История возникновения документа реферат

Обновлено: 25.06.2024

Содержание

Работа содержит 1 файл

Развитие понятия.docx

Список использованных источников и литературы: 37

Введение

Мы каждый день сталкиваемся с десятками различных документов, даже зачастую не задумываясь об этом. Мы даже не подозреваем о том, что многие из наших привычных вещей являются документами. Поэтому меня заинтересовал вопрос определения понятия самого документа как такового, что именно (предмет, явление или что-то еще) можно считать документом, а что нет. Цель работы – показать развитие понятия документа. Для выполнения данной цели необходимо решить следующие вопросы:

При написании данной работы мною были использованы источники разного рода: федеральные законы и подзаконные акты, монографии, периодические издания, а также ресурсы сети интернет.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Коммуникация является необходимым условием существования человеческих общностей, начиная от самых малых и заканчивая такими, как нации, государства.

Ученые выделяют четыре типа коммуникации: материальную, генетическую, психическую и социальную. Социальная коммуникация представляет собой движение смыслов, т.е. знаний, умений, стимулов, эмоций, в социальном времени и пространстве. При этом участники коммуникационного процесса – отправитель (коммуникант) и приемник (реципиент) – преследуют три основных цели: познавательную, побудительную и экспрессивную.

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка.

Трудно было также и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в этот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи во времени играли старики, самые опытные члены общества. А наиболее важные исторические факты люди запоминали в песнях. Тем более что появление речи привело к развитию системы индивидуальной памяти человека, позволяющей сохранять объективные знание (мифы, общественные нормы, опыт и т.д.) для передачи следующему поколению.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки внимания у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами.

Необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом сыграло палеолитическое искусство в виде резьбы по кости и дереву. Позже появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, украшения, орнаментированные изделия. Они подготовили следующий качественный скачок в развитии человеческой цивилизации.

Этот новый этап был связан с появлением письменности, ознаменовавшим переход человечества к первой в его истории информационной технологии. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств. С помощью графических знаковых систем стало возможным не только отделить информацию от субъекта, но и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. информация на материальном носителе, документ. Устная информация тоже передается материальной, энергетической средой – акустическими колебаниями. Однако продолжительность существования такой информации определяется всего лишь временем ее передачи.

Таким образом, документ появился как дополнение к звуковой речи, как средство общения людей, как объект социальной коммуникации, обусловленный необходимостью запечатления и передачи информации во времени и пространстве.

Появление документа явилось важнейшим условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации. Документирование стимулировало производство и накопление в больших объемах целесообразной информации, обусловило качественные изменения в управлении хозяйственно-экономическими и общественно-политическими процессами. История последних тысячелетий наглядно продемонстрировала цивилизационные преимущества тех народов, которые сумели создать развитые системы документирования информации.

В документоведческой науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы инфомационно-документационной деятельности.

Файлы: 1 файл

текст.doc

Важнейшей среди названых функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействия на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется как доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Одним из важнейших проявления человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Коммуникация является необходимым условием существования человеческих общностей, начиная от самых малых и заканчивая такими, как нации, государства.

Ученые выделяют четыре типа коммуникации: материальную, генетическую, психическую и социальную. Социальная коммуникация представляет собой движение смыслов, т.е. знаний, умений, стимулов, эмоций, в социальном времени и пространстве. При этом участники коммуникационного процесса – отправитель (коммуникант) и приемник (реципиент) – преследуют три основные цели: познавательную, побудительную и экспрессивную 1 .

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка.

Трудно было также и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладает ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи во времени играли старики, т.е. самые опытные члены общества. А наиболее важные исторические факты люди запоминали в песнях. Тем более, что появление речи привело к развитию системы индивидуальной памяти человека, позволяющей сохранять объективное знание (мифы, общественные нормы, опыт и т.д.) для передачи следующему поколению.

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом сыграло зародившееся еще около 35 тыс. лет назад палеолитическое искусство в виде резьбы по кости и дереву. Спустя примерно 5 тыс. лет появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, украшения, орнаментированные изделия. Они подготовили следующий качественный скачок в развитии человеческой цивилизации.

Этот новый этап был связан с появлением письменности, ознаменовавшим переход человечества к первой в его истории информационной технологии. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств 4 . С помощью графических знаковых систем стало возможным не только отделить информацию от субъекта, но и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. информация на материальном носителе, документ. (Устная информация тоже передается материальной, энергетической средой – акустическими колебаниями. Однако продолжительность существования такой информации определяется всего лишь временем ее передачи).

В документоведческой науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Содержание работы

1 Этапы возникновения и развития документов………..……………………. 4

2 Распорядительный документ - приказ . 13

3 Процедура составления и оформления распорядительных документов….15

5 Приказ в кадровой документации……………………………………………17

Список использованных источников и литературы ………………………..…24

Содержимое работы - 1 файл

история документов.docx

1 Этапы возникновения и развития документов………..………… …………. 4

2 Распорядительный документ - приказ . . 13

3 Процедура составления и оформления распорядительных документов….15

5 Приказ в кадровой документации…………………………………………… 17

Список использованных источников и литературы ………………………..…24

1 Этапы возникновения и развития документов

Можно выделить основные этапы возникновения и развития документов :

1) Период феодальной раздробленности (XI - XV вв.)

В период феодальной раздробленности делопроизводство фиксируется на бересте, а позднее на пергаменте. Документировалось купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; грамоты при отпуске на свободу и др. Договора 911, 945 гг. свидетельствуют об определенных правилах существовавших уже в то время.

Работу с документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками. В этот период накапливаются традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения - подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа - черновик и беловик.

2) Приказное делопроизводство (XVI - XVII вв.)

Все документы (XVI - XVII вв.). пишутся сплошным текстом, набор реквизитов не регламентируется законом, но есть устная традиция. Ведением делопроизводства занималась система государственных органов сформировавшаяся к тому период. Документировалось следующее:

Царские указы: появляются в 16 веке. Это распорядительные документы адресуются нижестоящим организациям. Начинаются с дат, также в них указывается лицо и его титулы. Указ состоял из 2ух частей (суть вопроса и действия по данному вопросу.)

Грамоты : строились как царский указ (титулованные от кого кому основная часть с обоснованием и постановлением, заключение - что сделать)

Наказы: начинались с даты и преамбулы

Память: служебные документы, ссылаются на царские указы или грамоту. Как напоминание по какому-либо вопросу.

Сказки: включали в себя свидетельства, показания(клятва верности)

Кабальные : содержали подробную суть вопроса. Все они имели подписи свидетелей. содержали кто составлял, кто переписал, кто за него подписался, могут быть пометы(когда заключена, и что было потом)

3) Коллежское делопроизводство XVIII в.

Челобитная (1723 г.):в ней излагалась суть прощения.

Рапорт (1730 г.) и Статистические описания городов

Генеральный регламент (1721г.): появляется протокол

Донесения : от нижестоящих к вышестоящим. Экзекуция (донесение об исполнении поручения). Промимории - организации находящиеся на одном уровне ведения - если учреждения не связаны.

Выросла роль внутренней документации, с появлением регистратуры. используются бух. Ведутся ведомости, регламенты структур, ревизии. Появляются формуляры для метрических книг:

Вид: все документы имеют названия отдельной строкой или объединяются с адресом.

Автор: постепенно отделяется от текста. указывается в начале и конце (подпись).Особая подпись у титулованных особ.

Адресат: если раньше документы были адресованы царю, то теперь и организациям. Также выделяется отдельно на строке. Титул включается наряду с должностью, указывалось наличие наград.

Дата: обычно указывалась дата составления в начале или в конце одной строкой. (м/ч/г). Затем дата выделяется и становится над текстом (середина 18) слева, в отметках об отправлении документа, дата получения и регистрации(сверху на лицевой стороне)

Подпись: все документы подписываются автором. Скрепа секретаря указывала на правильность документа и закреплялась печатью. Законодательно запрещается уничижительная форма подписи (раб твой = твой покорнейший слуга,1701 г.) состав подписи: чин и должность.

Печать: большая, государственная печать, (орел двуглавый) и малая (Андреевский крест и начальные буквы императора). Печати городские имели герб города, государственные учреждения (центральные - герб России и наименование учреждения, городские - свои герб) печать делалась в присутствии 2 лиц.

Резолюция: (Разрешить, Отклонить, к сведению, к делу), писали её под текстом, подписью

отметки на документе: у левого края после даты, подписи. О получении, о характере, заверительная отметка об исполнении или регистрировании номера (входящие - слева, исходящие - по середине…над или под адресом)

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Например, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений.

Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:

это может быть отдельный документ;
система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности);
вся совокупность разнообразных систем документации, т. е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Юридическое понятие документа — составленный в порядке, предусмотренном законом, удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т.п.), подтверждающий право на что-либо (диплом, завещание и т.п.) или носящий служебный характер. То есть, форма удостоверения событий и фактов в виде письменного акта.

Криминалистическое понятие документа – объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т.п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.

История развития документов

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны.

Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись).

Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система).

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.

Развитие письма: 1 - древнеегипетские иероглифы, 2 - синайское иероглифическое письмо, 3 - финикийские буквы, 4 - греческий алфавит

1. Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.

2. Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).

3. Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).

С течением времени древние системы письменности вытеснялись и заменялись другими.

документ – материальный объект;
документ – носитель информации;
документ – документированная информация.

Функции документов

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются функции общие и специальные. Общие функции – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Общие функции документов

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);
оперативную (текущую);
перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), характеризующую количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Специальные функции документов

Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.

Читайте также: