Реферат делопроизводство в рк

Обновлено: 05.07.2024

Основные документы по регулированию делопроизводства и архивного дела в Республики Казахстан. Делопроизводство на государственном языке. Нормативная база Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан.

Оглавление

1. Основные документы по регулированию делопроизводства и архивного дела в РК 3

2. Делопроизводство на государственном языке 4

3. Нормативная база Единой системы электронного

документооборота Республики Казахстан 6

Список использованной литературы 10

1. Основные документы по регулированию делопроизводства и архивного дела в РК

Гражданский кодекс РК

Трудовой кодекс РК

Постановление Правительства Республики Казахстан от 26 января 2001 года № 146 “О Концепции развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы

Концепция развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы

Постановление Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года № 797 “О утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы“

Программа развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы

Одним из важнейших условий функционирования государственного механизма является обеспечение сохранности и оперативное использование имеющейся информации.

Важнейшее место в выполнении этих задач занимает архивное дело и документообразование.

Архивы являются поставщиками ретроспективной документной информации в целях удовлетворения научных, культурных и социальных потребностей общества.

Программа развития архивного дела в Алматинской области на 2002-2005 годы (далее-Программа) разработана в соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 января 2001 года № 146 " О концепции развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы" и Постановления от 11 июня 2001 года № 797 " Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы"[4,11].

Разработка Программы продиктована необходимостью дальнейшего совершенствования архивной отрасли, модернизации материально-технической базы архивных учреждений области, улучшения сохранности и эффективного использования документов Национального Архивного Фонда Республики Казахстан.

Реализация Программы будет осуществляться архивными учреждениями области поэтапно во взаимодействии с местными представительными органами с применением необходимых организационных, экономических, финансовых, информационных и правовых механизмов.

Основные направления Программы и мероприятия по ее реализации отвечают целям и задачам духовного и культурного развития региона, определенным стратегией "Казахстан-2030"[4,12].

2. Делопроизводство на государственном языке

3. Нормативная база Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан

Опыт, полученный в ходе создания первой очереди Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан (ЕСЭДО РК) показывает, что условия внедрения автоматизации деловых процессов в государственных органах значительно отличаются от условий внедрения бизнес - процессов в коммерческих организаций и самое главное отличие - это невозможность обеспечить поддержку первого лица - того кита, на котором базируется любое успешное внедрение систем автоматизации в бизнесе. Поэтому нами разработаны следующие мероприятия, содержание которых будет раскрыто в докладе:

Разработка Концепции по постепенному упразднению работы с документами на бумажных носителях в органах государственного управления РК, предусматривающая раздельный документооборот на бумажных и машинных носителях.

Разработка временных Правил по организации электронного документооборота в органах государственного управления РК, предусматривающих использование минимального набора реквизитов на первом этапе внедрения

Разработка нормативно - правовой базы электронного документооборота, создающей механизм применения Закона РК об электронном документе и электронно - цифровой подписи

Инсталляция и опытная настройка аппаратно - программного обеспечения Национального фонда электронных документов и прототипа центра идентификации электронных ключей в рамках проведения работ по созданию второй очереди ЕСЭДО РК[4,13].

Организация обмена электронными документами между отделами документационного обеспечения управления (ДОУ) государственных органов пилотной зоны внедрения электронного документооборота с проведением обучения сотрудников через Национальный фонд электронных документов посредством использования электронной почты и доступа через Интернет к WEB - серверу прототипа центра идентификации электронных ключей

Разработка ЕСЭДО-Н (национального уровня)в рамках проведения работ по второй очереди ЕСЭДО РК на основе Технического Задания путем развития прототипа Национального фонда электронных документов.

Разработка постоянно действующего специализированного WEB - сервера центра идентификации электронных ключей на основе Технического Задания путем развития прототипа временного центра идентификации электронных ключей

Автоматизация делопроизводства на бумажных носителях посредством внедрения действующих в службах ДОУ ЕСЭДО-В (ведомственного уровня) в аппарате руководителей государственных органов, а затем и структурных подразделениях и проведение обучения сотрудников согласно имеющейся очередности внедрения ЕСЭДО-В в пилотной зоне

Развитие функционала подсистем ЕСЭДО-В, обеспечивающего автоматизацию электронного документооборота при выполнении условия раздельного документооборота на бумажных и машинных носителях.

Автоматизация электронного документооборота в государственных органах и проведение обучения сотрудников пилотной зоны внедрения электронного документооборота

Проведение НИР 3-й очереди ЕСЭДО, включающую в себя:

o Разработка опытной версии казахстанского машинопонимаемого коммуникативного формата (КМПК - формата);

o Разработка проекта стандарта электронного обмена данными на основе КМПК - формата;

o Проведение обследование программно - аппаратного обеспечения в финансируемых из госбюджета организациях;

o Разработка ТЗ на Национальную Информационную Инфраструктуру (НИИ) РК;

o Разработка проекта нормативно - правовой базы Национальной Системы Электронно - Документационного Обеспечения Управлении (НСЭДОУ) РК и постепенного упразднения использования документов на бумажных носителях в органах государственного управления

· Проведение испытаний и приемки электронного документооборота в 12 ведомствах

· Организация Транспортной Среды ЕСЭДО РК в пилотной зоне внедрения электронного документооборота

· Проведение экспертизы и приемки НИР третьей очереди создания ЕСЭДО РК

· Проведение структурирования Национального фонда электронных документов путем формирования его каталога на основе опытной версии КМПК - формата.

· Проведение тестовых испытаний и приемки WEB - сервера и собственно Центра идентификации электронных ключей

· Проведение тестовых испытаний взаимодействия Национального уровня ЕСЭДО РК с Центром идентификации электронных ключей, Государственной базой физических лиц, Системы электронных архивов (СЭА ГО) в рамках создаваемой Национальной Информационной Инфраструктуры (НИИ РК)

· Проведение тестовых испытаний и приемки 2-й очереди ЕСЭДО РК, включающих в себя контроль доработанных версий ЕСЭДО-В, ЕСЭДО-Н с включающей в себя поисковые (1), OLTP и OLAP - функции подсистемой управления знаниями (СУЗ) и подсистемой поддержки принятия решений, Национальным фондом электронных документов с Главными каталогами и классификаторами (2)

Принятие Стандарта РК об электронном обмене данными в НИИ РК

Организация обмена электронными документами между государственными органами пилотной зоны внедрения электронного документооборота через Национальный уровень ЕСЭДО РК с использованием Транспортной Среды НИИ РК.

Полномасштабная автоматизация электронного документооборота во всех государственных органах и проведение обучения сотрудников.

1. поиск документов по значениям реквизитов, введенных при работе с документами, полнотекстовый (в том числе и нечеткий), семантический, морфологический, фактографический, многоязычный, логический поиск, поиск по содержанию документов и с экспертным уточнением запросов
2. а также другим научно - справочным аппаратом, обеспечивающем функционирование ЕСЭДО РК, в том числе функции автоматического формирования метаданных из документов по указываемым категориям заданного классификатора

Список использованной литературы

1. Конституция РК

2. Гражданский кодекс РК

4. Адельгужин А.А. Утвержден государственный стандарт Республики Казахстан “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения“

5. Кошарная Е.В. Укреплена правовая база государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

6. Инструкция о порядке отбора и передачи на государственное хранение кинодокументов и видеофонограмм

Чтобы скачать работу бесплатно нужно вступить в нашу группу ВКонтакте. Просто кликните по кнопке ниже. Кстати, в нашей группе мы бесплатно помогаем с написанием учебных работ.

>>>>> Перейти к скачиванию файла с работой
Кстати! В нашей группе ВКонтакте мы бесплатно помогаем с поиском рефератов, курсовых и информации для их написания. Не спешите выходить из группы после загрузки работы, мы ещё можем Вам пригодиться ;)

Секреты идеального введения курсовой работы (а также реферата и диплома) от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать актуальность темы работы, определить цели и задачи, указать предмет, объект и методы исследования, а также теоретическую, нормативно-правовую и практическую базу Вашей работы.

Секреты идеального заключения дипломной и курсовой работы от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать выводы о проделанной работы и составить рекомендации по совершенствованию изучаемого вопроса.

Важнейшее место в выполнении этих задач занимает архивное дело и документообразование.

2. Делопроизводство на государственном языке

3. Нормативная база Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан

Опыт, полученный в ходе создания первой очереди Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан (ЕСЭДО РК) показывает, что условия внедрения автоматизации деловых процессов в государственных органах значительно отличаются от условий внедрения бизнес – процессов в коммерческих организаций и самое главное отличие – это невозможность обеспечить поддержку первого лица – того кита, на котором базируется любое успешное внедрение систем автоматизации в бизнесе. Поэтому нами разработаны следующие мероприятия, содержание которых будет раскрыто в докладе:

Разработка нормативно – правовой базы электронного документооборота, создающей механизм применения Закона РК об электронном документе и электронно – цифровой подписи

Инсталляция и опытная настройка аппаратно – программного обеспечения Национального фонда электронных документов и прототипа центра идентификации электронных ключей в рамках проведения работ по созданию второй очереди ЕСЭДО РК[4,13].

Организация обмена электронными документами между отделами документационного обеспечения управления (ДОУ) государственных органов пилотной зоны внедрения электронного документооборота с проведением обучения сотрудников через Национальный фонд электронных документов посредством использования электронной почты и доступа через Интернет к WEB – серверу прототипа центра идентификации электронных ключей

Разработка постоянно действующего специализированного WEB – сервера центра идентификации электронных ключей на основе Технического Задания путем развития прототипа временного центра идентификации электронных ключей

Проведение НИР 3-й очереди ЕСЭДО, включающую в себя:

Разработка опытной версии казахстанского машинопонимаемого коммуникативного формата (КМПК – формата);
Разработка проекта стандарта электронного обмена данными на основе КМПК – формата;
Проведение обследование программно – аппаратного обеспечения в финансируемых из госбюджета организациях;
Разработка ТЗ на Национальную Информационную Инфраструктуру (НИИ) РК;
Разработка проекта нормативно – правовой базы Национальной Системы Электронно – Документационного Обеспечения Управлении (НСЭДОУ) РК и постепенного упразднения использования документов на бумажных носителях в органах государственного управления

Проведение испытаний и приемки электронного документооборота в 12 ведомствах
Организация Транспортной Среды ЕСЭДО РК в пилотной зоне внедрения электронного документооборота
Проведение экспертизы и приемки НИР третьей очереди создания ЕСЭДО РК
Проведение структурирования Национального фонда электронных документов путем формирования его каталога на основе опытной версии КМПК – формата.
Проведение тестовых испытаний и приемки WEB – сервера и собственно Центра идентификации электронных ключей

Проведение тестовых испытаний взаимодействия Национального уровня ЕСЭДО РК с Центром идентификации электронных ключей, Государственной базой физических лиц, Системы электронных архивов (СЭА ГО) в рамках создаваемой Национальной Информационной Инфраструктуры (НИИ РК)
Проведение тестовых испытаний и приемки 2-й очереди ЕСЭДО РК, включающих в себя контроль доработанных версий ЕСЭДО-В, ЕСЭДО-Н с включающей в себя поисковые (1), OLTP и OLAP – функции подсистемой управления знаниями (СУЗ) и подсистемой поддержки принятия решений, Национальным фондом электронных документов с Главными каталогами и классификаторами (2)

Принятие Стандарта РК об электронном обмене данными в НИИ РК

Список использованной литературы

1. Конституция РК

2. Гражданский кодекс РК

6. Инструкция о порядке отбора и передачи на государственное хранение кинодокументов и видеофонограмм

Содержание

Нотариальное делопроизводство в РК:
А) нотариальное делопроизводство;
Б) печать нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий;
В) журналы регистрации и реестр;
Г) номенклатура нотариальных дел и наряды;
Д) единая информационная система нотариата ЕНИС.
2. Выбрать правильный вариант ответа.

Прикрепленные файлы: 1 файл

нотариат.doc

студентки ___ курса колледжа имени Кумаша Нургалиева

Бакиной Анны Александровны

Домашний адрес: ВКО, Глубоковский район,

п. Белоусовка, ул. Терликпаева 4-2

Дата выполнения работы: 10.11.2013 г.

А) нотариальное делопроизводство;

Б) печать нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий;

В) журналы регистрации и реестр;

Г) номенклатура нотариальных дел и наряды;

Д) единая информационная система нотариата ЕНИС.

2. Выбрать правильный вариант ответа.

Нотариальное производство это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала до стадии обжалования. Итак, нотариальное производство включает:

ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, то есть порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах);
ведение канцелярии и нотариального архива.

В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются от имени Республики Казахстан, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции Республики Казахстан. Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса. В нотариальном производстве используются бланки установленного образца, имеющие учетную серию и номер, выполненные с применением полиграфических степеней защиты, для оформления различных нотариальных действий.

При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:

Для учета документов и контроля за их использованием нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы:

- журнал входящей корреспонденции. Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

После обязательной регистрации в реестре отдельные совершаемые нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие отношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям, также регистрируются в специальных книгах в хронологической последовательности в день их поступления. Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со свидетельством о принятии документов на хранение.

Нотариальные документы являются окончательно оформленными после совершения нотариусом удостоверительной надписи и подписания им документа. Только после этого нотариальное действие регистрируется в реестре. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникает необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.

По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердый переплет, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые становятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица.

На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи – о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью. При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в наряды только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в наряды документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;
в наряды не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
количество листов в наряде не должно превышать 250.

Как правило, наряды формируются по видам нотариальных документов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

На все заверенные в делопроизводстве нотариата наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и наряды по личному составу, прошедшие экспертизу ценностей, составляются описи нарядов. Опись нарядов – это систематизированный перечень заголовок нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов.

Описи нарядов составляются отдельно на:

наряды постоянного хранения;
наряды временного (до 10 лет) хранения;
наряды временного (свыше 10 лет)
хранения;
наряды по личному составу.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи государственной нотариальной конторы нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны в установленные сроки сдать в госархив на хранение все наряды, внесенные в опись.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт в двух экземплярах, который рассматривается одновременно с описями нарядов и утверждается руководителем государственной нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.

В сегменте электронного реестра, доступном для других нотариусов, которые удостоверяют подлинность документов посредством ЕНИС, отражаются лишь даты, номера, тип действия и анкетные данные физических лиц, совершивших те или иные нотариальные действия.

Цель создания и внедрения ЕНИС заключается в обеспечении эффективной работы нотариусов и их взаимодействие с республиканской и территориальными нотариальными палатами, с МЮ РК, обеспечении населения качественными, правовыми нотариальными услугами, формирование своевременной и достоверной отчетности о нотариальных действиях.

Актуальность темы данной дипломной работы объясняется интересом к нотариальному делопроизводству с его слабой изученностью в специальной литературе, а также в возможности нахождения путей совершенствования нотариального делопроизводства под современные реалии нотариата.
Актуальность позволила определить цель дипломной работы, которая заключается в исследовании особенностей нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.
Исходя из поставленной цели, были определены и задачи дипломного исследования, среди которых:
1. изучение понятия, сущность и видов нотариальной деятельности;
2. рассмотрение правил и порядка регистрации нотариальных действий,
3. анализ особенностей нотариального делопроизводства в Республике Казахстан;
4. исследование видов и форм нотариальных документов и удостоверительных надписей;
5. изучение правил составления нарядов нотариальных документов и порядка передачи их на хранение;
6. исследование внедрения в нотариальную деятельность государственной системы электронного нотариата;
7. определение возможности и необходимости использования в нотариальной практике автоматизированных систем нотариального делопроизводства;
8. подведение итогов и формулирование выводов.

Содержание

Введение……………………………………………………………………………. 3
1. Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан……….….5
Заключение…………………………………………………………………………….….14
Список использованной литературы…………………………………………………. 17

Работа состоит из 1 файл

Реферат Нотариат 2 рубежный Кенесов. А 2. 6.doc

Каспийский общественный университет

Кафедра частно – правовых дисциплин

Нотариат Республики Казахстан

Выполнил: Кенесов. А.

гр. ЗПВ2,6-12-ДТО (юрист)

1. Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан……….….5

Список использованной литературы…………………………………………………. . 17

Нотариальные действия могут совершаться любым нотариусом Республики Казахстан, за исключением случаев, предусмотренных инструкцией о порядке совершения нотариальных действий в Республике Казахстан, когда согласно законодательству РК нотариальное действие должно быть совершено определенным нотариусом в пределах его деятельности.

Специфика работы нотариусов в отличие от представителей других юридических профессий заключается в совершении нотариальных действий. Понятие нотариального действия неоднозначно. Выделяют динамическое и статическое понятия нотариального действия. Динамическое содержание процедуры нотариальной деятельности, выражается в последовательном совершении целой системы юридических фактов, статическое понятие нотариального действия трактуется как результат нотариального производства, как юридический факт.

Из самой сути Конституции вытекает значительная роль нотариата в развитии гражданско-правовых отношений, которая способствует стабильности и защите прав граждан и юридических лиц. Возложив на себя конституционную обязанность по защите прав и свобод граждан, государство тем самым возлагает на себя другую обязанность создание соответствующих механизмов. В полном объеме функцию такой защиты, выполняли и выполняют нотариусы, удостоверяя гражданско-правовые акты и договоры, свидетельствуя определенные факты и документы.

Как любая иная работа с документацией, нотариальная деятельность сопряжена с необходимостью ведения делопроизводства, которое отягчено специфическими требованиями, установленными законодательством РК.

Специфичность требований к организации нотариального делопроизводства заключается в особом подходе к составлению и хранению столь важных документов, как нотариальные документы.

Актуальность позволила определить цель дипломной работы, которая заключается в исследовании особенностей нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.

Исходя из поставленной цели, были определены и задачи дипломного исследования, среди которых:

1. изучение понятия, сущность и видов нотариальной деятельности;

2. рассмотрение правил и порядка регистрации нотариальных действий,

3. анализ особенностей нотариального делопроизводства в Республике Казахстан;

4. исследование видов и форм нотариальных документов и удостоверительных надписей;

5. изучение правил составления нарядов нотариальных документов и порядка передачи их на хранение;

6. исследование внедрения в нотариальную деятельность государственной системы электронного нотариата;

7. определение возможности и необходимости использования в нотариальной практике автоматизированных систем нотариального делопроизводства;

8. подведение итогов и формулирование выводов.

Объект исследования – нотариальная деятельность в Республике Казахстан.

Предмет исследования – нотариальное делопроизводство в Республике Казахстан и его особенности.

Теоретическая значимость данного исследования заключается слабой изученности и слабой освещенности данной тему в специальной литературе.

Практическая значимость исследования состоит в возможности использования полученных результатов в учебной практике, при подготовке студентов юристов, а также в практическом совершенствовании нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.

В написании данной работы были использованы труды ведущих отечественных и зарубежных авторов, посвященные вопросам нотариального производства, материалы периодической литературы, а также нормативно-правовые акты Республики Казахстан.

1. Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан

Теоретические основы существования развития института нотариата в казахстанской правовой системе можно сформулировать следующим образом:

3. Нотариат является одним из эффективнейших способов осуществления со стороны государства необходимого контроля, и адекватного реагирования на реальное развитие гражданско-правовых отношений.

4. Нотариат является одним из ведущих правовых институтов в правовых системах большинства демократических государствах.

Таким образом, присутствие института нотариата в правовой системе Казахстана носит не субъективный, а объективный характер.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у частнопрактикующего нотариуса подчиняется одним и тем же требованиям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизводства в нотариальных конторах имеет важное значение для надлежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обязательств.

Нотариальное производство заключается в нескольких частях:

регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;
заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей.

Но есть и другая точка зрения.

Полтавская Н.. по сути дела отделяет понятия нотариального делопроизводства - более широкое и более узкое: «Нотариальное производство с их точки зрения, - понятие объемное и включает в себя несколько составных частей.

Во-первых, регистрация нотариальных действий.

Во-вторых, порядок заключения нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Что касается нотариального делопроизводства, то его содержание в настоящее время определено Инструкцией по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции Республики Казахстан.

Итак, нотариальное производство включает:

ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, то есть порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах);
ведение канцелярии и нотариального архива.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения.

Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп.

Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

При оформлении любого нотариального действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе указываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представителей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда других нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляется. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяющему личность.

В центре печати изображен Государственный герб Республики Казахстан, по кругу печати указаны фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы5. Штампы удостоверительных надписей выполняются в форме прямоугольного клише, текст удостоверительных надписей должен соответствовать тексту удостоверительных надписей, данных в приложении № 2 к Инструкции по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции.

В соответствии с законодательством все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре с присвоением каждому номера.

В одних случаях дополнительный учет совершаемых нотариальных действий и поступивших заявлений облегчает самим нотариусам выполнение возложенных на них функций (например, поиск завещаний или наследственных дел), в других - обеспечивает соблюдение законности в нотариальной деятельности (например, исключает возможность принятия заявлений по имеющимся наследственным делам от наследников, пропустивших срок для принятия наследства, задним числом) и т.д.

Читайте также: