Современная оргтехника и организация делопроизводства рефераты

Обновлено: 05.07.2024

Цель работы: изучить используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- классифицировать технические средства в делопроизводстве;
- изучить способы документирования информации;
- классифицировать типы и виды документов;
- рассмотреть разновидности носителей документов;
- рассмотреть технические средства, используемые в делопроизводстве;
- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;
- рассмотреть средства телекоммуникаций.

Содержание работы

Введение.
3
1 Классификация технических средств……………………………………….
4
2 Способы документирования……….…………………..…………………..…
4
3 Типы и виды документов…………..……………………….
4 Разновидности носителей документов………………………………………
5
7
5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве…
6 Способы и средства тиражирования и обработки документов………………………………………………………………………
9

10
7 Средства телекоммуникации.
12
Заключение.
14
Список источников и использованной литературы………………………….
15

Содержимое работы - 1 файл

РусланДУД.doc

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Факультет вечернего и заочного обучения

Кафедра ______________________________ _____________________

Тема Современные технические средства управления в делопроизводстве

студент группы з09ЭУП

1 Классификация технических средств……………………………………….

3 Типы и виды документов…………..………………………. .

4 Разновидности носителей документов………………………………………

5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве…

6 Способы и средства тиражирован ия и обработки документов…………………………………………………… …………………

7 Средства телекоммуникации. . .

Список источников и использованной литературы………………………….

Управление организацией, как технология, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе.

С каждым днем происходит лавинообразный рост количества информации. Это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием огромных массивов документов.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие или решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере роста количества деловых документов, расширения и усложнения деятельности организации, процессы, связанные с управлением документооборота, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет использовать современные технические средства и информационные технологии.

В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные документы. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Значительная часть управленческих операций носит формально-логический характер, т. е. легко поддается расчленению на более простые операции.

В настоящее время есть необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах, а также объективные предпосылки для их реализации.

Актуальность темы связана с тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Цель работы: изучить используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- классифицировать технические средства в делопроизводстве;

- изучить способы документирования информации;

- классифицировать типы и виды документов;

- рассмотреть разновидности носителей документов;

- рассмотреть технические средства, используемые в делопроизводстве;

- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;

- рассмотреть средства телекоммуникаций.

1 Классификация технических средств

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

В соответствии с назначением все технические средства в делопроизводстве можно разбить на следующие группы:

– средства для составления документов;

– копировальная и множительная оргтехника;

– средства хранения, поиска и транспортирования документов;

– техника управленческой связи.

2 Способы документирования

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ и заключался в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества.

На смену простейшим средствам пришли перья, первые упоминания о них в VII веку. В 1809 году была запатентована первая ручка.

В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка. Практически всем приходится работать с документами и пользоваться ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

а) Механическая запись – перфорирование, аналоговая и механическая звукозапись, фотохимический способ (фото-документирование), кинодокументирование;

б) Электронный способ документирования. Электронное документирование – оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации, голография.

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном языке – информация кодируется. Кодирование происходит с помощью так называемого двоичного кодирования с помощью двух символов – 0 и 1, называемых битами. Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования.

К настоящему времени работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

3 Типы и виды документов

Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из отличительных признаков документа;

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документ (документированная информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– по месту составления: внутренние и внешние;

– по содержанию: простые и сложные;

– по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

– по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

– по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

– по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

– по средствам фиксации: письменные, графические, фото и т.д.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Обязательно проходят процедуру утверждения уполномоченным органом – вышестоящей организацией, руководителем организации, коллегиальным органом.

Их относят к бессрочным и действуют до их отмены или утверждения новых. В них могут вноситься изменения. К ним относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном органе организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги А4 или на общем бланке, при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

– правовые акты федерального уровня;

– правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

– правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

1. Принципы автоматизации делопроизводства.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие:

· поддержка распределенной обработки информации;

· возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

· открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

· типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

· коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

· средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

· возможности контроля за прохождением документов;

· способ оповещения должностных лиц;

· особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

· средства регламентации доступа и криптозащиты;

· средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

· ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

Ввод .

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

Хранение .

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

· возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

· организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

· высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

· экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

· возможность централизованного развития вычислительных средств.

2. Автоматизация работы с документами.

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождением внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.

Рис.1 Схема автоматизации работы с документами.

Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматизации движения документов в учреждении представлена на рис.1.

Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждений.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадет к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело.Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранении, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто покоряющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих территориально обособленные структурны подразделения или очень большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние и исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка-это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

К таким реквизитам относится:

· входящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

· номер и дата поступающего в регистрацию документа;

· наименование вида документа;

· адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);

· количество листов и экземпляров;

· срок исполнения документа;

· шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);

При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируются отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

· исходящие (и внутренние);

· письма и обращения граждан.

Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбить на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирование регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.

По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивной банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.

В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

· регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);

· регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

· ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатуры дел;

· контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

· поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

3. Автоматизированные рабочие места.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

· персональные компьютеры, объединенные в сети;

· электронные пишущие машинки;

· коммуникационные средства, телефонная техника;

· средства для автоматизации ввода архивных документов и
поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

· средства для обмена информацией — электронная почта;

· локальные компьютерные сети;

· интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

4. Классификация офисной техники.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная организационная техника (оргтехника) – технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщен именно бумажной информацией.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

5. Заключение.

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

6. Ситуация.

От Иванова Петра Степановича

Проживающего, г. Ростов-на-Дону,

Ул. Северная д.45, кв. 5

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу, на должность главного инженера с 21.01.2001г.

Установлено, что именно по причине несовершенства технологии управления руководители допускают значительные потери рабочего времени, свидетельствующие о низком уровне организации управленческой деятельности. Непрерывный рост уровня подготовки кадров аппарата управления и широкое применение в нем высокопроизводительной электронно-вычислительной и прочей техники, ужесточение требований в отношении налаживания информационных потоков усиливают потребность в специальном обучении руководителя технологии управления. При этом его прикладные знания могут существенно отличаться от знаний, требуемых от специалиста соответствующей профессии. Скажем, руководителю нет нужды разбираться детально в делопроизводстве и оргтехнике, правилах составления программ для компьютера, но ему полезно знать, какие задачи решаются [c.223]

Как уже отмечалось, для современного делопроизводства характерно внедрение новых информационных технологий. Оснащенность служб делопроизводства компьютерами и современной оргтехникой делает труд секретаря более продуктивным. Роль секретаря, владеющего новыми информационными технологиями, неизмеримо возрастает. Но растет также и информационная культура инженерно-технического персонала. Те документы, которые традиционно создавались и продвигались только службами документирования, в настоящее время могут быть оформлены и переданы руководителями среднего и нижнего звена, а также инженерами, имеющими на своем рабочем месте персональный компьютер, подключенный к сети. Это приводит к сокращению персонала, занятого в делопроизводстве предприятий и организаций, и интегрирует делопроизводство вокруг секретарей. [c.35]

Рассмотреть все средства оргтехники в рамках одного учебного пособия невозможно. Поэтому далее будут рассмотрены только те средства, которые стали приметой времени, непременной принадлежностью как небольших офисов, так и подразделений, занимающихся делопроизводством на крупных предприятиях. [c.121]

План совершенствования управления, планирования и организации производства направлен на внедрение прогрессивных форм и методов управления, способствующих сокращению численности работников аппарата управления, удешевлению его содержания и повышению эффективности производства. Он содержит мероприятия по распространению прогрессивных форм организации производства (концентрация, специализация, кооперирование, комбинирование) в соответствии с особенностями отдельных производств по механизации, автоматизации и рациональной организации процессов управления на базе применения экономико-математических методов, ЭВМ и средств оргтехники по разработке и внедрению АСУ. Здесь предусматриваются меры по совершенствованию внутризаводского технико-экономического и оперативного планирования и организации хозрасчета, включая систему плановых показателей, систему экономического стимулирования внутри объединения, систему хозрасчетных взаимоотношений внутри объединения и с другими организациями Сюда входят также мероприятия по совершенствованию организационной структуры, методов и организации работы аппарата управления, механизации и автоматизации инженерного и управленческого труда. Включаются мероприятия по улучшению системы учета, контроля и делопроизводства организации подготовки и технического контроля производства организации производства з основных и вспомогательных цехах предприятия координированию их деятельности повышению организационного уровня производства совершенствованию системы подготовки и переподготовки управленческих кадров. [c.130]

Одно из важнейших условий повышения эффективности управления— дальнейшее развитие автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательное их объединение в общегосударственную систему сбора и обработки информации расширение производства и применения средств оргтехники для рационального делопроизводства и улучшения организации управленческого труда. [c.44]

В десятой пятилетке для повышения эффективности производства намечено дальнейшее совершенствование организационной структуры управления в соответствии с генеральными схемами управления, завершение создания производственных объединений, сокращение числа звеньев управления, улучшение стиля и методов хозяйственного руководства, повышение ответственности кадров, занимающихся управленческой деятельностью. В этой части важнейшее значение придается последовательному внедрению автоматизированных систем управления (АСУ). В Основных направлениях развития народного хозяйства СССР на 1976— 1980 годы поставлена задача Обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в единую общегосударственную систему сбора и обработки информации для учета, планирования и управления. Создавать вычислительные центры коллективного пользования. Расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда .1 [c.376]

В организации механизации в первую очередь подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание. Степень механизации управленческого труда вследствие его кооперации различна. Так, на этапе сбора и передачи информации труд работников системы управления по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет эффективно использовать средства оргтехники. [c.177]

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой. [c.279]

Исполнитель должен иметь в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и социальной информации, номенклатурой дел, информационными ресурсами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводству, справочниками, а также средствами оргтехники ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т. д. [c.161]

Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г, недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала [c.40]

К частным функциям (процессам) относятся делопроизводство, обеспечение оргтехникой и ее использование. Частные функции в организации выполняют отдельные структурные подразделения и должностные лица. [c.59]

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]

Сопроводительное письмо должно быть кратким, его задача — привлечь внимание к соискателю и доказать пригодность для работы, на которую он претендует. В письме надо ненавязчиво обратить внимание на качества и достижения, которые могут быть наиболее привлекательны для работодателя. Оно должно быть написано в соответствии с правилами современного делопроизводства и продемонстрировать коммуникативную компетентность претендента. Многие современные предприниматели предпочитают получать профессиональные резюме и сопроводительные письма к ним по факсу, чтобы соискатель сразу показал владение современными средствами связи и оргтехники. [c.242]

В последние годы вопросам организации делопроизводства уделяется большое внимание. В советские учреждения внедряются средства механизации и оргтехники, упрощается процесс документооборота, сокращается и удешевляется штат управленческого аппарата. [c.19]

Методист занимается вопросами рационализации делопроизводства, внедрением механизации делопроизводственных работ, используя современные средства оргтехники контролирует и проверяет один раз в квартал ведение делопроизводства в структурных подразделениях учреждения и подведомственных организациях [c.25]

Умелое использование средств оргтехники на всех участках делопроизводства любого учреждения способствует повышению производительности, удешевлению управленческого труда. Особенно повышается производительность труда управленческого персонала с внедрением комплексной механизации, которая предусматривает использование средств оргтехники не на отдельных участках работы с документами, а повсеместно, включая работу по обработке документационного фонда и в архиве. [c.33]

Государственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов осуществляет организационно-техническое обслуживание деятельности попечительского совета, в том числе выделяет помещения и оргтехнику для его работы, место для хранения документации, закрепляет сотрудника для ведения делопроизводства и референта. [c.307]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие -материалы по организации делопроизводства Единую государственную систему делопроизводства стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации структуру предприятия организацию делопроизводства на предприятии схемы документооборота порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив системы организации контроля за исполнением документов оргтехнику и другие средства меха--низации управленческого труда основы экономики, организации производства, труда и управления правила внутреннего трудового распорядка основы трудового законодательства . правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. [c.40]

Обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в единую общегосударственную систему сбора и обработки информации для учета, планирования и управления Создавать вычислительные центры коллективного пользования. Расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда. [c.16]

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. [c.10]

Рассмотрены все вопросы курса Делопроизводство и машинопись . Содержится необходимая информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и нормативных актов. Подробно рассматривается технология машинописных работ на электронных пишущих машинах. Дан анализ современной оргтехники (средства копирования и оперативного размножения документов, средства административно-управленческой связи, персональный компьютер и др.). излагаются принципы работы с нею. Подробно освещаются вопросы автоматизации делопроизводства. [c.265]

В современном языке техническим средствам, применяемым для облегчения управленческой деятельности и автоматизации делопроизводства, дано обобщенное название оргтехника (организационная техника). [c.120]

Организация делопроизводства и оценка эффективности работы кадровых служб (ведение личных дел работников, учета и отчетности по кадрам, использование оргтехники и персональных компьютеров в автоматизации процессов управления человеческими ресурсами, оценка эффективности деятельности подразделений по работе с персоналом). Общая задача предлагаемой книги — дать основополагающие представления обо всех этапах единого цикла управления персоналом в их логической взаимосвязи и последовательности. При описании этапов, форм и методов принятия действенных кадровых решений преследуется цель обогатить читателя необходимыми знаниями в области управления человеческими ресурсами. Структура этого издания, расположение в нем теоретического и практического материала всецело подчинены достижению указанной цели. [c.13]

Отсутствие единого методического центра, координирующего работу учреждений в области управления и делопроизводства, несогласование в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования актуализировали проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил, организационного оформления этого процесса. В 1941 г. проводится 1-е межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли отражение вопросы документаци-онного обеспечения управления [c.27]

ТЕХНИКА (от греч. te hne - искусство, ремесло, мастерство) — совокупность технических средств, создаваемых для осуществления процессов производства и обслуживания непроизводственных потребностей. Техника повышает производительность труда, уменьшает долю ручного труда, автоматизирует и механизирует производство,-совершенствует образ жизни людей. Технические средства, применяемые в управлении, в делопроизводстве называют организационной техникой (оргтехникой). [c.335]

Копяровшве (размножение) небольших объемов документации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем месте (например, путем использования термокопировального аппарата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществляться силами специализированного подразделения или сторонней организации, заинтересованное подразделение подготавливает заказ, где указываются количество листов, подлежащих копированию, тираж, масштаб, характер размножаемой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые другие сведения. Такой заказ передается руководителю организации или лицу, ответственному за копирование (размножение) материалов, и после получения разрешения, направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству данной организации. Следует обязательно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных докумеятационных подразделений (машбюро, копировальной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа. [c.145]

В служебных подразделениях также необходимо внедрять трудосберегающие технологии, а именно автоматизировать делопроизводство (offi e automation), использовать персональные компьютеры и другую оргтехнику. [c.77]

В эпоху научно-технической революции происходит активное вторжение Т. в сферу у.мств. труда. Развитие электроники, кибернетики, совершенствование ЭВМ создают предпосылки для передачи машинам управляющих, логцч. функций человека, т. е. функции его умств. деятельности. Применение контрольно-управляющих, информац. и вычислит, машин облегчает труд по оптимизации планирования и управления произ-вом, повышает продуктивность умств. труда, избавляет человека от выполнения многих трудоёмких расчётных операции, сокращает расходы на адм.-управленч, аппарат. В целях рационализации делопроизводства, повышения эффективности работы конструкторских, технология., планово-экономич. и др. орг-ций расширяются выпуск и использование различных средств оргтехники, к к-рон относятся приборы, устройства и машины — от авторучек и точилок для карандашей до диктофонов, пишущих машин и автоматов, копировально-множительных аппаратов и ЭВМ. Применение средств оргтехники способствует росту производительности управленч. труда и повышению эффективности управления. При системном использовании средств оргтехники производительность труда повышается в среднем на 10—150ii, а для отд. категорий работников — на 80—100%. [c.124]

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций вьшолняегся на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для одногапных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах. [c.125]

В 1969 г. институт электронно-управляющих машин преобразован во Всесоюзный институт оргтехники (ВНИИОргтехника). Эти три института становятся с середины 60-х годов вневедомственными центрами рационализации делопроизводства в стране. [c.101]

ВНИИДАД как учреждение системы Главного архивного управления при СМ СССР в своих разработках наиболее подробно излагал вопросы рационализации делопроизводства, текущего хранения документов и их дальнейшего использования. Вопросы механизации делопроизводства в них были отражены слабее. В свою очередь, ВНИИОргтехника, организация Минприбора СССР, в своих разработках основной акцент в рационализации делопроизводства делал прежде всего на применении средств механизации и оргтехники, а потом уже на изменении технологии работ и, учитывая разработанность таких вопросов, как составление номенклатуры дел, их формирование и дальнейшее использование, в методических рекомендациях ставил эти вопросы совсем редко. Кроме того, методические материалы, разрабатываемые ВНИИОргтехникой, наряду с вопросами рационализации делопроизводства, ставили проблемы планировки и организации рабочих мест основных категорий сотрудников аппарата управления, оснащения основных категорий сотрудников аппарата управления средствами механизации и оргтехники, организации служб научно-технической информации и др. [c.106]

управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Цель реферата - систематизация знаний о современном документировании

4. Объяснить как проводится подготовка документации по трудовым

Объект исследования - документационное управление деятельности.

Предметы исследования – современное делопроизводство.

1.1. История развития системы государственного делопроизводства в

(предположительно в XVII в.) и относится к про цессу решения (производства)

появлялись документы, которые закрепляли достигнутую договоренность,

В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались орга ны государственной власти. Документы

имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, бо лее прогрессивное по

сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения,

ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях

были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, по явилась

журнальная форма регистрации документов. В нача ле XIX в. коллегии были

заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась

единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки

служебных документов, началось внедрение механизации конторско го труда.

В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к

централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый

порядок документирования, внедрены стандартные требования к форм е и

структуре документов, установлен типовой состав их информационных эле -

ментов. Была предпринята попытка внедрения Единой госу дарственной системы

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
В данной курсовой работе я ставлю перед собой цель исследовать современные технологии организации делопроизводства, преимущества внедрения электронного документооборота и офисных систем.

Содержание

1.1.
Совершенствование и проектирование рациональной системы документооборота……………………………………………………..

1.2.
Основные принципы автоматизации документооборота…………..
4
2.
Эффективность автоматизации документооборота…………………….
9

2.1.
Автоматизированные рабочие места при обработке документов…
10
3.
Электронные офисные системы в службе документационного обеспечения управления………………………………………………….

Вложенные файлы: 1 файл

Современные технологии организации делопроизводства-контрольная.doc

Современные технологии организации делопроизводства…… ………….

Совершенствование и проектирование рациональной системы документооборота…………………………………… ………………..

Основные принципы автоматизации документооборота…………..

Эффективность автоматизации документооборота…………………….

Автоматизированные рабочие места при обработке документов…

Электронные офисные системы в службе документационного обеспечения управления…………………… …………………………….

В данной курсовой работе я ставлю перед собой цель исследовать современные технологии организации делопроизводства, преимущества внедрения электронного документооборота и офисных систем.

1. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Совершенствование и проектирование рациональной системы документооборота

Современные методики организации документационного обеспечения как в традиционном, т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определение фиксированных путем прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации и утверждаемых руководством организации.

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Именно на основе такого подхода проектируются лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем в традиционных, давно установившихся системах управления, проводится редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке и адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота. Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

- неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие, малая скорость обработки и информации, а значит, медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

1.2. Основные принципы автоматизации документооборота

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно- документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно- документационными ресурсами, в нашей стране – службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

• наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

• созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

• расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

• включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

Как правило, документы различаются по типам носителей информации. И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.

Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом: простотой внесения изменений, использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте, возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.

Возможна следующая классификация информационных технологий:

• по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технология подготовки презентаций на основе графических процессоров; технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.)

• по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);

• по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).

Преобладающими информационными технологиями, начиная с середины 80-х годов, являются компьютерные, поэтому можно говорить о реализации офисной деятельности в рамках автоматизированного (электронного) офиса, которая имеет техническую, программную и организационно-методическую основу. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала, а лишь дополнить ее.

Техническую основу современных информационных технологий или электронного офиса составляют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники. Это персональные компьютеры, электронные пишущие машинки, копировальные машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации.

Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем: тестовые и диагностические программы, операционные системы, антивирусные программы, командно-файловые процессоры (оболочки). Прикладные программные средства классифицируются по системам подготовки текстовых, табличных и других документов; подготовки презентаций, обработки информации, личных информационных систем, систем управления проектами и прочими системами.

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управления; инструктивные и нормативно- методические материалы по организации работы управленческого персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.

По характеру использования в сети компьютеры разделяются на серверные и рабочие станции. Сервер – специально выделенный компьютер, который предназначен для разделения файлов, удаленного запуска приложений, обработки запросов на получение информации из базы данных и обеспечение связи с общими внешними устройствами.

Рабочая станция (или клиент) – персональный компьютер, пользующийся услугами, предоставляемыми серверами. Существует два подхода к взаимодействию компьютеров в сети: с централизованной обработкой информации и с распределенной обработкой.

При централизованной обработке информации основная часть вычислений и обработки информации производится на сервере, клиент отвечает только за небольшую часть работы. При распределенной (децентрализованной) обработке информации основная часть обработки информации производится на рабочих станциях, а сервер выступает в роли хранилища информации.

Читайте также: