Реферат на тему справка виды справок

Обновлено: 30.06.2024

Название работы: Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Справки бывают двух основных видов: справки подтверждающие работу учебу оплату труда место проживания и т. составляемые по запросам граждан; справки по производственным вопросам составляемые по запросу руководства. Справки по запросам граждан работников выдает руководство организации с указанием специальности должности квалификации периода работы и размера заработной платы ст. Справки по запросам граждан работников как правило оформляются на бланках справок формата А5 имеющих адресные данные предприятия и трафаретный.

Размер файла: 44 KB

Работу скачали: 27 чел.

1. Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок.

Справка — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов :

  • справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;
  • справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки по производственным вопросам могут быть : внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации; внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь : наименование вида документа; номер (при необходимости); дату; текст; подпись; печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления . справки в именительном падеже, например: "отделение милиции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации. Справки по производственным вопросам

Справка должна иметь : наименование вида документа; адресат; дату; номер (при необходимости);

заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2005 г."); текст; подпись руководителя организации; печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

2. Современные ПК и их возможности.

Современный персональный компьютер (ПК или латинскими буквами — РС), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в делопроизводстве.

Приведем основные возможности компьютерных технологий:

  • помощь в создании документов (проектирование бланков); составление документов и размещение их в памяти компьютера; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
  • передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в локальной сети, а также с помощью электронной почты);
  • регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
  • контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, что автоматически позволяет информировать руководство организации о состоянии исполнения документа, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
  • перевод текста документов с одного языка на другой (при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
  • защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита);
  • планирование использования рабочего времени пользователя.

ПК обычно выпускается в настольной и портативной разновидности (ноутбуки).

Стационарный ПК можно назвать конструктором, собирать который имеет возможность любой в соответствии со своими потребностями. Емкость и продуктивности стационарных компьютеров, как правило, значительно выше, чем у ноутбуков.

Ноутбук — переносное устройство, способное работать в стационарном режиме, имеющее такие же мощности, как и стационарный ПК, прочно вошло в нашу жизнь. Популярность же ноутбуков обусловлена не только мобильностью и компактностью, но и отсутствием большого количества проводов, которые постоянно норовят запутаться – это характерно и для домашних компьютеров, и для офисных компьютеров. В остальных случаях ноутбуки себя не оправдывают — объективно менее удобные, чем стационарные компьютеры, они могут существенно снизить скорость работы. Использовать ноутбук в качестве игрового компьютера также нелогично, как минимум по причине того, что его апгрейд станет более дорогим и более сложным мероприятием.

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки.
Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.[2]

Оглавление

1. Справки…………………………………………………………………………….3
1.1 Понятие и виды справок………………………………………………………. 3
1. 2 Особенности составления и оформления различных видов справок……….4
1.3 Порядок выдачи справок с места учебы, работы……………………………. 5
2. Акты………………………………………………………………………………..9
2.1 . Понятие и виды актов. Реквизиты и построение текста акта………………..9
2.2 Составление и оформление актов……………………………………………..13
3.Договора…………………………………………………………………………..15
3.1 Понятие и базовая структура договора……………………………………….15
3.2 Виды договоров. Особенности и содержание договора поставки…………..16
3.3 Особенности и содержание договора поставки………………………………21
3.4 Протокол разногласий к договору поставки………………………………….24
Задание 1…………………………………………………………………………….26
Задание 2…………………………………………………………………………….27
Задание 3…………………………………………………………………………….28
Список использованной литературы…………

Файлы: 1 файл

Понятие и виды справок.doc

1.1 Понятие и виды справок……………………………………………………….. .3

1. 2 Особенности составления и оформления различных видов справок……….4

1.3 Порядок выдачи справок с места учебы, работы……………………………. 5

2.1 . Понятие и виды актов. Реквизиты и построение текста акта………………..9

2.2 Составление и оформление актов……………………………………………..13

3.1 Понятие и базовая структура договора……………………………………….15

3.2 Виды договоров. Особенности и содержание договора поставки…………..16

3.3 Особенности и содержание договора поставки………………………………21

3.4 Протокол разногласий к договору поставки………………………………….24

Список использованной литературы……………………………………………. 29

1.1 Понятие и виды справок

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера.

Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).[1]

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки.

Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.[2]

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

1. 2 Особенности составления и оформления различных видов справок

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

– заголовок к тексту;

– отметка о наличии приложения (если оно имеется);

– отметка об исполнителе (при необходимости);

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

– руководителю вышестоящего органа;

– организации в целом;

– структурному подразделению организации;

– конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.[3]

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают два лица – руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.

1.3 Порядок выдачи справок с места учебы, работы

Справки с места работы занимают особое место в составе документации по кадрам (личному составу). Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К числу последних относятся:

1) место работы (организация и ее структурное подразделение);

2) должность или профессия;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии);

4) размер заработной платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения других фактов.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работником истребуется справка.

Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

К оформлению справок с места работы предъявляется ряд требований.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться максимально полно: наименование организации; место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник; номера телефонов и факса, а также сведения об иных формах связи. Если в справке указывается размер заработной платы, то указываются банковские реквизиты, ИНН организации. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о регистрации юридического лица. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации. В этом случае объем информации об организации соответствует тому, который одобрен руководством организации при утверждении фирменного бланка.

Сведения в справку о должности (профессии), структурном подразделении, отпусках, периодах работы в организации вносятся на основании данных личной карточки, приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу и других приказов по кадрам (личному составу). В справке о трудовом стаже указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах.[4]

Оформляя справку о заработной плате, необходимо выяснить у работника, в каком объеме необходима информация. Если адресата, для которого оформляется справка, интересует только оклад, то в ней указывается размер оклада; при этом не указываются данные об иных составляющих заработной платы. Если же интересует размер месячной заработной платы — указывается общий размер (оклад (тарифная ставка) и выплаты компенсационного и стимулирующего характера) согласно штатному расписанию. Если справка готовится для представления в государственные органы (для расчета размера различного рода пособий), в суд (для определения сумм, причитающихся работнику), указывается средняя заработная плата, рассчитанная по правилам, установленным статьей 139 Трудового кодекса РФ. В отдельных случаях может потребоваться указание заработной платы за каждый месяц в течение предшествующего составлению справки года. Источниками информации о заработной плате являются штатное расписание, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, расчетные листки.

При оформлении справок, подтверждающих, что работник не использует отдельные виды отпусков, льготы и преимущества, источниками информации являются те же личные дела работников, а также график отпусков и иная документация по кадрам.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ справка с места работы должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами организации (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано заместителю руководителя организации по персоналу на основании приказа о распределении обязанностей). Если в справке указывается размер заработной платы работника, обязательным является проставление подписи главного бухгалтера.

Справка с места работы заверяется печатью организации.[5]

ученое звание, _____________________ Кондратьева Т.Н.

должность (зачтено, не зачтено

Специалист ОЗО _____________________ Зубарева И.Н.

I. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ…………………….6

1.2 Объяснительная записка……….……………………………………………10

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………………….20

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.).

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.[1]

Унифицированная форма документов (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.[2]

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).[3]

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

1. организационные документы;

2. распорядительная документация;

3. информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;

4. плановая документация;

6. кадровая документация;

7. бухгалтерская документация.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки, записки и др.).

В данной работе мы рассмотрим информационно-справочные документы. К ним, как уже говорилось выше, относят письма, докладные и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Информационно-справочные могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может только побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.[4]

Цель работы изучение информационно-справочной документации.

В данной работе перед нами стоят задачи:

1. ознакомиться с информационно-справочной документацией;

2. рассмотреть такие документы, как справки, докладные и объяснительные записки;

3. определить требования к составлению и оформлению данных документов;

I. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Процесс принятия управленческих решений базируется на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Такая информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.[5]

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Многие информационно-справочные документы – докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты – являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления. Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.[6]

Далее мы рассмотрим докладные записки, объяснительные записки, справки.

1.1 Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, то – внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние – на обычном листе бумаги.[7]

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автор документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами и может располагаться по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, или буквенно-числовым способом. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Текст инициативной докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.

Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности, и составляется руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.

Другой разновидностью докладной записки являются служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.[8]

Если имеются приложение к докладной записке, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Форму докладной записки см. в приложении №1.

Пример оформления докладной записки см. в приложении №2.

1.2 Объяснительная записка

Объяснительная записка – внутренний документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.[9]

Объяснительная записка издается на стандартном листе бумаги. Формуляр объяснительной записки может содержать: наименование вида документа, дату, номер, адресат, текст документа, отметку о наличии приложения, подпись, визы согласования, резолюцию, отметку об исполнении и направлении его в дело.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей – констатирующей и основной. В констатирующей части излагаются поступки автора, объясняются мотивы этих поступков и сложившиеся у автора обстоятельства. В основной части анализируется сложившаяся ситуация и описываются действия автора по определению этих обстоятельств. В приложениях могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те, или иные обстоятельства.[10]

Форму объяснительной записки см. в приложении №3.

Пример оформления объяснительной записки см. в приложении №4.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий, в том числе биографического или служебного характера.

Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Такие справки оформляются на бланке и имеют реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяются печатью.[11]

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.

Пример оформления справки см. приложение №5.

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах; информационная деятельность – в справках, записках. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

В данной работе были рассмотрены информационно-справочные документы, конечно не столь важные как распорядительная документация, но все равно имеющая какое-то значение для организации. Т.е. простой работник может предложить что-то новое, какие-либо дополнения в управленческую деятельность посредством написания докладных записок руководителю. Очень важно правильно оформить такие документы, и знать основные требования к их составлению.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.

Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.

Разновидности

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

  • Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
  • Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

  • Название компании.
  • Указание получателя.
  • Место составления.
  • Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:

  • Предмет проверки.
  • Причины и цели контрольных мероприятий.
  • Факты, установленные в ходе проверки.
  • Найденные нарушения.
  • Положительные аспекты.
  • ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Особенности составления архивных справок

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

  • Название архивного документа.
  • Дата его составления.
  • Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

Читайте также: