Составление архивных описей реферат

Обновлено: 30.06.2024

1. Архивная опись как базовый архивный справочник. Этапы описательных работ при составлении описи. Архивные справочники состоят из информации о составе и содержании документов и фондов, их поисковых данных (вторичной информации) созданной путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации в ходе описательных работ. В зависимости от того, какой тип справочника готовится (подокументная опись, опись дел фонда, каталог, путеводитель, указатель и

др.), проводится описание документов (части документа, группы документов, дела, группы дел, фонда, части фонда, группы фондов, всех фондов архива, фондов группы архивов). Однако первым архивным справочником, который составляется при научно-технической обработке и описании неупорядоченной массы документов и дел, является архивная опись дел фонда. С ее помощью и на ее базе в дальнейшем создаются другие типы и виды НСА архива. На основе описей также осуществляется государственный учет документов. Ему подлежат все документы НАФ – как государственной, так и негосударственной его части.

Архивная опись (далее – опись) – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковойнумерацией.

Таблица 10.3.1. Опись дел фонда Совета Народных Комиссаров КССР,

ЦГА РК (фрагмент)

Заголовок дела Дата начала и

423 Протоколы заседаний

3 ноября 1927 г. –

5 января 1929 г.

424 Циркуляры и

23 декабря 1927 г.

425 Протоколы заседаний

проектов при СНК

20 декабря 1927 г.

В государственном архиве описи составляются на неописанные документы учреждений, организаций, предприятий, на фонды личного происхождения, а также в процессе переработки и усовершенствования устаревших либо некачественных описей по причине несоответствия их информационного уровня современным запросам пользователей и подходам к описанию.

К каждому фонду государственного архива должно быть создано четыре экземпляра описи: один контрольный и три рабочих, в том числе один рабочий вариант описи на внешнем электронном носителе. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, ведущем централизованный учет; рабочие – в соответствующем хранилище и в читальном зале. Хранение, учет и использование описей дел в электронном виде осуществляются аналогично требованиям к хранению, учету и использованию цифровых копий архивных документов.

Описательные работы и составление описи включают несколько этапов:

1) собственно описание – изучение дел и документов и занесение сведений о них на карточки;

2) систематизация карточек в соответствии со схемой систематизации фонда и их редактирование;

3) оформление архивной описи, включающее оформление собственно описи

(формирование описательных статей и оформление итоговой записи) и создание справочного аппарата описи;

4) завершение оформления обложки дела и присвоение делу постоянного архивного шифра.

В государственном архиве, в случае поступления документов того или иного

фондообразователя в неупорядоченном состоянии описанию предшествуют работы по фондированию, составление схемы систематизации фонда, научно-техническая обработка документов и формирование дел.

2. Описание дел на карточках. Первый этап описания дел (изучение дел и документов и занесение сведений о них на карточки) включает:

1) установление названия структурной части фондообразователя;

2) установление делопроизводственного номера или старого инвентарного номера (индекса дела по номенклатуре);

3) составление заголовка дела;

4) определение крайних дат документов дела;

5) установление количества листов в деле, их нумерация;

6) составление листа-заверителя дела

7) оформление обложки дела с указанием заголовка, крайних дат документов,

количества листов дела, временного рабочего номера дела (наносится простым карандашом).

Все эти сведения заносятся в карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и становится его временным рабочим номером до окончания описания всех дел фонда либо той его части, на которую составляется опись. Постоянный архивный шифр на обложке дела проставляется только после утверждения описи.

На последующем этапе карточки систематизируются и редактируются. Систематизация карточек с описанием дел осуществляется на основании схемы систематизации фонда, в соответствии с которой в описи выделяются разделы и подразделы. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда на дела одного фонда составляются одна или несколько описей.

3. Оформление описи, формирование описательных статей. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, заверительной надписи и справочного аппарата к описи. На данном этапе оформления описи из данных о деле, занесенных в карточки формируются описательные статьи. Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

1) порядковый номер;

2) делопроизводственный индекс дела или номер по старой описи;

3) заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела;

4) дата (крайние даты) дела (число, месяц, год);

5) количество листов в деле.

Данный набор элементов описательной статьи имеет место в описи дел

При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. Аннотация к заголовку дела является краткой характеристикой отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются представляющие интерес для пользователей уникальные, особо ценные и иные документы, наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку.

Аннотация пишется после заголовка с новой строки с указанием номеров листов аннотируемых документов.

уникальных, особо ценных документов, их репрографировании, наличии фонда пользования.

Завершает оформление собственно описи итоговая запись, которая включает

информацию о количестве дел, внесенных в опись, что обеспечивает контроль за сохранностью документов. Итоговая запись дается в конце описи. В ней указываются цифрами и прописью количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируется наличие литерных дел и пропущенных номеров, должность и фамилия составителя, а также заведующего архивохранилищем (отделом), дата, например:

В опись внесено 809 (восемьсот девять) дел с № 1 по № 807, в том числе

Литерные номера 180а, 338а, 563а;

Заведующая хранилищем Подпись

Заведующая отделом обеспечения

4. Создание справочного аппарата описи. После оформления собственно описи составляется справочный аппарат, в который входят: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; историко-архивная справка; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

Титульный лист оформляется к каждой описи. На нем помещаются:

1) полное наименование архива;

2) название фонда;

5) название описи;

6) крайние даты документов, внесенных в опись.

Обязательным является проставление на титульном листе описи ее порядкового номера по реестру описей при взятии описи на учет, а также отметок об утверждении описи ЭПК структурного подразделения по архивам и документации областного исполнительного комитета или ЭМК республиканского архива.

Оглавление (содержание) помещается в описи после титульного листа. В оглавлении к описи перечисляются: названия разделов и подразделов, элементы справочного аппарата с указанием соответствующих листов описи. При построении описи по структурно-хронологическому принципу ее разделами являются названия структурных частей и годы в пределах каждой структурной части. При хронологически-структурном принципе построения описи в оглавлении вначале дается год, затем – названия структурных частей в пределах каждого года. В описях, построенных по хронологическому принципу, в оглавлении указываются только годы.

К небольшим по объему описям оглавления не составляются, так как пользование ими без такового не затруднено.

Историко-архивная справка составляется на каждую организацию, документы которой передаются на постоянное хранение и состоит из истории организации-фондообразователя и ее фонда, характеристики описей (фонда), информации о составе и полноте документов, особенностях их группировки, состоянии дел, составе справочного аппарата к описи и порядке пользования им.

До конца 1990-х гг. аналогом историко-архивной справки выступали: 1) историческая справка учреждения-фондообразователя, которая составлялась отдельно при описании как самостоятельный вид научно-справочного аппарата и хранилась в составе дела фонда; 2) предисловие к описи (фонды первой и второй категории), как вариант исторической справки, кратко освещающий историю фондообразователя и фонда, и более подробно – состав конкретной описи. В отличие от историко-архивной справки данные

документы были более информативны. История организации-фондообразователя в историко-архивной справке представляет собой краткое изложение сведений об исторических условиях, в которых возникла и действовала организация-фондообразователь, о дате создания (со ссылкой на

соответствующие нормативные документы) и подчиненности организации-

фондообразователя, ее структуре, функциях и направлениях деятельности, о дате ликвидации или реорганизации фондообразователя (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) с указанием наименования организации, унаследовавшей его функции.

История фонда и характеристика его состояния включают в себя сведения о

времени поступления дел в архив, полноте документов в описи; о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда или относящихся к профилю данного фонда в составе других фондов, с указанием их названий и номеров; о проведенных в архиве описании документов, переработке или усовершенствовании описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ.

В краткой аннотации состава и содержания дел в описи указываются наиболее типичные группы дел по их содержанию, видам и разновидностям документов.

В историко-архивной справке должны быть отмечены приемы раскрытия содержания документов, принципы формирования дел и построения описи, особенности описания и оформления дел.

Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или по истории фонда в историко-архивную справку вносятся дополнения (изменения) или она пересоставляется. На каждое последующее поступление документов фонда составляется продолжение к историко-архивной справке.

Список сокращений представляет собой перечень сокращенных понятий и названий, применяемых в тексте описи. Он не выполняет самостоятельной информационной функции. Его основное назначение – уменьшить объем и

РК – республиканский комитет

Наркомат – Народный комиссариат

Облисполком – Исполнительный комитет областного Совета

Список сокращений помещается в описи после историко-архивной справки. Переводные таблицы шифров составляются в государственных архивах в случаях переработки описей, которая включает пересистематизацию и перешифровку дел. Готовятся они в виде вертикальных колонок цифр, где слева помещаются старые порядковые номера дел, справа – соответствующие им новые. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включаются не только номера дел, но и описей, например:

Если в новую опись включены дела из других фондов, то в переводной таблице первыми помещаются номера дел основного фонда, а вслед за ними (по порядку номеров) – других фондообразователей.

Переводная таблица может составляться:

ко всем описям фонда, если его материалы были пересистематизированы и количество описей изменилось;

к каждой описи, когда пересистематизация проводилась внутри одной описи.

Единая переводная таблица ко всем описям фонда переплетается в один том и помещается вслед за последней описью фонда. Переводные таблицы, составленные к каждой описи, прилагаются (или подшиваются) к этим описям. К описям фондов первой и второй категорий для ускорения поиска информации как правило, готовятся указатели.

После снабжения описи справочным аппаратом все ее составные части сшиваются.

По завершении описания неописанных документов составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате описания документов или переработанные описи рассматриваются на ЦЭПК республиканского архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного

комитета. В качестве завершающего этапа описательных работ и оформления описи после ее утверждения оформляются обложки дел описи. На обложки указываются заголовки дел, крайние даты и количество листов (окончательный вариант). Делам присваивается постоянный архивный шифр, состоящий из сокращенного названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на обложках проставляются специальным штампом. При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки. При вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета; на темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.

5. Переработка и усовершенствование описей. Для устранения недостатков некачественных описей, при работах по оптимизации состава фонда (фондов), с целью повышения информационного уровня описей в государственных архивах проводятся их переработка и усовершенствование. Переработка описи представляет собой составление новой описи взамен старой, не отвечающей необходимым требованиям в качестве поискового и учетного документа. Переработка описей включает в себя: изучение дел в ходе проведения экспертизы их ценности; уточнение фондовой принадлежности дел; составление или редактирование заголовков дел; определение или уточнение датировки дел; систематизацию дел по вновь разработанной схеме.

Усовершенствование описей представляет собой комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня. Усовершенствование описей включает проверку правильности фондирования, пересоставление и редактирование заголовков, (Поскольку указатели выступают также в качестве самостоятельного типа НСА порядок их составления описан отдельно, см. ниже лекцию 10.6.) составление необходимого справочного аппарата к описи, оформление и перепечатку описей. По завершении переработки описей составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате переработки описи рассматриваются на ЦЭПК республиканского архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и документации областного исполнительного комитета.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что представляет собой архивная опись, какие функции она выполняет и когда составляется?

2. Назовите основные этапы описательных работ и составления описи.

3. Какие сведения о деле заносятся на карточки?

5. Чем отличаются описательные статьи описей дел учреждений от описей дел личного происхождения?

6. Какую функцию в описи выполняет итоговая запись и каков порядок ее оформления?

7. Что входит в состав справочного аппарата описи?

8. Какие сведения помещаются на титульном листе описи?

9. Какие функции выполняет историко-архивная справка в описи, какие сведения она содержит и как оформляется?

10. Что такое переводные таблицы шифров, как они оформляются?

11. В каком порядке утверждаются новые либо переработанные описи дел и что происходит на завершительном этапе описания дел?

Целью данного реферата являются изучение понятия архивные описи и их назначение.
Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:
Изучить понятие архивная опись
Рассмотреть составление и оформление описей дел
Рассмотреть назначение архивных описей. Организация и методика составления описей.

Прикрепленные файлы: 1 файл

Архивные описи и их назначение.docx

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Целью данного реферата являются изучение понятия архивные описи и их назначение.

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

Изучить понятие архивная опись
Рассмотреть составление и оформление описей дел
Рассмотреть назначение архивных описей. Организация и методика составления описей.

Глава 1. Понятие архивная опись

Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:

Дел постоянного срока хранения;
Дел временного срока хранения
Дел по личному составу;
Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).
Состав архивной описи:
описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
справочный аппарат к описи.
Справочный аппарат к описи включает:
титульный лист;
содержание (оглавление);
предисловие;
список сокращённых слов;
переводная таблица (в случае переработки);
указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Глава 2. Составление и оформление описей дел

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся опись под самостоятельным номере м),
порядок нумерации дел описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи: вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме. Первому годовому разделу сводной описи фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

К первому годовому разделу сводной описи дед постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дастся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются; список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи дел составляется 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит Рассмотрению U3K (ЭЮ) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел, представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЗПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Составление архивных описей

Глава 1 Общие понятия об описи и этапы ее составления

Глава 2 Справочный аппарат описи, требования к его составлению

Глава 3 Организация дел и документов в пределах описи

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.

Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Особое место в системе НСА занимает архивная опись – базовый справочник российских архивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относятся к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания1.

Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Цель курсовой работы – рассмотреть единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с требованиями нормативных актов Российской Федерации. Для достижения цели и раскрытия содержания курсовой работы были поставлены следующие задачи:

 дать общие понятие описи;

 описать структуру описи;

 рассмотреть методику описания дел;

 изучить организацию дел и документов в пределах описи;

 рассмотреть правила составление справочного аппарата к описи.

Курсовая работа состоит из введения, 4-х глав, заключения, 4 приложений и списка источников

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.

 дать общие понятие описи;

 описать структуру описи;

 рассмотреть методику описания дел;

 изучить организацию дел и документов в пределах описи;

 рассмотреть правила составление справочного аппарата к описи.

Курсовая работа состоит из введения, 4-х глав, заключения, 4 приложений и списка источников литературы.

В главе 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее составления. Глава 2 рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания. В главе 3 представлена организация дел и документов в пределах описи. Глава 4 посвящена составлению описи и справочного аппарата к ней.

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ОБ ОПИСИ И ЭТАПЫ ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ

Описи дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. 2

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений на примере центра новейшей истории Тульской области

. , формирование дел, их описание с целью составления архивной описи, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней . ). Завершающим этапом описания документов является составление и оформление описи. Опись состоит из: титульного .

Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле

. год используются для составления описи всех документов, сгруппированных . виде внутренней описи и подшивается в начале дела. Архивные правила предусматривают составление описей дел . 2 Методические рекомендации ВНИИДАД. Составление архивных описей. М., 2003 г.

Архивное дело во второй половине XIX в.

. уровне, многие фонды не имели описей. К составлению архивных справочников архивисты приступили в 60-е годы . , привлекавших архивные источники. Усилилась работа архивных учреждений по изданию документов, составлению и публикации описей, каталогов .

Исследование организации архивного дела в муниципальном образовании

. четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью. Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись . итоговой записи к описи. Формирование описи особо ценных дел и описи уникальных дел. Составление межфондовых указателей .

Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации

. архивного фонда на составление архивной описи….15 Составление собственно архивной описи дел……………………….….16 Составление справочного аппарата к .……17 Глава 4 Архивные .

Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда

. 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок . работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо .

Порядок составления и оформления документов в РФ

. документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной . экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный .

Основы архивного дела

. -издана первая в Р публикация архивной описи – два «каталога рукописных книг . по коллекциям. Возникла проблема составления описей:* П.М. Строев предлагал ввести . , временные и подлежащие уничтожению; составление описей, алфавитов, обозрений, путеводителей, .

Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ

. принадлежности документов. Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию . составления следующих описей дел фонда: описи дел постоянного хранения; описи дел по личному составу; описи .

Основные формы и направления использования архивных документов

. помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей . каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные. В примечаниях содержится критика текста .

Читайте также: