Функции структурных подразделений служб делопроизводства в организации реферат

Обновлено: 02.07.2024

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря ор¬ганизации). Эффективность труда сотрудников службы делопро¬изводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Работа содержит 1 файл

Теоретическая часть.doc

1. Cлужба делопроизводства в структуре организации: задачи и функции делопроизводства

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект - включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

• выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

• рациональная организация рабочих мест и условий труда;

• повышение квалификации сотрудников службы.

Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

2. Практическая часть

Примерные разделы кодекса:

1) Стандарты поведения на работе;

2) принципы работы с заказчиками;

3) система мотивации и оплаты труда и др.

Кодекс делового поведения сотрудников ОАО

Настоящий "Кодекс делового поведения сотрудников ОАО "Центр управления проектами "Стройнефть" (далее - Кодекс) определяет этические и нравственные нормы поведения персонала, а также политику, принципы и обязательства руководства при осуществлении текущей деятельности, основанные на базовых целях и ценностях Общества.

Кодекс является основой всей деятельности коллектива Общества.

Основные требования к поведению сотрудников

Главное требование нашей компании – соблюдение требований законодательства. Каждый сотрудник должен соблюдать законодательные нормы правовой системы РФ и стран, на территории которых действует компания.

Каждый сотрудник несет ответственность за репутацию компании. Репутация компании формируется не только профессионализмом ее сотрудников, но и их манерой поведения, действиями, поступками и внешним видом.

Сотрудники фирмы всегда и во всем демонстрируют взаимное уважение и толерантность. Мы уважаем личное достоинство, сферу личной жизни и индивидуальные права каждого человека. Компания нетерпимо относится к любой дискриминации и оскорблению личности.

Каждый сотрудник несет ответственность за свою работу. Признание клиентов компании он зарабатывает путем эффективной работы и компетентности в профессиональных вопросах. Каждый из нас отвечает за то, чтобы во всех странах наша фирма была на высоте гражданской ответственности.

Отношение к сотрудникам

Все сотрудники компании обязаны использовать активы компании только для укрепления и развития бизнеса компании, не стремясь к личной выгоде путем злоупотребления своим должностным положением.

Объединение профессиональных навыков, умений и творческого потенциала сотрудников позволит компании:

1)стимулировать появление новых возможностей для развития бизнеса на новых рынках (направлениях, странах);

2)сформировать вдохновляющую рабочую атмосферу, в которой каждый сотрудник будет чувствовать ответственность за результаты деятельности и международную репутацию компании;

3)сохранять и развивать корпоративную культуру, существующую в компании;

4)создать рабочую среду, в которой будут царить взаимное доверие, уважение и искреннее желание сделать компанию и других сотрудников успешными.

2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.

4. Должностной и численный состав службы делопроизводства

5. Нормативная регламентация службы делопроизводства

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это

специфическое направление дея тельности, которое закл ючается в составлении,

оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно

составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит

своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах

отражается и учитываетс я деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому

ведение многих документов предписано законам и. При проверке работы организации,

проведении ревизии проверяют преж де всего документы, в которых деятельность

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и

навыков, поэтому эту работу в учреждении ( фирме) ведут специальные подразделения

(службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-

При централизованной форме организации делопроизводст ва все технические

операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном

подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в

других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы

организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы

данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что

позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно,

оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму

организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если

организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организ ации делопроизводства пред полагает создание

самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее

целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры

или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних

делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение

документов) в служ бе ДОУ, других (создание и оформление документов, их

систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразд елениях.

Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та

же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых

документов, может осуществляться как в служ бе ДОУ, так и в структурных

подразделениях, в зависимости от категории документов.

2.Типовые организационные структуры службы делопроизводства.

Структура в систем е органов управления рассматривается, во-первых, как

устойчивая связь, т.е. взаимодействие эле ментов управления, во-вторых, как схема

распределения общего объёма функций органа управления меж ду структурными

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб

делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности

организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в

которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации

делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют

следующий типовой состав структурных подразделений:

Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-

исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных

заведениях. В состав е канцелярии обычно создаются подразд еления ( отдел, сектор,

группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и

регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с

обращениями граждан, по созданию документов ( машбюро, компь ютерный центр),

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах

власти и испо лнительных структурах ( мэрии, префектуры, муниципалитет ы) местного

самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел,

Секретарь учреждений (структурног о подразделения) выпо лняет всю работу с

документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и

приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных

учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней

структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В

совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах -

учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является

организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по

документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с

документами, инф ормационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки

документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими

государственными нормативно-методическими документами;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по

совершенствованию документационного обеспечения в орг анизации и в

подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной служ бы делопроизводства в России определяются из целей и

задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных фор м

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых

5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись

6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов,

7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам

9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных

10. Повышение квалификации работников службы делопроизвод ства и архива,

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции

11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы

4.Должностной и численный состав службы делопроизводства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим

наименование должностей работников службы делопроизв одства, является

Общероссийский классификатор профессий раб очих, должностей руководителей,

специалистов и служащих. Эти ж е наим енования включены в Квалификационный

справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники

службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты и

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства

(управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом),

заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом

и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы,

подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его

структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.

Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя,

референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции

специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и

творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке

нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово

расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и

стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной

техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по

передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в

стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства

составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы

Оптимальная численность делопроизводст венных работников по отношению к

общему ко личеству работающих в данном учреждении должна составлять: для

министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприя тий - 0,5% общего

5.Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы

делопроизводства, стоит и задач а нормативной регламентации работы самой службы.

Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов -

положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус

работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе

делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе

действующего законодательства, государственных нормативно-методических

документов и организационных документов, определяющих деятельность сам ой

организации (устав, учредительный договор).Создание положения и должностных

инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на

регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы

играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования,

компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где

закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе

деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение

о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста

точное название слу жбы делопроизводства, её место в орг анизационной структуре

организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются

наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий,

управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных,

нормативных и инструктивных документов, которы ми служба делопроизводства

Основной орг анизационный документ, регламентирующий разграничение

обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в

выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей -

должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство

управления, выполняющее организационную, регламентирующу ю и регулирующую

роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать

деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработ ки должностных инструкций является такой

нормативный доку мент, как Квалификационный справочник должностей

руководителей, специалист ов и других служащих, который содержит

регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных

категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД

Второй источ ник - типовые долж ностные инструкции. Их разрабатывают для

отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных

подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) -

основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в

учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с

Табель фор м документов п о типовым управленческим ситуациям. Это перечень

документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой

деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику

туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание

которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки

табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

· исключить возможность неоправданного создания новых форм;

· установить единую классиф икацию документов организации в соответствии с

Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых,

санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих

психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и

К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который включает

освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных

акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование

рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест

входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц.

принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его

Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и

оборудование и сократить затраты времени на перем ещение сотрудников, создать

условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до

завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

В настоящее время наличие успешно действующей систем ы автоматизации

делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и его

руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата,

их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой

прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за

счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и

убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота.

Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по

телефону, личным переговорам). Сокращению докум ентооборота способствует также

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Цель данного реферата - проанализировать функции службы делопроизводства, а также его структурных подразделений.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

определить основные понятия делопроизводства;

определить цели и задачи службы делопроизводства;

рассмотреть функции службы делопроизводства;

проанализировать функции структурных подразделений службы делопроизводства.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называетсядокументированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятиемдокументооборот. Деятельность по организации хранения документов относят кархивному делу. Посколькууправленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.[3]

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".[2]

ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства[1].

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.[4]

ФУНКЦИИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

• бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;

• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

• количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

• формирование и ведение справочно-информационного массива;

• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

• подготовку обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• формирование и хранение дел с документами по обращениям;

• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

• перепечатку документов с черновиков;

• считку и правку текстов документов;

• учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро выполняет:

• тиражирование текстов документов;

• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

• прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• подготовку дел к передаче на государственное хранение.[5]

Служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).

Цель и задачи реферата были достигнуты. Были определены основные цели и задачи службы делопроизводства, проанализированы функции службы делопроизводства и ее структурных подразделений.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. – М., 1991, с. 66.

Современное делопроизводство предприятия основные принципы и составляющие

. учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота .

Структура и функции службы документационного обеспечения управления

. в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения . секретарь. Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение .

Структура и функции служб ДОУ

. документами закрепляется в инструкции по делопроизводству 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ В современных условиях, . в электронном виде. 4. СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ Делопроизводство (ДОУ) (делопроизводственные операции) предприятия осуществляется .

Функция председателя суда

. трудового распорядка; ь трудовое законодательство. Функции заведующего канцелярией. На заведующего канцелярией . инструкции по ведению делопроизводства; 5. принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными .

Цели и задачи службы делопроизводства на предприятии

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является . . Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству .

Даже беглое ознакомление с перечнем документов, используемых в процессе управленческой деятельности, позволяет читателям сделать вывод о том, что, во-первых, работа с документами, или, точнее, работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации, представляет собой специфическую составляющую управленческой деятельности и, во-вторых, ее выполнение связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного надлежащими техническими средствами.

Файлы: 1 файл

ДОУ организация службы делопроизводства Задачи и функции службы делопроизводства.docx

Назначение, структура и состав службы ДОУ…………………………..……2-4

Организационные формы работы с документами……………………………6-8

Задачи и функции службы делопроизводства……………………………. 13-15

Список используемой литературы……………………………………………. 17

Исходя из сказанного, целесообразно предоставить на откуп выполнение задач документационного обеспечения управления отдельному подразделению организации. Роль этого подразделения в современных условиях призвана выполнять специальная служба - служба документационного обеспечения (ДОУ).

Назначение, структура и состав службы ДОУ

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно- документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

Как и всякое самостоятельное подразделение организации, служба ДОУ возглавляется начальником. Начальник службы ДОУ, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю организации (его первому заместителю или заместителю руководителя по управлению).

В необходимых случаях в штат службы могут вводиться также и должности заместителей (по общим вопросам, а также по важнейшим направлениям работы службы).

Если служба насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником подразделения (о том, какие именно это подразделения, будет сказано дальше).

Исходя из объема, и содержания задач, решаемых службой ДОУ, различают категории главных (старших) и второстепенных (младших) специалистов. За каждым из специалистов закрепляются не только конкретные функции, но и определенный участок работы, за результаты деятельности которого данный специалист отвечает.

Специалист нередко совмещает в своей работе организаторскую и исполнительскую функции, поскольку не только осуществляет непосредственную организацию работы на порученном участке, но и лично выполняет наиболее сложные, а также новые и особо срочные виды работы с документами. В частности, именно младшие специалисты ведут по документам организации контрольно - поисковую и информационно- справочную работу.

В круг важнейших обязанностей старших специалистов входит также разработка предложений по дальнейшему совершенствованию процессов документационного обеспечения, освоение и внедрение новых программно-технологических и технических средств работы с документами, систематический анализ состояния документооборота и его оптимизация на основе аналитических данных.

К категории старших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников:

- старший секретарь-референт (секретарь-референт).

К категории младших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников:

- инспектор по контролю за исполнением документов;

Главный объем работы по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов несут на себе исполнители службы ДОУ - третий важный компонент ее структуры.

В число основных исполнителей службы ДОУ входят:

- секретарь-ресепционист (в приемной).

Количество исполнителей на участках работы, порядок распределения между ними обязанностей устанавливаются начальниками соответствующих подразделений, входящих в состав службы ДОУ. Подчеркнем в этой связи, что в большинстве крупных и средних организаций состав службы является достаточно многочисленным и обычно включает в себя:

- общий отдел (может объединяться с секретариатом в управление делами);

- экспедиционный отдел (группа), включающий в себя группу (участок) обработки корреспонденции и курьерскую группу (курьера);

- учетно-справочный отдел (группа);

- контрольно-инспекционный отдел (группа);

- юридический отдел (группа);

- отдел архивного хранения (архив);

- вспомогательный отдел (подотдел) в составе: бюро по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (может дублироваться для общего и закрытого, то есть секретного делопроизводства); копировально-множительное бюро; бюро переводов и стенограмм.

Общие требования.

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

- выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

- разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

- определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

- регламентация задач и функций службы делопроизводства, в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

- выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

- рациональная организация рабочих мест и условий труда;

- повышение квалификации сотрудников службы.

Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регат рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документа является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл по созданию, хранению, систематизации документов .структурного подразделения. Эта форма характерна для и учреждений, аппарат которых территориально, а также для тех, в которых документирование дел имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего ' обработка поступающих и отправляемых документов, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях).

Разделение масссивов документов в случае использования традиционных (ручных методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;

• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

• количественный учет поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

• формирование и ведение справочно-информационного массива;

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

• подготовку обращений к рассмотрению руководством;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• формирование и хранение дел с документами по обращениям;

• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

• перепечатку документов с черновиков;

• считку и правку текстов документов;

• учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

• тиражирование текстов документов;

• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

* Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.

Читайте также:

Функции структурных подразделений служб делопроизводства в организации реферат

Работа содержит 1 файл

Теоретическая часть.doc

Задачи и функции службы делопроизводства

Похожие страницы:

Современное делопроизводство предприятия основные принципы и составляющие

Структура и функции службы документационного обеспечения управления

Структура и функции служб ДОУ

Функция председателя суда

Цели и задачи службы делопроизводства на предприятии

Оглавление

Файлы: 1 файл

ДОУ организация службы делопроизводства Задачи и функции службы делопроизводства.docx