Реферат бланки и документы

Обновлено: 05.07.2024

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Прикрепленные файлы: 1 файл

Курсач.docx

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Целью моей курсовой работы является изучение и анализ бланки документов и используемые в организации. Задачей моей курсовой работы является приобретение навыков, приобретение бланки документов используемые в организации, их виды и оформления. Проанализировать реквизиты.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Тема моей курсовой работы тесно переплетается с такими предметами как стилистика документационное обеспечение управления, информационные технологии и архивоведение.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.

1 Особенности оформления бланк для письма на персональном компьютере.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство) – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленным порядке, называется официальным.

В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, называние вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитов документа является его текст – речевая информация, зафиксированная любом типом письма или любой системой звукозаписи.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянные реквизит – это реквизит, наносимый или изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.

Функция документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

В каждом учреждении, организации, на предприятии создается большое количестве организационно- распорядительных документов по основным вопросам деятельности, по личному составу и т.д. (приказы, акты письма и т.д.). Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь все данные документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Бланки должна иметь каждая организация.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является визитной карточкой организации.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, как и без него, должен иметь поля: левое-30мм, правое- не менее 8мм, верхнее и нижнее- не менее 20мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются.

При разработке, использовании и хранении бланков ОРД необходимо руководствоваться также положениями следующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы Республики Беларусь:

Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172);

В организации могут разрабатываться бланки организационно- распорядительных документов двух видов: бланк для писем и общий бланк.

СТБ 6.38 – 2004 установлено, что изготовление бланков в организации начинается с составления макета (чертежа), который строится на основе схемы расположения реквизитов. Чертеж следует выполнять тушью или с использованием компьютерной техники в масштабе 1:1 строгом соответствии с размерами, указанными в стандарте. На чертеже должны быть проставлены: формат бланка, размеры полей, площади каждого реквизита, наносимого на бланк. К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги (рекомендуется белая бумага или светлых тонов), цвет типографический краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемых типографическим способом.

При разработке бланков документов используются стандартные листы форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема бланка. Бланка формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти – семи строк текста.

Стандартные размеры листов бумаги установлены ГОСТ 9327 – 60, разработанного на основании международного стандарта ИСО 216:1975

Система форматов бумаги построена таким образом, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа).

Буквы А и В указывают ряд форматов, а цифра – число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному на четыре части.

Читайте также: