Информационная структура управленческого решения реферат
Обновлено: 05.07.2024
Тема работы актуальна тем, что в современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Целью работы является выявление необходимости информации при принятии управленческих решений.
Содержание работы
Введение
1 Информация как основа разработки управленческих решений
2 Классификация управленческой информации
3 Источники информации и схемы информационных потоков
3.1 Источники информации
3.2 Информационные потоки
4 Структура информационных связей в процессе разработки управленческих решений
5 Основные требования к содержанию информации
5.1 Содержание информации
5.2 Качество информации
5.3 Информационные ограничения
Заключение
Список литературы
Задача
Содержимое работы - 1 файл
Упр.решения.docx
В настоящее время, все большая доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.
3.2 Информационные потоки
При передаче информации из одного отдела в другой, из одной организации в другую образуются информационные потоки.
Информационные потоки – это потоки данных, передаваемых материальными носителями, то есть с помощью разного рода коммуникаций (почты, телеграфа, радио и телефона, телефакса, спутниковой связи, электронной почты, компьютерной сети и т.д.) 3
Обычно выделяют три вида информационных потоков, касающихся положения предприятия. Прежде всего, это внутрифирменная информация: портфель заказов, состояние запасов, отчетная документация, которая крайне важна для организации и должна постоянно обновляться. Эта информация ретроспективна, выражена количественно, но она не оказывает решающего влияния на стратегическое управление.
Информация, извлекаемая извне, по сути, внешняя информация. Сюда относят сведения о проектах конкурентов, рыночных исследованиях, каталогах поставщиков и потребителей, профессиональных салонах-выставках. Данная информация нуждается в особой обработке, так как, отражая внешнюю сторону дела, она может сильно отличаться от реального положения, скрываемого конкурентом.
Наконец, информация, которая исходит от самого предприятия. В принципе, предприятие обычно закрыто для внешнего наблюдения, оно старается контролировать свой имидж. Информация, которая может быть получена на рынке – из специальной прессы, исследований конъюнктуры, банков данных и др. – обычно очень важна, но так как она в той или иной мере формализована и стандартизирована, то не совсем доступна. Намного интереснее в стратегическом плане информация, доступная в силу официальных или неофициальных связей.
Схема маркетинговой информационной системы
4 СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СВЯЗЕЙ В ПРОЦЕССЕ РАЗРАБОТКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
При подготовке управленческого решения выработка возможных вариантов должна согласовываться также и с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.
Отношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других – условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих – смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами – договорные отношения).
Прямой и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.
Если управляющая система регламентирует поведение предприятия только в случае соответствия его состояния определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие ИП. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие ИП можно разделить соответственно на нормативные и методические.
5 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ИНФОРМАЦИИ
5.1 Содержание информации
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
5.2 Качество информации
К качеству информации предъявляются определенные требования, прежде всего требование о том, чтобы она удовлетворяла пользователей информации, иначе говоря, была полезной.
Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:
- уместность и своевременность информации – способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;
- достоверность информации – гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;
- сопоставимость информации – возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;
- доступность и понятность информации – представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;
- конфиденциальность информации – строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером. 6
Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие уровни управления.
5.3 Информационные ограничения
Информация необходима для рационального решения проблем. Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.
Если информацию получить по приемлемой цене непросто, но такая возможность скоро появится, самое правильное для руководителя – отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что время не является критическим фактором, и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от принятия более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода и издержки по большей части субъективно оцениваются руководителем, что, в особенности, относится к оценке руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения улучшений.
Однако ограничения временных и интеллектуальных возможностей менеджера в плане усвоения и использования все большего количества информации должны, в конечном счете, сделать покупку дополнительной информации экономически нецелесообразной.
Управление производством представляет собой замкнутый цикл последовательных этапов решения управленческих проблем. В ходе производственного процесса постоянно возникают эти проблемы в области технологии производства, психологических или экономических аспектов взаимоотношений в производственных коллективах, в области финансов, материально-техническом обеспечении производства, сбыте продукции и других. Основанием для обнаружения управленческой проблемы является информация о состоянии всех участков деятельности производственной системы. Отсутствие четко налаженной информации о функционировании всех участков производства не позволяет своевременно выявить возникшие недостатки в работе и выработать решение по их ликвидации. Вот почему современное управление производством требует совершенных информационных систем, основанных на компьютерных технологиях.
1. Информация, необходимая для принятия решений.
Информационные потребности организации и содержание ее информационной деятельности определяются информационной структурой решений, принимаемых в звеньях иерархии управления.
Так, для принятия решения необходима информация, содержащая сведения:
• цели и задачи организации;
• критерии деятельности объекта;
• состояние объекта управления;
• механизм функционирования, тенденции развития объекта;
• альтернативные стратегии деятельности;
• возможные альтернативы решения;
• последствия реализации альтернатив;
• механизм выбора лучшей альтернативы.
Для адекватного обеспечения процесса управления необходимой информацией на основе принятых информационных моделей создаются соответствующие информационные системы, т. е. системы сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.
Ограничения при анализе инфы. Типы процедур для передачи информации.
Важнейшая функция организации - анализ сложного комплекса информации о своей среде,т. е. отбор и интерпретация объективных данных, которые расширят пространство возможных решений.
В связи с этим выделяют ограничения, относящиеся:
• к первоначальным вложениям (затратам): - материальным; - нематериальным;
• использованию этих затрат;
• самой системе информации, т. е. объективно существующим способам:
- получения; - отбора; - интерпретации;
• взаимоотношениям организаций друг с другом.
Внутриорганизационная информация формирует систему представлений, необходимых при принятии решения и предназначенных для того, чтобы донести в концентрированной форме сигнал о комплексе взаимоотношений других организаций. Организация добивается этого, сводя сигналы воедино в рамках двух типов процедур.
Первый тип - кодификация, т. е. перевод совокупности установленных и отобранных данных на язык, доступный для всех участников. Кодификация определяет требуемое качество и выполняет двойную функцию - обобщить относящиеся к делу данные в форме, доступной пониманию участников, и уменьшить число данных, облегчив тем самым их использование.
Второй тип - организационные схемы, которые нацелены на то, чтобы представить саму структуру организации и, следовательно, дать образ отношений между участниками. Такие схемы могут быть представлены в виде:
• "дерева" (описывает структуру с многочисленными иерархическими уровнями и их взаимосвязями);
• сетевой схемы, представляющей отношения между участниками вне критериев иерархии, в частности по взаимозависимости их функций; • системы отношений взаимного сцепления (построенных как звенья в цепи), где структурные группировки сформированы в зависимости от сходных признаков участников, например от их местоположения.
- ситуация на рынке, при которой информация доступна только некоторым, а не всем, участникам рынка.
Обязанность правительства состоит в преодолении информационной асимметрии, установлении системы лицензирования, квалификационных тестов, контроля, в преследовании мошенничества, лживой рекламы и т.п.
26. Характеристика основных этапов процесса принятия УР.
Сбор и анализ информации о ситуации, требующей решения.
сбор максимально достоверной и полной информации, используя несколько источников. Затем количественную составляющую всего информационного объёма необходимо превратить в качественную.
Конкретизация целей.
Руководитель должен уметь выявлять приоритетные цели, в соответствии с которыми выделяются механизмы, ресурсы и факторы, которые влияют на ситуацию.
3.Этапы принятия УР были бы неполны без разработки оценочной системы.
У каждого руководителя свой подход к оценке ситуации и свои критерии принятия управленческих решений, основанные на опыте и знаниях.
4. Анализ ситуации позволяет установить определённые факторы, имеющие влияние на эту ситуацию.
5. Диагностика ситуации (этап как одна из составляющих анализа ситуации).
Устанавливается важность проблемы, исследуется возможность влияния этой проблемы на производственные процессы. Для принятия правильного управленческого решения эта диагностика должна быть адекватной.
___________________________________________
27. Этап идентификации проблемы
- важный и сложный этап процесса принятия решений.
Прежде чем ситуация обернется проблемой, менеджер должен знать о несоответствии между желаемым и действительным положением дел, оказаться в условиях, требующих определенных действий, и иметь необходимые ресурсы.
Для того, чтобы определить наличие несоответствия между желаемым и действительным, менеджерам необходимо сравнить текущее состояние дел с определенным стандартом или нормой. В качестве такого стандарта можно использовать показатели эффективности работы за прошлые периоды.
В общем, менеджер не станет характеризовать ситуацию как проблемную, если он чувствует, что обладает достаточными полномочиями, бюджетом, информацией и др. необходимыми ресурсами для решения проблемы.
Содержание
Прикрепленные файлы: 1 файл
Информ обесп управленческих решений -.doc
В современных условиях мирового социально-экономического развития особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.
Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы.
Актуальность данной темы обусловлена необходимостью развития практики исследования, разработки, внедрения и оценки эффективности мер по совершенствованию информационного и технического обеспечения системы управления организации.
Быстрое и повсеместное распространение современных информационных и коммуникационных технологий вторгается в информационную сферу, затрагивая такие основополагающие для всех видов человеческой деятельности процессы, как производство, обработка и передача информации.
В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами.
В современных условиях нередко базой управленческих решений является неполная и несвоевременная информация. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности за счет совершенствования информационного обеспечения управления становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом.
Для совершенствования процесса управления, а также его оптимизации создаются информационные системы.
Предмет исследования – информационные потоки как основание для принятия управленческих решений.
Цель работы предполагает решение следующих задач:
- рассмотреть теоретические аспекты информационного обеспечения управленческих решений;
Цель и задачи работы предопределили ее структуру: введение, три главы, заключение, список использованных источников.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
Информация есть знание об особом факте, событии или ситуации. Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать и решать проблемы. Они зависят от информации. Люди имеют обыкновение думать об информации не больше, чем они думают о воздухе, для того, чтобы дышать. Информация существовала повсюду, она была свободной и люди пользовались ею для своих нужд.
Наиболее примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям.
Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как ею распорядиться. Сама по себе она стоит немного. Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента 1 .
Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.
Статическое состояние информации связано с ее более или менее длительным организованным хранением и накоплением в базе данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного класса задач информация, записанная на машинных носителях и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.
Динамическое состояние информации - это ее движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.
В деятельности крупных организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть.
1.2. Управленческая внутрифирменная информационная система
Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит их трех основных элементов:
- технические средства обработки информации (компьютеры);
- внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);
- собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.
Создание ВИС базирует на следующих принципах 1 :
- унификация и многократность использования информации, что позволяет существенно сократить дублирование и ограничить количество используемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использования информации;
- совместимость (техническая, программная, организационная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее функционирования и снижающая затраты на создание и модернизацию;- многовариантность расчетов в процессе подготовки и принятия управленческих решений, дающая возможность их оптимизации.
Проектирование, создание и использование в организации внутрифирменной информационной системы направлены на достижение следующих важнейших целей:
- автоматизация административно- управленческого труда на основе использования информационной технологии;
- повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации;
- создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, такт и в децентрализованном режимах;
- непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.
К основным функциям ВИС можно отнести следующие виды задач, решаемых в организации с их помощью:
- определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема;
- разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
- определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию;
- координация всех работ по информационному обслуживанию;
- автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.
Читайте также: