Функции контроля в организации реферат

Обновлено: 05.07.2024

Основная цель работы заключается в исследовании теоретических и практических аспектов контроля в менеджменте.
Исходя из поставленной цели, нами были сформулированы следующие задачи исследования:
1. раскрыть понятие, сущность и назначение функции контроля;
2. рассмотреть виды и принципы контроля;
3. исследовать организацию и осуществление процесса контроля.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
1. Сущность, понятие и назначение функции контроля 4
2. Виды и принципы контроля 9
3. Организация и осуществление процесса контроля 16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 20

Прикрепленные файлы: 1 файл

контроль в менеджменте (реф).doc

ВВЕДЕНИЕ

В условиях развития рыночных отношений, на многих промышленных предприятиях всё большую необходимость приобретает вопрос организации контроля.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится просто невозможным.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что в настоящее время контроль является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Так, к примеру, одной из важнейших причин необходимости осуществления контроля является то, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Также управленческий контроль предполагает совместное устранение и сверху и снизу случайных негативных ситуаций, которые постоянно возникают в работе.

Основная цель работы заключается в исследовании теоретических и практических аспектов контроля в менеджменте.

Исходя из поставленной цели, нами были сформулированы следующие задачи исследования:

  1. раскрыть понятие, сущность и назначение функции контроля;
  2. рассмотреть виды и принципы контроля;
  3. исследовать организацию и осуществление процесса контроля.

По структуре реферат состоит из введения, трёх разделов основной части, заключения и списка использованной литературы.

1. Сущность, понятие и назначение функции контроля

Предприятие осуществляет свою деятельность, при этом менеджеры затрачивают довольно много усилий для того, чтобы добиться чего-то в рамках окружающей их среды. Они предпринимают попытки планировать деятельность предприятия, организовывать совместный труд, вести учет полученных результатов и принимать множество решений. Однако затраченный труд может оказаться пустой тратой времени, а предприятие будет "плыть по воле волн", если руководством не будет осуществляться эффективный контроль над многими процессами, создающими предприятию условия устойчивости.

  1. контроль как одна из общих функций управления;
  2. контроль как деятельность или процесс выполнения управленческой работа;
  3. контроль как способ соблюдения людьми или организациями установленных стандартов.

Контроль - это процесс менеджмента, с помощью которого лицо или организация осознанно устанавливают фактические результаты, и сопоставляют с тем, что другое лицо, группа или организация в целом должны делать для достижения запланированных целей [1].

В первую очередь, контроль необходим для того, чтобы быть уверенным в эффективности деятельности предприятия.

Однако сама функция контроля - понятие отнюдь не однозначное. Виды деятельности, включаемые по функциональному признаку разделения управленческого труда в контроль, так широки, что для того, чтобы увидеть их в процессе управления, необходимо рассмотреть их на широком фоне определенных понятий и влияний, прежде чем обсуждать основные принципы и цели.

Теперь, когда есть общее представление о том, что такое контроль, рассмотрим его основное назначение в рамках организации.

Для менеджеров, занимающихся управлением какими-либо процессами, насущной необходимостью является умение объективно оценивать факты.

Факты - это информация, характеризующая истинное положение дел, результатов деятельности, подготовки и реализации управленческих решений.

Для установления уровня результативности зафиксированных фактов служит функция контроля. Без оценки полученного результата организация не может определить, насколько хорошо она функционирует и обеспечивает достижение поставленных целей. В необходимый момент времени система управления должна иметь сравнительные сведения о фактическом состоянии организации и о том состоянии, где она должна находиться в соответствии с разработанным планом.

Из определения общего понятия управления следует, что управление существует как процесс только тогда, когда можно установить факт достижения цели. Следовательно, контроль - это процесс человеческой деятельности, направленной на установление полезности свершившегося факта, его направленность на достижение цели или степень отклонения от плана достижения цели, допущенного отдельным лицом, группой лиц и организацией в целом. В этом смысле функция контроля - это такой вид управленческой деятельности, который позволяет организации вовремя воспринимать факт достижения результата или устанавливать ошибки, которые вредят достижению целей организации.

Следовательно, функция контроля направлена на установление ошибок и ограничение их накопления в деятельности менеджмента организации.

Неопределенность является основным условием, в котором менеджерам приходится принимать управленческие решения. Люди, принимающие участие в подготовке решения (сбор, анализ, обработка информации, выработка вариантов решения) и его реализации (исполнении), являются мощным источником неопределенности. Их поведение трудно прогнозируемо и зависит от многих личностных характеристик и условий работы. Менеджеру важно понимать, что достичь каких-либо результатов можно, работая совместно с людьми. В данном процессе функция контроля, позволяет менеджеру убедиться, что люди, участвующие в процессе принятия и исполнения решения, действуют так, как нужно. Кроме того, в процессе контроля менеджер может своевременно выявить проблемы и не позволить им перерасти в кризис [2].

Следовательно, функция контроля обеспечивает своевременное

преодоление сложных проблем в организации совместного труда в производстве и управлении.

Следовательно, контроль, используемый в процессах коммуникаций в форме обратной связи, позволяет руководителю убеждаться в том, что подчиненный правильно понял и воспринял поставленную перед ним задачу.

Процесс контроля заключается в выявлении отклонений от планируемых параметров. Процессы управления протекают в условиях определенных норм - стандартов.

Эти стандарты характеризуются наличием определенных ограничений, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Все стандарты, используемые для контроля, отражают системы целей и стратегий организации. Поскольку цели и стратегии постоянно корректируются вследствие действия на систему принципа динамического равновесия, то и стандарты подлежат изменению [3].

Следовательно, правильно организованный контроль направлен на отслеживание появления ситуаций, приводящих к изменению стандартов.

Обычно исполнители сопротивляются контролю над своей деятельностью, особенно если они ощущают неоправданность, чрезмерность контроля или его неправильную направленность. Все это правильно. Однако сущность и смысл контроля заключается не столько в ограничениях деятельности отдельных лиц или организаций, сколько в возможности обеспечения достижения организацией своих целей путем своевременной корректировки деятельности организации до того, как возникающие проблемы не превращаются в кризис. Контроль позволяет сопоставлять реально достигнутые результаты с запланированными показателями, т.е. ответить на вопрос: насколько мы продвинулись к поставленным целям? Руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Важнейший смысл контроля заключается в определении именно тех направлений деятельности менеджеров и подчиненных, которые наиболее эффективно способствовали достижению общих целей организации. Уровень участия в достижении целей организации должен быть понятным менеджерам и подчиненным, а не только руководителям. В этом случае им будет понятен смысл контроля над их деятельностью.

Следовательно, создание эффективной организации контроля обеспечивает снижение системы сопротивления контроля со стороны работников организации.

Контрольная функция - это деятельность не только по выявлению отклонений фактического результата от плановых показателей, но в то же самое время и проверка эффективности, правильности, обоснованности ранее принятых решений. Постоянная проверка принятых решений и их корректировка приводит к снижению затрат, предупреждению неэффективного использования ресурсов организации. Следовательно, функция контроля направлена на минимизацию затрат и стимулирование производства.

Выживаемость организации в значительной мере зависит от оценки изменений, происходящих во внешней среде, и своевременном приспособлении своей деятельности к этим изменениям. Правильно спроектированная система контроля направлена на обеспечение работы менеджеров по мониторингу и выработке реакции на изменение внешней среды. Тем самым, контроль как бы создает организационно-экономическую систему открытого типа, т.е. взаимодействующую с внешней средой.

Итак, определив сущность, понятие и назначение контроля в менеджменте, перейдём к рассмотрению основных его видов и принципов [4].

2. Виды и принципы контроля

Контроль над поведением объекта имеет свое назначение и временной интервал его осуществления. Поэтому контроль как вид деятельности может быть классифицирован по двум признакам - назначению и времени осуществления. Итак, рассмотрим подробнее данную классификацию.

По назначению можно выделить следующие виды контроля:

  • линейный;
  • функциональный;
  • операционный.

Функциональный контроль. Организации широко используют различные виды функционального контроля: производственный, финансовый, маркетинговый, нормоконтроль, кадровый, экспедиторский.

Объектами функционального контроля являются конкретные функции, по которым контролируются важнейшие экономические показатели. Например, в финансовом контроле в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, затраты производства и их отношения к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние.

Процесс решения задач функционального контроля заключается в сравнении определенных показателей результативности со стандартами (нормами). Результат их решения выражается в установлении величины отклонения результирующего показателя относительно планового стандарта. Распространение результирующей информации происходит как по вертикали (снизу вверх), так и по горизонтали (объект-контролер).

Операционный контроль. Основной целью операционного контроля является обеспечение движения продукта на предприятии в соответствии с календарной производственной программой и доставка продукта потребителю в назначенный срок.

Задачи операционного контроля в основном обеспечивают два главных направления в производственном процессе:

  • контроль осуществления производственного процесса изготовления продукции в соответствии с календарными производственными программами и технологическими параметрами;
  • контроль качества выпускаемой продукции на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и заканчивая определением соответствия произведенного продукта техническим характеристикам и параметрам в ходе испытаний, эксплуатации и послепродажного обслуживания.

Объектом операционного контроля являются отдельные операции какого-либо процесса, протекающего в рамках организации.

По признаку времени решения задач контроль можно разделить на три основных вида:

  • предварительный контроль, осуществляемый до фактического начала работ;
  • текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ;
  • заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой работы, либо по истечении периода времени, определенного заранее.

Эти виды контроля схожи, но различаются только временем осуществления.

Предварительный контроль тесно переплетается с другими функциями (планированием, анализом) и порой бывает очень трудно определить состав задач, отнесенных к данному виду контроля. Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля.

На предприятиях предварительный контроль используется в следующих видах деятельности:

Усиление конкуренции на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена технологий, растущая диверсификация бизнеса, усложнение бизнес - проектов и другие факторы обусловливают новые требования к системе внутреннего контроля предприятия. В современных условиях внутренний контроль на предприятии должен присутствовать на всех уровнях управления, так как он является гарантией успешной деятельности предприятия.

Контроль должен быть направлен на обеспечение основных показателей эффективности на всех этапах управления предприятием. В связи с этим целью контроля на предприятии является выявление возможных отклонений запланированных показателей, установление причин этих отклонений и разработка мероприятий по их устранению.

Цель данной работы: изучить функцию контроля в организации.

Задачи: рассмотреть, что такое организация и какова её структура; проанализировать функцию контроля в организации.

Понятие и структура организации

С появлением человека на земле сразу же возникла потребность в организации. Вождь первого племени стал таковым благодаря организации. Первое государство возникло как определенным образом организованная система.

Организация окружают современного человека на протяжении всей его жизни. В многочисленных организациях - детских садах, школах, университетах, спортивных клубах - большинство людей проводит большую часть своего времени. Почему существуют организации?

Организация - это сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновация, безусловная дисциплина и свободное творчество. Нормативные требования и неформальные инициативы [2].

Не поняв сущности организации и не поняв закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни использовать их во благо каждого человека и в интересах всех, ни переходить в их деятельность на современные технологии.

Организация - это объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируются для достижения определенных общих целей [3].

Цели организации: развитие менеджмента является результатом действия многих факторов, действующих как во внешнем окружении, так и внутри самой организации. Несмотря на все возрастающее значение внешних факторов, внутренние являются все же определяющими в функционировании и развитии организации. Можно выделить ряд подходов, когда выделяют в качестве внутренней среды - структуру корпорации, ее культуру и ресурсы, цели, задачи, технологию и людей.

Анализируя внутреннюю среду организации, говорят о потенциале предприятия - управленческом и производственном или экономическом.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации являются: цели, структура, трудовые ресурсы, оборудование, материальные запасы, технология, культура организации.

Структура организации как внутренняя переменная представляет собой взаимоотношения уровней и функциональных областей, т.е. конструкцию организации, построенную в такой форме, которая обеспечивает эффективное достижение целей организации. Главная функция организационной структуры - обеспечение контроля и координация. Специализация и разделение труда значительно увеличивают производительность труда в организации. Однако если не будут четко определены и скоординированы отношения между людьми и организационными подразделениями, эффективность специализации будет утеряна. Первым шагом в этом направлении является создание организационной структуры, скалярной цепи или иерархии [1].

Все организации, за исключением мельчайших, имеют четкую иерархию менеджмента, в рамках которого все члены занимают определенное место в соответствии со своим авторитетом или статусом. В нижней части иерархии находятся люди, которые заняты непосредственной работой, так называемые внеменеджментовые служащие. К ним относятся рабочие на фабрике, служащие агентств и т.п. Так же, как и с иерархией, все организации, за исключением мельчайших, имеют горизонтальное разделение труда по специализированным линиям, или функциональным областям. Выбор функциональных областей и построение скалярной цепи определяют основную структуру и тем самым возможности её успешной деятельности.

Контроль. Функции контроля

Анализ деятельности ряда российских организаций показал, что при построении системы контроля в организации рекомендуется устанавливать трехэтапный контроль: предварительный, текущий, итоговый. Установление трехэтапного контроля обусловлено необходимостью повышения адаптивности организации к изменениям внешней и внутренней среды, в том числе и за счет контроля как функции обратной связи не только за весь цикла управления, но и на каждом его этапе.

Задачи контроля результатов деятельности организации. Для достижения поставленной цели контроля необходимо сформировать задачи контроля в организации применительно к этапам цикла управления.

На этапе предварительного контроля осуществляется контроль:

- процесса формирования целей (правильность выбора целей, проверка их на обоснованность и согласованность между заинтересованными лицами и группами, адекватность соответствия количественных показателей степени достижения поставленных целей и т.д.);

- ограничений, используемых при постановке целей; прогнозов, необходимых для постановки целей;

- планов (обоснованность плановых заданий, проверка планов на полноту и согласованность, превращение плановых величин в контролируемые, установление допустимых границ отклонений контролируемых величин, реалистичность, адаптивность и т. д.) [4].

Контроль планирования позволяет оценить и повысить качество составления плана. Оценивая плановые величины, можно оценить реальность плана и реальность рассматриваемых при его разработке условий, ситуаций, при которых он составлялся (степень устойчивости предприятия на рынке, динамика цен, степень спроса на продукцию и т. д.), а также возможные ошибки при составлении плана. При этом помимо неточности оценок возможных ситуаций могут быть и другие причины отклонений от плана, например ошибки в расчетах, неоднородность содержания планируемых и фактических показателей и т. д. Выявление данных причин позволит усовершенствовать сам процесс планирования и скоординировать планы с реальной действительностью. Чем раньше будет зафиксировано изменение ситуации, тем раньше можно актуализировать планы, соотнести их с действительностью.

На этапе реализации поставленных целей и планов осуществляется текущий контроль:

- плановых и фактических величин, в том числе затрат (в целом по предприятию и по группам контролируемых величин);

- выявления фактических отклонений от плановых;

- возможных причин отклонений;

- предложений для уменьшения степени отклонений [4].

Контроль реализации поставленных целей и задач позволяет выявить возможные ошибки и недостатки в управлении и предложить меры по их устранению.

На этапе итогового контроля деятельности организации подводятся итоги в целом по организации, по достижению поставленных целей и разрабатываются мероприятия по ликвидации возможных отклонений в будущем.

Таким образом, в широком смысле функция контроля содержит в себе анализ и измерение количественных и качественных характеристик (показателей) деятельности организации, а также выявление причин отклонений контрольных величин от плановых, с тем чтобы повысить адаптивность организации к появлению возможных неблагоприятных ситуаций.

Отсюда следует, что основными задачами контроля являются:

  • оценка состояния контролируемого объекта в соответствии с принятыми стандартами, нормативами или другими эталонными показателями;
  • определение возможных отклонений и выяснение причин этих отклонений;
  • осуществление корректировки управляющих воздействий, если она необходима и возможна [4].

Для успешной реализации поставленной цели и задач необходимо разработать модель контроля, формализовать порядок оценки отклонений интегрального показателя деятельности организации, задать предельные отклонения для частных показателей и величин и разработать процедуры анализа причин отклонений.

При этом контроль должен ответить на следующие вопросы:

  • сможет ли организация достичь поставленных целей;
  • какие альтернативные варианты есть у организации и насколько они эффективны с точки зрения достижения поставленных целей;
  • с какими рисками придется столкнуться в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
  • какие могут открыться перспективы у организации.

При организации контроля за результатами деятельности организации необходимо соблюдать ряд принципов:

  • чем в большей степени менеджер ориентирован на достижение конечных результатов, тем в большей степени он нуждается в обратной связи, дающей информацию об эффективности его работы;
  • менеджер должен оперировать минимальным объемом данных, но систематизированным таким образом, чтобы они содержали информацию, на основе которой руководство может принимать необходимые решения; обеспечение достаточного уровня эффективности контроля, особенно при нечетко согласованных целях или требуемых результатов, чтобы предпринять необходимые корректирующие меры и внести изменения в цели и планы;
  • ориентация на будущее для оперативного выявления возникающих проблем, при этом контроль необходимо рассматривать как средство принятия решения, а не как неизбежное средство поиска ошибок.

Модель организации контроля. Основными элементами модели системы контроля являются:

Читайте также: