. Это обусловлено высокой изменчивостью рыночной ситуации, ростом конкуренции, научно-техническим прогрессом.

На большинстве предприятий проводятся мероприятия по оптимизации, повышению эффективности и качества её бизнес-процессов. Эти мероприятия позволяют снизить риск возникновения сбоев в работе предприятия.

Существует множество методов оптимизации бизнес-процессов, каждый метод может быть направлен на повышение определенных параметров процесса: производительность, эффективность, адаптивность, качество процессов [1].

В качестве методов оптимизации бизнес-процессов используются:

1. Анализ сильных и слабых сторон (SWOT-анализ).

3. Анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей KPI.

4. Метод Lean, «6 Сигма.

5. Изменение фрагментарности бизнес-процессов.

6. Анализ бизнес-логики процессов.

7. Функционально-стоимостной анализ.

8. Анализ трудоемкости и длительности бизнес-процессов.

9. Концепция процессного управления.

Процессный подход применяется с целью создания горизонтальных связей в организации, позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат. Процессный подход подразумевает несколько принципов [2]:

- принцип взаимосвязи процессов (организация представляет собой сеть процессов);

- принцип востребованности процесса (каждый процесс должен иметь цель, а его результаты востребованы);

- принцип контроля процесса (для каждого процесса должны быть определены показатели характеризующие процесс и его результаты);

- принцип ответственности за процесс (за процесс должен отвечать один человек).

Исходя из представленных принципов, можно выделить ключевые элементы процессного подхода: вход-выход процесса, ресурсы, владелец процесса, потребители и поставщики процесса, показатели процесса.

Процессный подход позволяет:

- понимать процессы, повышать их качество и качество используемых ресурсов;

- улучшать координацию работ между сотрудниками, сократить дублирование действий;

- накладывать адресную ответственность за выполнение не просто функциональных обязанностей, а за реализацию конкретного процесса;

- измерять результаты процессов через KPI и стимулировать их улучшение;

- создать эффективную систему мотивации сотрудников.

На рисунке 1 представлена схема взаимодействия двух процессов, обратная связь между процессами реализуется посредством контрольной точки, в которой могут быть параметры измерения результатов процесса. Наличие измеряемых параметров в контрольной точке, облегчает принятие решений и контроль над выполнением функциональных обязанностей участников процесса.

Рис. 1. Схема взаимодействия двух процессов

Взаимодействие между процессами происходит следующим образом. Процесс № 2, который является потребителем результата Процесса № 1, формирует требования, которым должен соответствовать результат Процесса № 1. Участник Процесса № 1, выполнив функции, входящие в процесс, проверяет соответствие результата требованиям, в случае если результат не удовлетворяет требованиям, производится его доработка. Точка контроля должна содержать в себе измеряемые показатели производительности, стоимости, времени выполнения и т. д.

- бизнес-процессы, направленные на поддержание работоспособности информационных систем предприятия;

- процессы, обеспечивающие работоспособность электронно-вычислительного оборудования;

- процессы, направленные на обеспечение работоспособности программного обеспечения;

- процессы информационной поддержки пользователей предприятия.

Процессы начинаются с четырех событий (рис.2): поступившей заявки или звонка пользователя, распоряжения руководства и необходимости обслуживания ИС. Далее менеджер производит оформление заявок, в случае если это звонок от пользователя, менеджер самостоятельно вводит заявку в систему заявок, таким образом, менеджер становится ответственным лицом за принятие и оформление заявок. После принятия заявки менеджер должен определить исполнителя, в зависимости от работ, указанных в заявке, и компетенций того или иного исполнителя. Вся работа с заявками производится в системе заявок IntraService и в системе электронного документооборота (СЭД).

Рис. 2. Начальные события усовершенствованных процессов

Если заявка включает работы прикладного характера, то он направляется к аналитику, который в свою очередь формирует техническое задание для программиста (рис.3).

Рис. 3. Процесс формирования задания для программиста

После получения всех необходимых материалов, исполнитель приступает к выполнению работ по заявке, по окончанию которых он должен оформить результат работ в системе заявок.

Измерение и анализ показателей процесса являются важнейшими средствами, позволяющими находить пути улучшения процессов. Процесс могут охарактеризовать три группы показателей [3]:

показатели продукта процесса

показатели удовлетворенности клиентов процесса.

Для измерения процесса оформления заявки определены Показатели 1:

- количество оформленных заявок;

- время оформления заявок;

- количество неверно оформленных заявок.

Для оценки процесса определения исполнителя сформированы Показатели 3:

- количество верно определенных исполнителей;

- количество не принятых исполнителями заявок.

В результате усовершенствования процессов, была создан единый процесс обработки заявок, который обеспечивает учет всех заявок и правильную оценку объема работ, выполняемых сотрудниками отдела.

1. Репин В. В. Бизнес-процесс компании: построение, анализ, регламентация. — М.: Стандарты и качество, 2007. — 240 с.

2. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. — 544 с.

3. Клочков А. KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических инструментов. — М.:Эксмо, 2009. — 160 с.

Основные термины (генерируются автоматически): процесс, KPI, заявка, исполнитель, система заявок, ключевой показатель эффективности, оптимизация бизнес-процессов, оформление заявок, показатель процесса, схема взаимодействия.

Читайте также: