Реферат классификация управленческих документов

Обновлено: 05.07.2024

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Файлы: 1 файл

классификация документов.docx

Краснодарский Гуманитарный Технологический Колледж

Документационное обеспечение управления

по теме: Классификация документов по различным признакам.

Студентка 3-го курса гр. 13-19

Классификация документов по различным признакам.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться по: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно- кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно- распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности.

Классификация документов – распространение по группам на основе признаков содержания и формы составления с целью повышения эффективности работы с ними.

Все документы, обращающиеся в организации, можно классифицировать:

-по видам деятельности (нормативные, организационно- распорядительные, бухгалтерские, научно- технические, проектно-сметные);

-по наименованию (распоряжения, отчеты, акты, протоколы, договоры);

-по способу фиксации информации (письменные, кинодокументы, электронные);

-по степени сложности (простые и сложные) простые – рассматривается один вопрос, сложные – несколько вопросов);

-по степени гласности (несекретные и конфидициальные);

-по юридической силе (подлинные и подложные);

-по срокам исполнения (срочные и несрочные).

Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, организовать их работу в делопроизводстве.

На основе классификации выстраиваются и типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками, в основном они подразделяются на 3 вида:

2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу . в срок до . ").

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя в полной внутренней системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно, свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

По способу (порядку) составления различают: первичные и сводные документы.

Список использованной литературы.

1. Классификация управленческих документов.
2. Составьте образец гарантийного письма.

Отвечая на первый вопрос, следует отметить, что в организациях, предприятиях и фирмах функционирует множество документов, которые классифицируются на шесть групп. В основу классификации положены определенные признаки, которые
надо назвать при написанииконтрольной работы и обязательно привести пример.
В ответе на второй вопрос необходимо отметить особенности и отличия гарантийного письма от других видов служебных писем. Эти особенности проявляются и в оформлении данного документа. Проставьте правильно все необходимые реквизиты.
Введение
В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам иназначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности,система документации по личному составу, система отчетной документации и др.
При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.
В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваютсяна классы.
1. Понятие документа

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др. Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; этописьменное свидетельство о чем-либо.
С научной точки зрения, документ – это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека[1].
В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины"деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы". Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики идр. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.
2. Классификация управленческой документации

Классификация управленческой документации - распределение всей управленческой документациина группы в зависимости от ее функционального назначения[2].

Разновидности документов по функциям и задачам управления включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом Российской Федерации. К организационно-распорядительным документам относятся: организационные.

Все фазы управленческой деятельности связаны с составлением соответствующих документов. Например, планирование с разработкой различных планов; учет с составлением и обработкой статистической и бухгалтерской документации; инструктирование с изданием инструкций и методических указаний; контроль со сбором сведений в письменном виде и т.п.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документирования.

В организациях, на предприятиях и фирмах функционирует множество документов, которые классифицируются на шесть групп:

по средствам фиксации. На письменные (рукописные, машинописные и изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

по видам деятельности. На организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, внешней торговле;

по месту составления. На внутренние (составленные работниками данного предприятия) и внешние (поступающие от других предприятий и лиц);

по форме. На индивидуальные и типовые;

по срокам исполнения. На срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

по происхождению. На служебные (затрагивающие интересы предприятия, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица). [1, c. 94-95]

Управленческая документация — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность. Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);
распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);
плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);
финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);
информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);
нормативные документы вышестоящих органов — документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;
учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);
контракты (договоры), соглашения, предложения. Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово- бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам. [2, c. 105-106]

Составьте образец гарантийного письма

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Как правило, они имеют две подписи - руководителя и главного бухгалтера. [4, c. 84]

Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты:

-Компания "Х" гарантирует.

-Своевременную и полную оплату гарантируем.

Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;

22) подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма. [5]

Гарантийное письмо об оплате – это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Просим Вас поставить партию продукции, согласно заявки № 1509 от 15 сентября 2013 г.

Оплату гарантируем произвести в срок до 14 октября 2013 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора.

К гарантийному письму прилагается копия свидетельства о собственности (желательно заверенная нотариально).

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

В МИФНС №46 по г. Москва

21 сентября 2013 г.

Приложение: копия свидетельства о государственной регистрации права серия 20 АЕ № 087475 от 12 октября 2008 года.

Оформляется гарантийное письмо на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя либо на обычном листе формата А4, если арендодатель является физическим лицом.

Гарантийное письмо о приеме на работу – это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну.

Образец гарантийного письма о приеме на работу

Предоставляется по месту требования

Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24000 руб. оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от НС, оплата больничных листов и отпусков.

Оформляется гарантийное письмо на фирменном бланке организации с подписью руководителя и бухгалтера (желательно), а также скрепляется печатью организации. [4, c. 86-90]

Список использованной литературы

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Классификация документов(лат. classik - разряд, группа, класс и facere - делать)– это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

В зависимости от цели классификации в ее основу можно положить различные признаки, например, по форме, по содержанию, по материалу и т.п., но этот признак должен быть общим и наиболее важным для данной классификации.

Таким образом, классификация представляет дифференциацию (разделение) документов по одному наиболее существенному признаку.

Управленческие документы, создаваемые в учреждении, отражают работу административно-управленческого аппарата. Все многообразие управленческих документов можно классифицировать по различным признакам:

1) По видам деятельности:

Ø внешнеэкономические (1).

2) По происхождению (в зависимости от издавшего документ автора) – официальные (служебные), личные (персональные, именные) и личного происхождения.

Автором официальных документов является организация или представляющее её должностное лицо. Официальный документоформлен и удостоверен в установленном порядке

Личный или персональный документ удостоверяет личность человека, его права, обязанности, служебное и общественное положение и может содержать другие сведения биографического характера. В личных документах отражаются персональные данные граждан.

Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной или производительной деятельности. Например: личные письма, дневники, заметки, отдельные записи (на календарях и еженедельниках), воспоминания личного характера, дневники.

3) По месту составления – внутренние и внешние. Внутренняя документация создается в организации для нужд самой организации и не выходит за её пределы. Внешние документы выходят за пределы организации или поступают из других организаций.

4) По содержанию– простые (рассматривается один вопрос) и сложные (два или более вопросов).

5) По наименованию – акт, отчет, протокол, приказ, распоряжение, справка и пр.

6) По способу документирования (способу фиксации информации) – письменные (рукописные, типографские, отпечатанные на пишущей машинке, ПК), изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи); звуковые (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты); кино- и фотодокументы (киноленты, фотографии, кино- и фотопленки); документы, созданные с помощью компьютерной техники.

7) По характеру изложения материала – примерные, индивидуальные (содержание излагается в свободной форме), типовые.

8) По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

9) По степени гласности - несекретные, секретные (конфиденциальные) и для служебного пользования.

10) По стадиям создания:

Ø черновик - предварительная редакция документа;

Ø беловик (чистовик);

Ø подлинник, или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ;

Ø копия - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия;

Ø отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

Ø дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала; обладает той же юридической силой, что и подлинники;

Ø выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

Ø автограф - документ, написанный рукой автора.

11) По срокам хранения:

Ø постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

Ø долговременного (свыше 10 лет) - личные дела, истории болезни, техническая документация и пр.;

Ø временного (до 10 лет) хранения.

12) По функции управления:

Ø организационно-правовые - устав, регламент, положение (о структурном подразделении, о коллегиальных и совещательных органах), штатное расписание, инструкция (по делопроизводству, должностная инструкция и пр.), правила внутреннего трудового распорядка и др.;

Ø распорядительные - постановления, решения, распоряжения. приказы по основной деятельности, указания;

Ø информационные - служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, объяснительные и служебные записки, сводки и др.;

Ø документы по личному составу - автобиография, заявление, резюме, характеристика, приказы по личному составу, анкета и др. (2);

Управленческая документация – документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Можно разделить на основные группы:

1. организационные (устав, положения, лицензия, правила внутреннего трудового распорядка ПВТР, инструкции не должностные, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции).

2. распорядительные (приказ, распоряжение, указание, решение)

3. по личному составу (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по зп, трудовые книжки, документы по соц.обеспечению)

4. плановые документы (планы экономического и соц.развития, бизнес-планы и т.д.)

5. финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, балансы, акты ревизий, сметы, кассовые книги, авансовые отчеты)

6. информационно-справочные (акты, письма, протоколы, докладные, объяснительные, служебные записки, справки, телефонограммы, факсы)

7. учетно-статистические (регистрационные журналы, статистическая отчетность, переписка)

Все вышеперечисленные документы за исключением финансово-бухгалтерских относятся к организационно-рапорядительным документам (ОРД).

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

1. Приказ– правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

2. Распоряжение –правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

4. Протокол –документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

5. Письмо– обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

6. Справка– документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

9. План– документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

10. Отчет– документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборот.

Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.005)

Читайте также: