Логическое построение документов реферат
Обновлено: 07.07.2024
Формально-логическое построение текста деловых бумаг выявляет иерархию логики текста. Неизбежная иерархичность текстовой организации выражается в делении текста документа на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются. При разделении текстана рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1. Общие положения.
1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.
При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.
Заглавие документа – его обязательная принадлежность: Приказ,Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.
Только в деловой переписке не указывается название документа.
Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.
Формула содержательного заголовка представляет собой предложное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ? Например:
Об организации выездной торговли
о пожарно-охранной сигнализации объекта
В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется, однако необходим в коммерческой переписке:
О поставке груза по контракту № .
О запросе на поставку бензина А-92
Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например:
Журнал регистрации входящих документов
Протокол заседания Совета директоров
Договор аренды
Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.
Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части:
| Заголовочная часть документа | Адрес фирмы: улица, дом, город индекс, телефон/факс Вид документа Дата |
| Основная часть документа | Заголовок Текст Приложение |
| Оформляющая часть документа | Подпись, печать Виза Фамилия исполнителя, Его служебный телефон Отметка об исполнении |
При том, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, схема эта универсальна.
Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый аналитизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экспликация содержания – вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в последовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый аналитизм также выражается в использовании параллельных конструкций:
2.1. Заказчик обязуется.
2.2. Исполнитель обязуется.
В окружном суде рассматривалось дело Сидора Шельмецова, обвинявшегося в краже со взломом, мошенничестве и проживании по чужому паспорту. Прокурору удалось доказать вину подсудимого. С защитой выступал опытный адвокат, который, опуская факты, все больше напирал на психологию.
– Мы – люди, господа присяжные заседатели, будем же и судить по-человечески! – сказал между прочим защитник. – Прежде чем предстать пред вами, этот человек выстрадал шестимесячное предварительное заключение. В продолжение шести месяцев жена лишена была горячо любимого супруга, глаза детей не высыхали от слез при мысли, что около них нет дорогого отца!
О, если бы вы посмотрели на этих детей! Они голодны, потому что их некому кормить, они плачут, потому что они глубоко несчастны. Да поглядите же! Они протягивают к вам свои ручонки, прося вас возвратить им их отца.
И пошли плясать нервы N. ской публики! Послышались всхлипывания, кого-то уже вынесли из зала. А защитник продолжал:
– Знать его душу – значит знать особый, отдельный мир, полный движений. Я изучил этот мир. Изучая его, я, признаюсь, впервые изучил человека. Я понял человека. Каждое движение его души говорит за то, что в своем клиенте я имею честь видеть идеального человека.
Теперь уже все члены суда полезли в карман за платками. И даже прокурор, этот камень, этот лед, бесчувственнейший из организмов, беспокойно завертелся на кресле, покраснел и стал глядеть под стол. Слезы засверкали сквозь его очки.
А защитник все продолжал дрожащим голосом:
– Взгляните на его глаза! . Неужели эти кроткие, нежные глаза могут равнодушно глядеть на преступление? О, нет! Они, эти глаза, плачут! Под этими калмыцкими скулами скрываются тонкие нервы! Под этой грубой, уродливой грудью бьется далеко не преступное сердце! И вы, люди, дерзнете сказать, что он виноват?!
Тут не вынес и сам подсудимый. Пришла его пора заплакать. Он замигал глазами, заплакал и беспокойно задвигался.
– Виноват! – заговорил он.
И подсудимый рассказал, как было дело. Его осудили.
Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в неправильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты. В небольших по объему документах такие ошибки встречаются реже, однако именно в них со всей очевидностью проявляется роль абзаца в смысловом членения текста. Впрочем, в текстах любого стиля роль абзаца универсальна.
Мы знаем прекрасно силу агитации. В каждой победе, в каждой удаче сказывается уменье и сила нашей агитации.
Официально мы уже за рекламу взялись, редкое учреждение не помещает объявлений, не выпускает листовок и т. д.
Но до чего это неумело.
Вот передо мной случайный клочок объявлений:
Какая канцелярщина – извещает, доводит до сведения, объявляет.
Кто ж на эти призывы пойдет?!
Надо звать, надо рекламировать, чтоб калеки немедленно исцелялись и бежали покупать, торговать, смотреть!
Обычно думают, что надо рекламировать только дрянь – хорошая вещь и так пойдет.
Это самое неверное мнение.
Реклама – это имя вещи. Как хороший ученик создает себе имя, так создает себе имя и вещь. Увидев на обложке журнала “знаменитое имя”, останавливаются купить. Будь та же вещь без фамилии на обложке, сотни рассеянных просто прошли бы мимо.
Реклама должна напоминать бесконечно о каждой, даже чудесной вещи.
Конечно, реклама не исчерпывается объявлениями. Объявления – простейший вид. Реклама должна быть разнообразием, выдумкой.
Думайте о рекламе!
Нарушения в логической структуре высказывания проявляются и в подмене логического субъекта объектом:
Оборудование считается сданным Поставщиком и принятым Покупателем по качеству (сертификат качества). При этом упаковка и внешний вид продукции должны полностью соответствовать условиям настоящего контракта.
Вместо: Качество оборудования считается установленным, если наличествует сертификат качества.
При необходимости проверка продукции внешним осмотром может проводиться покупателем самостоятельно.
Вместо: Внешний осмотр продукции проводится покупателем самостоятельно.
Любое нарушение логической структуры высказывания предопределяет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение — однозначно руководить действиями людей.[2]
Языковая материя документа.
Особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски.
В языке деловых бумаг и документов широко используются:
· Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).
· Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).
· Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).
· Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не- (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).
· Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).
Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).
· Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).
· Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает. Коллегия не отклоняет. Ученый совет не отвергает. и т. п.).
· Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).
Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.
Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.
Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.
2. Три логических элемента построения документов
3. Введение
LOGO
Во введении излагаются причины и
непосредственный повод для
составления служебного документа.
В этой части нередко делают ссылки
на другие, ранее полученные
документы, послужившие основанием
для создания документа.
4. Введение
Форма приказа
о внесении изменений в структуру и штатную
численность предприятия
Наименование
Предприятия
ПРИКАЗ
00.00.00 №00
Москва
О внесении изменений
в структуру и штатную
численность аппарата
предприятия
В связи с ________________________________________________________
Основание
________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
внести в структуру и штатную численность аппарата предприятия следующие
изменения:
1.______________________________________________________
2.______________________________________________________
3.______________________________________________________
Директор предприятия
подпись расшифровка
подписи
Визы
LOGO
5. Доказательство
LOGO
Доказательство содержит изложение
существа вопроса.
Сюда же включаются ссылки на
законодательство, а также цифровые и другие
материалы, обосновывающие правильность
излагаемого вопроса.
Сложное доказательство обычно завершается
выводом.
Доказательства должны убедить адресат в
необходимости удовлетворения ходатайства,
просьбы или требования.
6. Доказательство
Выводы не являются отдельным
логическим элементом, так как они
примыкают к доказательству и
неотделимы от него.
LOGO
7. Доказательство
8. Заключение
LOGO
Заключение – главная логическая
составная часть, в которой
формулируется основная цель
документа, его ведущая мысль, просьба,
предложение, согласие, отказ.
Заключение в служебном документе
обязательно.
9. Заключение
10. Заключение
LOGO
По характеру содержания заключения
неодинаковы. Они делятся:
• Активное заключение точно указывает,
какое действие должен произвести адресат;
• Пассивные (описательные). Цель пассивного
заключения – уведомить адресат о какомлибо факте, обстоятельстве и т.д.
11. Активное заключение
прямое
В прямом активном заключении
адресат побуждается к
определенным действиям.
Прямое активное заключение
употребляется в приказах,
протоколах собраний, письмах,
телеграммах.
LOGO
косвенное
В косвенном активном
заключении действие возможно
или ожидается.
Косвенное активное заключение
употребляется в договорах,
инструкциях, положениях.
В служебной переписке лучше пользоваться активными
заключениями, имеющими более определенную форму.
12. Заключение
LOGO
В зависимости от содержания документа в
тексте применяется прямой или обратный
порядок расположения логических элементов.
В первом случае (прямом порядке) за введением
следуют доказательство и заключение.
При обратном порядке вначале излагается
заключение, за ним – доказательство.
Введения в таких документах нет.
13. Обратный порядок расположения логических элементов в документе
LOGO
•В обратном порядке излагают несложные
документы.
•Им следует пользоваться как можно реже. Дело в
том, что в заключении, если оно становится на
первое место, надо излагать всю сущность
вопроса и в последующей части текста дать
полностью его обоснование. Иначе документ
становится непонятным и читать его приходится
в обратном направлении (снизу вверх).
•Написать же заключение так, чтобы в нем была
полностью раскрыта цель составления
документа, довольно трудно.
14. Прямой порядок расположения логических элементов в документе
LOGO
Прямой порядок расположения логических
элементов более приемлем, особенно для
подготовки больших по объему документов.
Этого метода изложения должны
придерживаться составители документации
в вышестоящие и равные по положению
организации, предприятия и учреждения.
Тон документа должен быть корректным,
стиль документа сугубо деловым
15. Выводы:
LOGO
• Деление текста на логические элементы
является условным приемом, который
помогает выработать план документа и
последовательно изложить содержание.
• Нет надобности искусственно вводить в
текстовую часть все три элемента, так как
это приводит к созданию необоснованно
объемных документов.
Основные правила изложения материала и логического построения текста документа. Характеристика правил сокращений, написания чисел, названий учреждений, организаций, предприятий, должностей, званий и фамилий. Особенности отклонения от литературных норм.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Предмет | Делопроизводство |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Прислал(а) | Быков Николай |
| Дата добавления | 25.12.2009 |
| Размер файла | 30,4 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Роль служебного документа в управлении. Составление его и оформление. Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания документов. Виды редакторских правок. Оформление заявления, акта, докладной и служебной записок.
курсовая работа [451,8 K], добавлен 29.05.2015
Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официальных документов. Стандартизация некоторых принятых видов сокращений, написание дат в деловых документах.
реферат [23,6 K], добавлен 02.08.2013
Правила оформления реквизитов текста. Правила написания порядковых числительных в документах. Правила подготовки организационно-распорядительных документов. Формулировка записи в трудовой книжке. Основные документы, включаемые в состав личного дела.
контрольная работа [17,9 K], добавлен 04.03.2012
Структурные элементы делового документа. Требования ГОСТов к оформлению документов. Правила регистрации документов путем проставления индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Схема документооборота на предприятии.
контрольная работа [21,8 K], добавлен 16.11.2009
Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.
контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009
Классификация и основные виды служебных документов, разрабатываемых в воинских частях. Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем. Порядок подготовки служебных писем в пограничных органах: общие положения, адресат и заголовок.
курсовая работа [32,1 K], добавлен 27.04.2010
Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
Слайды и текст этой презентации
Логическое построение документов
Три логических элемента построения документов
Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа.
В этой части нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания документа.
Доказательство содержит изложение существа вопроса.
Сюда же включаются ссылки на законодательство, а также цифровые и другие материалы, обосновывающие правильность излагаемого вопроса.
Сложное доказательство обычно завершается выводом.
Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.
Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.
Заключение – главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ.
Заключение в служебном документе обязательно.
По характеру содержания заключения неодинаковы. Они делятся:
Активное заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат;
Пассивные (описательные). Цель пассивного заключения – уведомить адресат о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д.
В служебной переписке лучше пользоваться активными
заключениями, имеющими более определенную форму.
В зависимости от содержания документа в тексте применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов.
В первом случае (прямом порядке) за введением следуют доказательство и заключение.
При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним – доказательство. Введения в таких документах нет.
Обратный порядок расположения логических элементов в документе
В обратном порядке излагают несложные документы.
Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно становится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх).
Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно.
Прямой порядок расположения логических элементов в документе
Прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов.
Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации, предприятия и учреждения.
Тон документа должен быть корректным, стиль документа сугубо деловым
Деление текста на логические элементы является условным приемом, который помогает выработать план документа и последовательно изложить содержание.
Нет надобности искусственно вводить в текстовую часть все три элемента, так как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.
лексико-грамматических, композиционных и технических параметров.
1) устранить погрешности, оставшиеся после авторской доработки;
3) проверить фактический материал и избавить рукопись от неточностей;
В практическом редактировании, то есть конкретном воплощении
результатов редакторского анализа, обычно применяется выработанная
опытом система правки. Видный специалист по литературному
редактированию профессор К.И. Былинский выделил четыре основные вида:
Она является самостоят ельным видом редакторской работы. Ее следует
отличать от корректорской выч итки, которой заканчивается подготовка
обозначения и сокращения, привест и в единую систем у все ссылки и сноски
Правка-вычитка применяется при подг отовке к выпуску переиз даний, а
также документальных материалов разного характера. Этому виду правки
подвергаются: официальные материалы, произведения писателей-классиков,
Применяется, когда по тем или иным причинам необходимо уменьшить
Сокращению подвергаются такие тексты, в которых есть длинноты,
ненужные повторы, однотипные факты, мелкие подробности.
Иногда редактору бывает необходимо изложить материал на строго
установленном числе листов, строк или знаков (например, в энциклопедиях,
справочниках, периодических изданиях). Редактор должен оставить только
В сокращенном виде могут издаваться произведения классиков
литературы, изучаемые в средней школе, а также хрестоматии.
Такое исправление рукописи, которое позволяет считать ее
При правке-обработке используется весь комплекс операций:
уточняются фактические данные, исправляются композиционные недочеты,
устраняются логические неувязки и совершенствуется языковая сторона
произведения (устраняются все лексические и стилистические недочеты).
Все серьезные изменения, вносимые в текст редактором, необходимо
согласовать с автором. В ином случае, сотрудник обрабатывает материал
самостоятельно, стараясь сохранить авторский слог (стиль), исправляя
только то, что противоречит нормам языка и искажает мысль.
Применяется при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые
слабо владеют литерат урным языком. Правка-переделка широко
используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как
материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно
Разновидностью правки-переделки является так называемая
"литературная запись". Это запись рассказа бывалого человека о своей
жизни, работе, успехах. На основе этих рассказов литератор-редактор в
содружестве с автором-рассказчиком создает литературное произведение.
Или литературные работники сами подбирают литературный материал и
пишут необходимый текст, который согласуется с этим лицом. Если под
таким материалом подписывается не работник газеты, а лицо,
завизировавшее текст, то это называется "заавторством" ["ghost-writing"].
"Заавторство" выражается не только в том, что на основании
письменных материалов или устного рассказа статью пишет журналист, а
подписывает ее другое ли цо, но и в том, что он включает в нее свой взгляд на
вещи, выдает свое мнение за авторское, т.е. за мнение того, кто подписал
Редакционно-техническая обработка всех текстов издательского
оригинала пр и подготовке его к производству, в процессе которой устраня ют
орфографические и пунктуационные ошибки, устанавливают единообразное
написание сокращений, названий и других элем ент ов текста, проверяют
систему выделений, ссылок, правильность нумерации, обращают вним ание
редактора на незамеченные им см ысловые, фактические, стилистические
ошибки. Вычитку обычно осуществляет корректор-вычитчик или
Совокупность корректурных исправлений и сам процесс исправления
ошибок и устранения технических недочетов в корректурно м оттиске набора
и печатной форме, включающий чтение корректурных оттисков и
устранение ошибок наборщика, искажающих оригинал (пропуски,
Для документов официально-делового стиля комплекс мер, связанных с
редактированием, имеет специфику, которая определяется рядом факторов.
Первым из них является ч резвычайная многожанровость
функционального стиля, связ анная с функциональной дифференциацией
документов. Это, безусловно, сказывается на вариативности лингвистических
средств, которые в них используются. Словом, ред актирование ю ридических,
Читайте также: