Реферат распорядительные документы рб

Обновлено: 15.05.2024

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации. В системе коллегиальных… Читать ещё >

Система распорядительной документации ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Назначение и состав распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т. е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты, действующие на республиканском уровне, — акты, издаваемые Президентом Республики Беларусь, Правительством республики, органами республиканской исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов республики, — областей, городов республиканского значения, а также их территориальных образований;

правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами исполнительной власти);

правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами республиканской исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Республики Беларусь;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов республиканской исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации (8, "https://referat.bookap.info").

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п. ). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует правительство, представительные органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Распорядительные документы. Их виды, особенности текста и оформления.

ГЛАВА II. Унификация и стандартизация управленческих документов….…7

ГЛАВА III. Распорядительные документы и требования к составлению

3.1. Назначение и состав распорядительной документации…………………. 8

3.2. Процедура издания распорядительных документов в условиях

3.3. Процедура издания распорядительных документов в условиях

3.4. Составление и оформление распорядительных документов…………. 13

3.4.2. Приказ, требования к составлению и оформлению…………………….15

Рис. 2. Стадии процедуры издания распорядительных документов в условиях

Рис. 4. Стадии процедуры издания распорядительных документов в условиях

Рис. 6. Основные реквизиты приказа на угловом бланке……………………..27

Представленная работа посвящена теме: «Распорядительные документы. Их

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности,

существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные

специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения

Некоторые функции являются типовыми, присущими любому

аппарату управления (например, организационно-распорядительную

Все формы управленч еской деятельности находят отражение в

соответствующих докум ентах, которые выступают способом и средством

реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным

образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате

реализуются на основе использования документов, относящихся к различным

Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве

разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от

конкретной деятельности того или иного учреждения, его м асштабности,

места в системе федерального управления и ряда других причин.

Однако в любой организации используют документы, отражающие

организационную, распорядит ельную и исполнительскую деятельность.

Их совокупность составляет систем у организационно-распорядительной

документации. Государственный стандарт определяет организационно-

распорядительные документы как письменные документы, в которых

фиксируются решения адм инистратив ных и организационных вопросов, а

также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования

деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их

ГЛАВА I. Осно вные пол о жен ия по доку ментиро ванию

Документирование управленческой деятельности охватывает все

процессы, относящиеся к записи ( фиксации ) на различных носителях и

оформлению по установленным правилам информации, необходимой для

осуществления управленческих действий. Документирование

осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные

документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а

также на искусственных языках с использованием новых носителей

(перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Со став управ ленче ских доку ментов определяется к о мпетенцией и

ф ункциями организации, порядк ом решения вопро сов, объемо м и харак теро м

взаимо св язей с другими организациями и закрепляет ся в табеле доку мент ов.

Единство правил доку ментирования управленч е ских действий на всех

уровнях управления обе спе чивается применением Г о с у дарственной системы

доку ментационног о обе спе чения управ лением (ГС ДО У) и унифициров анных

У н ифицированные системы доку ментации – эт о к омплек с

взаимо увязанных доку ментов, соз данных по единым правилам и

требованиям, содержащих информацию, необ х о димую для управления в

определенной сфере деятельности. УС Д предназн а чены для использ ования,

как с по мощью средств вычислительной те хники, так и при традиционных

У прав ленческие доку менты по наименованию, форме и со став у

реквизитов до лжны соо тветствов а ть УС Д, т ребов аниям Г С ДО У , поло жениям

(уставам) об организации, другим норма тивным доку ментам, со держащим

правила доку ментирования. В соответствии с действ ующим

зак оно да тельством и к омпетенцией органы управления издаю т следующие

распорядительные доку менты: решения, по становления, распоряжения,

Р ешения, пост ановл ен ия и прика зы издаю т во всех случаях, к ог д а

необ х о димо принять нор ма тивный или индивидуальный ак т по о сновным

вопрос ам к о мпетенции органи зации. Р аспоряж ения и указания издаю тся по

опера тивным вопро сам и для организации исполнения по становлений,

Совм е стные распорядительные док у менты организ аций, из дающих

о динак овые по форме документы (приказы, пост анов ления и др.),

оформляю тся как совме стное решение, к от орое имеет правов ую силу

распорядительног о документа в каждой организации, принимавшей этот

Дове дение до све дения подв едо м ств енных организ аций, ст р укт урных

по драз делений доку мент ов выше ст о ящих органов или документ ов других

организаций о суще ств ляется в форме, установленной авт оро м доку мента.

Если спо соб не указан, организация решает это т вопро с само сто ят ельно.

Прот ок ольные решения к оллег иальных органов могут дово диться до

сведения испо лнителей в фор ме, установленной по ло жением об этих орг анах.

Распорядительный док умент мо ж ет быть о тменен (изменен)

распорядительным доку мент о м с амой организации или выше ст о ящей.

Действие распорядительног о документа мо ж ет быть прио становлено

Проекты док у ментов , за т рагивающих интере сы др угих организаций,

должны предв арительно сог ласовыва ться с этими организациями. В случае

разног ласий к про ек т у прилаг аются замечания и ли форму лировка с ути

Х о д обсу ждения вопро сов и решения, принимаемые на зас ед аниях

к оллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксир ую тся в

проток олах. Прот ок олы оформляю тся на о сновании записи х о да заседаний,

стенограмм, зв ук овых записей (текст ов докладов; выступлений, справок,

проектов пост ановления или решений, пове стки дня, списк ов приг лашенных

и др.). Если х о д зас е дания стенографир у ется, текст стенограммы

расшифровывается, пе ча тает ся, зав еряется и храни тся вме сте с про ток оло м.

В пределах своей к омпетенции организации всех уровней управ ления

могут направ лять письма при о с уще ств лении оперативных связей с

выше ст о ящими о траслев ыми и ф ункциональными органами,

по две до мственными и другими организациями и отдельными гражданами.

Письма, как правило, должны со ставляться в т о м случае, к ог да невоз мо жен

или затру днен бездок ументный обмен информацией: устные раз ъяснения,

указания (личные или по телефону), инст р уктиров ание и т .д. При

необ х о димо сти сро чной переда чи инфор мации сост ав ляются тел е граммы и

те лефон ограммы, документ передается чере з мо демную связ ь, по факс у или

Организации на о сновании поло жений о них и других акт ов,

определяющих их к о мпетенцию, издаю т и иные доку менты: планы работ ,

отчеты, прейскуранты, стандарты, уст авы, поло жен ия, правила и др.

Проект управленче ск ого док умента долж ен быть сог ласован с исполнителями

(ав торами текста), рук ово дителями заинтересованных структ урных

Внутреннее сог ласование проекта доку мента должно прово диться в

по драз делениями, совеща тельными органами и при необ х о димо сти с

• с работник ами, ответственными за разрешение ф ункциональных

• с финансовым по дразделением или г лавным б ухгалтером

• с заме стителем председа теля к оллегиальног о органа или

заме стителем рук ово дителя организации, ведающими вопро сами,

Внешнее сог ласование в зависимо сти от со держания доку мента

• с по дчиненными организациями, а т акж е непо д чиненными, к ог да

по сле дние выст упают об язанной стороной в прав оотношениях, воз никаю щих

вследств ие из дания правовог о акта, или к ог д а со держание документа

• с организациями и на учно-произво дственными объ единениями,

занимающимися исследов аниями в той об ласти, к к оторой и меет отношение

• с обще ственными организациями – при необ х о димости или в

• с органами, осуще ств ляющими госу дарственный надве до мтвенный

к онтроль (над зор) в опре деленной об ласти (санит арный, противопо жарный и

• с выше ст о ящими органами общей или отраслевой к о м петенции в

случае, к ог да зак онода тельство м предусма тривается возмо жно сть совершения

управленческих действий тольк о с разрешения этих органов.

У прав ленческий док умент по дписыв ается или утверждает ся

рук ово дителем организации или замещающим ег о должностным лицо м в

соответствии с его к омпетенцией, уст анов ленной прав овыми ак тами: уставом

или по ло жением об организации, ст р ук турно м по драз делении, до лжностной

инструкцией, приказо м о распределении обязанностей и т .п. Две или более

по дписи ст ав ятся в то м случае, е сли за со держание док у мента отв етственны

Доку менты денежног о, мат ериального и кредитног о харак тера,

служащие основанием для приема и выда чи денег , тов арно-ма териа льных и

других ценностей, а также из меняющие кредитные и расчетные

об яза тельств а с другими организациями, по дписываю т

рук ово дитель организации и г лавный б ухгалтер (б ухгалтер).

Совместные док у менты н е ск о льких организаций по дписывают р ук ово дители

Доку менты, с ост ав ленные к о миссией, по дписыв ают все члены

к о миссии. Решения (по становления) к оллегиальных органов по дписываются

председа телем и секрет арем. Распоряжения, изд аваемые рук ово дителем

к оллегиальног о орган а в е динона чальном порядк е, имеют о дну по дпись.

Право под писи распорядительных документ ов в форме указаний или

распоряжений мож ет пре до ставляться заме стителю р ук ово дителя, г лавно му

инженер у , рук ово дителям структ урных по дразделений.

Утверждаемые доку менты (инст р укции, поло жения, уставы и др.)

по дписыв ает должностно е лицо, о тветственное за их по дг о т овку .

Прот ок ол по дписыв аю т предсе да тельств ующий на заседании

к оллегиальног о орган а (сов ета, к оллегии, собрания, совещания) и секрет арь.

Доклады, докладные записки, справки и другие доку менты

инфор мационног о, справо чного или аналити ческ ого характера могут быть

по дписаны исполнителем, е сли разрешаемые в них вопрос ы не вых одя т за

пределы ег о прав и к омпетенции, установленных до лжно стной инструкцией.

С уществ уют т акж е доку менты-прило ж ения. Они могут быть т ре х

видов: утверждаемые или вво димые в действие соо тветств ующим

распорядительным документ о м (прилож ения к правовым актам, имеющие

само сто ятельное зна чение); по ясняющие или дополняющие со держание

друг ого док у мента; направляемые с письмо м в др угие организации.

На прило жениях к распоряди тельны м доку ментам и прило жениях,

дополняющих или поясняющих содержание друг ого доку мента, в право м

При рассылке прилож ений без распорядительных док у мент ов на

прило ж ениях про ставляется гриф утверждения с указанием наименования

распорядительног о доку мента, его да ты и номера. Со став реквизитов и

порядок оформления документ ов-прило ж ений должны соответствова ть

требованиям унифицированной системы док ументации, к к оторой относитс я

В целях сокращения к оличе ств а применяемых ф орм док у ментов

министерства и ве до мства разра ба тывают отраслевы е т аб ели доку мент ов,

необ х о димых и до ста то чных для реа лизации функций и зада ч организаций. В

табель вклю чаю тся доку менты как традиционные, так и создав аемые

средств ами вычислительной техники. Табель по дписыв ается ответственным

за ег о со ставление и утверждается р ук ово дителем ве до мства. Ведение табеля,

вне сение в него изменений осуще ств ляется служ бой доку ментационног о

обеспечения. Со став ление доку мент ов, не указанных в табеле, за прещается.

Г ЛАВ А II. У нификация и стандартизац ия управленческих доку мент о в.

У н ификация доку мент ов заклю чает ся в уст анов лении единообразия

со става и фор м управ ленче ских док у ментов, фик сирующих о с уще ств ление

о дно типных управленч е ских функций. Стандартизация док умент ов – это

форма юридиче ск ого закрепления проведенной унифик ации и уровня ее

об яза тельности. У ст анов лены следующие ка тег ории стандарт ов:

г о с у дарственные ст андар ты (ГОСТ), отраслевые ст андар ты (ОСТ),

ре спу б лик анские ст андар ты (Р СТ). У нифик ация доку ментов прово дит ся в

целях сокращения к олич е ств а применяемых доку мент ов, типизации их фор м,

повышения ка че ств а, снижения т р у до емк ости их обраб о тки, достижения

инфор мационной совм е стимос ти различных систем док у ментации по

о дноименным и смежным ф ункциям управления, более эффективног о

• разработк у унифицированной системы доку ментов едения (УС Д),

к от орая осуще ств ляется министерствами и ве до мств ами, отв етственными за

• внед рение меж о трасле вых (м ежведо м ств енных) УС Д в рамк ах

• в ед ение УС Д и Отраслевог о классифика тора техник о-эк оно миче ск ой

В данной контрольной работе будет рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………. 4
Глава 1:Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов…………………. 6
1.1Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения………………………………………………………….8
Вывод к главе……………………………………………………………. 12
Глава2:Цель и назначение приказа по основной деятельности приложения к приказу об основной деятельности……………………………………………..13
2.2 Выписка из приказа…………………………………………………. 18
Вывод к главе……………………………………………………………. 19
Глава 3:Цель и азначение распоряжения, образец распоряжения и выписки из распоряжения…………………………………………. ……………….……21
Вывод к главе……………………………………………………………. 22
Глава4:Указание, решение, постановления…………. ………….……………25
4.1.Указание…………………………………………………………….…25
4.2.Решение…………………………………………………………..……25
4.3.Постановление…………………………………………………..…….27
Вывод к главе……………………………………………………………. 28
Глава5:Протокол.общего.собрания…………………..…………………….…..29
5.1.Для чего составляется протокол общего собрания. 31
5.2.Оформление протокола общего собрания……………………….…33
Вывод к главе……………………………………………………..……. 34
Глава6:.Выписка.из.протокола………………………………………………. 35
6.1.Цель и назначение протокола заседания…….…………….……….38
Вывод к главе……………………………………………………………. 39
Заключение…………………………………………………………………….…42
Список литературы………………………………………………………………44

Прикрепленные файлы: 1 файл

курсовая Юлии.docx

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Российской Федерации

Студентка группы ЮДВ-226

Мацкевич Юлия Валерьевна

Егоров Виктор Павлович

Глава 1:Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов…………………. . . 6

1.1Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения…………………………………………………………. 8

Глава2:Цель и назначение приказа по основной деятельности приложения к приказу об основной деятельности……………………………………………. .13

2.2 Выписка из приказа…………………………………………………. 18

Глава 3:Цель и назначение распоряжения, образец распоряжения и выписки из распоряжения………………………………………….. .……………….……21

Глава4:Указание, решение, постановления…………. ………….…………… 25

4.1.Указание……………………………………………… …………….…25

4.3.Постановление………………………………… ………………..…….27

Вывод к главе…………………………………………………………… . 28

Глава5:Протокол.общего.собрани я…………………..…………………….…..29

5.1.Для чего составляется протокол общего собрания. . 31

5.2.Оформление протокола общего собрания……………………….…33

Вывод к главе……………………………………………………..……. ..34

6.1.Цель и назначение протокола заседания…….…………….……….38

Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.

На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно- распорядительных и т.д. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

В сфере рыночной экономики очень важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить рабочие места компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с внедрением новейший техники и технологии в обработку передачу и хранения документов, это более высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.

В данной контрольной работе будет рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо- хозяйственной деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

С помощью распорядительных документов:

· Совершенствуется организация управления

· Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности

· Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и т.д., на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

В итоге можно сказать:

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать

деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

Глава 1.Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. 1

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

1.1 распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы,распоряжения , указания. 2

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 1

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний,распоряже ний – включает следующие стадии:

Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
Сбор и анализ информации по вопросу.
Подготовка проекта распорядительного документа.
Согласование проекта документа.
Доработка проекта распорядительного документа по замечани 3 ям.
Принятие решения (подписание документа).
Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитическог о или информационного содержания, предложении, заклю чении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Подготовка проекта распорядительного документа: о формление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. При оформлении проекта документа на стандартном листе бумаги на верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). 4

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и выносят проект.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Организационно - распорядительные документы – это документы, в которых фиксируется решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти, организаций и должностных лиц.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Цель работы – изучение роли распорядительных документов в процессе функционирования организации.
Цель работы раскрывает ряд задач:
1) определить назначение и роль распорядительных документов в управлении;
2) описать основные виды распорядительных документов и правила их подготовки и оформления.
Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Файлы: 1 файл

Распорядительные документы.doc

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Цель работы – изучение роли распорядительных документов в процессе функционирования организации.

Цель работы раскрывает ряд задач:

определить назначение и роль распорядительных документов в управлении;
описать основные виды распорядительных документов и правила их подготовки и оформления.

Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Назначение и роль распорядительных документов в управлении

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам - в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

- по организационным вопросам - создание, реорганизация, ликвидация фирмы или структурного подразделения, определение прав и обязанностей должностных лиц, подведение итогов деятельности фирмы, организации;

- в области планирования - определение порядка и сроков оставления планов, утверждение планов, изменение плановых показателей;

- в области производства - проведение мероприятий по внедрению научно - технического прогресса, выпуску новой продукции или оказания новых услуг;

- в области капитального строительства - определение объектов и целевого назначения капитальных вложений, утверждение технико- экономических обоснований, утверждение цен;

- в области финансов и кредитов - повышение рентабельности, эффективности использования основных фондов, банковских кредитов;

- по вопросам труда и заработной платы - должностные оклады и ставки, поощрения и наказания, командировки.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основные виды распорядительных документов, правила их подготовки и оформления

Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

Эти виды будут рассмотрены ниже.

Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2) согласование текста и его подписание;

3) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а так же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.

Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности (по организации работы, финансированию, планированию, отчетности); приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников). Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подпись руководителя.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.

Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

2) подготовку текста документа;

3) согласование текста документа;

4) подписание приказа;

5) доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из двух частей:

1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2) распорядительной. Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.

Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.

Подписывает приказ руководитель организации.

Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом “Согласование”.

Реквизиты приказа: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование вида документа - ПРИКАЗ; дата, номер; место составления; заголовок; текст; подпись; визы согласования.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.

Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Констатирующая часть текста пишется полностью.

Приказы оформляются на общих бланках.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.

Читайте также: