Государственная канцелярия вкл реферат

Обновлено: 05.07.2024

В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто нарушаются.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме (см. “Методы связей с внешним миром”), то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Типы документов, классификация и их взаимосвязи

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

•Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Изучение государственных организаций является составной частью исследования государственности, социально-политической и экономической истории страны. В Великом княжестве Литовском канцелярия была создана при Витовте (1392-1430). С возникновением канцелярии при великом князе создается архив. С конца XV в. появляются копийные книги, составившие Литовскую Метрику — основу государственного архива ВКЛ. В копийные книги вносилась основная масса документов, изготавливавшихся в великокняжеской канцелярии – таким образом осуществлялось страхование документов на случай утери и при выдаче их частным лицам, и создавался архивный фонд.

Содержание работы

Введение 3
Глава 1. Создание и деятельность канцелярии Великого княжества Литовского 7
Глава 2. Виды документирования 12
Глава 3. Архив великокняжеской канцелярии (Литовская Метрика) 20
Заключение 32
Список литературы 34

Файлы: 1 файл

ОРГАНИЗАЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.doc

В 1786 году во время нахождения Метрики в Варшаве под руководством Адама Нарушевича была выполнена работа по приведению книг Метрики в порядок (книги за XV—XVI вв., включая немногие сохранившиеся подлинные книги XVI в., и подлинные книги XVII—XVIII вв.). Книги были вновь переплетены, снабжены новыми реестрами содержания (представляющими собою в книгах за XV—XVI вв. транскрипцию русских реестров буквами польской азбуки), расположены в определенном порядке и перенумерованы. В таком упорядоченном виде они сохранились до взятия А.В.Суворовым Варшавы в 1794 г. (группировка и нумерация книг были несколько изменены комиссией, работавшей над Метрикою в 1835—1837 гг. (во время нахождения Метрики в Петербурге)). 29 октября 1794 г. некоторые материалы Литовской Метрики начали перевозить из Варшавы в Вильнюс. Однако через месяц А.В.Суворов получил императорское распоряжение, чтобы все общегосударственные политические и общественные архивы были перевезены в Санкт-Петебург. Для разбора поступивших материалов была создана специальная комиссия из представителей Сената и Коллегии иностранных дел (1796─1798 гг.). Коллегии иностранных дел были переданы материалы по внешней политике и международным отношениям (в том числе и Книги посольские XV—XVII вв. Литовской Метрики). Все архивные материалы, которые касались внутренних дел Польско-Литовского государства, в том числе и основная часть Литовской Метрики, были переданы в III департамент Сената.

Согласно акту о разделе Польско-Литовского государства от 26 января 1797 г. в 1799 г. большая часть Коронной Метрики, а также 29 томов книг-копий Литовской Метрики латинским алфавитом (копия 70-х гг. XVIII в.) и

несколько оригиналов книг и актов Литовской Метрики были переданы Пруссии. Позже, согласно Тильзицкому договору 1807 г., эти материалы были возвращены Варшавскому герцогству, а теперь они хранятся в Главном архиве древних актов в Варшаве (AGAD). 65

В 1803 г. в составе III департамента Сената был создан специальный отдел под названием ”Метрика присоединенных провинций“. 66 Делались попытки архивного описания их в практических целях.

Выборочно, используя регистры XVIII в., были составлены ”Генеральная опись“ отделов ”Книги Записей“ и ”Книги Судных дел“ в 15 томах, алфавитные указатели к отделу ”Книги Публичных дел“, опись к люстрациям и инвентарю государственных владений. 67

В 1808 г. большая часть оригиналов документов, в том числе акты общегосударственного значения и международных договоров была передана в Депо манускриптов при Императорской публичной библиотеке (теперь ─ Отдел рукописей Государственной публичной библиотеки имени М.Я.Салтыкова-Щедрина). Материалы Литовской Метрики, которые касались вопросов внешней политики и международных отношений и с 1798 г. хранились в Коллегии иностранных дел, были перевезены в Московский главный архив Коллегии иностранных дел, переименованный в 1834 г. в Московский главный архив Министерства иностранных дел (МГАМИД). 68

В 1817 и 1828 г. были сделаны попытки составить новую опись материалов Литовской Метрики. В 1835─1838 гг. специально созданная комиссия провела пересистематизацию и упорядочение этих материалов: все пробелы на листах книги были перечеркнуты, чтобы в будущем в документы не вносились подложные тексты; листы были заново пронумерованы, книги прошнурованы и скреплены заверительной записью о количестве листов в данной книге и печатью комиссии; оригиналы документов, находящиеся в связках, а также акты были переплетены в книги, которые составили новый раздел Литовской Метрики под названием ”Новые книги“.

Все материалы Литовской Метрики комиссия 1835 г. поделила на 12 видовых груп. За основу нового раздела было принято деление, проведенное комиссией 1796 г., и по аналогии с делением Коронной Метрики ─ по названию некоторых ее книг. 69

В 1887 г. Литовская Метрика была передана в Московский архив Министерства юстиции (МАМЮ). При перемещении материалов Литовской Метрики оригиналы древних актов, имеющих политическое значение, были выделены в Государственное архивохранилище хартий, рукописей и печатей (так называлось созданное в 1851 г. отделение Оружейной палаты, которое с 1882 г. находилось в подчинении МГАМИД). На основе дополненной описи, сделанной комиссией 1835─1838 гг., в 1887 году С.Пташицким было опубликованно ”Описание книг и актов Литовской Метрики“.

В 1952 г. в ЦГАДА была проведена новая нумерация единиц хранения фонда ”Литовская Метрика“. Деление книг на отделы (т.е. систематизация по ”Описанию“ С.Пташицкого) перестало быть основой архивного учета. В исторической литературе это деление еще сохраняется, однако в последнее время ученые уже переходят к использованию сквозной нумерации книг Литовской Метрики. 70

Изготовление копий было вызвано заботой о предотвращении дальнейшего изнашивания подлинных книг. По мнению М.Бережкова в книгах-копиях изредка встречаются и прямые ссылки на изношенность и неисправность переписываемого подлинника. Состояние книг-копий конца XVI в. исследователи определяют как состояние хорошей сохранности.

В последнее время подготовлено к изданию и опубликовано сорок три книги Литовской Метрики XVI в., одна книга XVII в. и две книги XVIII в. Публикацией книг Литовской Метрики занимаются ученые четырех стран: Литвы, Беларуси, Украины и Польши. Работа ведется в шести научных учреждениях: Институте истории Литвы (опубликовано восемнадцать книг записей, шесть книг публичных дел, две посольские книги и одна книга переписей), Вильнюсском университете (шесть книг судных дел), Институте истории Белорусской национальной академии наук (пять книг записей, книга судных дел, книга публичных дел, книга переписей), Белорусском национальном архиве (книга записей), Институте истории польской академии наук (книга записей и книга сиггилат), Острожском отделе Института археографии и исследования исторических источников им.М.Грушевского Украинской национальной академии наук (книга записей и книга переписей). 71 Список изданных книг Литовской Метрики пополняется ежегодно.

При публикации Литовской Метрики издатели опираются на описание С.Л.Пташицкого (Описание книг и актов Литовской Метрики, составил метрикант С.Л.Пташицкий, Санкт-Петербург, 1887). Книги и документы, входящие в фонд Литовской Метрики, отнесены автором к одному из десяти разделов классификации.

Книги записей.
Книги судных дел.
Книги публичных дел.
Книги переписей.
Посольские книги.
Книги сигиллат.

В каждом из разделов нумерация книг начинается с № 1. Поскольку в Российском государственном архиве древних актов принята сквозная нумерация книг, книги при публикации обозначаются двумя номерами (на корешке переплета): верхний номер - номер РГАДА, нижний номер - номер книги, указанный в каталоге С.Л.Пташицкого. 72

Некоторые из опубликованных книг Литовской Метрики:

Оригинал ”Выписки из посольских книг“, до нас не дошел. Первая посольская книга 1497─1500 гг. была возвращена еще в 1635 г., а остальные, как и Выписка, попали в состав Литовской Метрики, вместе с которой, после III-го раздела Польши, были перевезены в Россию в конце XVIII в. В настоящее время рукопись Выписки конца XVI в. продолжает храниться в составе фонда Литовской Метрики (ф.387. оп.1 д.587). 73 На внутренней стороне верхней крышки переплета приклеен лист с печатным текстом на латинском языке, определяющем принадлежность рукописи в конце XVIII в. к архиву Великого княжества Литовского, а точнее ─ Метрики Литовской: ”Stanislaus Augustus Rex haec Magni Ducatus Litvaniae Acta publica viccissitudin temporum dispersa colligi lacera innovari corrosa transcribi atque ex loco squallido in conclavi aedium Reipablicae collocari providentia ac beneficetia sua fecit A.D. M.DCC.LXXXVI. Cancellariatu Alexandri Principis Sapieha procancellariatu Joachimi Comitis Chreptowicz cura & labore Adami Naruszewicz Magni Ducatus Litvaniae notarii“. Переплет рукописи № 587 ─ картон в коже, сделан в Польше во время известной реставрации книг Метрики Литовской под руководством писаря Великого княжества Литовского ─ Адама Нарушевича (1784─1786). На корешке тиснение золотом: ”Acta Mag. Duc. Litv.“. 74

Книга № 560 (Книги переписи № 3) хранится в Российском Государственном Архиве древних актов в Москве. По общей валовой нумерации Фонда № 389 ”Литовская Метрика“ (оп.1, ч.1, д.560) принадлежит к так называемому Разряду IV ”Книги переписи“, который был извлечен среди других разрядов этого корпуса источников еще в первой половине XIX в. и закреплен описанием Станислава Пташицкого. 75

Материалы Книги № 560 являются интересным и важным источником по истории права, так как иллюстрируют юридические нормы, которые использовались во время демаркации 1542 г.; по исторической географии Западных Беларуси и Литвы, а также Латвии (на страницах книги отражены многие географические (гидрологические) объекты, характеристика которых является ценной информацией для современных экологических исследований, так как дает возможность сопоставить состояние гидрологии XVI в. с современной ситуацией). Важными являются результаты анализа текста Книги с точки зрения истории белорусского языка (в книге значительное место занимает запись свидетельств местных жителей XVI в., а также показаны нормы делового старобелорусского языка).

Книга № 560 является копией, сделанной в конце XVI в. ─ начале XVII в.в. После того, как неизвестный нам дьяк переписал книгу (почерк I), другой служащий Канцелярии ВКЛ Адам Матеевич Пашкевич сделал свои правки и пометки (почерк II_пм). В дальнейшем книгу-копию ревизировал инстигатор ВКЛ Миколай Мархач-Пузелевский, который был номинирован на свою должность 24.06.1604 г. 76

Материалы Метрики № 44 позволяют пролить свет на финансовую политику ВКЛ во время Инфлянтской войны (1558─1583 гг.), функционирование государственных учреждений, в первую очередь, скарба, развитие землевладения. Данные книги могут быть использованы при изучении кодикологии, дипломатики, генеалогии и исторической географии ВКЛ. Материалы включают дарственные на земли и население представителя местной власти, виленского воеводы, пана Миколая Яновича Радзивилла.

Сведения Метрики ВКЛ 44 неоднократно использовались учеными при изучении политических и социально-экономических процессов в ВКЛ. 15 документов книги были опубликованы (1 из них ─ частично), причем 7 из них ─ от 2 до 4 раз. 77

В книге 46 Метрики ВКЛ записаны копии документов, выданных в 1562─1565 гг. из канцелярии великого князя литовского Жигимонта Августа. Эта книга Метрики создана в то время, когда канцлером ВКЛ был Миколай Янович Радзивилл (и одна из последних, которые велись в великокняжеской канцелярии во время его канцлерства). Она была переписана, как и другие ранние книги Метрики, в конце XVI в., оригинал ее не сохранился.

Трижды менялась нумерация книги-копии: в описании канцелярских книг 1623 г. она значилась под № 66, в XVIII в. в Варшаве и позднее в Санкт-Петербурге ─ под № 107, в описании у С.Л.Пташицкого ─ под № I.А.46. Теперь книга хранится в Москве в Российском государственном архиве древних актов (РГАДА, ф.389, ед.х. № 6). 78

Хронология создания оригинальной книги ─ это даты копирования документов в тетради. Копийная книга Метрики 46 состоит из 6 тетрадей. Их нумерация отсутствует. Тетради в основном по 8 листов, или по 4 листа ”in folio“. 79

Библиотека публикуемых книг Литовской Метрики быстро растет. Существуют и другие опубликованные книги.

Канцеля́рия Великого княжества Литовского (от позднелат. cancellarius — писарь) — государственное учреждение Великого княжества Литовского, документационно обеспечивающее функционирование центральных органов власти и управления.

По мнению белорусского историка Александра Груши, уже в начале XVI века в канцелярии существовало разделение на русский и латинский отделы, сформированные по языковому признаку. С 1696 года делопроизводство велось на польском языке.

В каждом отделе были свои писари и секретари. После введения должности подканцлера канцелярия стала делиться на большую (главную) и малую. Подобное деление не было утверждено организационно, а было связано с разделением канцелярских книг между канцлером и подканцлером. Печатари хранили не только книги, которые вели сами, но и канцелярские книги своих предшественников [1] .

Порядок работы канцелярии в общем виде был следующим: по поручению канцлера или подканцлера документ готовился любым из писарей, находящихся в канцелярии, после документ подтверждался большой или малой печатью, после чего текст документа копировался в книгу, которая велась при подтвердившем документ печатаре [1] .

С конца XV века канцелярия стала выполнять также функции, не связанные с документационным обеспечением, — она выполняла функции посольской службы и государственной почты. Кроме того, сотрудникам канцелярии часто поручали работать ревизорами, мерниками, комиссарами, выполнять другие поручения властей. Канцелярия являлась единым исполнительным органом государства, но только техническим, так как собственных управленческих решений она не принимала. Тем не менее, она являлась государственным органом управления княжества. Работники канцелярии составляли интеллектуальную элиту государства. Они были редакторами Статутов Великого княжества Литовского, а также постановлений Сейма и Рады. Печатари занимали одно из ведущих положений в общественной и политической жизни Великого княжества Литовского.

Канцелярия ликвидирована вместе с ликвидацией государства в конце XVIII века.

Cравнительный анализ институтов татарских писарей в Великом княжестве Литовском и переводчиков Посольского
приказа в Русском государстве показывает не только общие черты, связанные с характером деятельности, но также и некоторую специфику. Институт татарских писарей возник из института латинских и русских писарей Канцелярии, главной целью которого было обеспечение внутреннего документооборота, а не как часть органа, обеспечивающего дипломатическую деятельность. Характерной особенностью является также практически семейный характер этого института в Великом княжестве Литовском. Сложно сравнивать качество и квалификацию сотрудников Канцелярии и Посольского
приказа из-за разницы отложения источников в государственных
архивах. Тем не менее в сравнительном подходе видятся перспективы для понимания деятельности как дипломатических служб, так и в более широком контексте культурных взаимовлияний в Восточной Европе в ранее Новое время.

Статья ставит вопрос о донесениях первого русского резидента в Речи Посполитой как об информативном источнике по истории Литвы и Беларуси, подсказывая нетривиальные сюжеты в исследовании прошлого двух могущественных литовских родов. more

Статья посвящена организации и реализации посольских миссий в Восточной Европе в конце XV - начале XVI вв. на примере молдавско-литовско-русских отношений.

Такім чынам на працягу другой паловы XV – XVI стагоддзяў у Кан-
цэляры Вялікага Княства Літоўскага на пасадах татарскіх пісараў і талмачоў працавала амаль два дзесяткі прадстаўнікоў роду князёў Юшынскіх (крыніцы канкрэтна называюць 17 асобаў, яшчэ некалькі можна назваць з меншай доляй верагоднасці). Гэта прыблізна палова ад усех татарскіх пісараў і талмачоў напрамую звязаных з віленскай Канцэлярыяй, якіх мы можам ідэнтыфікаваць сёння, зыходзячы са стану захаванасці крыніц.
Магчыма, што наступныя даследаванні
матрыманіяльных сувязаў сярод мусульманаў Вялікага Княства
Літоўскага XV–XVII стагоддзяў дазволяць выявіць больш служэбнікаў татарскага аддзелу Канцэлярыі Вялікага Княства Літоўскага, бо на сёняшній момант шлюбныя стратэгіі гэтай катэгорыі насельніцтва з’яўляюцца фактычна не даследаваннай праблемай.

Некоторые особенности положения татарских писарей в канцелярии Великого Княжества Литовского (XV–XVI веков) Любая А.А. Республиканский институт высшей школы, Минск В современных исследованиях намечаются попытки включить писарей в контекст. more

Читайте также: