Прием иностранной делегации реферат

Обновлено: 02.07.2024

В зависимости от числа членов приехавшей делегации это могут быть одна или две легковые автомашины (наемные или принадлежащие предприятию) или микроавтобус. Также следует определить транспортное средство для перевозки багажа. Обслуживать делегацию на личных автомашинах не рекомендуется.

При встречах и проводах делегации составляется план рассадки по автомобилям. В международной протокольной практике места в автомобилях определяются как почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля. Руководитель принимающей стороны занимает место сзади водителя. Переводчик или лицо, постоянно работающее с делегацией, размещается рядом с водителем. Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. Если в автомашину садится еще один пассажир, то он занимает откидное сиденье, либо место между двумя почетными лицами (между главой принимающей стороны и главой делегации гостей), чтобы не мешать главному гостю во время движения и при выходе. Необходимо отметить, что в практике делового общения, в работе с делегациями всё чаще используют микроавтобусы. Выгоды очевидны: меньшие затраты на транспорт и возможность эффективного использования времени переездов с объекта на объект для общения с гостями.

Номера в гостинице должны быть заказаны заранее. При этом нужно заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. При необходимости в ходе подготовки приема делегации в списки приезжающих вносятся коррективы (например, вместо одного представителя приезжает другой), о чем секретарь сообщает администратору гостиницы. В зависимости от класса гостиницы не лишним будет заранее осмотреть номера и лично убедиться в их достаточной комфортабельности, наличии небольшого холодильника для прохладительных напитков и телевизора. Бронируя номера, следует выбирать те, что находятся в тихой и спокойной части гостиницы. Размешать в одном номере двоих человек не принято. Номер дамы можно украсить цветами. В современной практике гостей часто размещают в гостевых апартаментах принимающей стороны, что также позволяет экономить валютные средства.

Вне зависимости от времени приезда делегации и времени начала переговоров всегда принято из аэропорта (с вокзала) сначала доставить гостей в отель, дать им возможность оформить проживание и привести себя в порядок после путешествия. Только после этого можно начать выполнение программы проведения переговоров.

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. Кроме того, в процессе визита вежливости еще раз уточняется программа пребывания, высказываются дополнительные просьбы и пожелания, если они есть.

В назначенное время в вестибюле офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь. Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.

Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 мин, то через 5-7 мин после его начала секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются. Угощения, кроме чая и кофе, могут быть оставлены на журнальном столе заранее, до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостя провожает секретарь.

Не стоит забывать, что приоритетной является деловая часть программы, а именно переговоры. Необходимо отметить некоторые особенности ведения переговоров с иностранными партнерами.

Если на предприятии нет специально выделенной переговорной комнаты, целесообразно подготовить помещение для переговоров заранее. Нежелательно, чтобы это был кабинет директора или его заместителей, так как в этом случае неизбежные телефонные звонки могут мешать переговорам.

Выбирая помещение для переговоров, необходимо обратить внимание на его чистоту, достаточность освещения и отсутствие шумов. Стол для переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера. Также необходимо уделить внимание оформлению помещения, можно разместить рекламные проспекты и представительские материалы предприятия, например стенды с образцами продукции, фотографии, иллюстрирующие историю предприятия в динамике.

На столе переговоров могут быть расположены государственные флаги (флажки) стран-участниц. Они должны быть одинакового размера и расположены на одном уровне.

Секретарь заранее готовит необходимые для проведения переговоров документы: проекты договоров, соглашений, контрактов. Все подготовленные документы должны быть переведены на тот язык, на котором будут проходить переговоры. Также следует составить досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Секретарю следует позаботиться о том, чтобы были собраны официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере, а также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.

Следует обратить внимание на то, чтобы все члены переговорной группы принимающей стороны в той или иной степени владели языком переговоров. Однако и в этом случае целесообразно вести официальную беседу через переводчика. Им может быть как работник предприятия, если он достаточно хорошо владеет языком переговоров, так и представитель иностранной фирмы. В отдельных случаях может быть приглашен переводчик со стороны, хотя это и не очень желательно, так как он может не знать специфику работы предприятия. В такой ситуации нужно подготовить переводчика, ознакомить его с тематикой предстоящих переговоров, чтобы он мог заранее продумать специальную лексику и терминологию. При наличии переводчиков в каждой делегации целесообразно, чтобы каждый из них осуществлял перевод на язык своей делегации. Следует выбрать темп беседы так, чтобы переводчику было удобно делать перевод; фразы желательно строить коротко, четко и ясно, без двояких толкований. Не стоит злоупотреблять сленгом, жаргонными словами, разбавлять свою речь труднопереводимыми (а иногда и вовсе непереводимыми) пословицами, поговорками, анекдотами.

Рассадка за столом переговоров осуществляется согласно общепринятым правилам с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц. В начале переговоров участники обмениваются визитными карточками.

В обязанности секретаря в ходе проведения переговоров входит контроль за осуществлением записи беседы и за своевременностью обслуживания гостей за столом переговоров.

Запись беседы составляется по завершении переговоров, в ней фиксируется: время и место проведения переговоров; с какой фирмой (организацией) они проводились; фамилии и должности участников переговоров; основные обсуждавшиеся вопросы; мнения сторон по этим вопросам; достигнутые договоренности; возникшие разногласия; запись о передаче партнерам каких-либо документов (с приложением копий этих документов); впечатления о членах принимаемой делегации (краткая оценка компетенции, личных качеств и т.п.).

В ходе переговоров обычно предусматриваются кофе-паузы. Поэтому стоит оборудовать в помещении рядом с переговорной комнатой небольшой буфет или хотя бы поставить маленький холодильник и создать возможность приготовить чай, кофе и бутерброды. В самой переговорной комнате на столе необходимо заранее поставить бутылки с минеральной и питьевой водой и стаканы. О заказе продуктов секретарю, разумеется, необходимо позаботиться заранее.

Следует не только учесть предпочтения присутствующих, но и правильно все подать. Ведь в дипломатическом и деловом этикете на первый план поставлены не возрастные или половые отличия, как в светском, а субординация. Именно с ее учетом следует определять последовательность подачи угощения.

Если в кабинете присутствует только один гость, следует соблюдать общие правила: первая чашка подается гостю, вторая -- хозяину кабинета. Если же гость не один, а, например, с переводчиком или помощником, то вторым обслуживается именно он и только потом помощник принимающей стороны. В случае, когда гостей много, напитки подаются им с учетом служебного положения. Сотрудники принимающей компании получают угощение после того, как были обслужены гости и руководитель.

Убирают посуду также сначала у гостей. Если корпоративная культура позволяет курить в помещении и во время переговоров присутствующие пользовались этой возможностью, не следует забывать про смену пепельниц. Их следует менять, накрыв бумажной салфеткой.

Напитки готовят за дверью, а не в помещении, где проходят переговоры. Традиционно заваривают черный чай или молотый кофе. По дипломатическому протоколу пакетированный или зеленый чай не допускается. Однако офисный этикет более лоялен. Если в наличии имеется только чай в пакетиках, ни в коем случае не следует опускать их в чашку с кипятком. Секретарь на специальной тарелочке подает чайный пакетик, на эту же тарелочку гость может его положить после использования. Если кто-то из присутствующих попросил зеленый чай, его следует подавать в заварочном чайнике на одну-две персоны. Сахар к зеленому чаю либо не предлагают вовсе, либо подают коричневый кусковой. Кофе, чай или кипяток (если чай пакетированный) в чашки наливают не до краев. Это поможет не расплескать напиток по пути в кабинет или когда гость будет класть в чашку сахар.

Дипломатический протокол требует, чтобы на подносе или раздаточном столике стояло одинаковое количество чашек с чаем и кофе. Это нужно для того, чтобы каждый присутствующий мог выбрать тот напиток, который предпочитает. В деловых же кругах допустимо поинтересоваться заранее, кто какой напиток желает, и приготовить нужное количество чашек чая и кофе.

Сахар предпочтительно подавать порционный или кусковой. Традиционно кладется либо 2 пакетика сахара на блюдце, либо 2 кусочка сахара на ложку, лежащую на блюдце. Также сахар можно подать в сахарнице, но обязательно со щипцами или ложкой. Класть в чашку с кофе или чаем сахар будет нарушением правил, ведь угадать вкусы гостей крайне сложно. Не будет лишним и нарезанный дольками лимон на блюдце, к нему подается специальная двузубая вилка.

Кроме напитков гостям предлагают конфеты, печенье, фрукты. Предпочтение следует отдать нежирному и не сильно крошащемуся печенью -- присутствующие на переговорах, как правило, работают с документами.

Салфетки подают в специальной подставке.

Подавать напитки и убирать пустые чашки следует, подойдя с левой стороны. Если стол в кабинете стоит так, что данное требование выполнить невозможно, чашку ставят с той стороны, с которой есть возможность подойти. Но, разумеется, перед лицом сидящего ничего проносить нельзя.

Если переговоры затягиваются, можно предложить чай/кофе повторно примерно через час после того, как была убрана последняя чашка. После второго чаепития посуда не убирается.

В случаях, когда приглашенных много, допустимо привлечь кого-то из сотрудников для помощи и подать напитки вдвоем.

Культурная программа зависит от интересов партнеров, их увлечений, хобби, знания русского языка. Едва ли стоит вести партнеров на футбольный или хоккейный матч, если они не увлекаются спортом, или на спектакль в драматический театр, если они не знают русского языка. Зато всегда желателен осмотр города или его достопримечательностей, краеведческих и художественных музеев, галерей; возможен поход на балет или в оперу. Целесообразна организация поездок за город (конечно, в зависимости от сезона и наличия свободного от переговоров времени). Можно организовать небольшой пикник на природе. Нежелательно посещение различных саун, бассейнов, охотничьих домиков и т. п. И всегда необходимо помнить, что прежде всего партнер приехал на переговоры. Все остальное - дополнение к переговорам, оно может быть приятным, интересным, но это - не основная цель визита. Безусловно, в выполнении культурной программы не обязательно должны участвовать все члены переговорной группы принимающей стороны. прием иностранная делегация переговоры

Важной частью программы являются протокольные мероприятия. Например, в связи с завершением переговоров и подписанием документов руководство компании организует прием (завтрак, обед, ужин) в честь делегации. В программе указываются место и время, вид приема. При проведении протокольного мероприятия зачастую ответственность (за организацию, выбор блюд и напитков, соблюдение протокола и этикета, обслуживание гостей) ложится на секретаря.

Традиции проведения приемов пришли к нам из далекого прошлого и являются символом миролюбия и добросердечности. Несложные приемы секретарю часто приходится организовывать в офисе.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без рассадки за столом.

При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться определенными правилами. Самые почетные места - это те, которые расположены лицом к свободному пространству, т. е. к входной двери, одновременно с этим почетное место должно быть максимально удалено от нее. Наименее почетные места - в конце стола, спиной к входной двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но если все же есть необходимость использовать эти места, имеет смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фирмы-хозяйки. По возможности гостей рассаживают, чередуя представителей того и другого пола.

Следует учитывать национальные особенности, а также религиозные традиции гостей и не включать в меню блюда, наносящие ущерб национальным или религиозным чувствам.

Вручение подарков и сувениров

В практике делового общения на различных уровнях принято преподносить партнерам памятные сувениры или делать подарки. Цель подарка в деловой жизни - продемонстрировать свои добрые намерения. Внимание, вероятно, больше запомнится получателю подарка, нежели его денежная стоимость. Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками не уступил место возможным злоупотреблениям, есть один надежный способ - делать относительно недорогие подарки.

Помимо стоимости подарков есть и другая регламентируемая сторона процесса дарения: наличие соответствующего повода для вручения подарка. Чтобы сделать подарок, надо иметь законное и очевидное для всех основание. Не следует посылать подарки тем, с кем ведете переговоры о сделке, так как это может быть воспринято, как попытка повлиять на исход дела.

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

Кафедра источниковедения Реферат

Прием иностранных делегаций Минск, 2012

Подготовка к приему иностранной делегации

Основные этапы приема иностранной делегации

Особенности национальных традиций иностранных партнеров

Список использованной литературы

ПриложенияВВЕДЕНИЕ В условиях постоянного развития производства и необходимости поисков новых рынков сбыта, а также поиска поставщиков и экспортеров, все больший круг белорусских предприятий выходят на международный рынок, и тогда партнерами по бизнесу оказываются люди, представляющие иную культуру и имеющие свои традиции. И поскольку переговоры играют очень важную роль в установлении контактов между партнерами и разрешении возникших проблем, секретарь в своей работе сталкивается с почетной миссией приема иностранной делегации.

Деловое общение с представителями других государств требует особого внимания к вопросам протокола и этикета, неукоснительного соблюдения общепринятых правил и норм. Соблюдение правил делового протокола повышает эффективность контактов и при общении с деловыми партнерами внутри страны.

Деловой протокол, как и протокол дипломатический, регламентирует порядок проведения деловых встреч, переговоров и бесед, приема делегаций, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий и т.д. Он включает в себя и необходимость соблюдения требований деловой этики, определяющей и регламентирующей внешнюю сторону деловых контактов.

При подготовке официальных приемов или приема представителей иностранной компании необходимо учитывать ряд тонкостей, особенностей и нюансов, чтобы продемонстрировать представителям другой стороны степень уважения, признания статуса, а также лучшие качества своей компании.

Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства определяют особенности ее приема.

ПОДГОТОВКА К ПРИЕМУ ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ Получив предварительное согласие партнеров на прибытие в РБ для проведения переговоров, руководитель сообщает об этом секретарю. Тот прежде всего уточняет заранее (за 2-3 месяца) дату и время прибытия, место встречи, продолжительность пребывания, язык переговоров, количество переводчиков, которое необходимо для обслуживания переговоров, и, разумеется, количество и состав участников. Следует особо отметить, что секретарю необходим список членов делегации, составленный в протокольном порядке (от руководителя до секретаря) с указанием занимаемой должности. Старшинство членов делегации необходимо будет учитывать при проведении различных протокольных мероприятий: при встрече и проводах, рассадке по автомобилям, на официальных приемах и т.д.

За 2 - 3 дня до прибытия делегации все эти моменты еще раз уточняются по факсу или электронной почте.

Секретарь должен знать, какие документы, связанных с приемом иностранных гостей, необходимо оформить. Вот наиболее важные из них:

ходатайство юридического лица о приглашения членов иностранной делегации;

Получив предварительное согласие партнёров для проведения переговоров, руководитель сообщает об этом личному помощнику или секретарю. Помощник руководителя в первую очередь уточняет (за 2–3 месяца) состав участников, дату и время прибытия делегации, место встречи, продолжительность пребывания,
количество переводчиков, которое необходимо для обслуживания переговоров. Стоит подчеркнуть, что секретарю необходим список членов делегации, составленный в протокольном порядке (от руководителя до секретаря) с указанием
занимаемой должности. Старшинство членов делегации важно будет учитывать при проведении различных протокольных мероприятий: при встрече и проводах, рассадке по автомобилям, на официальных приёмах и т.д.

За 2–3 дня до прибытия делегации все эти моменты повторно уточняются по факсу или электронной почте [1] .

Составление программы пребывания
иностранной делегации

До прибытия делегации необходимо составить и утвердить у руководителя предприятия программу пребывания деловых партнёров. Она должна включать следующие вопросы:

встреча делегации в аэропорту;
размещение в отелях;
организация питания;
организация транспортного обслуживания;
подготовка переговорного помещения;
культурная программа;
протокольные мероприятия (обед, приём, фуршет и т. п.);
переговоры (время начала и конца, кто отвечает за организацию, какие вопросы необходимо решить).

Знание своих обязанностей в работе с делегацией среди работников принимающей организации позволит избежать трудностей в ходе визита, поскольку
руководитель предприятия будет знать, кто конкретно отвечает за то или иное
мероприятие программы. Программы для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. Составляется также план проводов.

Следует уделить большое внимание на то, что при составлении программы принимающая сторона должна сосредоточить внимание на достижении основной цели визита – переговорах, встречах, документах и т.п.

Если же руководитель зарубежной компании приезжает с супругой, то программа готовится и для неё.

Вместе с программой, как правило, разрабатывается и утверждается смета расходов на приём делегации.

Смета расходов составляется принимающей стороной с учётом того, за чей именно счёт будет организован приём иностранных партнёров. Если члены
делегации приглашены как гости, то российский предприниматель берёт на себя расходы на проживание в отеле, питание, автотранспорт; обеспечение регистрации паспортов, получение и транспортировку багажа, работу переводчиков и т.п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашается с супругой, то согласовываются финансовые условия её приглашения.

В том случае, когда делегация приезжает за свой счёт, принимающая
сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе.

Принимать зарубежных партнеров волнительно и очень ответственно. Особенно, если они прибывают с официальным визитом. Чтобы не ударить в грязь лицом, к торжественному мероприятию следует тщательно подготовиться.

Правила протокола в настоящее время кажутся несколько старомодными. Но не соблюдать их так же глупо, как не снимать шляпу при входе в церковь или обувь при входе в мечеть. В сущности, не все уж так бессмысленно в этих торжественных пустяках.

Составлять программу пребывания гостей и организовывать для них прием необходимо на основе общепринятой протокольной практики. Дипломатический протокол устанавливает нормы и правила поведения, помогает внести ясность в отношения сторон, а значит, быстрее прийти к соглашению по всем вопросам. Неправильная рассадка гостей, неверно подобранная форма одежды могут испортить отношения между деловыми партнерами. Чтобы этого не произошло, постарайтесь учесть все нюансы.

ТИПЫ ВИЗИТОВ

Для начала определите, какого типа визит планируется. По степени торжественности приема традиционно различают:
• официальные визиты;
• рабочие визиты;
• частные визиты.

Кроме того, выделяют государственные визиты (визиты глав государств) и визиты проездом.
Подробнее рассмотрим рабочий и официальный визиты.

Официальный визит отличается значимостью и торжественностью. Принимающая сторона оказывает церемониальные почести высоким гостям при встрече, проводах, на программных мероприятиях, которые соответствуют протокольной практике. Цель официального визита – переговоры, в результате которых стороны подписывают итоговый документ.

Рабочий визит включает переговоры, консультации, рабочие встречи с прибывающей делегацией, по итогам которых могут быть подписаны договоры и соглашения. При этом торжественная часть сводится к минимуму. Протокольные мероприятия в аэропорту (на вокзале), официальное посещение театра и т.п. не предусмотрены.

ПОДГОТОВКА К ВИЗИТУ

Визит иностранной делегации согласовывается сторонами заранее, чтобы на подготовку осталось достаточно времени.

В особо торжественных и ответственных случаях в страну предварительно прибывают представители зарубежной компании, чтобы принять участие в подготовке приема, проверить состояние всех объектов и мест посещения, оценить условия размещения и обслуживания.

Стороны должны обсудить:
• точные сроки визита;
• численность и состав делегаций;
• порядок въезда в страну (пограничный, таможенный контроль);
• программу визита;
• организационно-финансовые вопросы (оплату гостиницы, питания, транспорта и т.п.)

Необходимо определить все статьи расходов, составить предварительную смету приема, включить в нее непредвиденные траты и согласовать с руководтвом.

Важно

Позаботьтесь о том, чтобы прибытие и отъезд зарубежной делегации не пришлись на выходные или праздничные дни. В противном случае обеспечить необходимый уровень торжественности будет непросто.

Документы на въезд

Перед визитом представителей иностранного государства нужно быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: позаботиться об оформление въездных документов, учесть особенности пограничного и таможенного контроля, миграционного учета. В некоторых случаях гостям может понадобиться официальное приглашение или помощь с выдачей въездной визы.

Программа визита

Обычно составляются две программы:

• общая – для гостей;
• подробная (рабочая) – для организаторов приема.

Если визит официальный, в подробную программу может включаться программа для супруг членов делегации.

Общая программа представляет собой расписанный по дням и часам график мероприятий для зарубежных партнеров. В начале визита организаторы вручают гостям общую программу на русском языке и на родном языке гостей.
Она ключает в себя:
•встречу делегации;
• деловую часть программы (переговоры, рабочие встречи, беседы);
• приемы (завтраки, обеды и т.д.);
• культурную программу;
• проводы делегации.

Подробная программа описывает организационные моменты, связанные с приемом:
• пограничный и таможенный контроль;
• состав встречающих и провожающих;
• участие представителей прессы, радио, телевидения (по необходимости);
• вручение цветов;
• доставку багажа;
• транспорт для гостей;
• рассадку по автомобилям;
• сопровождение ГИБДД (по необходимости);
• размещение в гостинице или резиденции;
• питание;
• работу переводчиков;
• порядок выступлений на переговорах и т.п.

После окончательной проработки программы визита, ее необходимо дополнить справочными и пояснительными материалами – составить планы встречи и проводов делегации, всех официальных протокольных мероприятий, размещения гостей с адресами, телефонами и номерами закрепленных за ними автомашин.

По каждому пункту программы должно быть указано имя ответственного лица с контактными данными.

В качестве примеров общей и подробной программ приведены программы визитов американской делегации во главе с президентом США Р. Никсоном в Москву в 1972 и 1974 годах.

22–30 мая 1972 года состоялся официальный визит президента США Ричарда Никсона в СССР. Это был первый в истории визит высшего американского руководителя в Советский Союз, если не считать пребывания президента Франклина Рузвельта в 1945 году на Ялтинской конференции. Для самого Никсона посещение Москвы было вторым.

Следующий официальный визит американского президента в СССР состоялся в конце июня – начале июля 1974 года. Переговоры двух лидеров в основном проходили в Москве. На пару дней Брежнев и Никсон вылетели в Крым, где продолжили деловые беседы, в част ности об ОСВ. Затем лидеры двух держав сно ва вернулись в Москву. В результате визита был подписан ряд документов: Договор об ограни чении подземных испытаний ядерного оружия и протокол к этому договору; Протокол к дого вору об ограничении систем противоракетной обороны (он снижал для каждой страны число таких систем с двух до одной).

3 июля в Москве было подписано совместное советско-американское коммюнике, где стороны высказали готовность продолжать активные и тесные контакты и консультации. В тот же день Никсон и сопровождавшие его лица от были в США.

Фрагмент подробной программы визита президента США Р. Никсона в Москву в июле 1974 года. Первая и последняя страницы.

Официальный визит: программа для первых леди

Если глава делегации прибывает с супругой, организаторы визита могут составить для нее отдельную программу, по аналогии с программой для супруга, или предусмотреть мероприятия в общей программе – запланировать посещение музеев, выставок, памятников культуры и искусства, а также школ, домов ребенка, интернатов (по желанию гостьи).
Кроме того, в программу для женской части делегации может входить официальное чаепитие в честь гостей.

Состав встречающих

Определять состав лиц, встречающих иностранных партнеров, необходимо по следующим правилам:
• Вместе с главой принимающей делегации гостей встречают 2–3 представителя компании. Это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик.
• Ранги и должности глав обеих делегаций должны соответствовать друг другу, т.е. если приезжает глава иностранной компании, то его должен встретить глава принимающей компании.
• Если глава зарубежной делегации приезжает с супругой, то его встречает глава принимающей делегации также с супругой.

ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ: В АЭРОПОРТУ, НА ВОКЗАЛЕ, НА ВЪЕЗДЕ В ГОРОД

Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию.

Официальный визит: встреча зарубежной делегации

Встреча происходит у трапа самолета (у вагона поезда).

• У здания аэропорта (вокзала) выстраивается кортеж автомобилей и автобусов для делегации.
• В аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или того региона, куда прибывает делегация.
• У трапа самолета и перед входом в vip-зал аэропорта (или перед выходом из вагона поезда) расстилаются ковровые дорожки. Встречающие выстраиваются в одну линию у начала ковровой дорожки в соответствии с протокольным старшинством.

Когда официальная делегация прибывает в Москву или иной регион на автомобильном транспорте, встреча происходит на въезде в город. Официальное протокольное мероприятие не предусматривается.

При встрече возможна краткая беседа протокольного характера, о которой стороны договариваются заранее.

Кроме того, официальный визит обычно сопровождается протокольной фотосъемкой.

Флаги

Несколько флагов поднимают одновременно на отдельных флагштоках в алфавитном порядке по названиям стран. Соотношение размеров флагштока и флага – 1:6.

Статус флагов определяется в следующем порядке (от высшего к низшему):
• флаги международных организаций;
• государственные флаги;
• флаги органов федеральной исполнительной власти Российской Федерации;
• флаги субъектов Российской Федерации;
• флаги муниципальных образований;
• флаги организаций, предприятий, объединений;
• прочие флаги (в том числе официально не утвержденные и декоративные).

С учетом статуса флагов необходимо соблюдать следующие правила:
• полотнища флагов одного статуса должны быть одинакового размера;
• флаги высшего статуса не должны быть меньше флагов низшего статуса;
• флаги низшего статуса не поднимают выше флагов высшего статуса;
• полотнища флагов не должны касаться земли или пола.

Флаг официальной делегации любого государства занимает почетное место относительно флага Российской Федерации.

При нечетном количестве флагов Государственный флаг Российской Федерации располагается в центре, его поднимают на более высоком флагштоке, остальные флаги – в зависимости от их статуса:
• вторая позиция – слева от Государственного флага;
• третья – справа от него;
• четвертая – слева от второй позиции;
• пятая – справа от третьей и т.д.

При четном количестве флагов (более двух) Государственный флаг Российской Федерации размещается левее центра, остальные флаги – в зависимости от их статуса:
• вторая позиция – справа от центра;
• третья – слева от Государственного флага;
• четвертая – справа от второй позиции и т.д.
Государственный флаг и флаг на второй позиции поднимают на более высоких флагштоках.

Флаги на стенах и переговорных столах устанавливают по аналогии с флагами на флагштоках.
При этом:
• Флаг на стену вывешивается в развернутом виде полотнищем вправо от спины сидящего за столом.
• Флаг на стол ставится на специальной подставке по правую руку от сидящего.
• Флаги на подставках должны быть на одинаковой высоте и одинакового размера.

Приветствие и представление

Порядок знакомства делегаций следующий: приветствие, рукопожатие и представление.
• Первым приветствует всех и представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала его супруга, то он представляет и ее.
• Следующим представляется глава прибывшей делегации и представляет свою супругу.
• Глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц – членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей).
• Глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины делают это по обоюдному желанию.

• При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым и руководители делегации по отношению к остальным ее членам.
• Cледует протягивать для рукопожатия правую руку. Исключение не делается даже для левшей.
• Протягивать вместо руки несколько пальцев или кончики пальцев нетактично.
• Мужчина при рукопожатии снимает перчатку с правой руки. На женщин это правило распространяется, только когда они приветствуют друг друга. Если одна из женщин сняла перчатку для рукопожатия, то другая следует ее примеру.
• Если женщина или старший по положению (возрасту) не предлагает руки, следует слегка поклониться.

Теплая встреча – основа для дружеской атмосферы в процессе работы, поэтому глава компании должен встретить и приветствовать зарубежных гостей на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники. При официальном визите порядок приветствий и представлений тот же.

Обращение

С первых минут визита соблюдайте правила этикета при обращении к прибывшим гостям. Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями и культурными особенностями.

ПУТЬ ДО ГОСТИНИЦЫ

Гостей необходимо обеспечить транспортом, чтобы они могли свободно перемещаться все время визита. Нужно помочь им оформить, получить и доставить багаж из аэропорта или с вокзала в гостиницу.

Читайте также: