Реферат на тему создание документа
Обновлено: 04.07.2024
Сайт учителя информатики. Технологические карты уроков, Подготовка к ОГЭ и ЕГЭ, полезный материал и многое другое.
§ 4.1. Текстовые документы и технологии их создания
Информатика. 7 класса. Босова Л.Л. Оглавление
4.1.1. Текстовый документ и его структура
Любой текстовый документ состоит из разделов (хотя бы из одного), которые, в свою очередь, могут содержать подразделы и т. д. Например, ваш учебник состоит из пяти крупных разделов — глав; каждая глава состоит из параграфов; параграфы разбиты на пункты. Глава, параграф, пункт — это примеры разделов. Каждый раздел имеет название или заголовок. Различают заголовки разделов 1-го уровня (например, названия глав), 2-го уровня (названия параграфов), 3-го уровня (названия пунктов) и т. д. Названия разделов разных уровней составляют оглавление документа.
Текст внутри раздела по смыслу разбивается на абзацы. Чаще всего каждый новый абзац начинается с красной строки. В этом пункте (4.1.1) выделено 7 абзацев.
В абзаце можно выделить отдельные строки, слова и символы — символьные структурные элементы.
Документ кроме текста может содержать рисунки, таблицы, схемы и т. д.
4.1.2. Технологии подготовки текстовых документов
На протяжении тысячелетий люди записывают информацию. В течение этого времени менялось и то, на чём записывали информацию, и то, с помощью чего это делали. Но не менялось главное: чтобы внести изменения в текст, его надо было переписать. А это очень длительный и трудоёмкий процесс.
Большинство текстов, создаваемых на компьютере, выводятся на печать и используются в традиционной бумажной форме (документы на всевозможных бланках, газеты, журналы, учебники, справочники, научно-популярная и художественная литература и пр.). Наряду с этим в последнее время широкое распространение получили электронные книги — компактные устройства, предназначенные для отображения текстовой информации, представленной в электронном виде.
Можно указать ряд преимуществ электронных книг перед традиционными:
Основные недостатки современных электронных книг:
• сравнительно высокая стоимость;
• большая чувствительность к физическому воздействию, чем у печатных книг;
• менее высокая контрастность изображения по сравнению с изображением на бумаге.
4.1.3. Компьютерные инструменты создания текстовых документов
Подготовка текстов — одна из самых распространённых сфер применения компьютеров. На любом компьютере установлены специальные программы для создания текстовых документов.
Текстовый редактор — это прикладная программа для создания и обработки текстовых документов.
Существуют простые текстовые редакторы и текстовые редакторы с расширенными возможностями (текстовые процессоры).
Простой текстовый редактор удобен для создания небольших несложных по структуре и оформлению текстов. Такие тексты состоят из букв, цифр, знаков препинания и специальных символов, которые можно ввести с помощью клавиатуры компьютера. Таблицы, формулы, схемы, чертежи простой текстовый редактор обрабатывать не может.
Примером простого текстового редактора является программа Блокнот. Наиболее часто она используется для просмотра и редактирования текстовых файлов, имеющих расширение txt. В программе Блокнот реализован минимум возможностей для оформления текстового документа. Многие пользователи применяют программу Блокнот в качестве простого инструмента для создания web-страниц.?
Текстовый процессор — это текстовый редактор с широкими возможностями, позволяющий не только писать письма, рассказы, стихи, доклады, статьи для школьной газеты, но и выполнять автоматическую проверку правописания, изменять вид и размер шрифта, включать в документ таблицы, формулы, рисунки, схемы, звуковые фрагменты и многое другое.
• Word, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Для подготовки буклетов, брошюр, газет, журналов и книг используются такие мощные профессиональные программные средства, как издательские системы.
Вдоль верхнего края окна приложения располагается строка заголовка, содержащая имя документа, имя программы и кнопки управления.
Ниже строки заголовка расположена строка меню, содержащая имена групп команд, объединённых по функциональному признаку.
Под строкой меню может находиться несколько панелей инструментов, в том числе Стандартная и Форматирование.
Далее следует градуированная в сантиметрах линейка, с помощью которой определяются границы документа.
Рабочая область — это основная часть окна, предназначенная для создания документа и работы с ним. В рабочем поле находится курсор, чаще всего имеющий вид вертикальной линии, указывающей позицию рабочего поля, в которую будет помещён вводимый символ или другой элемент документа.
В строке состояния (нижняя часть окна) выводится справочная информация; там же указывается номер страницы, в которой расположен курсор.
Вопросы и задания
САМОЕ ГЛАВНОЕ
Текстовый документ — это представленная на бумажном, электронном или ином материальном носителе информация в текстовой форме. Основными структурными единицами текстового документа являются раздел, абзац, строка, слово, символ.
Компьютерные инструменты создания текстовых документов можно разделить на простые текстовые редакторы, текстовые процессоры и издательские системы.
Вопросы и задания
1. Ознакомьтесь с материалами презентации к параграфу, содержащейся в электронном приложении к учебнику. Что вы можете сказать о формах представления информации в презентации и в учебнике? Какими слайдами вы могли бы дополнить презентацию?
3. Назовите основные структурные единицы текстового документа.
5. Назовите основные разновидности компьютерных инструментов создания текстовых документов.
6. Имеете ли вы опыт работы с текстовым редактором? Если да, то с каким именно? Можно ли этот текстовый редактор считать текстовым процессором?
7. Назовите основные элементы окна текстового процессора. Укажите общие элементы окна текстового процессора и окна графического
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Министерство общего и профессионального образования ростовской области
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Ростовской области
ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРОЕКТ
Студентка 2 курса, группы №3
Преподаватель: Рачеева Л.А.
Состав и назначение организационно-распорядительных документов (ОРД)…………………………………………………….
Унификация и стандартизация документов………………………….
Список использованной литературы…………………………………….
Общие правила и требования оформления документов. Работа с документами в современных условиях.
При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма исло реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.
В текстах нормативных документов, распоряжений, поручений, протоколов, писем применение указанных условных (сокращенных) наименований не допускается. Они могут применяться лишь при оформлении реквизитов "Визы согласования документа", "Отметка об исполнителе", в регистрационном штампе при регистрации документов, при их разметке, в справочных материалах, указателе рассылки и т.п.
Документы, издаваемые обществом совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляют на стандартных листах бумаги формата А4.
Состав и назначение организационно-распорядительных документов (ОРД)
Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции; общественные организации – постановления, распоряжения.
Постановления, решения и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам, относящимся к компетенции данной организации. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.
Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.
3. Унификация и стандартизация документов
Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы де Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.
Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.
С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов
Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.
MicrosoftWordдействительно весьма популярный и мощный редактор. Он умеет всё, что долженуметь современный текст-процессор, плюс ещё кое-что.
Сейчас используются пять версий этой программы:
Word 7.0 (он жеWord 95)
Word8.0 (он же Word 97)
Эти версии во многом схожи, просто владельцы самых старых компьютеров и Windows 3.х пользуютсяшестым, обладатели Windows95 – шестым и седьмым Word’ом,а счастливые хозяева мощных и быстрых компьютеров с последними версиями Windows – восьмой-десятойверсиями текст-процессора.
Сегодня уже невозможно говорить о каких-то альтернативах Word’у. По крайней мере, вРоссии и обозримом прилегающем пространстве этот текстовый редактор стал едиными всеобщем стандартом, конкурентов не осталось. Разве что с самим собой Word ещё конкурирует:обладателя Word 7приходится долго и тщательно уговаривать, чтобы он захотел потратиться на
Так что же даёт эта программа?Удобство набора, редактирования и оформления текста; большое количествозначков-кнопок для ускоренного выполнения команд; развитую систему готовых илиранее созданных стилей оформления; замечательную возможность автозамены принаборе; довольно удобную работу с многоколонным расположением текста;достаточно умелую систему для работы с таблицами; возможность украшать текстразнообразными рамками и линиями, как горизонтальными, так и вертикальными;обтекание текстом любых вставленных в документ объектов (картинок, таблиц,других текстов); широкие возможности создания бланков
Документ– это стиль.
Стиль– это человек.
Человек– это звучит гордо. [1]
Стиль оформления – это именованнаясовокупность настоек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементовоформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилейобеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а такжеединство их оформления в рамках всего документа.
Особенностью текстовых процессоров MicrosoftWordявляется то, что они поддерживают четыре типа стилей:
С помощью стилей абзаца выполняют форматированиеабзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенныхфрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в началеабзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование границ,заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах.
Наличие разных типов стилей позволяетреализовать довольно сложные приёмы форматирования. Например, внутри абзаца,оформленного
однимшрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.
Работа со стилями состоит в создании,настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилейприсутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после её установки. Ихиспользуют путём выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панелиуправления Форматирование.
1.1. Настройка стиля [2]
Рисунок SEQ Рисунок * ARABIC 1
При проведении настройки стиля важноправильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому,чтобы минимизировать количество необходимых настроек.
1.2. Создание стиля
В данном окне следует:
выбрать тип стиля
выбрать стиль, на котором основан стиль
указать стиль следующего абзаца
настроить основные элементы стиля, используя средстваданного диалогового окна
Важной чертой любой программы являетсяпринцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может бытьоснован на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократитьнастройку стиля до минимума, сосредоточившись только на отличиях от базового, аво-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так,например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменениянаследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.
Стиль следующего абзаца указывают дляобеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после тогокак предыдущий абзац закрывается клавишей Enter.
Разработка новых стилей и их настройкаявляются достаточно сложными технологическими операциями. Они требуюттщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследованиясвойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательнымизменениям во многих других стилях.
глава II . Шаблоны
Совокупность удачных стилевых настроексохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющеесохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новыхдокументов. Такое средство есть – это шаблоны, причём некоторое количествоуниверсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором иустанавливается на компьютере вместе с ним.
Рисунок SEQ Рисунок * ARABIC 2
По своей сути, шаблоны – это тоже документы,а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоныотличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность ихповреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ, а шаблон,использованный в качестве его основы, остаётся в неизменном виде и пригоден длядальнейшего использования.
2.1.Создание шаблонадокумента [3]
Выполните одно из следующих действий:
Добавьте в новый шаблон текст или рисунки, которыедолжны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, иудалите все те элементы, которых в документах быть не должно.
Внесите необходимые изменения в размеры полей истраниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметрыформатирования.
Чтобысделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов,основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Normal.dot.
2.2. Отчёты И зысканный отчёт,современный отчёт, стандартный отчёт Как использовать этот шаблон отчёта
Изменитетекст заголовка на обложке отчета. Для оформления отчета используйте такиестили, как заголовки 1-5, основной текст, цитаты, маркированные и нумерованныесписки, выбирая их из списка на панели форматирования.
Как создать собственный отчёт, используя этот шаблон
Введите название и адрес своейорганизации, заменив соответствующий текст в верхней части страницы обложки.
Как создать документ
Как создать нумерованный или маркированный список
Существует три способа просмотра именстилей:
В режимеразметки щелкните любой абзац, и имя соответствующего ему стиля появится всписке стилей на панели форматирования.
2.3. Публикации Брошюра, руководство,диссертация, справочник Подготовка текста для брошюры или журнала
Текст в газетных колонкахнепрерывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующейколонки.
Можно задать числогазетных колонок, задать промежутки между ними и вставить вертикальныеразделители между колонками. Можно также добавить заголовок в виде полосы,ширина которой равняется ширине страницы.
Создание связанных надписей
Например, при создании брошюры или журналанеобходимо создать цепочку связанных надписей, начинающуюся со страницы 1, спродолжением на странице 4. Чтобы создать такую цепочку, нужно разместить текств надписях и затем создать связи надписей, чтобы текст перетекал из однойнадписи в другую в заданном порядке.
При добавлении строк в связанную надписьтекст автоматически перетекает в следующую надпись. При удалении строк изнадписи в нее перетекает текст из следующей надписи. Несколько записей можносвязать в цепочку. Документ может содержать несколько составных цепочекнадписей. При этом связанные надписи должны находиться в одном документе. Связине обязательно должны быть расставлены в прямом направлении. См. инструкции посозданию связанных надписей.
Вместо прямоугольных или квадратныхконтейнеров надписей в цепочке в качестве контейнеров можно использоватьразличные фигуры: круги, полосы, фигуры блок-схем и другие автофигуры. Послетого как будут созданы связанные надписи и вставлен текст, можно изменить формуконтейнера для цепочки.
Создание параллельных колонок текста на несколькихстраницах
Используя связанные надписи, можно заставить текстколонки 1 переходить в колонку 1 на следующей странице. Текст, расположенныйрядом с первым в колонке 2, может перетекать в колонку 2 на следующей страницепараллельно колонке 1. Этот способ полезен, если имеются два сходных текста,например, текст на английском языке можно расположить слева, а на немецком —справа.
Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows/А.Левин.-СПб.:Питер,2004.-697с.: ил.
Информатика: Практикум по технологии работы накомпьютере/ Под ред. Н, В, Макаровой.- 3-е зд., перераб. – М.: Финансы истатистика, 2003.- 256 с.: ил.
Информатика. Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С.В.Симонович.- СПб.: Питер, 2003.-640 с.: ил.
Самоучитель работы накомпьютере. Начинаем с Windows/А.Левин.-СПб.:Питер,2004.-697с.: ил.
Информатика. Базовый курс.2-е издание/ Под ред. С.В.Симоновича.- СПБ.: Питер, 2003.-С.275
Глобальная Сеть не только соединила пользователей всего мира, но и утвердилась в виде новых технологий на наших персональных компьютерах. Действительно, пользователь, который приобрел и установил на своей машине Microsoft Office 97, становится обладателем Internet-технологии в готовом виде, независимо от того, подключен его компьютер к Сети или нет.
Иными словами, средства, предназначенные для работы с Сетью, стали использоваться и в других целях, с нею не связанных, а среди программного обеспечения, устанавливаемого на большинство персональных компьютеров, приложения для Internet заняли свое почетное место.
В результате работа многих пользователей стала иметь большее отношение к Сети, чем они того сами, может быть желали. Так, одним из способов самовыражения стало размещение личных страничек в Internet. Многие коммерческие фирмы стали использовать Сеть для рекламы и сбыта своей продукции. Людям, занятым поиском работы, стал доступен и такой сервис: составить резюме в формате Web-страницы и разместить эту информацию в Сети. Важную роль Internet стал играть для научных, учебных и общественных организаций. Подтверждение этому легко найти, выйдя на просторы киберпространства.
2. Язык гипертекстовой разметки.
Сценарий и структура Web-документа
Для того, чтобы понять структуру и сценарий Web-документа, мы должны рассмотреть несколько Web-страниц и выявить общие элементы.
Любой Web-документ состоит из тегов, причем обычно начальные теги пишутся большими буквами, а конечные - маленькими.
Итак, рассмотрим основные теги, входящие в каждый Web-документ. Прежде всего, это
Отличительный признак HTML-документа. Одним из принципов языка является многоуровневое вложение элементов. HTML является самым внешним, так как между его стартовым и конечным тегами должна находиться вся Web-страница.
Также основным тегом является
Область заголовка Web-страницы. Иными словами, ее первая часть. Так же как и HTML, HEAD служит только для формирования общей структуры документа.
Читайте также: