Особенности конфиденциального электронного документооборота реферат
Обновлено: 19.05.2024
Содержание
Прикрепленные файлы: 1 файл
основная часть.doc
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы работы связана с тем, что нужно производить оптимизацию приема входящих конфиденциальных документов. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.
Большинство организации имеют традиционные процедуры учета (ручная), приема входящих конфиденциальных документов. На сегодняшний день с развитием компьютерных технологий и огромными объемами документации, необходимо производить оптимизацию документов на всех этапах жизненного цикла.
Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе – документооборот. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
Цель работы – рассмотреть прием входящих конфиденциальных документов и предложить их оптимизацию.
Для достижения постановленной цели необходимо решить следующие задачи:
– исследование оптимизации и основного понятия конфиденциального документопотока в организации;
– анализ деятельности центра отдыха;
– анализ конфиденциального документопотока в центре;
Объект исследования – система документооборота организации.
Предмет исследования – организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.
1 ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУРЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1 Понятие конфиденциального делопроизводства
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение[4].
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Документооборот можно разделить на следующие этапы:
- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
- организация рационального движения документов внутри организации;
- экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию – обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и утечки. То есть конфиденциальна, прежде всего, информация, а уже затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.
Условия, при которых информация может быть отнесена к конфиденциальной, перечислены в ст. 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации. К ним относятся:
- действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу ее неизвестности третьим лицам;
- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
- принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.
В основе санкционированной работы персонала с конфиденциальными документами, а также правомерности документирование сотрудниками конфиденциальных сведений лежит разрешительная система доступа к секретам фирмы. Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственников информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.
1.2 Оптимизация конфиденциального делопроизводства
В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.
Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.
Оптимизация документооборота позволяет:
– определить состав документов;
– регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
– установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота[4].
К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.
Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом).
Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы[5].
Кроме этого к мерам организационного характера относится:
- правильная организация работы службы ДОУ;
- рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;
- организация работы с документами в структурных подразделениях;
Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала.
Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота. Поскольку конфиденциальный документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.
В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.
К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения)[6].
1.3 Прием входящих конфиденциальных документов
Поскольку документооборот – это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств. К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения). На рисунке 1 представлена схема приема входящих документов.
Рисунок 1 – Прием входящих документов
Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления[4].
По грифу ограничения доступа все документы делятся на открытые (не секретные документы) и с грифом ограничения доступа, которые в свою очередь делятся на:
· Для служебного использования (информация, предназначенная только для работников данной организации)
· Коммерческая тайна (документы с информацией разглашения которой может нанести ущерб ее обладателю)
· Конфиденциально (документы доступ, к которым ограничен законодательством Российской Федерации)
· Секретно, совершенно секретно, особой важности (информация, составляющая государственную тайну)
В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно – правовой формы.
Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.
Основная часть
1.1 Работа с конфиденциальными документами
Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.
Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.
Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.
Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.
2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.
3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).
4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.
5. Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.
1.2 Сведения, относящиеся к коммерческой тайне
Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока:
1. Научно – техническая (технологическая) информация;
2. Деловая информация.
Научно – техническая информация включает:
- сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;
- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;
- программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;
- организация системы безопасности предприятия.
Деловая информация включает:
- сведения о финансовой стороне деятельности предприятия;
- сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;
- сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции;
- планы развития предприятия;
- планы и объёмы реализации продукции;
- анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок;
- планы рекламной деятельности;
- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;
- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне её, распределение обязанностей и их содержание;
- кадровый состав и его формирование;
- сведения из деловой переписки.
1.3 Защита документов, содержащих коммерческую тайну
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору.
Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:
- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
- учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров;
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне;
- ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;
- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;
- использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны;
- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Допуск работника к коммерческой тайне предусматривает:
- ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
- принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;
- ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ;
- установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;
- создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.
Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:
- не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут, известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;
- соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны;
- не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца;
- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
1.4 Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.
Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.
В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.
Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.
При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия:
- запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;
- запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;
- запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК;
- запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.
элементами в системе электронного документооборота и являются документы.
Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта,
водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента –
без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает
практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую
деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без
документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является
обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер
С развитием информационных технологий для документооборота
открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети
Интернет и ег о важным атриб утом - элект ронной почтой, проблема расстояния
перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ
приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,
появилась другая – защита информации, которую содержит электронный
документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому
настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве,
культуре требует адекватной реакции со стороны и нформационных технологий.
Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и
информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.
В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи.
1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:
соответствующей производительной вычислительной техники, высокой
пропускной способности коммуникационных линий, технологичности
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки
(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не
примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор,
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики
требует интенсификации и четкой организ ации всего предприятия , вплоть до
каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности,
прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как
катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и
эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного
1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием
Для эффективного менеджм ента в деятельност и любого предприятия
информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаем ый и
управляемые процесс. Т иповым информационным объектом, фиксирующим и
регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.
Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия
принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе
делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного
обмена – документопоток.Для любой организации можно выделить три основных
потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих
документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов,
учета, регистрации, контроля за исполнение м, формирования дел, организации
В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой
государственной системой документационного обеспечения управления
(ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня
хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы
работы с документами. В то ж е время сегодня желательна детальная
регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная
до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных
Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного
обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией
модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а
также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим
местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию
документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию
документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в
управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,
позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных
Электронный оф ис предполагает организацию работы групп пользователей
над совместным решением сложных распред еленных задач в электронных
компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня
существует большое число концепций построения электронного оф иса, в
частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию
“workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами,
необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно
пересылать документы из одного подразделения в друг ое без временных
задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль,
поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.
Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.
Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми
человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую
Внешний срез проблемы упирается в большое число документов,
предлагаемых в бумажном виде. Классическими прим ерами являются письма и
факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства
к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии
оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR).
Последние достижения в этой области послуж или толчком к активному
внедрению технологий электронного доку ментооборота, в том числе и у нас в
стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет
Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации. Поэтому, в отношении документопотоков и документооборота конфиденциальных документов требуется осуществление определенных защитных мер.
Документооборот конфиденциальных документов, как объект защиты, представляет собой упорядоченную совокупность каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности потребителей этой информации.
Принципы и направления движения конфиденциальных документов в традиционном и электронном видах в любой организации едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов. Методы работы с документами, на различных этапах документооборота, могут меняться, сохраняя при этом технологическую взаимосвязь документооборота с процессом управления.
При движении конфиденциальных документов по инстанциям и уровням управления увеличивается число источников информации, обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки информации по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации.
Каналы утраты конфиденциальной информации имеются на всех стадиях и этапах документооборота. К ним относятся:
1) кража (хищение) документа или отдельных его частей, носителя чернового варианта или рабочих записей;
2) несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, запоминание текстов документов;
4) подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;
5) дистанционный просмотр документов и изображений дисплея ЭВМ с помощью технических средств визуальной разведки;
6) ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала организации при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);
7) случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;
8) считывание данных в чужих массивах информации за счет использования остаточной информации на средствах копирования и хранения информации;
9) утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и средствами офисной техники;
10) гибель документа в условиях экстремальной ситуации;
11) непреднамеренные ошибки пользователей и сотрудников, обслуживающих информационные системы;
12) угрозы заряжения вычислительной и офисной техники вирусами.
В соответствии с приведенными каналами утраты конфиденциальной информации в каждой организации разрабатывается комплекс мероприятий по защите информации в документопотоках, направленный на предотвращение или ослабление угроз утраты информации.
Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота. Под защищенным документооборотом понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.
Дополнительными мероприятиями, проводимыми в организации, в рамках защищенного документооборота являются:
1) ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных рамками выполняемых ими служебных обязанностей;
2) персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;
3) персональная ответственность каждого сотрудника организации за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;
4) жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей организации.
Защищенность документопотоков в защищенном документообороте достигается за счет:
1) одновременного использования разрешительных, ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов;
2) нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, грифа ограничения доступа к документу, выделяющего его из общего потока документов;
3) формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;
4) создания специальных подразделений, ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через это подразделение.
Любому движению конфиденциального документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа не усложняющие работу персонала с документами и не увеличивающие сроки движения и исполнения документов.
Совокупность технологических стадий (алгоритмы работы с входящими и исходящими документами), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличаются от аналогичной совокупности технологических стадий потоков открытых документов, обусловленных мероприятиями защищенного документопотока.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
5. Особенности учетной политики кредитной организации.
5. Особенности учетной политики кредитной организации. Все аспекты построения и функционирования системы бухгалтерского учета в их информационной и методической взаимосвязи представлены в учетной политике. Каждая кредитная организация разрабатывает и утверждает в
15. Проверка учредительных документов кредитной организации.
15. Проверка учредительных документов кредитной организации. В качестве источника информации для выявления нарушений при проверке учредительных документов и внутренних положений кредитных организаций используются:1) Учредительные документы;2) Внутренние положения,
2.8. Особенности учета деловой репутации организации
2.8. Особенности учета деловой репутации организации Для целей бухгалтерского учета стоимость приобретенной деловой репутации определяется расчетным путем как разница между покупной ценой организации (как приобретенного имущественного комплекса в целом) и стоимостью
4.1. Учет кассовых операций и денежных документов в торговой организации
4.1. Учет кассовых операций и денежных документов в торговой организации Практически во всех случаях (за редким исключением) торговые организации имеют дело с наличными денежными средствами.Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия предназначен
42. Особенности организации местного самоуправления в ЗАТО
42. Особенности организации местного самоуправления в ЗАТО Закрытым административно—территориальным образованием является территориальное образование, в пределах которого расположены промышленные предприятия по разработке, хранению и утилизации оружия массового
43. Особенности организации местного самоуправления в наукограде
43. Особенности организации местного самоуправления в наукограде Наукоград– городской округ с градообразующим научно—производственным комплексом, который представляет собой совокупность организаций, осуществляющих научную, научно—техническую, инновационную
4.3 Особенности увольнения руководителя организации
4.3 Особенности увольнения руководителя организации В отношении наемного руководства на фирме может вполне обоснованно возникнуть недовольство. Желание уволить руководителя организации на практике может быть вызвано, в частности, следующими
Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов
Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну
Глава 3 Организация документооборота в организации
Глава 3 Организация документооборота в организации 3.1. Организация документооборота Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.Порядок прохождения документов и
3.4. Систематизация и учет документов в организации
3.4. Систематизация и учет документов в организации Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает распределение и группировку исполненных документов в дела, устанавливает сроки
3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов
3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для
3.8.2. Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов
3.8.2. Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе. Однако технологическая система обработки и хранения конфиденциальных
3.8.3. Формирование и хранение дел конфиденциальных документов
3.8.3. Формирование и хранение дел конфиденциальных документов Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам.Вместе с тем, задачами систематизации и ведения дел являются
Глава 4 Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения и методические рекомендации по его применению
Глава 4 Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения и методические рекомендации по его применению Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с
2. Состав управленческих документов организации
2. Состав управленческих документов организации Распорядительные документы Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е., от вышестоящего руководства к подчиненным, от руководителя организации к структурным
7.2. Особенности организации оплаты труда государственных служащих Швеции
7.2. Особенности организации оплаты труда государственных служащих Швеции В шведской системе государственного управления за прошедшие десятилетия произошли значительные изменения. За последние 15 лет количество государственных служащих значительно сократилось.
Читайте также: