Собеседование как вид деловой беседы реферат

Обновлено: 04.07.2024

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.
Соответственно стоит выделить: характеристики, этапы, функции, структуру и виды проведения деловых бесед, относящиеся именно этой специфики делового общения.

Содержание

Введение.
Характеристика деловой беседы.

Виды деловых бесед.

Функции и структура деловой беседы.

Этапы деловой беседы.

Заключение.
Список используемой литературы.

Работа содержит 1 файл

Мой_Реферат по этике.doc

Смоленский Государственный Университет

Деловая беседа

Студента 3 курса 1 группы

Смоленск 2010

Характеристика деловой беседы.

Виды деловых бесед.

Функции и структура деловой беседы.

Этапы деловой беседы.

Список используемой литературы.

Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

Соответственно стоит выделить: характеристики, этапы, функции, структуру и виды проведения деловых бесед, относящиеся именно этой специфики делового общения.

1. Характеристика деловой беседы.

В деловых отношениях очень многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний, переговоров. Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. Преимущество беседы неоспоримо, так как деловые связи, начатые в письме или по телефону, развиваются в личных контактах. Во время личных встреч партнеры используют все богатство человеческого общения: речь, жесты, мимику, движения и личностное воздействие.

К деловой беседе нужен подход, имеющей свои закономерности и традиции. Деловая беседа требует тщательной подготовки и базируется на этических нормах и правилах.

Ведущим элементом в подготовке деловой беседы является планирование, то есть определение цели встречи и разработка стратегии и тактики достижения цели. Специалисты рекомендуют продумать возможный ход предстоящей беседы, в роли будущего оппонента проверить действенность своих аргументов (аргументы необходимы для защиты своих взглядов и намерений как в личной жизни, так и в деловой), логическую связь формулировок и спрогнозировать реакцию собеседника (собеседником может быть подчиненный, деловой партнер или коллега).

Большое значение имеет правильный выбор места для проведения беседы, при этом необходимо помнить, что в помещении не должны находиться посторонние лица, а интерьер помещения должен способствовать улучшению эмоционального состояния и снятию утомления и напряженности партнеров.

О беседе договариваются, как правило, за два-три дня. Это позволяет заранее предусмотреть возможное ее течение, продумать основные детали. Если приглашенный на беседу не является сотрудником вашей организации, то необходимо объяснить ему, как лучше доехать до места встречи и, если нужно, заранее выписать пропуск (если он необходим). Секретарь должен быть предупрежден о встрече, знать имя приглашенного и первым приветствовать его.

2. Виды деловых бесед.

Выделяют следующие виды деловых бесед:

Для этого следует:

3. Этапы деловой беседы.

Деловая беседа состоит из нескольких этапов:

Подготовка к переговорам;
Передача информации (изложение своей позиции) и аргументирование;
Выслушивание доводов собеседника и реакция на них;
Принятие решений.

Начало беседы влияет на весь ее дальнейший ход; задачами начального этапа являются установление контакта с партнером, создание благоприятной атмосферы взаимного доверия и уважения, а также привлечение внимания и пробуждение интереса к проблеме.

Будет ли атмосфера встречи доброжелательной и деловой, зависит от вашей пунктуальности, ведь посетитель, прождавший вас с полчаса в приемной, вряд ли будет дружески настроен.

Нужно постараться ободрить собеседника и расположить его к себе первыми фразами и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к теме разговора.

Разговор с деловым партнером, коллегой или подчиненным исключает проявление любой бестактности: пренебрежительного тона, обрывание собеседника на полуслове, демонстрации своего превосходства.

На завершающем этапе деловой беседы принимается окончательное решение, которое должно излагаться ясно, четко, убедительно. Финал беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и заложить основу для дальнейших встреч. Необходимо поблагодарить партнера за беседу и выразить уверенность в успешности будущего сотрудничества. Психологи подчеркивают значимость прощального взгляда, когда хозяин кабинета задерживает взгляд на собеседнике, демонстрируя внимание к партнеру и заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с ним.

Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В мире бизнеса или политики деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.

4. Функции и структура деловой беседы.

Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:

- поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

- контроль начатых мероприятий;

- взаимное общение работников из одной деловой среды;

- поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

- контроль внешних органов власти;

- поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.

Структура деловой беседы:

Подготовка к деловой беседе.
Установление места и времени встречи.
Начало беседы: вступление в контакт.
Постановка проблемы и передача информации.
Фаза аргументации.
Опровержение доводов собеседника.
Анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников.
Принятие решения.
Фиксация договоренности.
Выход из контакта.
Анализ результатов беседы, своей тактики общения.

Кратко рассмотрим каждый из этапов:

Подготовка к деловой беседе, особенно по решению спорных и деликатных вопросов (разрешение конфликта, торговые переговоры, экономические или политические соглашения, сделки), является трудным и ответственным делом, включает составление плана беседы:

- на основе установления основных задач беседы;

- поиск подходящих путей для решения этих задач;

- анализа внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы;

- прогноза возможного исхода беседы;

- сбора необходимой информации о будущем собеседнике;

- отбора наиболее веских аргументов для защиты своей позиции;

- выбора наиболее подходящей стратегии и тактики общения, а также давление, манипуляцию, просьбы помощи, сотрудничество.

психологические особенности реализации предыдущих составляющих цепочки, а именно:

правила сос тавления резюме и технологию проведения собеседования при приеме на

делового контакта, которая находит в нашей стране все более широкое распространение.

Резюме позволяет заочно познакомит работодателя с кандидатом. Единого стандарта

универсального резюме не существует. О днако это не означает отсутствие общего

принципа. В любом резюме присутствует 6 базовых разделов :

Объективные данные . Резюме начинается с Ф.И.О., которые набирают крупным

подчеркнуть или выделить жирным шрифтом. В этот ж е блок попадают личные данные

соискателя. Дата рождения (обычно указывается полностью, например, 7 марта 1972 г.),

семейное положение (достаточно указать – холост или женат (замужем/не замужем)),

Предложение . Здесь размещают информацию о том, в каком качестве претендент

желает сотрудничать с работодателем. Необходимо четко сформулировать свою

специальность, учитывая, что зарубежные компании предпочитают специалистов узкого

профиля (универсальность не приветствуется как признак дилетантизма).

Достижения . Этот блок должен обосновывать претензию на то, чтобы считаться

квалифицированным специалистом. Здесь коротко сообщают о соответствующем

образовании, навыках, опыте работы, владении оборудованием, языками, знанием рынка и

Образование . Начинать со школьной скамьи следует только в том случае, если

специализация школы прямо соотноситься с характером искомой работы. То же самое

относиться к последующему обучению. Перечислять учебные заведен ия или курсы

принято с точным указанием периода обучения (месяц, год поступления и окончания) и

полученной квалификации (атт естат, диплом, сертификат), придерживаясь обратной

распространяется правило обратного хронологического порядка. Указывается период

поступления и ухода (причин ухода касаться не надо), наименование организации,

название должности, коротко обрисовать круг обязанностей и профессиональные

достижения. Интерес работодателя, как правило, сосредотачивается на 3 – 5 последних

местах работы или периоде занятости примерно в 10 лет.

Личные качества . Здесь следует сообщать о таких свойствах характера как

общительность, пунктуальность, умение работать в команде, увлечения и т.п.

Все вышеперечисленное пост арайтесь уме стить на одной стороне листа А4

(предельный объем резюме – 2 страницы). С левой стороны оставляйте поля, чтобы

просматривающий ваше резюме мог делать свои пометки. Резюме должно быть написано

доступным языком. Проверяйте то, что вы написали. Начинайте с конца страницы. При

чтении в обратном порядке вы увидите описки и ошибки в написании слов. В составлении

и оформлении резюме важно все – формат, стиль, содержание, даже размер, которым оно

отпечатано. По резюме будут судить, стоит ли с вами встречаться.

При личной встрече необходимо создать о себе положительное впечатление.

Именно от этого зависит многое. Известно, что около 90% впечатлений о человеке

приходится на первые минуты общения. К собеседованию нужно подготовиться, не

полагаясь только на свое природное обаяние и остроту ума. Перечитайте еще раз

объявление о вакансии и подумайте, что вы им можете предложить в соответствии с их

требованиями. Фирмы, отбирая кандидатов, редко встречают идеального претендента, и

ваша задача – убедить их в том, что ваша кандидатура наиболее подходящая.

Работодатель обращает внимание, во-первых, на то, что вы говорите, во-вторых, на вашу

манеру поведения и, в-третьих, на вашу манеру одеваться.

Сложно дать определенный совет в отношении одежды, поскольку многое зависит

от того, какую сферу деятельности в ы выбрали. Но поскольку существует стереотип

делового человека, постольку существует и стереотип деловой одежды.

Чтобы показать себя с лучшей ст ороны, необходимо соблюдать н екоторые

 Спланируйте свою поездку по времени. Ни в коем случае не допускайте опоздания

на встречу. Приезжайте немного раньше, чтобы подготовиться к беседе. Если вы

прибыли слишком рано – подождите на улице. Некоторые руководители

расценивают ранний приезд как неумение распоряжаться своим временем.

 Разговаривая с секретарем, помните, что его могут спросить о впечатлении,

 Держитесь уверенно, не забывайте о хорошей осанке, улыбайтесь и будьте

настроены приветливо и дружелюбно по отношению к лицам, проводящи м

 Будьте вежливы, тактичны и не болтайте лишнего: говорите только по теме,

конкретно и лаконично отвечайте на вопросы, сами задавайте уместные вопросы.

 Помните о невербальных сигналах общения, будьте наблюдательны, а именно: не

вторгайтесь в личное пространство собеседника; поддерживай те зрительный

контакт; не сидите со скрещенными руками – они создают физический барьер и

знать, что означают некоторые жесты вашего собеседника: теребит мочку уха –

часов, – скучает (Вы ему не интересны); сидит, откинувшись назад, – хочет

послушать, что Вы еще скажете; отклоняется назад, сложив руки за головой, –

хочет, чтобы Вы убедили его; неожиданно потирает подбородок, – заинтересован

Личная беседа пре дставляется наиболее тон ким и всеобъемлющим методом

анализа характера кандидата и определения его пригодности для выполнения

профессиональных задач. Вместе с тем беседа имеет и свои границы – психологические

барьеры, которые необходимо преодолеть как кандидату, так и беседующему с ним

представителю фирмы. Для кандидата это имеет особое значение. Чтобы облегчить и

ускорить взаимное знакомство, представитель фирмы должен стреми ться в ходе

собеседования создать такую атмос феру, которая помогла бы и кандидату быстро

Собеседование состоит из двух частей : 1) получение информации от претендента

на должност ь; 2) информирование к андидата о деятельности органи зации. Иногда

предпочитают прежде ознакомить кандидата с содержанием деятельности на вакантной

должности. Но все чаще руководители отдела кадров склон яются к убеждению в

необходимости сначала познакомиться с кандидатом, а затем рассказать ему о

предстоящем месте работы. Такая последовательность имеет для кандидата определенные

преимущества. Часто в ходе собеседования выясняется, что кандидат может больше

подойти для другой вакантной должности. В этом случае обе стороны своевременно

получают возможность более обстоятельно обсудить данный вопрос. Руководителям

рекомендуется во время собеседования включать в рассмотрение следующие вопросы и в

 Получение информации от кандидата : образование и курсы повышения

квалификации; профессиональный опыт и интересы; причины поиска нового

места работы; семейное и общественное положение; финансовые требования;

 Информирование кандидата о фирме : ф ирма (общественная ф орма, отрасль

деятельности, важнейшие задачи в сфере деятельности, ф илиалы фирмы, система

руководства); должность, рабочее место, полномочия нового сотрудника,

территориальное место работы; продолжительность рабочего времени;

сотрудники и коллеги (непосредственный начальник, положение в иерархической

лестнице, сотрудничество с другими подразделениями); система оплаты труда

(зарплата в период испытательного срока, продолжительность отпуска, условия

командировок, их оплата, работа по совместительству); другие материальные

Цели, функции и задачи деловой беседы - вида делового общения, который представляет собой специально организованный предметный разговор, служащий решению тех или иных управленческих задач. Собеседование при приеме на работу. Деловые переговоры, их цели.

Рубрика	Этика и эстетика
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	04.12.2014
Размер файла	17,1 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Тема: Деловая беседа: цели, виды, особенности проведения

Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

1. Цели, функции и задачи деловой беседы

Беседа является одной из форм общения между людьми. В каждом случае есть своя специфика и методика, а также правила реализации. Деловая беседа может протекать между равными партнерами, а также между начальником и подчиненным, мужчиной и женщиной, учителем и учеником, взрослым и ребенком т.д. Хорошее воспитание, высокий уровень интеллекта, профессионализм, а также знание правил этикета позволяют избежать стереотипа в выборе тем и в манере ведения беседы.

Успех беседы зависит от знания психических, а также от интеллектуальных особенностей собеседника, его проблем и желаний. Не в коем случае не следует быть уверенным в силе своей аргументации и недооценивать ум и профессионализм другого. Навязчивость, неумеренный пафос, скрытые угрозы, шантаж обычно дают обратный эффект, вызывают явное или скрытое противодействие.

В современной деятельности важную роль имеют деловые беседы и переговоры. Изучением психологии и этики переговоров занимаются не только отдельные исследователи, но а также и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.

Деловая беседа - это форма контактов между людьми, которые имеют полномочия от своих организаций, в ходе которой происходит обмен мнениями и целенаправленное обсуждение конкретной проблемы с целью поиска взаимовыгодного варианта решения.

Деловая беседа осуществляется в вербальной форме, что требует от собеседников не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, еще очень важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь. Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии.

Деловая беседа включает в себя обмен мнениями или информацией, но не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.

К числу целей, которые требуют проведения беседы, относят, во-первых, стремление одного собеседника при помощи слова оказать какое-либо влияние на другого человека, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую на данный момент деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

Основные функции деловой беседы:

Начало мероприятий и процессов

Контроль и координирование начатых мероприятий и процессов

Обмен информацией между собеседниками

Взаимное общение работников

Поддержание деловых контактов

Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов

Стимулирование движения творческой мысли.

По сравнению с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами:

- Быстрота реагирования на высказывания собеседников, которая способствует достижению поставленных целей.

- Возможность наиболее гибкого, подхода к объекту обсуждения а также целей каждой из сторон.

Деловая беседа имеет эффект обратной связи, что позволяет реагировать на высказывания собеседника в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

При проведении деловых бесед рекомендуется следовать правилам речевой коммуникации. Деловую беседу необходимо строить на основе следующих важных принципов:

- Настройка на уровень собеседника, учет выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.

-Организация беседы, или изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.

- Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

2. Виды деловых бесед

Деловая беседа, несомненно, является одним из наиболее часто используемых видов коммуникативного взаимодействия в управленческом общении. Существует несколько основных видов деловых бесед, и каждый из них имеет свои особенности. Назовем эти виды: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы, переговоры.

- что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;

- почему он ищет работу;

- каковы его сильные и слабые стороны;

- каковы его взгляды на эффективное руководство;

- что он считает наиболее весомыми своими достижениями;

- на какую зарплату он рассчитывает.

Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

1. В ходе беседы необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием или обидой, какими-либо иными причинами. Необходимость проведения собеседования в этом случае обусловлена заботой руководителя об улучшении управленческой деятельности на различных уровнях производства. Для этого полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения. Следует узнать, что не нравилось сотруднику в его работе и, напротив, что доставляло удовлетворение. Служащие, которые покидают организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих замечаниях и пожеланиях и делятся информацией, которая может улучшить положение тех, кто остается.

2. Иначе протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. В специальной литературе она получила название прощального разговора. Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения.

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни либо возникновением сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины.

1) получить необходимые сведения о сотруднике и его работе,

3) быть конкретным и избегать неясностей;

4) критиковать выполнение задания, а не личность.

Ещё один из видов деловой беседы - это деловые переговоры. Переговоры -- это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.

деловой беседа собеседование переговоры

Можно сделать вывод, что деловая беседа рассматривается как некий вид взаимодействия в организационной среде. Конкретное осознание собеседниками целей, которые они преследуют, понимание особенностей каждого из этапов беседы и владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы - это является необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.

При умении правильно строить свое общение, использовать нормы правильной русской речи, специалист любого профиля будет работать намного успешнее, даже если он не будет работать в областях, предполагающих гуманитарное направление. И уж совсем невероятно добиться успеха в гуманитарных областях деятельности при неумении правильно строить свою речь и при незнании основных правил и законов речевого поведения.

Именно в связи с этим я считаю тему данной работы особенно актуальной именно в наше время. Правильно построенное речевое поведение является залогом успеха для каждого человека, а в наш век информации, которая, конечно же, передается с помощью речи и языка, это становится особенно важным.

Список использованной литературы

Подобные документы

Понятие, сущность и виды делового общения. Этапы проведения деловой беседы. Собрания и совещания как групповые формы делового общения, их классификация. Элементы подготовки и правила налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах.

реферат [20,3 K], добавлен 25.02.2010

Сущность и структурная организация деловой беседы. Характеристика стадий и этапов деловых переговоров и деловых бесед. Принципы, тактика и порядок проведения переговоров. Национальные стили ведения переговоров. Деловые совещания, их классификация.

презентация [1000,4 K], добавлен 21.09.2016

История развития принципов этики делового общения. Факторы, сопутствующие проведению успешной деловой беседы. Правила в отношении одежды и внешнего вида, вербального этикета. Приветствие при официальном знакомстве. Культура делового общения по телефону.

курсовая работа [41,7 K], добавлен 09.12.2009

Деловая беседа как разговор между двумя собеседниками: рассмотрение особенностей. Знакомство с основными целями. Общая характеристика преимуществ деловой беседы по сравнению с другими видами речевой коммуникации. Анализ проблемных и дисциплинарных бесед.

презентация [1,7 M], добавлен 16.04.2013

Деловая беседа как устный контакт между людьми, связанными отношениями дела, их достоинства, порядок проведения и основные функции. Методика подготовки и планирования деловой беседы. Этапы и приемы беседы, значение ее завершения для успеха дела.

реферат [21,8 K], добавлен 10.09.2009

Изучение этики и психологии ведения бесед и переговоров. Рассмотрение основных этапов ведения деловой беседы, психологически целесообразное ведение переговоров, психологический климат. Характерные черты народов разных стран и особенности их этикета.

контрольная работа [28,3 K], добавлен 16.01.2011

Закономерности неадекватности отображения человека человеком и неадекватности самооценки. Облик делового человека в сфере туризма. Элементы делового костюма. Понятие риторики. Роль и значение риторики в профессиональной деятельности. Цели деловой беседы.

Деловая беседа – это особая форма коммуникации между людьми, которые наделены полномочиями и выступают от имени организаций, которые они представляют. В ходе деловой беседы происходит обмен мнениями, озвучиваются позиции сторон по каким-либо вопросам, целенаправленно обсуждается конкретная проблема для нахождения вариантов ее решения.

Такая форма беседы может рассматриваться в понятии запланированного или организованного разговора на определенную тему, а также ориентированного на конкретные задачи, проблемы и т.д., которые должны быть решены в ходе беседы.

Как построить беседу, какие вопросы в ней осветить, как изложить свою точку зрения в беседе так, чтобы ее приняли или хотя бы подумали над ней – это круг основных вопросов, с которыми сталкиваются предприниматели. Искусство постигается с трудом, и искусство ведения деловой беседы не является исключением из правила.

Особенности деловой беседы:

в результате бесед редко принимаются какие-либо официальные решения, но участники получают возможность продумать свои последующие действия;
официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако участники получают информацию для размышлений и последующих действий.
сознательный учет уровня своего собеседника, его положения, полномочий, ответственности, опыта работы и других особенностей, которые могут оказать влияние на ход беседы;
беседа всегда носит рациональный характер, собеседники излагают свои мысли кратко и доходчиво, избегая двусмысленности в толковании своих высказываний, так как наличие информации, которая не относится непосредственно к сути вопроса, осложняет восприятие собеседником сути вопроса, ради которого эта беседа была организована;
последняя особенность вытекает из предыдущей: в беседе необходим простой язык, не перегруженный сложными словами и предложениями – это основное условие доступности информации для собеседника.

Этапы деловой беседы

Беседа отличается от переговоров тем, что она менее жестко регламентирована, ориентирована на конкретную личность и чаще всего она происходит между представителями одной организации, вместе с тем, ей присуща определенная последовательность этапов. Технике ведения деловых бесед необходимо следовать на любой встрече.

Условно, беседа состоит из четырех этапов, которые соответствуют основным фазам диалога.

Этапы и фазы деловой беседы

Этап деловой беседы

Описание фазы деловой беседы

В процессе подготовки к беседе инициатор должен определить ее целесообразность и необходимость.

Начальный этап деловой беседы.

Теперь необходимо как бы подготовить собеседника к разговору: создать атмосферу взаимопонимания, заинтересовать собеседника и установить с ним контакт, который облегчит проведение беседы.

Содержательный этап деловой беседы

Эта фаза характеризуется обсуждением интересующей проблемы, предоставление подготовленной информации, определением позиции собеседника по обсуждаемой проблеме.

Заключительный этап деловой беседы.

Успешное окончание беседы означает закрепление достигнутых результатов. Дополнительной задачей этого этапа является обязательное заверение в дальнейшем плодотворном сотрудничестве.

Следует отметить, что соответствие этапов и фаз деловой беседы является объективным и не зависит от их восприятия собеседниками.

Правила деловой беседы

Для успешного ведения дел, необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Цивилизованное общение является неотъемлемой частью современного делового мира.

Хотя беседа является более раскрепощенной формой делового общения, чем переговоры, совещания, собрания и т.д., она также имеет определенные правила, которые необходимо соблюдать, при организации деловой беседы. При ведении деловой беседы нужно неукоснительно следовать следующим основным правилам:

Высказываться кратко и по существу (русские любят поговорить и зачастую неясно выражают свои мысли – это раздражает делового человека);
Осторожно использовать слово "я";
Опираться только на факты, а не на домыслы;
Не увлекаться деталями;
Избегать назидательности;
Искать пути урегулирования сложного вопроса, а не его обострения;
При встрече с агрессивно настроенным партнером избегать конфликтов.

Проведение деловой беседы

Деловая беседа сопутствует таким управленческим действиям, как консультирование, переговоры, встречи, прием сотрудников, партнеров, посетителей и т.д.

Виды деловой беседы:

по характеру беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми рабочими;
по направленности – целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими;
по степени свободы – регламентированными, т.е. проводимыми по определенным правилам, и не регламентированными, например, дружеский разговор.

Сравнивая деловую беседу с другими формами межличностного коммуникативного взаимодействия, можно отметить, что для нее характерен тесный контакт, легкость в общении и наличие моментальной обратной связи. С помощью беседы на практике можно добиться развития более простых отношений между руководителем и подчиненными, между сотрудниками одного уровня внутри компании, между представителями разных организаций, в том числе и государственных. Деловая беседа может проводиться в кабинете руководителя, в рабочем помещении персонала компании, в специальном зале для совещаний, также нередки случаи, когда беседа может проходить и вне стен организации. Представителей сторонних организаций принимают либо в специальной переговорной комнате, либо на рабочем месте или в кабинете пригласившего.

Вступительная часть деловой беседы не должна превышать 5% времени, отведенного для нее. Снятие напряжения и нервозности, которые могут возникнуть возлагается при этом на хозяина или старшего по служебному положению.

В течение основной части беседы инициатор играет доминирующую роль, постепенно, но планомерно и настойчиво доводя его собственные идеи и намерения до своих собеседников. Время от времени вставляются уточняющие вопросы, чтобы выяснить, правильно ли собеседник понял изложенную точку зрения, воспринял рассматриваемую ситуацию. Но такие вопросы должны задаваться спокойно, доброжелательно, аргументировано, не вызывая ощущения в попытке категорично утвердить свою точку зрения. Такой метод поведения позволяет удержать собственные позиции в разговоре, в то же время не превращая собеседника во врага, а помогая ему правильно понять сложившееся положение дел и подводя к наиболее желательному исходу беседы.

Сигналом к завершению беседы является подведение инициатором итогов беседы, он показывает возможные варианты действий, подчеркивает важность проведенной беседы и как бы призывает к началу активной деятельности.

После беседы инициатор должен обязательно сделать критический взгляд на нее и определить, была ли достигнута цель беседы, на все ли вопросы были получены четкие однозначные ответы, были ли они удовлетворительны, насколько собеседники были откровенны, считать ли результат беседы удовлетворительным. Также необходимо ответить на вопрос, есть ли необходимость в продолжении обсуждения затронутых в беседе вопросов, а также времени их последующего обсуждения.

Правила ведения деловой беседы

Универсальные правила проведения деловой беседы:

Привлечение внимание собеседника – это самое начало беседы. В случае неудачи диалог не состоится.
Пробудить в собеседнике заинтересованность – в этот момент происходит передача информации. Если собеседники уверен в полезности предложений, он адекватно воспримет то, что ему говорят.
Принцип детального обоснования – аргументируйте свои предложения. Вызвав у партнера интерес, убедите его в правильности действий, если он согласится с предложенными идеями, тогда их реализация принесет ему пользу.
Выявить интересы и устранить сомнения собеседника – нужно нейтрализовать замечания и опровергнуть возражения. Если собеседник понимает целесообразность сделанных предложений, но действует осторожно или не ясно представляет себе перспективы, то нужно выяснить и разграничить его интересы.
Преобразовать интересы собеседника в окончательное решение – непосредственно принятие решения. Как только это будет достигнуто, деловую беседу можно завершать.

Рекомендации по ведению деловой беседы:

Заранее составьте план беседы, обработайте наиболее важные формулировки.
Применяйте знания психологии: периодически воздействуйте на собеседника, чередуйте благоприятные и неблагоприятные факты, моменты. Все завершайте и заканчивайте беседу на положительной ноте.
Помните о мотивах собеседника: ожидания, преимущества, позиция, самоутверждение, справедливость, самолюбие.
Не задавайте вопросов, на которые собеседник может ответить "Нет", облегчайте его ответы вопросами, на которые легко дать ответ "Да".
Повторяйте мысли, основные тезисы своего собеседника, но не повторяйтесь сами.
Не отклоняйтесь от темы деловой беседы.
Избегайте превосходной формы в своих выражениях.
Внимательно слушайте собеседника.
Никогда не пренебрегайте значением предубеждений собеседника, они могут сыграть значительную роль в принятии решения.
Никаких недоразумений и двояких толкований! Все фразы должны быть точны и однозначны. Деловую беседу отличает ясность, наглядность, систематичность, простота и понятность. В случае неясности сразу нужно уточнить у собеседника, что он подразумевает.
Уважайте своего партнера: ведение деловой беседы – это техника общения, поэтому нужно быть внимательным и предупредительным к собеседнику, ценить его аргументы, даже если они слабы.
Проявляйте вежливость, дружеский настрой, дипломатию и тактичность. Это не снизит определенность вашей позиции, просьбы, намерения, но будет препятствовать возникновению у собеседника какого-либо сопротивления. Вежливость должна быть в меру, а дипломатичность означает осторожность и сообразительность.
Сохраняйте непреклонность в своей позиции, но будьте хладнокровны, даже в случае накала в процессе беседы.
Облегчайте собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений. Учитывайте его внутреннее сомнение. Собеседнику следует дать время, чтобы он сам убедился в правильности ваших предложений и положений.
Используйте разные тактические приемы при ведении деловой беседы.
При проведении деловой беседы следует ориентироваться либо на достижение своей цели, либо на поиск приемлемого компромисса.

Выводы

Деловая беседа – один из наиболее востребованных стилей общения в профессиональной деятельности специалистов. Она может быть успешной для обеих сторон, когда собеседники четко представляют цель общения, используют речевые этикетные средства и профессиональные речевые клише.

В процессе бесы происходит установление контактов между участниками, уточняются решаемые задачи, происходит обмен информацией, ставится проблема, требующая решения, определяются позиции, которые занимают участники беседы, затем происходит обмен мнениями по обсуждаемой проблеме и в конце беседы подводятся итоги, которых достигли участники.