Порядок утверждения документов реферат

Обновлено: 02.07.2024

В каждой организации – в одной меньше, в другой больше – существуют свои локальные нормативные акты. Это различные положения, инструкции, правила и т. п. При этом есть общеустановленные локальные акты, обязательные для всех организаций без исключения, а есть принятые на усмотрение работодателя. Так или иначе, любой локальный акт обязателен и для работников, и для работодателя – если только не противоречит законодательству. Что относится к локальным нормативным актам? В каком порядке они утверждаются? С кем согласовываются? На кого распространяются? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.

Что такое локальный акт?

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.

Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.

Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6).

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть
ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

принимаемые работодателем единолично;
принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
место составления документа.

Приведем пример структуры некоторых документов.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

Марсов, А. В. Марсов

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Обратите внимание

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.

(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021).

Успейте записаться, пока есть места! Старт уже 1 марта, программа здесь.

Специалисты отделов делопроизводства и секретари нередко сталкиваются с необходимостью утверждения тех или иных документов. Какие способы утверждения документов существуют, на какие ГОСТы опираться, чтобы не допустить ошибок, – расскажем в статье.

Существует ряд документов, образующихся в процессе деятельности организации, утверждение которых носит обязательный характер. Как правило, к ним относятся: акты, задания, инструкции, правила, планы, стандарты и т.д.

Будет документ обладать юридической силой или нет, зависит от того, соблюдены ли требования к оформлению реквизитов. Отсутствие грифа утверждения делает документ в правовом смысле бесполезным: утверждение конкретного документа санкционирует его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц.

В задачи сотрудников отдела делопроизводства входит разработка, согласование и, как итог, утверждение комплекса НПА в области делопроизводства и архивного дела конкретного предприятия. К ним относятся:

• годовой план работы архива;

• акт обнаружения документов;

• акт приема-передачи дел при смене руководителя архива;

• положение об архиве организации;

• инструкция по делопроизводству;

Новый ГОСТ расширяет перечень способов утверждения документов:

Гриф утверждения документа входит в состав реквизитов документа, располагается в верхнем правом углу первого листа документа.

На бланке с продольным расположением реквизитов гриф утверждения располагается также справа под реквизитами бланка.

Допускается центрировать элементы грифа утверждения относительно самой длинной строки (Пример 1) – это актуально для громоздких наименований организаций.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает три способа утверждения документов:

1. Должностным лицом.

2. Распорядительным документом.

3. Решением коллегиального органа.

Все они одинаково юридически значимы, но различаются оформлением.

Рассмотрим каждый способ.

СПОСОБ 1: УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ

Для того чтобы документ утвердило должностное лицо, последнее должно обладать правом подписи (утверждения). Способ применяется при утверждении должностных инструкций, положений, актов внутренних проверок, актов передачи дел – документов, не требующих дополнительных пояснений. Как правило, правом подписи и утверждения документов организации имеет единолично генеральный директор (директор, президент). Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Наиболее часто перечень регламентируется отдельным приказом.

В зависимости от штатной структуры организации перечень лиц, имеющих право подписи, можно утвердить с помощью приказа. Если в организации минимальный штат работников – целесообразно предоставить право подписи конкретному сотруднику и перечислить в приказе определенные виды документов (Пример 2).

В.С. Туркина, помощник генерального директора

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:

* Проставлением на документе грифа утверждения;

* Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом

Виды утверждений:

* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:

* Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);

* Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);

* Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);

* Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);

* Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);

* Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);

* Программы (командировок и т.д.);

* Расценки на производство работ;

* Структура и штатная численность;

* Формы унифицированных документов;

* Штатные расписания и изменения к ним.

Порядок подписания документов

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учёте" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".

Оттиск печати как реквизит документа

Печать -устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. 1

Оттиск -изображение клише печати на бумаге. 2

Оттиск печати(реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации– печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Обозначение вида документа

Заимствованным документам сохраняют ранее присвоенные обозначения.

Настоящие правила не распространяются на документы, правила обозначения которых регламентированы государственными стандартами других систем документации.

Обозначение документа имеет следующую структуру:

Код документа состоит из двух буквенно-цифровых знаков. Код дополнительных документов формируют следующим образом: первый знак - буква, означающая вид документа, второй знак - цифра или буква, указывающая порядковый номер документа данного вида.

Код документа отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Порядковые номера документов одного наименования (2 знака) присваивают, начиная со второго, и отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Номер редакции документа присваивают, начиная со второй в порядке возрастания от 2 до 9, и отделяют от предыдущего значения точкой. Очередной номер редакции присваивают в случаях сохранения (не аннулирования) предыдущей редакции.

Номер части документа отделяют от предыдущего обозначения дефисом. Если документ состоит из одной части, то дефис не проставляют и номер части документа не присваивают.

16. Отметки на документе, их значение и оформление

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

2.3.1 Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

2.3.2 Отметка для автоматического поиска документа

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

2.3.3 Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция - "надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение"27. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, "Зачислить", "Выделить 300 тыс. руб", "Отказать") или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается -характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.97.

Личная подпись 28.07.97

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку.

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

2.3.4 Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель- напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.3.5 Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:

Сообщено по телефону О.Б.Павловой 12.05.99. В дело 03-13. И.Иванов. 14.05.99

Ответ направлен 17.06.99 №01-13/184. Вдело 13-13. И.Иванов 19.06.99

Рассмотрено на заседании коллегии. Протокол коллегии от 12.08.98№ 17. В дело 06-13. И.Иванов 15.08.98

2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

экз. № 1 - в адрес;

экз. №3~в отдел № 10;

экз. № 4 - в дело 08.

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные - на обратной.

Резолюция, ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

Распорядительные документы. Их виды, особенности текста и оформления.

ГЛАВА II. Унификация и стандартизация управленческих документов….…7

ГЛАВА III. Распорядительные документы и требования к составлению

3.1. Назначение и состав распорядительной документации…………………. 8

3.2. Процедура издания распорядительных документов в условиях

3.3. Процедура издания распорядительных документов в условиях

3.4. Составление и оформление распорядительных документов…………. 13

3.4.2. Приказ, требования к составлению и оформлению…………………….15

Рис. 2. Стадии процедуры издания распорядительных документов в условиях

Рис. 4. Стадии процедуры издания распорядительных документов в условиях

Рис. 6. Основные реквизиты приказа на угловом бланке……………………..27

Представленная работа посвящена теме: «Распорядительные документы. Их

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности,

существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные

специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения

Некоторые функции являются типовыми, присущими любому

аппарату управления (например, организационно-распорядительную

Все формы управленч еской деятельности находят отражение в

соответствующих докум ентах, которые выступают способом и средством

реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным

образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате

реализуются на основе использования документов, относящихся к различным

Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве

разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от

конкретной деятельности того или иного учреждения, его м асштабности,

места в системе федерального управления и ряда других причин.

Однако в любой организации используют документы, отражающие

организационную, распорядит ельную и исполнительскую деятельность.

Их совокупность составляет систем у организационно-распорядительной

документации. Государственный стандарт определяет организационно-

распорядительные документы как письменные документы, в которых

фиксируются решения адм инистратив ных и организационных вопросов, а

также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования

деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их

ГЛАВА I. Осно вные пол о жен ия по доку ментиро ванию

Документирование управленческой деятельности охватывает все

процессы, относящиеся к записи ( фиксации ) на различных носителях и

оформлению по установленным правилам информации, необходимой для

осуществления управленческих действий. Документирование

осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные

документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а

также на искусственных языках с использованием новых носителей

(перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Со став управ ленче ских доку ментов определяется к о мпетенцией и

ф ункциями организации, порядк ом решения вопро сов, объемо м и харак теро м

взаимо св язей с другими организациями и закрепляет ся в табеле доку мент ов.

Единство правил доку ментирования управленч е ских действий на всех

уровнях управления обе спе чивается применением Г о с у дарственной системы

доку ментационног о обе спе чения управ лением (ГС ДО У) и унифициров анных

У н ифицированные системы доку ментации – эт о к омплек с

взаимо увязанных доку ментов, соз данных по единым правилам и

требованиям, содержащих информацию, необ х о димую для управления в

определенной сфере деятельности. УС Д предназн а чены для использ ования,

как с по мощью средств вычислительной те хники, так и при традиционных

У прав ленческие доку менты по наименованию, форме и со став у

реквизитов до лжны соо тветствов а ть УС Д, т ребов аниям Г С ДО У , поло жениям

(уставам) об организации, другим норма тивным доку ментам, со держащим

правила доку ментирования. В соответствии с действ ующим

зак оно да тельством и к омпетенцией органы управления издаю т следующие

распорядительные доку менты: решения, по становления, распоряжения,

Р ешения, пост ановл ен ия и прика зы издаю т во всех случаях, к ог д а

необ х о димо принять нор ма тивный или индивидуальный ак т по о сновным

вопрос ам к о мпетенции органи зации. Р аспоряж ения и указания издаю тся по

опера тивным вопро сам и для организации исполнения по становлений,

Совм е стные распорядительные док у менты организ аций, из дающих

о динак овые по форме документы (приказы, пост анов ления и др.),

оформляю тся как совме стное решение, к от орое имеет правов ую силу

распорядительног о документа в каждой организации, принимавшей этот

Дове дение до све дения подв едо м ств енных организ аций, ст р укт урных

по драз делений доку мент ов выше ст о ящих органов или документ ов других

организаций о суще ств ляется в форме, установленной авт оро м доку мента.

Если спо соб не указан, организация решает это т вопро с само сто ят ельно.

Прот ок ольные решения к оллег иальных органов могут дово диться до

сведения испо лнителей в фор ме, установленной по ло жением об этих орг анах.

Распорядительный док умент мо ж ет быть о тменен (изменен)

распорядительным доку мент о м с амой организации или выше ст о ящей.

Действие распорядительног о документа мо ж ет быть прио становлено

Проекты док у ментов , за т рагивающих интере сы др угих организаций,

должны предв арительно сог ласовыва ться с этими организациями. В случае

разног ласий к про ек т у прилаг аются замечания и ли форму лировка с ути

Х о д обсу ждения вопро сов и решения, принимаемые на зас ед аниях

к оллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксир ую тся в

проток олах. Прот ок олы оформляю тся на о сновании записи х о да заседаний,

стенограмм, зв ук овых записей (текст ов докладов; выступлений, справок,

проектов пост ановления или решений, пове стки дня, списк ов приг лашенных

и др.). Если х о д зас е дания стенографир у ется, текст стенограммы

расшифровывается, пе ча тает ся, зав еряется и храни тся вме сте с про ток оло м.

В пределах своей к омпетенции организации всех уровней управ ления

могут направ лять письма при о с уще ств лении оперативных связей с

выше ст о ящими о траслев ыми и ф ункциональными органами,

по две до мственными и другими организациями и отдельными гражданами.

Письма, как правило, должны со ставляться в т о м случае, к ог да невоз мо жен

или затру днен бездок ументный обмен информацией: устные раз ъяснения,

указания (личные или по телефону), инст р уктиров ание и т .д. При

необ х о димо сти сро чной переда чи инфор мации сост ав ляются тел е граммы и

те лефон ограммы, документ передается чере з мо демную связ ь, по факс у или

Организации на о сновании поло жений о них и других акт ов,

определяющих их к о мпетенцию, издаю т и иные доку менты: планы работ ,

отчеты, прейскуранты, стандарты, уст авы, поло жен ия, правила и др.

Проект управленче ск ого док умента долж ен быть сог ласован с исполнителями

(ав торами текста), рук ово дителями заинтересованных структ урных

Внутреннее сог ласование проекта доку мента должно прово диться в

по драз делениями, совеща тельными органами и при необ х о димо сти с

• с работник ами, ответственными за разрешение ф ункциональных

• с финансовым по дразделением или г лавным б ухгалтером

• с заме стителем председа теля к оллегиальног о органа или

заме стителем рук ово дителя организации, ведающими вопро сами,

Внешнее сог ласование в зависимо сти от со держания доку мента

• с по дчиненными организациями, а т акж е непо д чиненными, к ог да

по сле дние выст упают об язанной стороной в прав оотношениях, воз никаю щих

вследств ие из дания правовог о акта, или к ог д а со держание документа

• с организациями и на учно-произво дственными объ единениями,

занимающимися исследов аниями в той об ласти, к к оторой и меет отношение

• с обще ственными организациями – при необ х о димости или в

• с органами, осуще ств ляющими госу дарственный надве до мтвенный

к онтроль (над зор) в опре деленной об ласти (санит арный, противопо жарный и

• с выше ст о ящими органами общей или отраслевой к о м петенции в

случае, к ог да зак онода тельство м предусма тривается возмо жно сть совершения

управленческих действий тольк о с разрешения этих органов.

У прав ленческий док умент по дписыв ается или утверждает ся

рук ово дителем организации или замещающим ег о должностным лицо м в

соответствии с его к омпетенцией, уст анов ленной прав овыми ак тами: уставом

или по ло жением об организации, ст р ук турно м по драз делении, до лжностной

инструкцией, приказо м о распределении обязанностей и т .п. Две или более

по дписи ст ав ятся в то м случае, е сли за со держание док у мента отв етственны

Доку менты денежног о, мат ериального и кредитног о харак тера,

служащие основанием для приема и выда чи денег , тов арно-ма териа льных и

других ценностей, а также из меняющие кредитные и расчетные

об яза тельств а с другими организациями, по дписываю т

рук ово дитель организации и г лавный б ухгалтер (б ухгалтер).

Совместные док у менты н е ск о льких организаций по дписывают р ук ово дители

Доку менты, с ост ав ленные к о миссией, по дписыв ают все члены

к о миссии. Решения (по становления) к оллегиальных органов по дписываются

председа телем и секрет арем. Распоряжения, изд аваемые рук ово дителем

к оллегиальног о орган а в е динона чальном порядк е, имеют о дну по дпись.

Право под писи распорядительных документ ов в форме указаний или

распоряжений мож ет пре до ставляться заме стителю р ук ово дителя, г лавно му

инженер у , рук ово дителям структ урных по дразделений.

Утверждаемые доку менты (инст р укции, поло жения, уставы и др.)

по дписыв ает должностно е лицо, о тветственное за их по дг о т овку .

Прот ок ол по дписыв аю т предсе да тельств ующий на заседании

к оллегиальног о орган а (сов ета, к оллегии, собрания, совещания) и секрет арь.

Доклады, докладные записки, справки и другие доку менты

инфор мационног о, справо чного или аналити ческ ого характера могут быть

по дписаны исполнителем, е сли разрешаемые в них вопрос ы не вых одя т за

пределы ег о прав и к омпетенции, установленных до лжно стной инструкцией.

С уществ уют т акж е доку менты-прило ж ения. Они могут быть т ре х

видов: утверждаемые или вво димые в действие соо тветств ующим

распорядительным документ о м (прилож ения к правовым актам, имеющие

само сто ятельное зна чение); по ясняющие или дополняющие со держание

друг ого док у мента; направляемые с письмо м в др угие организации.

На прило жениях к распоряди тельны м доку ментам и прило жениях,

дополняющих или поясняющих содержание друг ого доку мента, в право м

При рассылке прилож ений без распорядительных док у мент ов на

прило ж ениях про ставляется гриф утверждения с указанием наименования

распорядительног о доку мента, его да ты и номера. Со став реквизитов и

порядок оформления документ ов-прило ж ений должны соответствова ть

требованиям унифицированной системы док ументации, к к оторой относитс я

В целях сокращения к оличе ств а применяемых ф орм док у ментов

министерства и ве до мства разра ба тывают отраслевы е т аб ели доку мент ов,

необ х о димых и до ста то чных для реа лизации функций и зада ч организаций. В

табель вклю чаю тся доку менты как традиционные, так и создав аемые

средств ами вычислительной техники. Табель по дписыв ается ответственным

за ег о со ставление и утверждается р ук ово дителем ве до мства. Ведение табеля,

вне сение в него изменений осуще ств ляется служ бой доку ментационног о

обеспечения. Со став ление доку мент ов, не указанных в табеле, за прещается.

Г ЛАВ А II. У нификация и стандартизац ия управленческих доку мент о в.

У н ификация доку мент ов заклю чает ся в уст анов лении единообразия

со става и фор м управ ленче ских док у ментов, фик сирующих о с уще ств ление

о дно типных управленч е ских функций. Стандартизация док умент ов – это

форма юридиче ск ого закрепления проведенной унифик ации и уровня ее

об яза тельности. У ст анов лены следующие ка тег ории стандарт ов:

г о с у дарственные ст андар ты (ГОСТ), отраслевые ст андар ты (ОСТ),

ре спу б лик анские ст андар ты (Р СТ). У нифик ация доку ментов прово дит ся в

целях сокращения к олич е ств а применяемых доку мент ов, типизации их фор м,

повышения ка че ств а, снижения т р у до емк ости их обраб о тки, достижения

инфор мационной совм е стимос ти различных систем док у ментации по

о дноименным и смежным ф ункциям управления, более эффективног о

• разработк у унифицированной системы доку ментов едения (УС Д),

к от орая осуще ств ляется министерствами и ве до мств ами, отв етственными за

• внед рение меж о трасле вых (м ежведо м ств енных) УС Д в рамк ах

• в ед ение УС Д и Отраслевог о классифика тора техник о-эк оно миче ск ой