Характеристика внутренней системы информации в организации реферат

Обновлено: 07.07.2024

Для современных организаций характерна высокоэффективная внутренняя система информации, основанная на использовании новейших технологических средств. Она состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управляющие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании о использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на использовании электронно-вычислительной техники.

Повышение эффективности информационных систем достигается путем сквозного их построения и совместного употребления, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное и полное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить число показателей, уменьшить объем информационных потоков. Информационное обеспечение предполагает предоставление пользователям сведений, необходимых для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации — Поведение соответствующих административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка — сложные факторы повышения эффективности производства. Большую роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача в требуемой форме; производство новой числовой, графической иной информации.

В 80-е годы был осуществлен переход от отдельных управленческих информационных систем к единой внутренней системе сбора, разработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей руководителей на всех уровнях внутрихозяйственного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления и получению информации & кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки.

Основные принципы и цели внутренней системы информации: определение требований к ее содержанию и характеру в зависимости от целей организации;

выработка системы хранения, использования, предоставления информации в условиях централизованного и децентрализованного управления;

определение потребностей в технических средствах (в том числе в компьютерной технике) организаций в целом и каждого производственного подразделения;

разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

автоматизированная обработка и выдача текстовой информации; обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках организации в целом и ее отдельных подразделений;

автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами внутренней системы информации являются: Координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных подразделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по организации в целом;

Определение основных направлений системы сбора, обработки и ; хранения первичных данных; определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Уровень потребности каждого руководителя в необходимой ему информации — трудная задача, решение которой зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Внутренняя система информации выполняет следующие функции:

определение потребностей каждого руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью;

определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого менеджера для обеспечения необходимой информацией;

централизованное планирование затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;

обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60−70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим «хранителем… Читать ещё >

значение во внутрифирменной системе информации

Внутрифирменная система информации ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Информация — сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях и т. д. ), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом [4, c. 133−136].

Виды информации на предприятии

Информацию, которая поступает к руководителю (менеджеру) или в орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация — это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т. д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами.
2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.
3. Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.
4. Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.
5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т. д.
6. Правовая, общественно — политическая, природоохранная и др.

По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени конфиденциальности — для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности — достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

По назначению — оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

По возможностям закрепления и хранения — фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности — основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная — облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) — несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.

По полноте — частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная — дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.

По предназначению — универсальная — необходима для решения любых проблем; функциональная — для решения родственных проблем; и индивидуализированная — для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению движения — входящая и исходящая.

По способам распространения — устная, письменная и комбинированная информация.

В соответствии с порядком предоставления — по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.

По способам воспроизведения — визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация.

Нужно также отметить, что для руководителей высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

Руководитель должен также иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных [26, "https://referat.bookap.info"].

Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово — хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятие в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

· По форме отображения (визуальная, аудиовизуальная, смешанная) По форме представления (цифровая, буквенная, кодированная) По роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная) По качеству (достоверная, ложная и т. д. ).

По возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная) По степени обновляемости (постоянная, переменная) По степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая) По источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя) По степени преобразования (первичная, производная, обобщенная) По виду носителя По времени поступления (периодическая, постоянная, случайная) и т. д.

Большое внимание должно уделяться со стороны менеджера вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки, а также построению на предприятии информационных систем [4, c. 140−141].

Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управления, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

· По обработке информации (централизованные и децентрализованные) По степени охвата информации (комплексные, локальные) Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные предназначены для определенных функций управления.

В последнее время при построение информационных систем стали выделять бэк — офисную и фронт — офисную информацию. Бэк — офисная — такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт — офисная — такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Информация является одним из важнейших факторов, определяющих качество и эффективность принимаемых руководителями решений.

14,2% руководителей считают поступающую информацию полностью соответствующей предъявляемым к ней требованиям, при этом меньше всего удовлетворены качеством информации заместители директоров: всего 505 считают получаемую информацию достаточной, столько же указывают на то, что она слабо обработана и часто несвоевременна. Это — одна из наиболее низких оценок среди руководителей всех уровней. Кроме того, на этот уровень управления идет много ненужной, а иногда и необъективной информации.

Правильность и эффективность принимаемых решений зависят не только от объемов и качества информационного обеспечения и квалификации руководителей, но и от того, хватает ли им времени на качественный анализ поступившей информации.

Информационную перегрузку испытывают (субъективно) лишь 9.5% руководителей. Информационные перегрузки у руководителей высших звеньев, в частности у начальников управлений и заместителей директоров, у которых она в 1,5−2 раза выше средних показателей.

Недостаточная информационная обеспеченность процесса принятия стратегических решений приводит к тому, что руководители меньше, чем следовало бы, участвуют в этом процессе [5, c. 122−127].

Существенную роль в принятии решений играет научно — техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм — конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

· Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системе информации, основанной на использовании новейших технических средств.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой фирме; производство новой числовой, графической и иной информации.

Система внутренней маркетинговой информации - это совокупность постоянно функционирующих приёмов и ресурсов, предоставляющих текущую информацию о событиях, происходящих внутри фирмы.

Внутренняя информация делится на первичную и вторичную.

Первичная - собирается специально для конкретных маркетинговых потребностей (обследования, опросы).

Вторичная - собирается фирмой не для маркетинговых нужд, а для других целей (бухучёт, оперативная информация и т.п.). Однако эти данные могут быть использованы маркетинговой службой в своих целях.

Среди источников внутренней информации выделяют: статистическую и бухгалтерскую отчётность, материалы ранее проведенных исследований, данные заявок, заказов, договоров, поступающие сведения и т.д.

Основное назначение системы внутренней информации заключается в отслеживании внутренних возможностей фирмы по созданию удовлетворения потребителей.

Система внешней информации

Система внешней маркетинговой информации - это совокупность постоянно функционирующих приёмов и ресурсов, предоставляющих текущую информацию о событиях, происходящих во внешней среде фирмы.

В системе внешней информации выделяются источники:

1. общей маркетинговой информации;

2. узкопрофильной маркетинговой информации.

Во внешней информации выделяются два самостоятельных направления:

1. Открытая информация, то есть публикация, которыми может воспользоваться любая заинтересованная в получении каких - либо данных фирма или её маркетинговая служба.

В некоторых существуют бюро (службы) вырезок, которые собирают и систематизируют всю печатную продукцию, а также радиотелеинформацию ведущих стран мира.

При всей ценности внешней информации следует иметь ввиду, что содержащиеся в ней сведения доступны практически всем и поэтому не дают существенных преимуществ. Это, так называемые, "жёсткие" информационные маркетинговые сведения.

В большинстве случаев возможность получить информацию, которой нет у конкурентов, или обогнать их в её получении, обеспечивает предприятию стратегические преимущества. Такие информационные данные называются "мягкими".

Задание: сделать реферат по управлению персоналом за 2 дня, красиво оформить. Сколько стоит реферат пишите точно.

Первый раз заказывала работу, очень довольна автором. Отзывчивая и приятная девушка. Работу сделала раньше срока. Легко идет на контакт и всегда согласна на доработку даже того, о чем Вы первоначально не сказали. Я всем совету данного автора.

Кадровая политика в американских компаниях обычно базируется на примерно одинаковых принципах.
Общими параметрами при подборе кадров являются:
Кадровая политика американских компаний строится на принципе индивидуализма и четком разделении труда. Система управления ориентирована на индивидуальную ответственность сотрудников.
Руководящие кадры в фирме назначаются. Ориентация ведется на узкую специали.

Мотивация персонала в организации необходима в том случае, если эффективность снижается. Персонал работает до тех пор, пока чувствует контроль со стороны руководителя. Как только контроль ослабляется, требуется мотивация. Актуальность мотивации во все времена достаточно высока. Работник не готов стимулировать себя самостоятельно на эффективный труд. Стремление к труду необходимо поддерживать всеми.

Главная Лента заказов Рефераты Управление персоналом Характеристика внутренней системы информации в организации

Читайте также: