Комплектование архивов электронными документами реферат

Обновлено: 05.07.2024

История и практика архивного дела и делопроизводства

М ассовый переход в работе учреждений и организаций на электронный документооборот актуализировал вопросы приема электронных документов (ЭД) в государственные и муниципальные архивы. Их решению архивисты уделяют первостепенное внимание, в том числе в рамках Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве [1] .

С 2006 г. приступили к сбору электронных версий описей, утвержденных ЭПК ГАРФ; позднее к ним добавились внутренние описи. Описи конвертировались в формат Microsoft Access как вручную, так и с помощью специально разработанного онлайн-конвертера архивных и внутренних описей. Теперь требование передавать в государственные и муниципальные архивы вместе с контрольными экземплярами описей их электронные версии, на необходимость которого неоднократно указывал ГАРФ, закреплено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015) [5] .

Изучение того, как компьютерные технологии внедряются в организациях – источниках комплектования ГАРФ и какие машиночитаемые документы должны поступить на постоянное хранение, началось еще в 1990‑е гг. Тогда предполагалось, что их прием можно ожидать в 2000 г., поскольку срок временного хранения машиночитаемых документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации составлял 5 лет [6] . В период с 1994 по 1999 г. ГАРФ трижды проводил анкетирование организаций – источников комплектования [7] . Последнее из них показало, что в организациях было много разнообразного программного обеспечения, как готового, в том числе адаптированного под их нужды, так и разработанного самостоятельно или под заказ, а документы и базы данных создавались и хранились в форматах этих программ. Проблему пестроты программного обеспечения и форматов несколько нивелировал тот факт, что в электронном виде были представлены в основном проекты документов, программы и базы данных в сфере управления (бухгалтерия, кадры, делопроизводство), однако встречались и базы данных по основной деятельности. Электронные документы хранились в специальных архивах (службах, магнитотеках) в 11 организациях, среди них значились и ведомства, у которых в настоящее время такой архив отсутствует.

Примечательно, что из 56 организаций, принявших участие в анкетировании, 43 предпочли бы распределенное (в организации) хранение ЭД постоянного хранения, пять высказались за централизованное хранение в государственном архиве, три поддержали оба варианта и пять воздержались. Современный опыт показывает, что организации предпочитают в основном передавать ЭД на постоянное хранение в ГАРФ.

В 2014 г. практика изучения ЭД в делопроизводстве и архивах организаций приняла новую форму. ГАРФ пришел к решению одновременно с паспортизацией (она проводится в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [8] раз в три года) запрашивать информацию о наличии систем электронного документооборота (СЭД), в том числе выведенных из оборота; информационных систем (баз данных, реестров и др.) постоянного хранения, не являющихся СЭД; наличии ЭД постоянного хранения в других форматах; использовании информационных систем в кадровой и бухгалтерской работе, причем с указанием объемов и временных рамок ЭД и информационных систем. Интерес к СЭД объясняется тем, что они могут являться источником пополнения информационно-поисковой системы по фондам ГАРФ (на уровне документа) и фонда пользования на документы на бумажном носителе, принимаемые в ГАРФ.

Отметим, что во многих случаях заполнение формы сведений для делопроизводственной и архивной служб организаций оказалось достаточно сложной задачей из-за неподготовленности сотрудников в области информационных технологий и малом участии в их внедрении. Если же предоставление сведений поручалось IT-специалистам и сотрудникам структурных подразделений, то при их консультировании приходилось разъяснять основы архивного дела и делопроизводства, смысл данной работы. Компьютерная неграмотность архивистов и архивная – IT-специалистов, отсутствие вовлеченности архивов и делопроизводственных служб в информатизацию организаций приводило как к отказу от предоставления сведений, так и к ошибкам в заполнении формы.

С учетом того, что для ГАРФ эта работа оказалась первой после анкетирований 1990‑х гг., сведения, полученные в ходе паспортизации 2015 г., носили скорее справочный характер, но и они дали необходимое представление о масштабах и объемах внедрения информационных технологий в организациях, что впоследствии оказалось крайне востребованным, в том числе при разработке предложений по проектированию создаваемого в рамках строительства филиала ГАРФ в Обнинске Центра хранения электронных документов.

По итогам консультаций и анализа сведений стало понятно – апробированную форму надо перерабатывать, что и было сделано. Перед рассылкой в 2018 г. расширенная указаниями по заполнению форма прошла дополнительную апробацию в нескольких ведомствах. В результате в ней осталось пять частей и 44 вопроса (в 2015 г. было три части, 17 вопросов). Среди новых выделим вопросы о наличии электронного фонда пользования, возможности выгрузки электронных документов, электронных образов документов и метаданных к ним, их передачи в ГАРФ.

Сведения про ЭД запрашивались по состоянию на 1 декабря года проведения паспортизации и не ограничивались завершенными делопроизводством ЭД и базами данных, хранящимися в архиве организации. Это связано с необходимостью своевременного учета ЭД и информационных систем в ведомствах, изучения тенденций информатизации организаций и проведения подготовительных мероприятий по обеспечению их сохранности: экспертизе ценности, подготовке к передаче в ГАРФ документов постоянного хранения и сохранению доступа в течение установленных сроков к документам временного хранения.

Анализ полученных сведений показал, что действующие ЭД и информационные системы постоянного и долговременного (по личному составу) хранения за 1900 [*] –2018 гг. имеются в 42 организациях. Их общий объем 143,28 Тб в 200 197 ед. хр. В 17 организациях хранится 21 Тб электронных документов и сведений из информационных систем и баз данных за 1992–2018 гг. в 367 609 ед. хр., завершенных делопроизводством. По личному составу, как правило, имеются сведения в бухгалтерских и кадровых программах, но в архив организации они поступают уже на бумаге.

Завершенные делопроизводством документы хранятся в 15 организациях, девять из которых сообщили, что могут осуществить выгрузку документов и сведений из БД для передачи в ведомственный архив или ГАРФ. Четыре организации отметили наличие самостоятельного архива ЭД, но в основном документы и БД хранятся в структурных подразделениях. Форматы хранения как исходные, так и определенные ведомствами для выгрузки данных.

В архивах 77 организаций имеются различные информационные системы – как самостоятельные (17 организаций), так и СЭД и модули к ним (67 организаций), содержащие сведения за 1935–2018 гг. В основном охват документов частичный, но 14 организаций указали, что имеется информация по всем архивным документам, а 17 – отметили возможность подготовки сведений к передаче в архив.

Электронный фонд пользования в графических и текстовых форматах создан в 67 организациях, причем на документы начиная с 1935 г. Полностью оцифрованы архивные документы в девяти организациях; в двух отмечена привязка всех образов к описям дел.

СЭД есть в 113 организациях, при этом в двадцати в систему включены документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения только в электронном виде. В 61 СЭД прикрепляются электронные образы документов; в 74 – принципиально поддерживается возможность выгрузки ЭД, электронных образов документов и метаданных к ним. Следует отметить, что в ряде федеральных органов исполнительной власти в СЭД имеются организационно-распорядительные документы, оформленные и подписанные исключительно в электронном виде, перевод которых в электронную форму не был согласован с Росархивом, как того требуют Рекомендации 2011 г. [9] В 32 организациях существуют СЭД, выведенные из эксплуатации или использующиеся в справочно-поисковых целях.

По сравнению с 2015 г. объем электронных документов и информационных систем постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вырос на 28 Тб.

Сразу же было принято решение, что два экземпляра будут храниться раздельно на двух территориях архива с применением бесконтактных технологий. В 2008 г. в этих целях Росархивом для ГАРФ были приобретены два комплекта роботизированных библиотек для установки на Б. Пироговской улице и Бережковской набережной. Однако пока ГАРФ обсуждал с Росстатом вопросы передачи ЭД ВПН‑2002 (количество экземпляров, подтверждение их аутентичности, упорядоченное состояние согласно архивной описи), последний бросил все ресурсы на проведение Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 г.

Тем временем ГАРФ разработал требования по описанию электронных документов. Особое внимание в них уделялось предисловию к описи: оно должно было отражать историю бытования ЭД (кто, когда, зачем и как их создавал, использовал и хранил), процесс подготовки документов к постоянному хранению (этапы подготовки, конвертирование и формирование дел и др.), структуру и форматы архивных электронных документов, электронных дел для их использования и обеспечения доступности при хранении. Так, в предисловии аутентичность графических образов переписных листов была подтверждена Росстатом описанием процесса создания и передачи образов от территориальных органов в ГМЦ Росстата (с приложением требований локального нормативного акта) и пояснением, что в файлах электронных пачек переписных листов имеется журнал операций с образами и соответствующей пачкой.

Что касается формы описи, то разработчики предусмотрели в ней избыточный объем информации с тем, чтобы ее можно было перерабатывать под обновляемые требования без обращения к документам. К описи прилагается удостоверяющий лист – перечень файлов с контрольными характеристиками (объем, хеш-суммы), датой и временем последнего изменения и форматами файлов.

Данные формы описей использовались в ГАРФ с 2010 по 2017 г. Затем в соответствии с приложением № 24 Правил 2015 г. форма описи была изменена (см. форму № 1). Она стала проще; ее единственное отличие от таблицы описи управленческой документации лишь в том, что вместо количества листов указывается объем в мегабайтах. В итоговой записи вместе с объемом в мегабайтах также приводится объем в байтах, а при необходимости в гигабайтах и терабайтах.

Также изменилась форма удостоверяющего листа (см. форму № 2). Он стал теперь приложением № 1 к описи и удостоверяет документы с контрольными данными в электронной форме. К ним относятся: реестр файлов / документов, структура каталогов, файл проверки контрольной суммы. Контрольные суммы в реестрах файлов и файлах проверки контрольных сумм вычисляются в двух форматах – SHA‑1 и SHA‑2 256/SHA‑2 512, в удостоверяющем листе – в SHA‑2 256/SHA‑2 512. Формат SHA‑1 используется для быстрых проверок как уникальный идентификатор файла / документа, поскольку высчитывается быстрее и имеет меньшее количество знаков в хеш-сумме. Реестры файлов / документов и файлы проверки контрольных сумм остаются в электронном виде в связи с большим объемом сведений (для Всероссийской переписи населения 2016 г. для их хранения на бумажном носителе потребовалось бы отдельное хранилище); сами реестры адаптированы для использования в информационных системах архива, а файлы контрольных сумм – для незамедлительного использования.

Реестр файлов содержит сведения о файлах (путь, название, объем в байтах, дата и время последнего изменения, контрольные суммы, форматы, ПО, примечания), а реестр документов – путь и название файла + хеш-сумму, название документа, дату документа, аннотацию (при наличии), иные сведения, зависящие от вида документа и формата файла. Структура каталогов отображает схему каталогов на носителе и количество файлов в каждом из них. Файл проверки контрольных сумм составляется автоматически программами расчета этих сумм и выглядит следующим образом: [хеш-сумма] [разделитель] [путь к файлу / заголовок файла]. Первые три описи электронных дел прошли утверждение ЭПК ГАРФ в 2010 г. В 2012 г. утверждена опись графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г.; ЭД по описи поступили в архив, завершив десятилетнюю эпопею. В настоящее время прием ЭД осуществляется на физически обособленных носителях (CD, DVD-дисках, HDD) в двух экземплярах. На оптический носитель данные записываются на минимальной скорости, не занимая его полностью; опознавательные надписи и наклейки на него не наносятся. Ведомство оформляет только вкладыши и чехлы носителей. Сотрудники ГАРФ при приеме проверяют носители на наличие дисков в боксах, соответствие их количества описи, читаемость путем копирования данных на служебный компьютер. Затем проверяются скопированные документы на целостность и аутентичность путем проверки контрольных сумм. Электронные дела, скопированные на носители ГАРФ и прошедшие проверку на соответствие описи и удостоверяющему листу, становятся третьим экземпляром.

При приеме ЭД личного происхождения (аудиовизуальных, литературных произведений и др.) все экземпляры документов и носителей создаются сотрудниками ГАРФ. От фондообразователей документы поступают, как правило, в одном экземпляре, часто с повреждениями носителей или сложностью с воспроизведением. В таких случаях проводятся работы по восстановлению доступа к документам. Например, было осуществлено конвертирование видеозаписей из формата DVD-video в форматы AVI и MP4 одновременно из фонда писателя, политзаключенного, правозащитника А.Г. Матвеевича.

Форматы приема ЭД зависят от нескольких факторов. Во-первых, это сам исходный формат документа, его распространенность. Во-вторых, возможность фондообразователя подготовить электронный документ, базу данных к передаче зависит от лицензионных ограничений на используемое ПО, а также от наличия специалистов и документации на ЭД и информационные системы, что позволяет выполнять необходимые процедуры. Так, Фонд взаимопонимания и примирения смог подготовить и передать в ГАРФ учетно-поисковую базу не только в исходном, но и в оговоренном с архивом формате с ограниченным объемом сведений, а также в виде виртуальной машины, что дало возможность ГАРФ после упразднения Фонда в сжатые сроки описать и принять на хранение около 500 тыс. дел на бумажном носителе претендентов на получение денежной компенсации и их наследников, одновременно выполняя поступающие социально-правовые запросы. Но есть и противоположные примеры, в частности, Регистрационная палата в период своей деятельности подготовила и передала базы данных государственных реестров в конвертированном формате, однако в ходе работы ликвидационной комиссии была осуществлена выгрузка баз данных лишь в исходном формате.

Отметим, что с 2000‑х гг. в ходе работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных министерств и ведомств начали выявляться документы на электронных носителях преимущественно временного хранения и в небольших объемах. При обнаружении ЭД постоянного хранения (например, Единого государственного реестра сертификатов ключей подписей удостоверяющих центров за 2006–2011 гг. в виде электронной таблицы) их можно было распечатать и включить в традиционную опись документов на бумажной основе. Подобным образом поступили с названным Реестром, включив его отдельным делом в фонд Федерального агентства по информационным технологиям. В 2014 г., после упразднения Министерства регионального развития Российской Федерации, возникли новые проблемы в комплектовании ГАРФ электронными документами. На этапе упразднения министерства выяснилось, что ряд документов постоянного хранения, в частности поручения Правительства Российской Федерации и документы по их выполнению, с середины 2008 г. на бумагу не выводились и доступны по 2013 г. в СЭД организации, а за 2014 г. и вовсе оказались утраченными из-за работ по ее модернизации и сбоев в новой системе. С учетом лицензионных ограничений министерство смогло организовать выгрузку и передачу только базы данных СЭД без программного обеспечения.

Опыт ГАРФ показывает, что сохранение электронных документов в упраздняемых организациях затруднено ограниченным сроком работы и недостаточным финансированием ликвидационных комиссий, увольнением специалистов, работавших и обслуживавших ЭД и информационные системы, сложностью и дороговизной самих технологий и процедур по подготовке документов к передаче на государственное хранение. Именно поэтому ГАРФ сейчас сосредоточен на раннем выявлении электронных документов и информировании ведомств о необходимости заранее готовить процедуры и принимать меры по обеспечению сохранности их цифрового наследия. Новые перспективы в работе с источниками комплектования откроет ввод в действие Центра хранения электронных документов в г. Обнинске. Во-первых, продолжится совершенствование нормативной базы, которая должна обеспечить правовую среду функционирования Центра. Во-вторых, появится возможность хранить электронные документы не на полке, а в полноценной среде, обеспечивающей сохранность, использование и их введение в научный оборот (пока же использование ЭД ограничено техническими возможностями архива). В-третьих, материально-техническое и программное обеспечение Центра позволит совершенствовать пути приема электронных документов как по сетям связи, так и из различных систем электронного документооборота, что становится актуальной задачей.

Список литературы

Олейников О.В. Перспективы комплектования ГАРФ документами в электронном формате // Государственный архив Российской Федерации: 10 лет работы (1992–2002): сб. ст. / отв. ред. С.В. Мироненко. М., 2002. С. 34–42.

[7] Подробнее см.: Олейников О.В. Перспективы комплектования ГАРФ документами в электронном формате // Государственный архив Российской Федерации: 10 лет работы (1992–2002): сб. ст. / отв. ред. С.В. Мироненко. М., 2002. С. 34–42.

[10] См.: Собр. законодательства Российской Федерации. 2002. № 47. Ст. 4679.

Все виды безбумажного документооборота, создание электронного архива.

Внедрение СЭД, ЭДО, кадрового ЭДО, создание электронного архива.

Электронный документооборот – все более популярная форма процессов, связанных с ведением документации, во многих организациях. При этом сотрудники непросто иногда отправляют документы таким образом, они ежедневно используют на своих рабочих местах большую часть функционала систем ЭДО. В процессе ЭДО имеется одно (заключительное) звено, которое во многих организациях зачастую не развито в нужной мере, за что сегодня многие уже расплачиваются, сталкиваясь с хаосом – это проблема хранения накопленных документов.

Далее мы поговорим об электронном архиве, его преимуществах перед бумажным, об организации такого вида архива в части информационных технологий, особенностях учета документов в нем и многих других аспектах. Отметим, что данная статья написана, основываясь не только на опыте использования, но и на опыте внедрения систем ЭДО и электронных архивов, поскольку наша компания уже много лет предлагает на российском рынке свои услуги в этой области.

Проблемы бумажного архива документов

Бумажный архив по сей день сохраняется во многих организациях и имеет массу недостатков, которые легко решить внедрением электронного хранения документации (при этом, перевод бумажного архива в цифровую форму – сама по себе огромная проблема).

Описание и последствия

Данная проблема зачастую возникает и до передачи документов в бумажный архив и после долгого хранения, а также в процессе релокации архива

Скорость поиска документа

Как правило, поиск документов очень трудоемкий процесс, особенно, если речь идет о поиске документа двадцатилетней давности, а локаций бумажного архива несколько, и находятся они в разных городах

Стоимость аренды помещения для хранения

Наряду с огромным количеством документов приходит необходимость их где-то хранить, но не у всех учреждений есть свободные помещения для организации бумажного архива. В этом случае аренда дополнительных помещений – дорогостоящая, но все же необходимость.

Возможность работать в документе совместно

Зачастую существует необходимость работы с одним документом нескольким сотрудникам удаленно, что невозможно, используя бумажный носитель без перевода его его в цифровой формат

При изменении архивного документа, а такие случаи тоже встречаются, особенно когда проводится изменение в приказе по личному составу или отпускам, нет возможности хранить историю изменений этого документа, кроме как завести повторный бумажный бланк

Отчетность – достаточно трудоемкий процесс, а при отсутствии быстрого доступа к единому электронному архиву, он затягивается на длительный срок

Зависимость от ЧС

Пожар или затопление архива грозит тем, что часть данных на бумажных носителях может быть утеряна и не подлежать восстановлению. Резервных копий документов на бумажных носителях, как правило, не предусмотрено

Эти и другие недостатки стандартного архива делают его ведение устаревшим процессом, который давно пора заменить электронным архивом.

Что такое электронный архив и каковы его преимущества?

Электронный архив представляет собой хранилище, в котором из ЭДО или прочих цифровых источников поступает поток документации, который по определенным правилам разбивают, организуя учет и архивирование документов

Правила регламентируются организацией, ее локальными нормативными актами и ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.

Организация архива электронных документов:

Локальный архив – хранение документов в электронном виде на сервере пользователя;
Облачное хранилище – хранение документов в электронном виде на стороннем сервере и организация доступа через Интернет;
Хранилище системы ЭДО и архива – хранение документов у провайдера ЭДО. Организация и доступ оговариваются с провайдером.

Преимуществами электронного архива являются:

Простота и скорость работы с архивом, обусловленные доступностью любого документа за любой период в несколько кликов. Все документы хранятся в единой базе.

Быстрый ответ на требования налоговой. Облегчается и ускоряется поиск документов для ответа на многочисленные требования проверяющих органов.

Подтверждение ставки НДС 0%. Подтверждать обоснованность льготного налогообложения, в том числе ставку НДС 0%, становится проще Надежность и безопасность. Организация электронного архива происходит таким образом, что доступ на запись и изменение файлов, по сути, имеет только автоматизированная система, а пользователям доступно только чтение документов. Хранение документации выполняется на носителе информации, с которого создаются резервные копии на других носителях, при этом сервера должны находиться на разных (физически) машинах. Если каким-то образом сгорит или будет затоплен один сервер, то всегда есть его резервная копия, которую нетрудно было сделать. Также отсутствует возможность несанкционированного доступа к данным, поскольку работает система разграничения доступа и прав.

Эффективность работы. Архив электронного вида позволяет не только структурировать, но и сортировать документы относительно явных признаков, например, дата, наименование и пр.

Отсутствие необходимости в помещениях. В отличие от архива с бумажными носителями с ростом электронного архива не требуется расширения помещений, а значит компания получает большую экономию, сумму которой можно рассматривать как часть прибыли при переводе с бумажного варианта архива на электронный.

Рис.1 Схема цифрового архива

Создание электронного архива: поэтапный план

Продумывание этапов и четкое следование плану по организации архива в электронном формате поможет выявить основные потребности к самому архиву и всей системе в целом. Нижеперечисленные пункты обязательно должны входить в этапы планирования перехода на электронный архив.

Определение функционала системы. На первом этапе необходимо определиться с требованиями к системе, а именно – какие действия должна выполнять сама система, откуда будут поступать данные, способ хранения, функционал пользователя и пр. На этом этапе формируется представление о системе в целом.

Анализ деятельности компании или определение видов бумаг под хранение. Выявление видов бумаг, которые подлежат оцифровке в первую очередь. Формирование понимания потоков документации.

Планирование приоритета блоков по внедрению. На этом этапе определяется очередность реализации блоков электронного архива. Зачастую блоки представляют собой поэтапное введение видов документов.

Анализ существующего бумажного архива. Пересмотр правила принятия документации в архив. Определение системы учета и оформление описей. Оцифровка бумажных носителей. Данный этап подразумевает постепенное сканирование имеющегося архива при необходимости. Обычно оцифровка архива проводится за последний год, т.к. вероятность использования таких документов при работе высока.

Введение оцифрованных данных. Заключительный этап, позволяющий ввести необходимые данные в систему и начать работу.

Данный перечень не конечен, каждая организация ввиду своих особенностей может изменить или дополнить план другими этапами.

Комплектование архива и организация работы с электронными документами в нем

Существует огромное количество нормативных документов, которые определяют понятие электронного документа и регламентируют взаимодействие с системой их оборота. Чтобы не разбираться во всех тонкостях, а также сэкономить массу времени на организации электронного архива, обратитесь в компанию, которая предоставляет услуги по ЭДО, ведь процесс этот потребует не только экспертных знаний по внедрению и анализу системы документооборота, но и человеческих ресурсов – сотрудников, наполняющих архив. Наша компания предоставляет услуги по настройке безбумажного документооборота на предприятиях любого масштаба, к которым относится и внедрение системы управления электронным архивом.

Перед передачей документов в электронный архив проводится экспертиза ценности этих документов, что также регламентировано. Критериями такой экспертизы можно считать возможность обеспечения продолжительного хранения, способ содержания, степень сохранности и пр.

Основным этапом комплектования архива является запись упорядоченных документов на электронные носители. К предъявляемым требованиям в этой области может относиться соответствие определенным форматам записи файлов или их шифрование, применение лицензионного ПО, соответствие ГОСТу и другие требования.

Заключительным этапом является проверка носителей с записанными файлами, создание на них соответствующей документации и направление в архив для хранения.

Рис.2 Способы комплектования архива

Особенности учета электронных документов в архиве

Учет электронных документов ведется в определенных единицах – делах. Каждое дело получает свой учетный номер, который является частью шифра. Шифр и некоторые учетные данные могут быть нанесены на вкладыш футляра цифрового носителя. Архивный шифр должен содержать:

Номер архивного фонда;
Номер описи дел;
Номер единицы хранения согласно описи.

Вкладыш цифрового носителя должен содержать:

Наименование компании;
Наименование подразделения;
Тип экземпляра;
Номер описи;
Дата записи на электронный носитель;
Отметки об ограничении доступа.

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 регламентирует правила, по которым электронные документы направляются в архивную библиотеку. Согласно этому ГОСТу установлена необходимость создания описи, в которой будут перечислены документы, входящие в определенное дело. Такая опись прикладывается к делу, и по ней может осуществляться поиск для дальнейшей обработки документов или утилизации. Описи необходимо объединять в реестр описей, что также способствует быстрому поиску нужной документации.

Любая передача документов в архив должна быть отражена в учетной книге поступления носителей, и факт хранения должен быть отражен в книге учета единиц хранения (дел). Все эти и другие записи могут производиться также в электронном виде. Это позволяет полностью автоматизировать архив, как в сочетании с системой ЭДО или СЭД, когда вся документация, включая документы бухгалтерского учета, поступает в уже отсканированном виде, и ее нужно только поместить в архив, так и в сочетании с ручной оцифровкой документации, что, конечно, менее эффективно, но все равно не мешает использовать все преимущества электронного архива, которые были описаны выше. В заключение отметим, что внедрение безбумажного документооборота подразумевает создание электронного архива.

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах[1].

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей[2], метаданные электронного документа[3] – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

[2] Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.

[3] Метаданные – информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.).

[4] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Комплектование архивов электронными документами ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Федеральным архивным агентством разработаны рекомендации по подготовке перечней документов, создаваемых исключительно в электронном виде при организации внутренней деятельности. Подготовлены изменения в правила делопроизводства, более точно учитывающие особенности электронного документооборота, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации [2] . Осуществляется мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот.

Разработка комплекса нормативно-методических документов по комплектованию государственных архивов электронными документами продолжается.

Предметом комплектования государственных архивов электронными документами является не только организационно-распорядительная документация, но и многочисленные и разнообразные документы, размещенные в Интернете. Уже сегодня практически каждое государственное учреждение или организация, а также многочисленные негосударственные организации и предприятия и миллионы частных лиц имеют свои сайты. Тестовая и аудиовизуальная информация, содержащаяся на этих сайтах, — ценнейший исторический источник, без которого история наших (и, конечно, будущих) дней будет неполной. Долг современных архивистов сохранить наиболее значимую часть этой информации, хотя бы имеющуюся на официальных сайтах.

В ряде стран электронные документы уже образовали значительные комплексы в составе архивов. Имеется опыт создания специальных архивов электронных документов, например, UK Web Archive в Великобритании, Центральный государственный электронный архив Украины, Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (осуществляющий, наряду с другими функциями, хранение электронных документов) и др.

Комплектование государственных архивов электронными документами становится одной из актуальнейших задач архивного дела во всем мире ("https://referat.bookap.info", 9).

Обеспечение сохранности электронных документов. Обеспечение сохранности поступивших в архив электронных документов имеет три аспекта.

Во-первых, физические носители этих документов подвергаются, как и все носители документов, отрицательным воздействиям, угрожающим сохранности этих документов. Для того чтобы исключить или, по крайней мере, минимизировать эти воздействия, необходимо соблюдение установленного для них режима хранения.

Этот режим включает поддержание оптимальных температурно-влажностных параметров, защиту от электромагнитных воздействий и т. д.

Во-вторых, устаревают технологии закрепления и воспроизведения машиночитаемой информации, исчезают устройства, позволяющие извлечь эту информацию. Например, вся информация, сохраненная на перфокартах и перфолентах (если она не была своевременно переведена на магнитные диски или пленку) в настоящее время не может быть прочитана, так как не сохранилось компьютеров третьего поколения [5] . Еще хуже обстоит дело с информацией, записанной на этих компьютерах на магнитные носители. Поэтому важнейшей задачей хранителей машиночитаемых документов является своевременный их перевод на современные носители.

В-третьих, на возможность сохранения электронной информации влияет устаревание программного и аппаратного обеспечения электронных документов, в результате которого постепенно исчезают или становятся малораспространенными ранее использовавшиеся форматы файлов. Особенно это касается так называемых проприетарных (т.е. лицензированных фирмами-разработчиками и не находящихся в свободном доступе) форматов. Уже сейчас некоторые электронные документы утрачены безвозвратно, потому что программ (текстовых редакторов), при помощи которых их можно было бы прочесть, просто не сохранилось.

Наиболее успешно на сегодняшний день проблема долговременного хранения электронных документов решена в Национальном архиве Великобритании. Совместно с технологической консалтинговой компанией Tessella архив разработал программу The Safety Deposit Box (SDB), которая позволяет хранить цифровую информацию в течение длительного периода времени, независимо от изменений в технологии. Эта программа используется в архивах многих стран.

Другим путем обеспечения долговременной сохранности электронных документов можно считать создание онлайн-реестра файловых форматов. Такой реестр разработан Национальным архивом Великобритании совместно с Институтом технических исследований штага Джорджия (Georgia Tech Research Institute) и NARA.

Вопросы программного обеспечения долгосрочного хранения электронных документов рассматриваются также архивами Российской Федерации и стран СНГ.

Читайте также: