Реферат архивы машиночитаемых данных мира история состав специфика хранящихся документов

Обновлено: 28.06.2024

Одна из главных задач, которую необходимо решить при использовании электронных документов в управлении, - обеспечение их сохранности (целостности и доступности) в текущей деятельности предприятия и в долговременной перспективе. Трудности обусловлены, прежде всего, особенностями эксплуатации и быстрым устареванием программного и аппаратного обеспечения, которые применяют для фиксирования информации в электронно-цифровой форме.

Электронные документы (документы в цифровой форме) в процессе их исполнения хранятся на жестких дисках компьютеров или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Хранение исполненных документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например в коробках для CD-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов.

В организации необходимо учитывать информационные ресурсы и носители, которые содержат электронные документы. В реестр электронных информационных ресурсов вносят сведения о каждом информационном ресурсе:

· реестровый (порядковый) номер;

· полное и краткое название информационного ресурса (базы данных);

· названия, номера, даты нормативных документов - оснований для разработки и ввода в эксплуатацию информационного ресурса;

· применяемые офисное программное обеспечение, система управления базами данных (СУБД) или другое хранилище данных (например, Lotus Notes/Domino);

· язык разработки прикладного программного обеспечения;

· название подразделения, ответственного за хранение информационного ресурса;

· локализация (место нахождения) информационного ресурса, отдельно рабочего и резервных экземпляров (инв. номер сервера, рег. номер съемного или внешнего электронного носителя, путь к компьютерной папке с информационным носителем);

· дата записи на электронные носители (отдельно с рабочим и резервными экземплярами).

На каждый электронный информационный ресурс, находящийся в оперативном использовании, заводят карточку информационного ресурса. В нее периодически (еженедельно, ежемесячно или ежеквартально) вносят сведения по оперативному учету электронных документов.

Учет носителей информации в электронно-цифровой форме ведут в журнале (книге) поступления и выбытия электронных носителей, в которой указывают:

· дату поступления или выбытия носителя;

· при поступлении - регистрационный номер и индекс, тип, фирму-изготовитель, производственный (заводской) номер, емкость электронного носителя;

· при выбытии - регистрационный номер электронного носителя, причину выбытия, в какое подразделение выбыл, название, номер и дату документа, по которому выбывает носитель.

Индекс электронного носителя обозначают арабскими цифрами, он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и регистрационного номера носителя по журналу поступления и выбытия электронных носителей. Например: 04-056, где 04 - индекс структурного подразделения, 056 - регистрационный номер носителя.

На сохранность электронных документов при их использовании и оперативном хранении влияют технологические факторы, определяющие бесперебойную работу аппаратного и программного обеспечения:

· своевременное обновление операционной системы.

Но даже при соблюдении этих условий электронные документы не могут быть удалены или модифицированы, например, неосторожными или умышленными действиями работников. Вследствие наложения нескольких факторов может произойти аппаратный сбой, последствием которого будет потеря данных, централизованно хранящихся на сервере.

Чтобы избежать таких негативных последствий, обязательным условием работы с электронными документами является их резервное копирование:

· на внешний носитель - оптические диски с однократной записью и многократным считыванием, причем рекомендуется создавать два одинаковых диска и хранить их в разных местах;

· на диски известных производителей, которые необходимо хранить в условиях защиты от внешних повреждающих воздействий.

Для резервного копирования баз данных копии делают периодически (ежедневно - в больших организациях, раз в неделю - в небольших организациях), и данные копируют на носители, допускающие многократную перезапись (чаще - на магнитную ленту).

Проверяют сохранность документов на внешних носителях выборочно, но не реже одного раза в год.

Важную роль в обеспечении сохранности электронных документов играет разграничение прав доступа. В любой организации независимо от видов носителя документной информации имеются определенные ограничения по доступу к этой информации. Например, руководство имеет доступ ко всем документам, а рядовые сотрудники - толь к документам своего подразделения и документам общего доступа в организации.

Важный фактор сохранности документов в электронных архивах - правильный выбор самой автоматизированной системы. Необходимо учитывать, что технологические продукты неизбежно устаревают, а разработчики и поставщики услуг могут уйти с рынка этих программных продуктов. Поэтому рекомендуется приобретать программные продукты известных фирм, постоянно выпускающих новые версии программного обеспечения, с заключением контракта на последующее долгосрочное обслуживание системы.

Любой документ, в том числе и электронный, - это информация, зафиксированная на материальном носителе. Поэтому сохранность электронных документов при длительном хранениидостигается обеспечением:

· физической сохранности файлов с электронными документами;

· условий воспроизведения (считывания) информации в долговременной перспективе.

Проблема обеспечения физической сохранности файлов практически уже решена, причем для всех видов хранения (оперативного и архивного). Для хранения в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители (в том числе и дискеты). Оптические диски (CD,DVD) непритязательны в хранении и достаточно надежны в течение 10-15 лет. Главное - обращать внимание на репутацию фирмы и соблюдать режим их хранения. Более 30 лет можно хранить информацию на Blue-RAY-дисках, емкость которых достигает 50 ГБ и которые уже сейчас выпускают многие фирмы.

Общие требования для хранения любых электронных носителей:

· размещение в вертикальном положении;

· защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления;

· защита от воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Возможность воспроизведения (считывания) информации электронных документов в долговременной перспективе зависит от программного обеспечения (операционной системы, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов и т.д.) и аппаратных устройств.

Несколько лет не выпускают компьютеры, считывающие пятидюймовые дискеты, а многие современные модели уже не содержат дисководы для трехдюймовых дискет. Жизненный цикл подобных технологий - около 10-15 лет. Поэтому желательно в течение этого срока копировать документы на новейшие типы электронных носителей.

Жизненный цикл программного обеспечения - 5-7 лет. Для основной массы делопроизводственных и финансовых документов, сроки хранения которых, как правило, не превышают 5 лет, зависимость от смены программного обеспечения несущественна.

Для электронных документов долговременного хранения смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности их просмотреть.

Особая проблема возникает при долговременном хранении электронных документов, подписанных ЭЦП (электронной цифровой подписью). Проверка подлинности электронного документа, подписанного ЭЦП, становится невозможной после смены технологической платформы или бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП.

Но главная проблема при проверке подлинности электронных документов с ЭЦП состоит в том, что ЭЦП неразрывно связана с форматом документа. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при длительном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится невозможной. Четких рекомендаций для решения этой проблемы пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом.

К потере данных в электронном документе может привести и такая технологическая процедура, как сжатие файлов (архивирование файлов). Архивируют файлы с помощью специальных программ для уменьшения их размера. При этом экономится место на носителе информации при хранении файлов и они быстрее передаются по коммуникационным каналам. При длительном хранении электронных документов в архивированном виде необходимо также учитывать возможности устаревания программного обеспечения.

В России опыт комплектования архивов электронными документами практически отсутствует. Поэтому для предотвращения негативных последствий, связанных с утратой или повреждением важных электронных документов, руководитель организации обязан учитывать проблемы, возникающие при их длительном хранении, уже на этапах принятия решения о создании и дальнейшем использовании управленческих документов в электронном виде.

Контрольные вопросы для самопроверки

1. Что называется текущим, или оперативным, хранением документов?

2. Как хранятся документы на бумажном носителе в процессе их исполнения?

3. Каковы особенности хранения исполненных бумажных документов?

4. Как рекомендуется организовать оперативное хранение для документов с долговременны или постоянным сроками хранения?

5. Как определяется нормативный срок хранения документов в текущем делопроизводстве?

6. Каково назначение листа-заместителя? Как он оформляется?

7. В каком случае составляется карта-заместитель? Какие сведения указываются в карте?

8. Чем обусловлены трудности при обеспечении сохранности электронных документов?

9. Какие сведения вносят в реестр электронных информационных ресурсов?

10. Как ведется учет носителей информации в электронно-цифровой форме?

12. Назовите общие требования для хранения любых электронных носителей.

Тест

91. Бумажные документы во время ихсоздания, согласования, использования должны храниться.

1. у исполнителя в специальных папках в неподшитом виде

2. в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций

3. в запирающихся шкафах или сейфах

92. Документы, оформленные в твердые папки-регистраторы, хранят.

1. в горизонтальном положении

2. на полках шкафов или на стеллажах в вертикальном положении корешками наружу

3. в коробках, пластиковых конвертах

93. При выдаче документа из дела для работы сотрудникам учреждения на его место помещают .

2. копию этого документа

3. справку о выдаче документа

94. При выдаче дела сотрудникам предприятия на его место вставляется.

95. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несет ответственность .

1. руководитель организации

2. заведующий канцелярией

3. руководитель отдела ДОУ

96. Передаче в ведомственный архив НЕ подлежат.

1. дела временного (свыше 10 лет) хранения

2. дела постоянного хранения

3. дела временного (до 10 лет включительно) хранения

97. Нормативный срок хранения документов устанавливается.

1. руководителем организации

2. по номенклатуре дел

3. в зависимости от срока хранения документов, определенных перечнем

98. Оптические диски (CD,DVD) достаточно надежны в течение.

3. в пределах 5 лет

99. Для резервного копирования баз данных в крупных организациях копии делают.

100. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения, время хранения устанавливается .

1. руководителем предприятия

2. по документам, имеющим более короткий срок хранения

3. по документам, имеющим более длительный срок хранения

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.011)

В настоящее время работу любого компьютера фактически невозможно представить без его подсоединения к всемирной сети Интернет. И если выход в глобальную сеть отсутствует, то ваш ПК превращается в самую обыкновенную мультимедийную универсальную систему, которая может быть предназначена только для офисной работы, игр и просмотра фото и видео (которые сохранили на устройство ранее).
Передавать через и.

Суть методологии реализации информационных систем состоит в организации процессов проектирования информационных систем и налаживании управления этими процессами с целью предоставления гарантии реализации требований непосредственно к системе и к параметрам процесса проектирования.
Главными задачами, которые должна помочь решить методология реализации информационных систем при помощи необходимого ин.

Информационные технологии являются процессом, использующим определённую совокупность методик и разных средств, которые предназначены для сбора, обработки и передачи информационных данных для получения данных нового качества об изучаемых объектах, явлениях или процессах. Цель информационных технологий заключается в обработке информации, которая в дальнейшем подвергается анализу и на его основе форм.

В своём развитии человеческое сообщество во всех сферах своей деятельности поочерёдно преодолевало стадии, которые начинались ручным кустарным трудом, и оканчивались высокотехнологичным промышленным производством. Прежде всего усилия направлялись на то, чтобы облегчить физический труд, а информационные сферы в течение долгого времени оставались уделом интеллектуалов и постоянно требовали увеличени.

Главная Лента заказов Рефераты Информационные технологии Архивы машиночитаемых данных мира: история, состав, специфика хранящихся документов.

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов.

Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются: *

системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа); *

ведение подробного протокола доступа к документам; *

хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.); *

сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов; *

обязательное описание документа в архивной базе данных; *

полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка); *

связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук); *

универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов: *

разработка принципов хранения информации; *

активизация вторичного использования информации; *

стандартизация критериев описания данных; *

оценка стоимости создания и архивирования документов; *

регулирование отношений между архивом и создателем документов; *

реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться: *

защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений; *

Проблема возрастания объёмов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.

Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.

Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения — хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.

Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые — десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы — развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.

2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др.

Основные преимущества электронных архивов:

· связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;

· реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

· распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

· снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;

· значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;

· снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;

· значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;

· контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.

2. Проблема сохранения цифрового наследия

В России нет единого государственного органа, занимающегося вопросами сохранения цифрового культурного и научного наследия, хотя эта проблема широко обсуждается в последние годы в рамках профессиональных сообществ.

Учет и инвентаризация цифровых информационных ресурсов, лежащая в основе деятельности по сохранению цифрового наследия, является предметом целого ряда российских и международных проектов.

Отмечен опыт работы Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) по созданию полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, выбору формата архивной информации на оптическом диске, принципам построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.

Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования на структуру НСА обеспечивают быстрое и эффективное обеспечение доступа пользователей к документной информации архива.

Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя социальный информационный потенциал.

При колоссальном потенциале ретроспективной информации традиционные методы хранения и распространения архивной информации теряют свою эффективность.

Кардинальное решение проблемы заключается в применение современных информационных технологий, в частности, технологий оцифровки различного вида документов.

3. Проекты по оцифровке документов

Потребности общества в ретроспективной информации имеют межгосударственное значение, так как в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе “ЭПАС”.

Определенный опыт получен в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно-исследовательский центр космической документации). Представляют интерес два проекта:

· электронный архив “Вирт Йозеф — канцлер Германии”,

· электронный архив “Фотографии Ю.А. Гагарина”.

В 1992 г. РГАНТД совместно с Российским центром хранения историко-документальных коллекций осуществил проект оцифровки документов из фонда “Вирт Йозеф — государственный канцлер Германии”.

Особенности этого проекта:

1. Разноформатность документов (от ресторанных счетов и бумажных квитанций до газетных полос и плакатов).

2. Тексты машинописные и рукописные.

3. Бумага разных оттенков от серого до желтого; папки с делами при сканировании не расшивались, кроме дел, в которых подшивка затронула текст.

Всего было отсканировано 14362 документа, в том числе 455 фотографий, рисунков и гравюр.

Для сканирования текстовых документов использовались планшетные сканеры DataCopy-830 и Relisys с разрешением 200-400 точек. Для сканирования полутоновых изображений фотодокументов и документов большого формата использовался проекционный сканер DataCopy-920, выполненный в виде камеры на штативе, имеющий большую разрешающую способность и позволяющий сканировать документы в формате серой шкалы, что обеспечивает последующее воспроизведение без потери качества. Фотографии сканировались с различным (в зависимости от размера и содержания) разрешением от 200 до 1000 точек.

В 1996 г. была разработана системы хранения и поиска факсимильных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением фрагментов соответствующих текстовых документов.

Было отсканировано 850 фотографий (цветных и серно-белых). Сканирование проводилось с “контролек”, т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе использования в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран оптический диск WORM фирмы “Plasman” (как и в первом проекте), в 1997 г. массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R.

В качестве инструмента для разработки программного обеспечения баз данных была использована программная система ISIS версии 3.2 разработанная UNESCO и язык программирования Pascal ISIS.

В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны технологии создания полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, решены вопросы выбора формата записи архивной информации на оптическом диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.

Автоматизированная информационно-поисковая система в проектах содержит следующие блоки:

1. База данных описаний отсканированных документов, которая являлась поисковым аппаратом.

2. Массив цифровых копий документов, записанный на оптический диск.

Связь между базой данных и массивом отсканированных документов организовывалась специальными программно-технологическими средствами:

· программа воспроизведения оцифрованных документов или их частей (фрагментов);

· имена оцифрованных документов (как часть рабочего листа ввода);

· программа организации доступа к оцифрованным документам;

· файл информации для программы организации доступа к оцифрованным документам.

В заключение можно отметить, что ведение архива, с одной стороны, важно для деятельности компании, но, с другой стороны, требует значительных ресурсов, которые не приносят немедленной отдачи. Современный уровень развития информационных технологий позволяет реализовать электронные архивы. По сравнению с традиционным архивом электронный архив позволяет минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы. При этом электронный архив не заменяет обычный, но дополняет его и резко снижает потребность в доступе к бумажным оригиналам документов. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.

Перечень ссылок

2. Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. — Режим доступа:

Читайте также: