Реферат на тему современные информационные технологии в документационном обеспечении управления

Обновлено: 02.07.2024

Технология управления, представленная в виде простой схемы, сводится к принятию решения, организации его исполнения и контролю над исполнением. Такую схему можно использовать как в случае проведения наиболее простого одноразового мероприятия, так и при организации сложных отраслевых систем. Эти системы будут отличаться степенью подготовки принятия решения, организацией его воплощения в жизнь (кадры, финансы, снабжение, реализация и др.) и организацией контроля над исполнением. Во всех случаях обязательно должны присутствовать указанные составляющие процесса.

Любое решение не возникает из ничего, оно должно быть принято только на базе необходимой информации по данному вопросу. При этом следует отметить два важных условия: во-первых, информация должна быть объективной и своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для обеспечения всех этапов процесса принятия управленческого решения. Если информация поступила с запозданием, организация теряет возможность принять участие в каких-либо действиях, мероприятиях, то есть возможность или шанс утрачиваются. С другой стороны, если информация недостаточна или является недостоверной, решение руководителя может стать ошибочным, поскольку оно не учитывает многих важных факторов.

Информационно-документационное обеспечение выступает одной из ключевых функций, обеспечивающих управление, реализация которой требует специальных, профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа, зависит оперативность и эффективность деятельности любого экономического субъекта.

В сфере управления главным образом работают с информацией и документами, которые выступают ее носителями. Документ – это объект и результат труда в сфере управления.

Итогом документирования считается документ — фиксированные на материальном носителе сведения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носитель — материальный объект, применяемый для закрепления и сохранения на нем речевой, звуковой либо изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наравне с бумагой используются цифровые носители.

Ещё в X-XV веках возникла документация, которая не имела определенной формы и не была стандартизирована. XVIII век, а именно период правления Петра I, стал отправной точкой узаконивания делопроизводства. Постепенно развиваясь и совершенствуясь, документационное обеспечение, стало неотъемлемой частью жизни общества, а также любого хозяйственного субъекта.

Так как управленческая деятельность осуществляется только с использованием документации, необходимо рассмотреть организацию делопроизводства. Оно состоит из нескольких самостоятельных и взаимосвязанных видов деятельности.

Делопроизводство направлено на создание официальных документов организации и движения, а также учет и хранение. Создание и разработка официальных документов называется документированием, организация движения и учета документов – документооборотом. Деятельность по организации хранения документов называется архивным делом.

Общий документооборот организации может быть разделен на несколько видов. На рис. 1 представлена классификация документооборота, исходя из направления информационных потоков.

Рис. 1 Классификация документооборота организации

Деятельность любой соременной организации обеспечивается совокупностью взаимосвязанной внутренней документации. Основной набор документов определяется самой организацией, а также требованиями органов законодательной и исполнительной власти.

Каждый руководитель организации несет полную ответственность за делопроизводство и соблюдение стандартизированных правил и порядка работы с документами.

на первой стадии разрабатывается стратегия, подробно регламентируются все процессы;
на второй стадии управление документами ведется в строгом согласовании с законодательно-нормативными условиями и внутренними нормативными документами компании;
на третьей стадии разбирается результативность системы управления документами, выбираются мероприятия по исправлению и улучшению данной системы;
на четвертой стадии в систему внедряются запланированные на третьей стадии улучшения и корректировки.

В течение всего цикла постоянно ведется подготовка и повышение квалификации всех работников компании, задействованных в документационном обеспечении управления.

На сегодняшний день выделяют три вида документооборота, которые определяются типами хозяйственных операций:

управленческий;
кадровый;
финансовый.

Каждый из перечисленных видов подразделяется на три категории документов:

организационные (документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации, устанавливают особенности работы для сотрудников);
распорядительные (документы, отражающие решения управленческого аппарата предприятия или организации)
информационно-справочные (протоколы, акты, справки, письма, докладные и объяснительные записки).

Главным характерным признаком каждого документа является его юридическая значимость, что обеспечивается присутствием обязательных для заполнения реквизитов. К ним, например, относится: наименование, число и место подписания, регистрирующий номер, согласующие и утверждающие подписи. В системе делопроизводства предусматриваются только такие виды документов, которые снабжены нужными реквизитами и оформлены в соответствии с условиями установленных стандартов.

На современном этапе внедрения достижений научно-технического прогресса в сферу управления, совершенствование документационного обеспечения является одним из самых перспективных направлений повышения эффективности управленческой деятельности. Современные виды электронно-вычислительной техники и появление новейших средств связи помогают использовать принципиально новые и более эффективнее информационные технологии в работе организации и ее структурных подразделений, внедряя технические средства в производственный процесс.

Информационно-документационное обеспечение управления представляет собой деятельность, направленную на обеспечение менеджмента необходимой информацией, а также оформление, обработку и хранение документов, создаваемых в процессе подготовки, принятия и реализации управленческих решений. От эффективности организации этой деятельности непосредственно зависит оперативность и качество принимаемых решений, и результат деятельности организации в целом.

Характерными особенностями информационно-документационного обеспечения управления, отличающими его от делопроизводства, являются следующие:

охватывает всю документацию организации;
в значительно большей степени позволяет использовать не только технические средства, но и информационные технологии;
улучшает информационное обеспечение управленческого процесса за счет более эффективных технологий обработки информации;
является обеспечивающей функцией управления – обеспечивает принятие эффективных управленческих решений.

Таким образом, термин информационно-документационное обеспечение управления подчеркивает особое значение информации в процессе подготовки и реализации управленческих решений, а также современную технологическую составляющую в организации делопроизводства.

Резкое увеличение с конца 20 века объемов информации и соответственно документов, как их носителей послужило внедрению информационных технологий в обработку информации и документов различных сфер человеческой деятельности, в том числе, в документационное обеспечение управления. На сегодняшний день они используются во всех сферах деятельности человека. От того, как организации, предприятия, фирмы смогут внедрить и использовать современные информационные технологии в документационном обеспечении своей деятельности, зависит их место в будущем глобальном информационном обществе.

Файлы: 1 файл

диплом на 12.06.doc

Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный университет культуры и искусств

Факультет информационного сервиса и медиатехнологий

Кафедра документоведения и издательского дела

Информационные технологии в документационном обеспечении управления

Министерство культуры Российск ой Федерации

Казанский государственный университет культуры и искусств

Факультет информационного сервиса и медиатехнологий

Кафедра документоведения и издательского дела

Информационные технологии в документационном

студент 184 группы

Матеева Г.В., канд. пед. наук,

Допускается к защите

зав. кафедрой Дрешер Ю.Н.,

док. пед. наук, профессор

Казань – 2013
ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей. Этим обусловлена актуальность данного исследования.

Для решения поставленной цели необходимо выполнение следующих задач:

— дать определение ключевым понятиям документационного обеспечения управления;

— указать основные понятия информационных технологий и их классификацию;

При написании нашей дипломной работы была проанализирована литература таких авторов, как С.Л. Кузнецов, О.И.Рысков, Н.А. Храмцовская, А.Д. Хомоненко, Е.Н. Филенко, А.М. Лобанова и др. Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления.

В третьей главе мы производим обзор существующего программного обеспечения, ставим задачи для нашей новой автоматизированной системы, и реализуем наши замыслы на практике. При этом используется метод моделирования.

В заключении подводятся итоги нашего исследования.

Глава I. Информационные технол огии в ДОУ: общая характеристика

Эффективность деятельности различных учреждений, предприятий, организаций зависит от того, как налажена система делопроизводства.

Результатом документирования является документ.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Любой документ, создаваемый в ходе документирования управленческой деятельности, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элементов. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Сегодня специалисты выделяют следующие системы документов:

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— документация по личному составу;

— документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

— документация по материально-техническому обеспечению;

— документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

— документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия и т.п.

Документационное обеспечение управления предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [1].

Главное правило, которого следует придерживаться при организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

— прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

— предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

— организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

— обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ), которая подчиняется непосредственно руководителю организации.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

— совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

— унификация форм документов;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

— внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. [7].

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

1.2. Проблемные вопросы документационного обеспечения управления

Современные компьютерные информационные технологии способны кардинально изменять методическую, информационную и технологическую составляющие управленческих процессов и осуществлять их на качественно новом, более эффективном уровне. Однако в настоящее время все еще существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести следующие:

— недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий

— дефицит специалистов в области информации

— недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НТИ

— пока ещё явное отставание, по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.

Наряду с перечисленными проблемами, существует еще масса других проблем, таких как:

— недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации (внедрения новых информационных систем и технологий);

— приверженность традиционному подходу в сфере управления.

И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся. Это касается как типовых задач, так и принципиально новых задач. Еще одна проблема – анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда избежать ее уже нельзя [12].

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Министерство образования Ставропольского края

на тему: Современные информационные технологии в документационном обеспечении управление

по дисциплине: Информационное обеспечение перевозочного процесса

Работу выполнил обучающийся

Курс 2 Группа № 23

Адоньев Михаил Викторович

Специальность: Организация перевозок и управление на

Глава I. Основы организации информационных технологий ………….6

1.1 Понятие и классификация информационных технологий управлени…..6

1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования……………………………………………………………. 14

Список использованных источников и литературы……………………30

Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

• наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

• созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

• расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Объектом исследования являются информационные технологии на предприятии.

Предметом же исследования являются внедрение информационных технологий.

Цель курсовой работы – рассмотреть основные информационные технологии на предприятии.

Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

1. указать основные понятия информационных технологий и их классификация;

2. дать характеристику современным информационным технологиям;

3. указать стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности

Список литературы можно разделить на две части: на учебные пособия и на статьи в периодических изданиях. К учебным пособиям относятся работы по информационному обеспечению управления, в котором рассматриваются информационные технологии как одно из неотъемлемых составляющих эффективного информационного обеспечения управления. Отдельно можно выделить автора А.Д. Хомоненко (21), которая является самой современной на сегодняшний день по данной теме и содержит информацию об информационных технологиях. Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях (13;14). Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

В заключении даны основные выводы по теме исследования, в списке использованных источников и литературы представлено 22 источника.

Глава I. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие и классификация информационных технологий

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

- объект воздействия (в приводимом определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);

- результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);

- методы воздействия (обработка, изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату воздействия) (11, 322).

Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.); кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности (21 С. 11-12).

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

- предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;

- целью процесса является получение информации;

- средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно- аппаратные вычислительные комплексы;

- процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;

- выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;

- критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная (21 С.11-12).

Программные средства обеспечивают обработку данных и состоят из общего и прикладного программного обеспечения и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. К общему программному обеспечению относят операционные системы, системы программирования и программы технического обслуживания, которые предоставляют сервис для эксплуатации компьютера, выявления ошибок при сбоях, восстановления испорченных программ и данных. Прикладное программное обеспечение определяет разнообразие информационных технологий и состоит из отдельных прикладных программ или пакетов, называемых приложениями. Ряд приложений могут применять все пользователи, а применение некоторых приложений требует определенного уровня квалификации проектировщика.

Разнообразие технических средств и операционных систем вынудили разработчиков ввести понятие платформы. Платформа определяет тип компьютера и операционной системы, на которых можно установить используемую информационную технологию. Практика показывает, что эволюция программно-аппаратного комплекса идет непрерывно по мере повышения квалификации и уровня знаний тех, кто реально использует эти средства. Модульность программно-аппаратных средств - ключ к эволюционному развитию систем. Международные организации и крупные фирмы в области информатики предлагают де-юре и де-факто стандарты на аппаратные и программные интерфейсы. (22 С. 26-27).

Интерфейс — это технология общения с компьютером и взаимодействия частей компьютера. Иными словами, это сопряжение частей средств информатики [информации (данных), программ, аппаратуры], в котором все информационные, логические, физические и электрические параметры отвечают установленным стандартам. И именно через стандартизацию интерфейсов обеспечивается совместимость специалиста-функционера с компьютером, то есть через стандарты интерфейса специалист-функционер может выполнять с помощью компьютера определенные действия (определенную технологию) по превращению данных в информацию. Таким образом, информационно-командная среда представляет собой совокупность программного и информационного обеспечения и определенного стандарта интерфейса.

Предметом изучения данной дисциплины являются автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ). В АИТУ поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизациии многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог - другую).

Под автоматизированной информационной технологией управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям (22, 26, 28).

Классификация автоматизированных информационных технологий управления

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ (22, 28).

По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: