Отличия проекта от рутинных операций реферат

Обновлено: 19.05.2024

Автоматизация рутинных операций снижает себестоимость корпоративных бизнес-процессов, исключает ошибки при обработке информации, сокращает цикл ее обработки, а также гарантирует соблюдение корпоративных и отраслевых стандартов.

Разрозненные специализированные информационные системы – основной барьер на пути эффективности обработки информации

Большинство современных организаций использует в своей работе несколько автоматизированных информационных систем:

финансово-ученые системы (ERP),
системы управления коммуникациями с клиентами (CRM),
системы учета оказанных услуг и выставления счетов (биллинг),
системы управления персоналом (HCM),
системы управления бизнес-контентом (ECM),
почтовые системы,
порталы для коммуникаций с клиентами,
и многие другие.

Несмотря на столь высокий уровень автоматизации, объем ручных операций пользователей по-прежнему остается неприемлемо высоким. Характерными примерами таких операций являются:

повторный ввод одних и тех же данных в несколько автоматизированных информационных систем,
ручной перенос результирующих данных из одной системы в другую в качестве исходных для дальнейшей обработки,
поиск данных в нескольких системах с целью их сбора, консолидации и подготовки корпоративной отчетности.

Кроме того, дело не ограничивается корпоративными системами. Пользователи зачастую должны осуществлять поиск информации на внешних сайтах, например, с целью получения объявлений о планируемых тендерных процедурах, анализа цен конкурентов, обновления статуса исполнения заказов партнерами, поиска кандидатов на работу и в других аналогичных случаях.

Наиболее печально, что на таких работах заняты, зачастую, весьма квалифицированные сотрудники. И, это отнюдь не разовые, но регулярные работы, являющиеся частью производственного процесса, причем, в ряде отраслей подобные рутинные задачи могут занимать до 47% рабочего времени сотрудника!

Для деятельности многих организаций характерны следующие особенности:

множество повторяющихся ручных операций,
большие массивы данных,
разъединенные информационные системы,
использование квалифицированных сотрудников на операциях, не требующих профессиональных знаний,
наличие пиковых периодов в обработке информации,
привлечение сотрудников на сверхурочные работы.

Если Вы в своей работе сталкиваясь с этими или аналогичными проблемами, то компания TerraLink будет рада предложить Вам эффективное и современное решение - роботизацию рабочих процессов.

Что такое RPA?

Robot Process Automation (RPA) – это специализированные программные средства, которые имитируют работу пользователя, взаимодействуя с различными автоматизированными информационными системами через стандартный пользовательский интерфейс. Благодаря этому отпадает необходимость в трудоемкой и затратной программной интеграции и обеспечивается совместная работа нескольких корпоративных систем. В том числе, и таких, к которым отсутствует иной доступ, кроме пользовательского, и/или принципиально невозможно использование программной интеграции посредством API (Application Programming Interface).

Наилучшими кандидатами на роботизацию являются те рабочие процессы, для которых характерны:

использование структурированных исходных данных,
наличие формальных правил и строгой последовательности выполнения операций,
повторяемость и высокая частотность,
отсутствие необходимости принимать решения человеком на основе информации, лежащей вне контекста выполняемого процесса,
высокие требования к качеству результата,
отслеживание выполненных операций и связи результата с исходными данными.

Примерами задач, успешно выполняемых роботами, являются:

перебивка информации из типовых документов в учетные системы,
перенос информации из одной системы в другую,
поиск информации на внешних сайтах / внутренних ресурсах с целью сбора и подготовки информации для дальнейшего анализа, и многие другие.

Решения TerraLink в области роботизации рабочих процессов основаны на использовании платформы Kapow производства компании Kofax.

Kapow – программное обеспечение RPA уровня Enterprise, которое автоматизирует рабочие процессы, имитируя взаимодействие человека с информационными системами. С помощью Kofax Kapow организации во всем мире достигают исключительных результатов в скорости, повышении качества операций и сокращении затрат.

Где применяется RPA?

Технологии RPA не имеют предпочтений в плане отраслевого применения. Они изначально разрабатывались, имея в виду кросс-отраслевые применения, ориентированные на совершенствование организации работ в компании любой отраслевой принадлежности и формы собственности. Примеры успешных проектов по внедрению программных роботов имеются практически во всех ключевых отраслях, однако, наибольшее распространение они получают там, где традиционно высок уровень ручного труда при обработке деловой информации. Это, например, такие отрасли, как:

банковская сфера,
страхование,
логистика,
телеком,
органы государственного управления,
добыча нефти, газа, полезных ископаемых,
и некоторые другие.

Какие задачи решает RPA?

С помощью технологий RPA можно эффективно решать многие бизнес-задачи, которые, вполне возможно, стоят также и перед Вашей компанией, например, следующие.

Разноска данных из поступивших по каналам ЮЗДО документов в проводки учетной системы

Простым языком об управлении бизнес процессами. Все, что необходимо знать для повышения эффективности и оптимизации.

О том, что такое бизнес процесс, мы уже говорили. Но что такое проект?

Проект – ограниченная во времени деятельность, направленная на достижение уникальных результатов.

Т.е. если мы выполняем работу, в результате которой получается нестандартный продукт, а еще и ограничены во времени и ресурсах – это проект. Для демонстрации отличий лучше всего привести ряд примеров:

Процесс	Проект
Производство открыток	Написание картины
Разведение электропроводки в квартирах	Постройка дома
Управление проектами	Внедрение или изменение процесса
Продажи	Написание программного кода
Ввод сотрудника в должность	Изменение орг структуры

Теперь давайте обратим внимание на разницу.

Результат процесса предсказуем, из раза в раз мы получаем один и тот же продукт с одними и теми же свойствами. Результат проекта уникальный, не производившийся ранее продукт. Кстати, порой продукт или характеристики продукта в проекте получаются совсем непредсказуемыми.
Процесс имеет длительность, но, как правило, начинается заново сразу после того, как завершился. Проект не возобновляется после того, как завершился, но при этом имеет ограничение по длительности. И если длительность процесса определена длительностью его операций, т.е. механизмом реализации, то проект ограничен во времени целенаправленно его руководителем – не позднее такого-то числа и точка.
Мы точно знаем, что и сколько надо потратить, чтобы процесс произвел продукт. Более того, из раза в раз затраты будут постоянными. В проекте ресурсы, как и время, ограничены руководителем или заинтересованными лицами. При этом это совершенно не значит, что по факту бюджет проекта не будет превышен.
Проект всегда имеет высокую степень неопределенности просто потому, что производится впервые и один раз. Ход и результаты процесса известны заранее.

Наверное, лучшим примером будет производство автомобиля. Результатом проекта будет автомобиль, готовый к массовому производству. Это образец, который сконструировали впервые и посчитали, что он достаточно хорош, чтобы начать его производить в больших количествах. Как только принято решение о массовом производстве, запускается процесс. Процесс повторяется много раз, и каждый раз с конвейера сходит новый автомобиль, как две капли похожий на предыдущий. Кстати, для того чтобы конвейер запустить, необходимо его настроить. А это проект. Почему? Потому что оборудование настраивается под уникальные требования нового автомобиля.

Вроде бы все понятно. Так? Так, но хочу вас немного запутать двумя утверждениями:

Управление проектами — это процесс.
Разработка процессов — это проект.

Да, управление проектами — это процесс. Потому что мы можем производить проект за проектом по одному и тому же циклу. В итоге будем получать один и тот же продукт — проект.

Разработка процесса -это проект, потому что полученный продукт будет уникален.

Казалось бы, зачем все усложнять и пытаться установить зыбкие границы в понятиях процесса и проекта. Но подобное разграничение очень важно с точки зрения того, к чему мы прикладываем усилия.

В итоге. То, что мы делаем впервые, является проектом. То, что мы делаем постоянно — процесс. Переезд в новый дом — проект. Уборка квартиры — процесс.

Содержание работы

Файлы: 1 файл

реферат.doc

Министерство образования и науки Российской Федерации

Старооскольский технологический институт (филиал)

Федерального государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Национальный исследовательский технологический

Кафедра Экономики и Менеджмента

Домашнее задание №1

По дисциплине управленческое решение

Реферат на тему:

студентка группы ЭМ-09-3д

Понкратова Ирина Анатольевна

1. Теоретические аспекты применения современных программных средств для автоматизации логических операций при принятии управленческих решений.

1.1 Сущность и характерные особенности управленческих решений.

1.2 Процесс и процедура принятия решений.

1.3 Современные программные средства автоматизирующие процесс принятия управленческих решений.

1.4 Роль автоматизации при принятии управленческих решений.

3. Автоматизированные системы.

3.1 Автоматизация информационных процессов.

Список использованной литературы.

Современные информационные системы организационного управления предназначены оказывать помощь специалистам, руководителям, принимающим решения, в получении ими своевременной, достоверной, в необходимом количестве информации, создании условий для организации автоматизированных офисов, проведении с применением компьютеров и средств связи оперативных совещаний, сопровождаемых звуковым и видеорядом.

Постоянно расширяющиеся сферы применения персональных компьютеров, их массовое использование, в том числе и в экономической работе, привело к необходимости формирования наиболее эффективных организационных форм применения вычислительной и другой организационной техники. В настоящее время на их основе создаются и успешно функционируют локальные и многоуровневые вычислительные сети, представляющие собой интегрированные компьютерные системы обработки данных. Интегрированные компьютерные системы обработки данных проектируются как сложный информационно-технологический и программный комплекс, поддерживающий единый способ представления данных, единый способ взаимодействия пользователей с компонентами системы и обеспечивающий информационные и вычислительные потребности специалистов в их профессиональной работе.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Сегодня ни для кого не секрет, что от оснащения офисов информационно-вычислительной техникой зависит эффективная работа управленческого звена коммерческой компании, так как использование компьютеров в качестве информационных машин позволяет существенно сократить время на сбор, обработку и анализ информации для принятия управленческого решения, подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

Практически любая деятельность современного делового человека связана с обработкой информации. И тот, кто может качественно обработать существенный объем информации за наименьшее время, имеет наибольшие гарантии на успех. Вот почему проблема создания различных вспомогательных средств и методов оперирования со всевозможной информацией становится все насущнее.

Библиография: при написании реферата нами были использованы различные библиографические и периодические издания, материалы сети Интернет.

1. Теоретические аспекты применения современных программных средств для автоматизации логических операций при принятии управленческих решений

1.1 Сущность и характерные особенности управленческих решений

Важнейшим резервом повышения эффективности всего общественного производства является повышение качества решений, принимаемых руководителями.

Решение как процесс характеризуется тем, что он, протекая во времени, осуществляется в несколько этапов. В связи с этим здесь уместно говорить об этапах подготовки, принятия и реализации решений. Этап принятия решений можно трактовать как акт выбора, осуществляемый индивидуальным или групповым лицом, принимающим решение (ЛПР) с помощью определённых правил.

Решение как результат выбора обычно фиксируется в письменной или устной форме и включает в себя план (программу) действий по достижению поставленной цели.

Решение является одним из видов мыслительной деятельности и проявлением воли человека. Его характеризуют следующие признаки:

возможность выбора из множества альтернативных вариантов: если нет альтернатив, то нет выбора и, следовательно, нет и решения;

наличие цели: бесцельный выбор не рассматривается как решение;

необходимость волевого акта ЛПР при выборе решения, так как ЛПР формирует решение через борьбу мотивов и мнений.

Соответственно под управленческим решением (УР) понимается:

1) поиск и нахождение наиболее эффективного, наиболее рационального или оптимального варианта действий руководителя;

2) конечный результат постановки и выработки УР.

Наибольший интерес представляет процесс принятия и реализации решений как последовательная смена взаимоувязанных стадий, этапов различных действий руководителя, вскрывающая технологию мыслительных действий, поисков истины и анализа заблуждений, путей движения к цели и средств её достижения. Только такой подход позволяет понять зафиксированный акт управленческого решения, источники его происхождения.

К управленческому решению предъявляется ряд требований, к числу которых можно отнести:

1) всестороннюю обоснованность решения;

3) необходимую полноту содержания;

5) согласованность с принятыми ранее решениями.

Всесторонняя обоснованность решения означает прежде всего необходимость принятия его на базе максимально полной и достоверной информации. Однако только этого недостаточно. Оно должно охватывать весь спектр вопросов, всю полноту потребностей управляемой системы. Для этого необходимо знание особенностей, путей развития управляемой, управляющей систем и окружающей среды. Требуется тщательный анализ ресурсного обеспечения, научно-технических возможностей, целевых функций развития, экономических и социальных перспектив предприятия, региона, отрасли, национальной и мировой экономики. Всесторонняя обоснованность решений требует поиска новых форм и путей обработки научно-технической и социально-экономической информации, то есть формирования передового профессионального мышления, развития его аналитико-синтетических функций.

Необходимая полнота содержания решений означает, что решение должно охватывать весь управляемый объект, все сферы его деятельности, все направления развития. В наиболее общей форме управленческое решение должно охватывать:

а) цель (совокупность целей) функционирования и развития системы;

б) средства и ресурсы, используемые для достижения этих целей;

в) основные пути и способы достижения целей;

г) сроки достижения целей;

д) порядок взаимодействия между подразделениями и исполнителями;

е) организацию выполнения работ на всех этапах реализации решения.

Важным требованием управленческого решения является полномочность (властность) решения – строгое соблюдение субъектом управления тех прав и полномочий, которые ему предоставлены высшим уровнем управления. Сбалансированность прав и ответственности каждого органа, каждого звена и каждого уровня управления – постоянная проблема, связанная с неизбежным возникновением новых задач развития и отставанием от них системы регламентации и регулирования.

Согласованность с принятыми ранее решениями означает также необходимость соблюдения чёткой причинно-следственной связи общественного развития. Она необходима для соблюдения традиций уважения к закону, постановлениям, распоряжениям. На уровне отдельной фирмы она необходима для осуществления последовательной научно-технической, рыночной и социальной политики, четкого функционирования производственного аппарата.

Согласованность с принятыми ранее решениями означают также необходимость соблюдения четкой причинно-следственной связи общественного развития. Если необходимо, должны отменяться принятые ранее решения, вступившие в противоречия с новыми условиями существования системы. Появление противоречащих друг другу решений есть прежде всего следствие плохого познания и понимания законов общественного развития, проявления низкого уровня управленческой культуры.

(c)

Как автоматизировать работу и никогда не работать? Прежде чем ответить на этот вопрос, спросите себя о другом: сколько времени вам нужно для счастья? Люди, которые не знают, чем занять вечер выходного дня, не нуждаются в автоматизации многих задач.

Дальше — о том, что и как облегчает нам жизнь.

Фронт борьбы с рутиной

Расхожая поговорка утверждает, что трудолюбивый человек будет заниматься монотонной, изматывающей работой изо дня в день всю свою жизнь, и только ленивый задумается о том, как сделать ту же работу гораздо быстрее и прикладывая к этому меньше усилий. Год назад Reddit всколыхнула история тестировщика одного из калифорнийских стартапов: автоматизировав свои ежедневные задачи, он развлекался в рабочее время и фактически не работал.

По словам анонима, первые восемь месяцев на работе он потратил на то, чтобы автоматизировать проведение тестов ПО. Следующие шесть лет он фактически не работал, но исправно получал зарплату.

В этой истории есть много нестыковок — трудно в действительности поверить, что кто-то способен настолько автоматизировать свои действия. Похожий случай, о котором рассказали на bash.im, хотя бы можно воспроизвести в реальности — нашлись умельцы, которые выложили на GitHub свою версию кода для автоматизации рутинных действий (от общения с женой и начальством до приготовления кофе).

Есть множество примеров автоматизации рутинных задач, в которые поверить легко — более того, их можно даже повторить самому. Пользователь сайта Stack Overflow жаловался на угрызения совести из-за автоматизации рабочего процесса, связанного с вводом данных. Разработчик, страдавший от избыточной квалификации, написал несколько скриптов, которые стали делать за него всю работу. В итоге он стал уделять работе лишь час в неделю, в то время как предыдущий работник на этой должности трудился полноценно.

Другого разработчика уволили за передачу должностных обязанностей на аутсорсинг в Китай. Смышленый парень заплатил кому-то менее одной пятой своей шестизначной зарплаты. В результате его распорядок дня выглядел следующим образом:

9:00 — Прибытие на работу. Читает реддит пару часов. Смотрит видео с кошками.
11:30 — Обед.
13:00 — Время покупок на Ebay.
14:00 — Пора что-то постить в соцсети.
16:30 — Конец дня. Отправляет почту.
17:00 — Идет домой.

Имея за плечами лишь один курс по кодингу в колледже, он решил автоматизировать свои рутинные задачи. У компании был набор файлов, которые нужно было архивировать в конце каждого рабочего дня, поэтому вместо ручной работы, он использовал простой язык PowerShell. И это было только начало.

Спустя два года скрипты Роджера полностью устранили потребность в наличии операторов из плоти и крови: компания была вынуждена повысить его в должности, предоставив возможность заниматься аналитической работой.

А ведь герой этой истории даже не был программистом!

Безусловное базовое время

(с)

Вопрос действительно актуальный, как следует поступить руководству с сотрудником, автоматизировавшим все вокруг? Сократить зарплату, уволить, доверив всю работу скриптам, или, наоборот, повысить, перевести на другой фронт работ, где навыки сотрудника помогут больше?

Автоматизация дает работу без ошибок, снижает затраты, повышает производительность — все то, что требуется любому бизнесу. Результат автоматизации — это не просто свободное время, в которое вы можете посмотреть сериал или поиграть. Рутинные процедуры упрощаются, а у программиста появляется больше времени на то, чтобы просто подумать, сформировать глубокое понимание решения поставленных задач.

Время, полученное в результате автоматизации, важно правильно инвестировать: это ресурс, который помогает в любой сфере (не только IT) стать эффективнее вам и всему бизнесу. Актуально, если вы верите в нашествие роботов и просто полезно, если вы не планируете конкурировать с сильным ИИ.

По аналогии с безусловным базовым доходом можно представить себе экономическую концепцию, в которой главной ценностью является время. Вы можете быть самым богатым человеком на Земле, но если все свое время вы тратите на решение рутинных задач, можно ли назвать вас по-настоящему счастливым?

Каждый человек в сознательном возрасте не распоряжается в полной мере безусловным базовым временем — минутами между пробуждением и тем сладким мгновением, когда вы вновь закрываете глаза. Тысячи вещей в мире отбирают время: совещания, встречи, письма, Гиктаймс. Автоматизация всем и каждому может дать несколько часов обязательного и бесплатного времени.

На обратной стороне распределения рабочего времени — Илон Маск, живущий 100-часовыми рабочими неделями. Маск практически не делает перерывов в работе, предпочитая закусывать во время собраний, параллельно отвечая на важные письма, очень мало времени уделяет семье и практически не отдыхает.

Новые инструменты

Оптимизировать задачи с помощью кода может любой человек, даже не программист. Вам вот лишь несколько инструментов, с которых можно начать:

— веб-сервис, автоматизирующий выполнение заданной последовательности операций. Есть сотни, тысячи сценариев использования сервиса, связующего воедино ваш ПК, приложения и некоторые офлайн-события. На Гиктаймсе писали неоднократно: контроль над умными девайсами, безопасность дома, получение уведомлений о различных событиях, прокачиваем микроволновку, варим кофе и многое другое. — это проблемно-ориентированный язык сценариев, позволяющий программировать в Android без знания каких-либо языков программирования и без навыков программирования вообще. Продвинутый планировщик Tasker позволяет по разным событиям производить различные действия. Подобное вы можете сделать со скриптами на Java или PHP, но для этого уже потребуется знание языка. — скриптовый визуальный язык, который требует от пользователя самых минимальных, зачаточных навыков программирования (сойдет просто владение логикой). Язык, основанный на платформе Jython (реализация Python на Java), реализует поиск паттернов на экране для автоматизации рутинных действий. Вариантов реализации множество, любая рутинная цикличная работа — от ботов для компьютерных игр до автоматического тестирования. — скриптовый BASIC-подобный язык. Автоматизирует все, что можно автоматизировать под Windows. Использует симуляцию нажатия клавиш, движений мыши и манипуляции с окнами, элементами управления, что позволяет автоматизировать задачи пользователя таким образом, какой невозможен или затруднен в других языках программирования. Требует больше времени для освоения, чем Sikuli Script.

Механики автоматизации работы программистов и тестировщиков зависят от конкретных задач, но и здесь прогресс не стоит на месте. Недавно исследователи из Массачусетского технологического института разработали систему, которая позволяет автоматически повторно использовать код.

Программист выбирает фрагмент исходного кода в одной программе и точку вставки во второй программе. Система CodeCarbonCopy автоматически внесет изменения, интегрирующие код в новый контекст. Система накладывает алгоритм представления данных программы донора на алгоритм программы получателя таким образом, чтобы импортировать код без проблем.

С помощью CodeCarbonCopy вновь и вновь можно использовать один и тот же код. Это еще один шаг к автоматизации цикла разработки программ. Возможно, человечество уже написало большую часть всего необходимого ПО — теперь осталось собрать из океана существующих программ код под любые задачи.

Пока экспериментальная система хорошо работает с жестко организованными файловыми форматами и с редакторами изображений, которые хранят представления данных в массивах, по существу являющихся рядами блоков памяти одинакового размера. В дальнейшем CodeCarbonCopy должен будет работать вообще с любым софтом.

Автоматизация может серьезно облегчать работу и высококвалифицированных инженеров. Например, система FBAR делает не обязательным участие человека, если на сервере происходит сбой в работе жесткого диска или случается какая-либо аппаратная ошибка. FBAR автоматизирует программное восстановление и отладку. Подобные самописные системы внедряются во многих компаниях.

Эксплуатация интеллектуальных алгоритмов

Пока одни боятся, что ИИ скоро отберет у них работу (как минимум превратит в серую слизь), другие используют любые возможности компьютеров, чтобы облегчить себе жизнь.

Следующий прорыв, возможно, следует ждать в области генерации текста, но еще десять лет назад статьи, созданные компьютерами, люди использовали для собственного обогащения. Экономист Фил Паркер тщательно настроил процесс автоматизированного написания книг. Проблема возникла у него при подготовке собственного академического издания — книга требовала тщательности, времени и денег.

У многих книг Паркера внушительные тиражи — десятки и даже сотни экземпляров. Медицинские библиотеки покупали почти все, что он производил.

Качество подобной литературы оставляет желать лучшего и любой человек с доступом к интернету быстрее найдет ответы на интересующий его вопрос, но революция в создании текстов уже случилась.

Система Wordsmith, созданная компанией Automated Insights, ежегодно пишет более миллиарда (!) заметок. Например, она ответственна за некоторые публикации в Forbes. Automated Insights берут данные из пресс-релизов компаний и официальных отчетов, сравнивают их с публикациями за прошлый период и затем на основе полученных сведений выдают новостную заметку. Конечно, Wordsmith не заменяет журналиста, но избавляет его от рутинной, скучной работы с одной и той же информацией.

Интересное мнение высказала Джинни Рометти, генеральный директор IBM. По ее словам, развитие средств автоматизации приведет к тому, что людям больше не придется программировать. В IBM все сводят к Watson, который однажды сможет смотреть на данные, понимать их и рассуждать над ними, но измышления про всемогущий ИИ, который отберет у всех работу, относятся к области гипотетических спекуляций. Да, в отдаленном будущем такое действительно возможно, но много ли людей готовы бросить программирование или забрать своего ребенка с образовательных IT-курсов?

С практической точки зрения нам интересно не то, что сильный ИИ однажды сможет сделать. Полезнее знать, какие инструменты автоматизации помогут прямо сейчас — пусть они будут не интеллектуальными, не основанными на нейронных сетях и не использующими все возможности бигдаты. Зачем ждать будущее, если каждый сможет стать собственным ИИ? Каким минимум одним качеством для этого мы обладаем — речь идет про человеческий интеллект, который однажды придумал, как выполнять работу, а теперь задумывается, как сократить ее количество до нуля.

Читайте также: