Реферат microsoft excel 2007

Обновлено: 07.07.2024

Microsoft Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения

Microsoft Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MSExcel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MsExcel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Более подробно в этой курсовой будет представлено приложение MSExcel, его функции и возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.

1. Microsoft Excel

1.1 . Microsoft Excel . Понятия и возможности

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

1.2. Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.

1.3 Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;

2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;

4. статистические функции;

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции;

8. логические функции;

9. информационные функции (проверки свойств и значений);

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

1.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах

При работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не совершать распространенных ошибок.

Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

Следующие значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:

2. Анализ данных. Использование сценариев

2.1 Анализ данных

Данные — сведения:

— полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций;

— представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excelтип данных – тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Типы данных:

4. Числовые символы

Анализ данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.

Анализ данных – сравнение различной информации.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных.

MsExcel представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа относятся :

· Обработка списка с помощью различных формул и функций;

· Построение диаграмм и использование карт MsExcel;

· Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

· Структуризация рабочих листов;

· Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);

· Специальные средства анализа выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.

2.2 Сценарии

Одно из главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основе сегодняшней информации.

Сценарий — это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделей расчетов листа. Существует возможность создать и сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных параметров.

При разработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине перед началом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющий первоначальные данные, или же создать копию листа Excel.

Все сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое значение. Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария. После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария, значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.

Для защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются только тогда, когда установлена защита листа.

Если требуется одновременно сравнить несколько сценариев, то можно создать Итоговый отчет, щелкнув в диалоговом окне по кнопке Отчет .

Во многих экономических задачах результат расчета зависит от нескольких параметров, которыми можно управлять.

Диспетчер сценариев открывается командой Сервис/Сценарии (рис. 1). В окне диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.

2.3 Пример расчета внутренней скорости оборота инвестиций

Исходные данные: затраты по проекту составляют 700 млн. руб. Ожидаемые доходы в течение последующих пяти лет, составят: 70, 90, 300, 250, 300 млн. руб. Рассмотреть также следующие варианты (затраты на проект представлены со знаком минус):

— -600; 50;100; 200; 200; 300;

— -650; 90;120;200;250; 250;

— -500, 100,100, 200, 250, 250.

Рис 1. Окно Диспетчер сценариев

Для вычисления внутренней скорости оборота инвестиции (внутренней нормы доходности) используется функция ВСД (в ранних версиях — вндох):

ВСД - Возвращает внутреннюю ставку доходности для ряда потоков денежных средств, представленных их численными значениями. Эти денежные потоки не обязательно должны быть равными по величине, как в случае аннуитета. Однако они должны иметь место через равные промежутки времени, например ежемесячно или ежегодно.

Внутренняя ставка доходности — это процентная ставка, принимаемая для инвестиции, состоящей из платежей (отрицательные величины) и доходов (положительные величины), которые осуществляются в последовательные и одинаковые по продолжительности периоды.

ВСД (Значения; Предположения )

Значения — это массив или ссылка на ячейки, содержащие числа, для которых требуется подсчитать внутреннюю ставку доходности.

· Значения должны содержать, по крайней мере, одно положительное и одно отрицательное значение.

· ВСД использует порядок значений для интерпретации порядка денежных выплат или поступлений. Убедитесь, что значения выплат и поступлений введены в правильном порядке.

· Если аргумент, который является массивом или ссылкой, содержит текст, логические значения или пустые ячейки, то такие значения игнорируются.

Предположение — это величина, о которой предполагается, что она близка к результату ВСД.

В нашем случае функция для решения задачи использует только

аргумент Значения, один из которых обязательно отрицателен (затраты по проекту). Если внутренняя скорость оборота инвестиций окажется больше рыночной нормы доходности, то проект считается экономически целесообразным. В противном случае проект должен быть отвергнут.

Решение приведено на рис. 2. Формулы для расчета:

• в ячейке В14:

• в ячейке С14:

Рис 2. Расчет внутренней скорости оборота инвестиций

2. Рассмотрим этот пример для всех комбинаций исходных данных. Для создания сценария следует использовать команду Сервис | Сценарии | кнопка Добавить (рис. 3). После нажатия на кнопку ОК появляется возможность внесения новых значений для изменяемых ячеек (рис. 4).

Для сохранения результатов по первому сценарию нет необходимости редактировать значения ячеек— достаточно нажать кнопку ОК ( для подтверждения значений, появившихся по умолчанию, и выхода в окно Диспетчер сценариев.

Рис 3. Добавление сценария для комбинации исходных данных

Рис 4. Окно для изменения значений ячеек.

3. Для добавления к рассматриваемой задаче новых сценариев достаточно нажать кнопку Добавить в окне Диспетчер сценариев и повторить вышеописанные действия, изменив значения в ячейках исходных данных (рис. 5).

Нажав кнопку Вывести, можно просмотреть на рабочем листе

результаты расчета для соответствующей комбинации исходных значений.

Рис 5. Окно Диспетчер сценариев с добавленными сценариями

4. Для получения итогового отчета по всем добавленным сценариям следует нажать кнопку Отчет в окне диспетчера сценариев. В появившемся окне отчет по сценарию выбрать необходимый тип отчета и дать ссылки на ячейки, в которых вычисляются результирующие функции. При нажатии на кнопку ОК на соответствующий лист рабочей книги выводится отчет по сценариям (рис. 6).

Рис 6. Отчет по сценариям расчета скорости оборота инвестиций

Характерной чертой современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятия управленческих решений.

При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.

Список литературы

За последние годы пакет Microsoft office прошел путь от набора офисных продуктов для одного пользователя до комплексной интегрированной системы для совместной работы по решению широкого спектра бизнес-задач.

Excel нужен прежде всего тем людям, которые в своей работе имеют дело с цифрами, например бухгалтерам и научным работникам. Но этим не исчерпывается потенциал электронных таблиц. Практически во всех случаях, когда информация может быть представлена в табличном виде, Excel является незаменимым помощником. Любой пользователь, знающий возможности Ехсеl, всегда может найти ему применение в своей работе.

С помощью Ехсеl можно создавать, редактировать и печатать красиво оформленные таблицы. Благодаря встроенным в него математическим и логическим функциям, можно очень быстро выполнять разнообразные операции как над цифрами, так и над текстами, производить простые и сложные вычисления. Можно создавать всевозможные диаграммы, строить графики и т.п.

Excel имеет огромные возможности и, несомненно, является одной из лучших программ своего класса. При этом его изучение и применение является полезным не только поэтому. Большую роль играет его распространенность. Эта программа установлена сегодня практически на любом компьютере. Получая откуда-либо файлы электронных таблиц, можно быть почти уверенным, что эти документы создавались в Ехсеl или, по крайней мере, могут быть прочитаны в нем. Именно поэтому умение использовать Excel является очень важным.

1. Общая характеристика MS Excel 2007

Мощная программа Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц. Службы Excel Services и сервер Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивают совместное использование и управление электронными таблицами, содержащими важную деловую информацию.

Мощные средства организации и визуализации данных Office Excel 2007 с удобным интерфейсом позволяют анализировать данные и принимать более обоснованные решения. Создавать профессионально оформленные диаграммы и электронные таблицы для представления результатов анализа стало еще проще.

Пользовательский интерфейс, ориентированный на результаты. Найдите нужные инструменты с помощью нового, ориентированного на результаты интерфейса пользователя Office Excel 2007. В зависимости от выполняемой задачи (например, создание таблицы или составление формулы) в Office Excel 2007 отображаются только применимые в данном случае команды.

Импорт, упорядочение и анализ больших объемов данных в таблицах увеличенного размера. Таблицы Office Excel 2007 могут содержать до миллиона строк и до 16 тысяч столбцов. Теперь для анализа больших объемов данных пользователям больше не придется работать с несколькими таблицами или запускать другие приложения.

Улучшение и расширение возможностей работы с таблицами. Благодаря расширенным возможностям работы с таблицами Office Excel 2007 создавать, форматировать и расширять таблицы, а также обращаться к таблицам в формулах стало удобнее. При анализе данных в большой таблице заголовки таблицы всегда остаются видны во время прокрутки.

Обнаружение важных тенденций и поиск исключений. Удобное условное форматирование данных позволяет обнаруживать закономерности и выделять тенденции данных с помощью различных схем визуализации, таких как градиенты, пороговые значения и значки показателей эффективности.

Применение условного форматирования с различными схемами визуализации данных в Office Excel 2007 помогает обнаруживать тенденции и находить исключения.

Быстрое создание сводных таблиц для организации данных с использованием различных критериев. Вы можете суммировать и реорганизовывать данные и находить нужные ответы с помощью сводных таблиц и сводных диаграмм, которые стало значительно проще создавать и использовать в Office Excel 2007.

Расширение возможностей бизнес-аналитики – полная поддержка служб Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services в Office Excel 2007. Используйте гибкие возможности и функции для работы с аналитическими кубами Office Excel 2007 для построения собственных отчетов по базе данных оперативной аналитической обработки OLAP. Кроме того, с помощью библиотеки подключений к данным Office Excel 2007 можно подключаться к внешним источникам данных.

Соблюдение синтаксиса формул с помощью функции автозаполнения формул. Функция автозаполнения формул Office Excel 2007 ускоряет процесс составления формул – от написания функций и подстановки аргументов до указания ссылок на именованные диапазоны и таблицы в формуле.

Представление результатов анализа на профессионально оформленных диаграммах. Средства создания диаграмм в новом интерфейсе пользователя Office Excel 2007 позволяют быстро создавать профессионально оформленные диаграммы. Различные визуальные эффекты (объемные эффекты, плавное затенение, прозрачность и т.д.) улучшают внешний вид диаграмм. Построение диаграмм и работа с ними выполняется единообразно во всех приложениях, поскольку средство построения диаграмм Office Excel 2007 совместимо с программами Microsoft Office Word 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007.

Office Excel 2007 charts. В состав Office Excel 2007 входит полностью переработанное средство создания диаграмм, которое помогает представлять результаты анализа в виде выразительных диаграмм.

2. Инновации Excel 2007 по сравнению с Excel 2003

Теперь рассмотрим основные отличия новой версии Excel от предыдущих версий этого табличного редактора.

Как и в других программах пакета Microsoft Office 2007, традиционное меню и панель инструментов в Excel 2007 заменила лента. Покажем, на каких вкладках ленты расположились основные команды и инструменты Excel 2003.

Панель инструментов. Кнопки, которые размещались в Excel 2003 на панели инструментов, теперь находятся на ленте на вкладках "Главная", "Вставка", "Формулы" ,"Данные", "Рецензирование" и "Вид".

Меню "Файл". Как и в Word 2007, в редакторе электронных таблиц меню "Файл" заменила кнопка "Office". В меню этой кнопки вы найдете команды для создания, открытия, сохранения и печати файла. Параметры страницы можно настроить на вкладке "Разметка страницы", воспользовавшись кнопками в группе "Параметры страницы"

Вырезать, копировать и вставить объект из буфера обмена на лист Excel можно с помощью кнопок, расположенных на вкладке "Главная". Чтобы вызвать команду "Специальная вставка" или "Вставить как гиперссылку", необходимо нажать кнопку "Вставить" на вкладке "Главная" и выбрать нужный пункт .

Чтобы полностью очистить ячейку, избавиться от примененного формата, содержимого или примечания, в Excel 2007 следует нажать кнопку с изображением ластика, которая находится на вкладке "Главная" в группе "Редактирование" . Здесь же находится кнопка "Заполнить", аналогичная одноименной команде меню "Правка" Excel 2003.

Для удаления ячеек, строк и столбцов в Excel ранних версий использовалась команда "Удалить" меню "Правка", а для удаления листа предназначалась отдельная команда — "Удалить лист". В Excel 2007 все это можно сделать, нажав кнопку "Удалить" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная" и выбрав нужный пункт.

Команды, касающиеся поиска и замены определенных элементов, в Excel 2003 располагались в меню "Правка". Теперь соответствующие функции можно найти в группе "Редактирование" на вкладке "Главная" .

Меню "Вид". Большинство команд, расположенных в этом меню в Excel 2003, в новой версии программы вынесены на отдельную вкладку — "Вид". Кроме того, в Excel 2007 появились дополнительные функции, связанные с этим разделом.

Переключиться между режимами просмотра документа — "Обычный" и "Разметка страницы" — можно с помощью соответствующих кнопок группы "Режимы просмотра книги" на вкладке "Вид". Здесь же размещаются кнопки для постраничного и полноэкранного просмотра документа, а также для выбора различных представлений.

Область задач, чаще всего просто надоедавшая пользователям Excel 2003 и более ранних версий, в Excel 2007 отсутствует. В связи с этим исчезла и команда "Область задач", расположенная Excel 2003 в меню "Вид". Нет в новом редакторе и панелей инструментов, а значит, и команд, связанных с их отображением.

Команды, управляющие отображением элементов окна Excel, теперь связаны с флажками, расположенными в группе "Показать или скрыть" на вкладке "Вид". Интересно, что, кроме строки формул, теперь можно отключить показ заголовков строк и столбцов, а также сетки.

Как и в Microsoft Office Word 2007, колонтитулы в Excel 2007 вставляются с помощью кнопки, расположенной на вкладке "Вставка" (в ранних версиях пакета данная команда находилась в меню "Вид").

Очень удобно реализованы в новой версии инструменты работы с масштабом отображения документа в окне. Теперь все необходимые кнопки вынесены на ленту. При нажатии кнопки "Масштаб" появляется окно, аналогичное окну Excel 2003. Кроме того, удобно пользоваться ползунком регулирования масштаба, расположенным в правой нижней части окна программы.

С помощью кнопок этой группы вы можете открывать для сравнения несколько документов, переключаться между открытыми окнами Excel, создавать новые окна, скрывать и отображать окна, добавлять на страницы разделительные полосы.

Меню "Вставка". Для вставки ячейки, строки, столбца или листа в Microsoft Office Excel 2003 нужно было использовать соответствующие команды меню "Вставка". В новой версии табличного редактора эти функции доступны в меню кнопки "Вставить", которая расположена в группе "Ячейки" на вкладке "Главная".

Диаграмму, рисунок, гиперссылку и символ теперь можно вставить, нажав одну из кнопок на вкладке "Вставка". Причем разные типы диаграмм вынесены на ленту, и теперь для выбора нужной диаграммы не нужно запускать мастер. После щелчка на образце диаграммы определенного типа станет доступна галерея, в которой можно выбрать подходящий вид будущей диаграммы. На рабочий лист тут же вставится диаграмма выбранного типа, а на ленте появятся дополнительные вкладки, предназначенные для работы с диаграммами. Например, на вкладке "Конструктор" в группе "Стили диаграмм" можно изменить цветовую схему полученной диаграммы, выбрав один из вариантов, представленных в галерее, а на вкладке "Макет" настроить надписи.

Функциям и функциям в Excel 2007 посвящена отдельная вкладка — "Формулы". Здесь же расположена группа инструментов для работы с именами. Функциям на вкладке "Формулы" посвящена группа "Библиотека функций.

Команда "Примечание" меню "Вставка" Excel 2003 в новой версии заменилась кнопкой "Создать примечание", которая расположена в группе "Примечания" на вкладке "Рецензирование". Здесь же находятся кнопки для удаления, изменения примечаний и перехода между примечаниями.

В Excel 2007, как и десять лет тому назад, возросло количество ячеек на рабочем листе. Теперь максимальное число строк превышает миллион, а столбцов стало больше 16 тыс., что позволяет импортировать и обрабатывать огромные объемы данных в одной таблице. В результате для обозначения столбцов пришлось использовать три буквы (список столбцов заканчивается на символьной комбинации XFD). Для обработки возросших массивов данных потребуется повышенная производительность компьютера, что и обеспечивается за счет поддержки новых двухъядерных процессоров и многопоточных чипсетов.

Кроме того, поддержка объема оперативной памяти увеличена вплоть до 2 Гбайт. Новые возможности в создании формул в ячейке рабочего листа включают в себя панель формул изменяемого размера и функцию контекстно-зависимого автозавершения текста формулы, обеспечивающую ускоренный ввод однажды набранной на листе формулы. Кроме того, как и прежде, формулы и функции могут ссылаться на именованные диапазоны и таблицы. Количество ссылок на другие ячейки теперь ограничено только объемом доступной памяти компьютера.

Строка формул автоматически расширяется при показе больших сложных формул, не закрывая при всём этом данных рабочего листа. Количество вложения функций увеличено до 64, но только при использовании новых форматов файла рабочей книги. Использование формата файла, совместимого с предыдущими версиями, по-прежнему не позволяет строить формулы более чем с семью вложениями функций.

Поддержка работы с таблицами однородных данных позволяет ссылаться в формулах на таблицы. Заголовки столбцов таблиц при прокрутке остаются на виду, а функция автонаполнения автоматически расширяет такую таблицу при ее заполнении данными.

Еще раз можно отметить, что данная программа является не только интересной, но и полезной для многих организаций, учреждений образования и т.д.

Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.

Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.

Основные функции Excel:

− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;

− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

− построение графиков и диаграмм.

Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel

При запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение - .xlsх. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384 столбца, заголовки которых указаны в верхней части листа с помощью букв английского алфавита и 1048576 строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены буквами, строки - цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Office , которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.

Рис. 1.1. Структура рабочего листа

Строка меню.

Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

Рис. 1.2. Вид строки меню

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.

Рис. 1.3. Вид строки формул

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки. Например А2. Если надо задать адрес ячейки, которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей книги. Например: Лист 1!А1 или =[Работа1]Задание1!$B$4 .

Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.

Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:

- Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).

Ссылки в Excel бывают 3-х видов:

- Относительные ссылки (пример:A1);

- Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

- Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).

Относительные ссылки

Относительные ссылки на ячейки - это ссылки, значения которых изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.

Например, ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая - на три ячейки ниже в том же столбце, вторая - на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.

Рис. 1.4. Относительная ссылка

Абсолютные ссылки

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.

Рис. 1.5. Абсолютная ссылка

Смешанные ссылки

Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или $B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.

Рис. 1.6. Смешанная ссылка

Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).

Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.

Рис. 1.7. Диапазон ячеек

В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.

Автозаполнение

Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.

Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам

Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:

- введите в ячейку первый член ряда;

- подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;

- удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;

- после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Понятие формулы

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Перемещение и копирование формул

Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.

Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.

Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул

Таблица 1

Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени

Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число

Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции

Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны

Неверная ссылка на ячейку

Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки

Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка

Функции Excel

Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.

Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ - имя функции; В1:В5 - аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.

При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой .