Форматирование данных в excel реферат
Обновлено: 08.07.2024
Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно "интеллектуальным" программным средством.
Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.
Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например, фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии. Пример показан на рисунке.
Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы. Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В этом случае при вводе в очередную ячейку букв "Ив" автозаполнения не будет. При вводе третьей буквы "а" ячейка будет заполнена фамилией "Иванов". Если же третьей буквой будет "о", то ячейка будет заполнена фамилией "Иволгин".
Общие принципы форматирования.
Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент "Объединить и поместить в центре" и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.
Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной – цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.
Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна ячейка, как показано на рисунке.
Операции копирования и перемещения.
Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение. Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел "Формулы и их запись").
Форматирование текстовой информации.
Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.
Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки.
В окне "Формат ячейки" нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке "Выравнивание" в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:
· флажок "переносить по словам" – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
· группа полей "Ориентация" – для расположения текста вертикально или с наклоном;
· поле "отступ" – для задания отступов слева (единица измерения - символ).
Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке (ячейки B2:D2).
По умолчанию для ячеек установлен режим "Общий". Это означает, что Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату, а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек выбираются из списка на вкладке "Число" окна "Формат ячеек".
Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов, принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках.
Замечание. Следует учитывать, что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.
Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:
· определить область листа, которую будет занимать текст и, либо "растянуть" ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи (второе применяется чаще);
· установить для выбранной области режим "переносить по словам";
· ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
· отрегулировать высоту области, содержащей текст.
Замечание. В отличие от Word, минимальная высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до нуля.
Форматирование числовой информации.
Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке "Число" окна "Формат ячейки". При выборе числового формата "Числовой" окно принимает вид, показанный на рисунке.
Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат "Денежный" или "Финансовый", в которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ справа для числового формата "Числовой" или других, следует добавить достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между ними обрамление
Раздел: Информатика, программирование
Количество знаков с пробелами: 31659
Количество таблиц: 4
Количество изображений: 7
Ознакомление с процессом добавления листа в microsoft excel. Изучение особенностей автозаполнения, которое используется для ввода в блок ячеек последовательности или прогрессии данных. Анализ порядка редактирования формул, содержащих стандартные функции.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | лекция |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 12.11.2015 |
| Размер файла | 179,4 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Запускаем программу.
После запуска Excel экран примет вид
Заголовок окна Microsoft Excel, как и заголовок окна Microsoft Word, содержит имя открытого в данный момент документа. Если вы еще не разу не сохраняли документ, то в заголовке окна будет написано Книга1 (или Книга2 и т.д.) Каждая Книга состоит из рабочих листов. Количество рабочих листов во вновь созданной Книге зависит от версии Excel. Каждый рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами. Пересечения строк и столбцов называются ячейками. Сочетание буквы, обозначающей столбец, и номера строки называется именем, адресом ячейки или ссылкой на ячейку. Это имя отображается в поле имени. В окне Excel видна лишь часть рабочего листа. Переместиться к нужному фрагменту можно при помощи полос прокрутки.
Добавление/Удаление листа
Книга Excel содержит фиксированное количество рабочих листов. Перемещаться по листам книги можно щелкая мышкой по вкладышам рабочих листов (рис.1).
Добавить новый лист в Книгу можно с помощью команды Вставка -Лист. Для того чтобы удалить существующий лист из Книги, нужно щелкнуть мышкой по вкладышу требуемого листа и выполнить команду Правка - Удалить лист.
Перемещение по листу
Выделенной, выбранной или текущей ячейкой считается та, которая обведена в рамку (рис. 1). Чтобы выделить другую ячейку, щелкните по ней мышью или воспользуйтесь клавишами управления курсором. Перейти к другому листу можно, щелкнув по вкладышу с именем требуемого листа.
Ввод и редактирование данных ячейки
Вводить текст, числа и формулы можно непосредственно в любую выделенную ячейку рабочего листа. В процессе ввода Excel автоматически распознает, что вы вводите: текст, числа или формулы.
Отредактировать введенные данные можно в строке формул (рис. 1) или непосредственно в ячейке. Для того чтобы отредактировать данные непосредственно в выделенной ячейке, нужно дважды щелкнуть по ней, а затем переместить текстовый курсор внутри ячейки в ту позицию, куда необходимо внести изменения.
Для редактирования в строке формул выделите ячейку, щелкните по строке формул, а затем переместите текстовый курсор в ту позицию, куда необходимо внести изменения. Во время редактирования можно внести новую информацию или удалить лишнее.
Работа с ячейками
Текущая ячейка считается выделенной. Чтобы выделить несколько смежных ячеек, нужно щелкнуть на первой из них, затем нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть на последней из выделяемых ячеек. То же самое можно сделать только мышью. Для этого нажмите левую кнопку мыши на первой ячейке и, не отпуская ее, передвиньте указатель мыши к последней ячейке.
Для выделения несмежных ячеек, щелкните на первой из них, затем нажмите клавишу Ctrl и. не отпуская ее, щелкайте на других ячейках, которые хотите выделить. Повторный щелчок по выделенной ячейке снимет выделение.
Выделить все ячейки листа можно нажав на кнопку Выделить все (рис. 1).
Форматирование данных с помощью панели инструментов Форматирование
Составляя документ важно разместить на нем информацию с максимальной наглядностью, тогда она станет более доступной и выразительной. Нужно отметить, что вводимые в ячейку данные Excel размешает автоматически следующим образом: текст выравнивает по левому краю ячейки, числа, даты - по правому краю. Задать свой собственный формат ячейки можно с помощью кнопок панели Форматирования (рис.2).
Рис. 2. Панель инструментов Форматирование
Кнопки шрифтов позволяют для выделенных ячеек изменить тип шрифта, размер шрифта и начертание.
Кнопки выравнивания позволяют для выделенных ячеек установить выравнивание данных по левому краю, по центру, по правому краю или объединить группу ячеек в одну, разместив данные по центру.
Кнопки форматирования чисел позволяют установить денежный, процентный форматы или формат с разделителем. А также увеличить или уменьшить разрядность вывода числовых данных.
Кнопка линии рамки позволяет установить границы ячейки или группы выделенных ячеек. Кнопки цвета позволяют задать цвет заливки ячейки и цвет шрифта. Замечание. Действия, выполняемые при нажатии кнопок панели Форматирование, дублируют наиболее важные и часто используемые команды Формат/Ячейки.
Работа со строками и столбцами. Выделение строк, столбцов листа
Выделить целую строку или столбец можно, щелкнув по заголовку строки или столбца. Выделить группу строк или столбцов можно (как и в случае выделения ячеек) при помощи клавиш Shift и Ctrl.
Выделенную строчку или столбец можно удалить с помощью команды Правка - Удалить. При этом выделенная строка (столбец) целиком удаляется с листа, а следующие за ней строчки (столбцы) перенумеруются (переименовываются).
Изменение высоты строк и ширины столбцов
Может оказаться, что данным в ячейке не хватает стандартной ширины столбца или высоты строки. В этом случае следует изменить ширину столбца или высоту строки. Для этого нужно щелкнуть дважды на правой границе заголовка столбца или нижней границы заголовка строки. Строка или столбец будут увеличены до размеров самого высокого символа или самого длинного текста в этих рядах ячеек.
Размеры строк и столбцов можно менять произвольным образом, перетаскивая мышью границы их заголовков.
Замечание. Содержимое выделенных ячеек, строк, столбцов можно:
удалить: для этого нужно нажать клавишу Delete; при этом удалится содержимое только строки (столбца).
скопировать: для этого нужно последовательно выполнить действия
· Правка - Копировать (Edit - Copy);
· перейти в нужную ячейку;
· Правка - Вставить (Edit - Paste);
3.перенести в другае ячейки: для этого нужно последовательно выполнить действия
· Правка - Вырезать (Edit- Cut)
· перейти в нужную ячейку
· Правка Вставить (Edit- Paste).
Использование автозаполнения
Автозаполнение используется для ввода в блок ячеек последовательности или прогрессии данных.
Если вводить последовательность месяцев в году или дней недели, то достаточно набрать только первый член последовательности, оставшиеся элементы будут введены автоматически. Например, в ячейке А2 наберите Январь. Установите курсор мыши в нижний правый угол ячейки А2. Перетащите мышью маркер заполнения до ячейки А13. Выделенный диапазон ячеек А2:А13 будет заполнен названиями месяцев.
1. Сделайте текущей ячейку D3 при помощи мыши. Вернитесь в ячейку А2 при помощи клавиш управления курсором. Сделайте текущим лист 3. Вернитесь к листу 1.
2. Выделите по очереди: ячейку G8, строку 2, столбец D, блок С2:F10, рабочий лист. Выделите одновременно блоки F5:G10, H15:I15, C18:F20.
4. При помощи мыши измените ширину столбца А так, чтобы текст был виден полностью. Ширину столбцов В, С, D сделайте минимальной.
5. При помощи меню сделайте высоту строки 1 равной 30. отмените изменения.
6. Определите возраст фирмы в следующем году (заменить текущий год в ячейке С1 на следующий).
8. Выделите строку 7 и заполните выделенными данными строки по 15-ю включительно.
9. Скопируйте столбец С в столбцы Е, F, G.
10. Выделите блок A10:G15 и очистите его. Удалите столбец Е. Удалите содержимое ячейки G9. Удалите содержимое столбца Е.
12. Отформатируйте текст в ячейках G10:M10 так, чтобы он располагался по центру, а цвет шрифта был синим.
13. Используя автозаполнение сделайте следующее: внесите в ячейки G11:М11 дни недели, начиная с понедельника; в ячейки G12:M12 - года, начиная с 1990.
Составление простейших формул
Простейшие формулы, такие как сложение, вычитание, умножение или деление, состоят из двух частей: оператора и адресов ячеек, из которых берутся данные.
В ячейку А1 запишите число 7, в ячейку В1 - 5, в ячейку С1 запишите формулу =А1*В1 и нажмите клавишу Enter. После этого в ячейке С1 будет отображаться результат вычисления введенной формулы, а в строке формул - сама формула.
Замечание. При составлении формулы адрес ячейки можно вводить не вручную. Чтобы адрес ячейки вставился в формулу автоматически, нужно щелкнуть по ячейке мышкой.
Использование Мастера функций при составлении формул
Использование функции Макс
В Excel создайте новый файл и сохраните его с именем exm.xls.
В этом файле на первом листе в ячейки А1:Е1 введите соответственно 3, -4, 2, 56, 0.
Использование функции МИН
Откройте файл exm.xls, если он закрыт.
6. Сохраните результаты вычислений.
Использование функции Сумм
Откройте файл exm.xls, если он закрыт.
Выделите ячейку H1 и нажмите кнопку.
5. Сохраните результаты вычислений.
После выполнения примеров к ячейке F1 хранится максимальное значение диапазона А1:Е1, в ячейке G1 - минимальное значение диапазона А1:Е1, в ячейке H1 сумма - элементов диапазона А1:Е1.
Редактирование формул, содержащих стандартные функции
1 способ. Выделить ячейку, содержащую функцию, и нажать клавишу Delete, т.e. удалить содержимое ячейки. После чего нужно вставить функцию заново.
Составление сложных формул, содержащих стандартные функции
Использование нескольких стандартных функций в одной формуле
Откройте файл exm.xls, если он закрыт.
Скопируйте диапазон А1:Е1 с первого листа на второй.
Сохраните результат вычислений.
Вложение одной функции в другую
Откройте файл exm.xls, если он закрыт.
Скопируйте диапазон А1:Е1 с первого листа на третий.
Поставьте курсор в строку Число 1 и сотрите указанный там диапазон.
Нажмите на кнопку, расположенную рядом с Полем имени (рис. 1). Раскроется список десяти последних использованных функций и ссылка на Другие функции.
В раскрывшемся списке щелкните мышкой по функции Макс.
10.Поставьте курсор в строку Число2.
11.Нажмите на кнопку 3, расположенную рядом с Полем имени (рис. 1). В раскрывшемся списке щелкните мышкой по функции Мин.
13.Сохраните результаты вычислений.
Замечание. Для файла exm.xls в ячейки H1 (первый лист), F1 (второй лист) и F1 (третий лист) записано одно и то же значение: сумма максимального и минимального значений диапазона А1:Е1. Однако формулы, записанные в этих ячейках, различны.
В Excel создайте новый файл и сохраните его с именем file.xls.
В ячейку D8 запишите расчетную формулу, вычисляющую общую выручку по всем видам шоколада: функция СУММ (категория Математические).
В ячейку G2 запишите расчетную формулу, вычисляющую минимальную цену за шоколадку: функция МИН (категория Статистические).
В ячейку G3 запишите расчетную формулу, вычисляющую максимальную цену за шоколадку: функция МАКС (категория Статистические). В ячейку G4 запищите расчетную формулу, вычисляющую среднюю цену за шоколадку: функция СРЗНАЧ (категория Статистические).
Проверьте правильность расчетов. Если необходимо внесите изменения. Сохраните изменения в файле.
Копирование формул
При копировании формулы в ячейки, не смежные с исходной, необходимо выполнить последовательность действий:
Правка - Копировать;
перейти в нужную ячейку;
Правка - Вставить.
Чтобы скопировать формулу в смежные ячейки нужно:
выделить ячейку, содержащую формулу;
перетащить маркер заполнения (см. использование автозаполнения) вниз, вверх, вправо или влево, на столько ячеек, на сколько требуется.
Формула будет автоматически введена в новые ячейки.
Замечание. Встав в ячейку F2, увидим, что в строке формул записано =МАКС(А2:Е2), в ячейке F3 - соответственно =МАКС(АЗ:ЕЗ). То есть во время копирования формул автоматически происходит пересчет адресов ячеек относительно нового положения.
Составление формул с относительными и абсолютными адресами ячеек. В Excel используется относительная и абсолютная адресация ячеек. Относительный адрес указывает положение ячейки, исходя из ее расстояния до другой ячейки или строки. При копировании формулы происходит пересчет относительных адресов ячейки. Так в примере 3 мы увидели, что при копировании формулы =МАКС(А1:Е1), адреса ячеек А1:Е1 пересчитались относительно ячеек F2, F3 соответственно на А2:Е2 и АЗ:ЕЗ . То есть А1 - это относительный адрес соответствующей ячейки. Однако в некоторых случаях бывает необходимо, чтобы адрес ячейки оставался постоянным, то есть не пересчитывался. В этом случае используется абсолютный адрес ячейки. В записи абсолютных адресов перед буквой строки и номером столбца в имени ячейки ставятся знаки доллара. Так $А$1 - это абсолютный адрес соответствующей ячейки. Замечание. Если в адресе ячейки знак $ поставить только перед именем столбца, например $D2, или перед номером строки, например Е$4, то при копировании формулы, содержащие такие адреса, не будет изменяться имя столбца или номер строки соответственно. microsoft excel автозаполнение
1. Оформите шапку таблицы так, как показано
процент по вкладу
Чтобы задать формат столбцов, выделите нужные ячейки и последовательно выполните команды Формат - Ячейки - Вкладка Чист. На выбранной вкладке установите требуемый формат.
Скопируйте формулу из ячейки F3, в ячейки F4:F9.
Аналогично подсчитайте итоговую сумму.
Сохраните файл с именем file2.xls в своей папке.
Загрузите файл file2.xls. Удалите данные из последних трех столбцов.
процент по вкладу
количество полных лет
Сохраните файл с именем file3.xls в своей папке.
Рассмотрим построение диаграмм на примере.
Создайте таблицу таблица 1
нормированный объем продаж
Выделите диапазоны А4:А8 и С4:С8 (то есть в диаграмму включаем данные по комиссионным для каждого менеджера).
При выполнении упражнения установите вначале один критерий, а затем другой, и посмотрите, как изменится вид диаграммы.
Рис. 3. Пример диаграммы
Преобразование диаграммы
Чтобы изменить тип диаграммы нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по области диаграммы и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Тип диаграммы. Откроется диалоговое окно Тип диаграммы, где можно будет выбрать новый тип и вид диаграммы.
Для некоторых типов диаграмм при смене типа нужно внести изменения в исходные данные диаграммы. Например, использовать ряды данных в строках, а не в столбцах, добавить новые данные или удалить старые ряды данных из таблицы. Эти действия можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши по области диаграммы. В открывшемся контекстном меню выбрать пункт Исходные Данные. Откроется диалоговое окно Исходные данные. Приведем диаграмму, изображенную на рис. 4.8, к виду, изображенному на рис. 4.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по области диаграммы. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Исходные Данные. Откроется диалоговое окно Исходные данные. На вкладке Диапазоны данных установите Ряды в: столбцах
3. Щелкните правой кнопкой мыши по области диаграммы. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Параметры диаграммы. Откроется диалоговое окно Параметры диаграммы. На вкладке Заголовки в строке Название диаграммы введите. Процентные соотношения. На вкладке Легенда уберите галочку около надписи Добавить легенду. На вкладке Подписи данных выберите Подписи значений - категория и доля.
Загрузите файл file3.xls.
Создайте для каждого человека из базы данных на этом же листе таблицу, в которой должны содержаться данные о сумме вклада на каждый год. (Начальный вклад и год берутся из основной таблицы. Все остальные данные считаются с помощью формул). Пример таблицы:
* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.
СОДЕРЖАНИЕ
Выравнивание данных в ячейке…………………………..……….…. …..
Центрирование текста по столбцам……………………..……….…. ……
Установка шрифтов и их атрибутов……………………..……….…. ….
Границы и вид ячейки или области ……………………………………….
Создание и использование стилей форматирования…………………….
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………….
Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.
1. Столбцы и строки
Стандартная ширина столбцов не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.
Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:
ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;
ширина слишком большая для данной таблицы, и ее необходимо сократить.
Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.
Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании команд Формат, Столбец.
Форматирование столбца:
Выделите столбцы для форматирования.
Выберите в меню команду Формат, и затем требуемую операцию (табл. 1).
Таблица 1. Форматирование столбца
Определяет новую ширину для выбранных столбцов
Назначает ширину столбца в соответствии с самой широкой среди выбранных ячеек
Делает столбцы невидимыми
Показывает скрытые ранее столбцы
Продолжение табл. 2
Определяет стандартную ширину столбцов в текущем рабочем листе. Новые установки применяются ко всем столбцам, чья ширина не была установлена заранее
Изменение ширины столбцов с помощью мыши:
Выделите столбцы для изменения ширину.
Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.
Перетащите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.
Для автоподбора ширины столбца щелкните дважды по правой границе столбца.
Высота выбранных строк может быть изменена для того, чтобы обеспечить увеличенное расстояние между линиями.
Высота строк, автоматически присваиваемая Excel, базируется на размере наибольшего шрифта, находящегося в строке. Автоматически рассчитанная высота строки приблизительно на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах (1/72 дюйма).
Выделите необходимые строки.
Выберите Формат, Строка и требуемые операции (табл. 2).
Таблица 2. Форматирование строки
Определяет новую высоту для выбранных строк
Приводит высоту строк в соответствие с наибольшим шрифтом. Это установка по умолчанию
Продолжение табл. 2
Показывает строки, которые были до этого скрыты
Высоту строки также можно изменить с помощью мыши. Перетащите нижнюю границу строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.
Для автоподбора высоты строки щелкните дважды по нижней границе строки.
2. Форматирование ячеек
Содержимое ячеек таблицы может быть отформатировано для улучшения внешнего вида таблицы на рабочем листе. Все опции форматирования ячеек могут быть найдены в окне диалога команды Ячейки в меню Формат . Кроме того, некоторые кнопки доступны в панели инструментов Форматирование для быстрого применения наиболее общих текстовых и цифровых форматов.
Рис. 1. Диалоговое окно "Формат ячеек"
Параметры форматирования диалогового окна Формат ячеек (Рис. 1.) разделены закладками и представлены в табл. 3.
Таблица 3. Закладки диалогового окна Формат ячеек
Числовые форматы, которые могут быть применены к данным в ячейке
Выравнивание и направление начертания символов в ячейке
Установки для шрифта, размера и начертания символов в ячейке
Рамки ячеек: их вид и цвет
Цвета и узоры теневой маски для ячеек
Ячейки можно заблокировать или скрыть
3. Форматирование чисел
Данные в таблицах Excel могут быть представлены в различных числовых форматах, в зависимости от того, какие вычисления требуется произвести (рис.2).
Рис. 2. Закладка Число
В поле Числовые форматы представлен список форматов. Можно задать нужное число знаков после запятой и выбрать способ представления отрицательных чисел в соответствующих полях.
Существует разница между тем, что ячейка "реально" содержит, и способом показа ее содержимого. Строка формул показывает неформатированное содержимое, в то время как ячейка показывает форматированную версию. Поле Образец показывает выбранное форматирование.
При работе с новой таблицей по Умолчанию установлен цифровой формат Общий , который показывает числа без определенного форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).
Ввод некоторых символов автоматически установит нужное форматирование. Например; ввод 40 р. или 5 % в ячейку автоматически установит денежный или процентный формат введенных данных соответственно.
Форматирование может также выполняться при введении значений на рабочий лист.
Выделите область ячеек для ввода.
Введите данные в ячейки. Все последующие значения, введенные в ячейки выделенной области, будут представлены в денежном формате.
3. Выравнивание данных в ячейке
Для установки новых значений выравнивания или изменения значений принятых по умолчанию могут использоваться опции закладки Выравнивание в окне диалога Формат, Ячейки (рис. 3).
Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа. По умолчанию выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю, а цифры выравниваются вправо.
Опции выравниваний по горизонтали и по вертикали определяют положение текста в ячейке. Для изменения направления текста требуется повернуть стрелку со словом Надпись в поле Ориентация.
Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опцию Переносить по словам.
Рис. 3. Закладка Выравнивание
4. Центрирование текста по столбцам
Содержимое ячейки может быть выровнено по столбцам в выбранной области. Эта возможность используется для центрирования заголовков на рабочем листе. В этом случае текст должен находиться в самой левой ячейке выделенной области.
Введите текст заголовка листа.
Выделите несколько соседних ячеек (по размеру таблицы).
5. Установка шрифтов и их атрибутов
Задание полужирного, курсивного или подчеркнутого написания. Выделите фрагмент текста и нажмите одну из клавиш Ж (полужирный), К (курсив), Ч (подчеркнутый), расположенные на панели Стандартная.
Отмена полужирного, курсивного или подчеркнутого написания. Выделите фрагмент текста и нажмите одну из клавиш Ж, К, Ч, которая к моменту отмены находится в нажатом состоянии.
Задание цвета шрифта. Выделите фрагмент текста, нажмите указатель справа от кнопки А на панели Рисование. В открывшемся меню щелкните на квадратике нужного цвета. Если штрих под кнопкой А уже имеет нужный цвет, то можно щелкнуть на этой кнопке, не открывая меню красок окна диалога
Смена типа и размера шрифта. Выделите фрагмент и воспользуйтесь соответствующими кнопками панели Форматирование.
Выравнивание текста по ширине страницы. Выделите фрагмент или установите клавиатурный курсор на абзац. Нажмите одну из клавиш выравнивания панели Форматирование:
по центру (строки будут центрированы относительно средней линии страницы с учетом абзаца; рекомендуется для центрирования заголовков),
по левому или правому краям страницы (текст поджат к заданному краю) или
по ширине (текст равномерно распределяется по заданной ширине абзаца; выравнивание производится за счет автоматической вставки дополнительных пробелов между словами; рекомендуемый режим выравнивания ).
Для установки новых значений выравнивания или изменения значений принятых по умолчанию могут использоваться опции закладки Шрифт в окне диалога Формат, Ячейки (рис. 4).
Рис. 4. Закладка Шрифт
6. Границы и вид ячейки или области
Рамки могут применяться для ячейки или выделенной области. Опции рамок могут быть установлены при использовании закладки Граница (рис. 5).
Рис. 5. Закладка Граница
Некоторые из доступных стилей рамок представлены в поле Тип линии.
Выделите ячейки для форматирования.
Откройте панель диалога Формат, Ячейки и выберите закладку Граница.
Выберите стороны для ячеек, в которых будет установлена рамка.
Выберите Тип и цвет линии.
Внешний вид ячеек может быть улучшен при заполнении их цветом и/или узором. Цвета и узоры (включая цвет узора) могут быть установлены при использовании закладки Вид окна диалога Формат, Ячейки.
Выбранная заливка и узор показываются в поле Образец.
7. Защита ячеек
Защита полезна в таблицах, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы. В Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но, если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.
Закладка Защита содержит опции Защищаемая ячейка и Скрыть формулы. (рис. 6)
Чтобы запретить изменение ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа.
Выделите и разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка.
Скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив опцию Скрыть формулы.
В меню Сервис выберите команду Защита, а затем команду Защитить лист.
Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, но учтите, что при утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.
Рис. 6. Закладка Защита
8. Условное форматирование
Для выделения результатов вычисления, отвечающих определенным условиям, используются условные форматы. (рис. 7)
Рис. 7. Условное форматирование
Например, при расчете заработной платы можно выделить ячейки с суммой, лежащей в диапазоне от 0 до 1000 рублей, красным цветом. Если значение ячейки изменилось и больше не соответствует заданному условию, Microsoft Excel временно скроет форматы, выделяющие это свойство.
Задайте Condition (Условие), при котором к содержимому ячеек будет применен специальный формат и определите необходимое форматирование, кликнув на клавише Format (Формат) . При необходимости можно добавить еще одно условие, щелкнув на клавише Add (А также): условный формат может содержать до трех условий.
9. Создание и использование стилей форматирования
В Excel предусмотрена возможность сохранения проделанной работы в виде стиля, который можно будет повторно использовать сколько угодно раз. (рис. 8)
Для создания стиля проделайте следующее:
Выделите ячейку с форматированием, которое Вы хотели бы сохранить.
Из меню Format (Формат) выберите пункт Style (Стиль). В появившемся диалоговом окне задайте имя стиля и укажите те элементы форматирования, которые следует сохранить.
Щелкните на кнопках Add (Добавить), OK
Форматирования это способ работы с ячейкой таблицы, для изменения ее внешнего вида. Они помогают представлять информацию в таблице удобным и практичным способом. Условное форматирование действительно достойно применения в таблицах. Оно делает отображение данных наглядными при объединении с возможностью автоматической проверки данных Excel. Более того, оно значительно облегчает пользование таблицей.
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:
· проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
· автоматизации итоговых вычислений;
· решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
· обработки результатов экспериментов;
· проведения поиска оптимальных значений параметров;
· подготовки табличных документов;
· построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Создание электронных таблиц Microsoft Excel
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
Основные понятия электронных таблиц
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
Ввод, редактирование и форматирование данных
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула,– а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа “=” (знака равенства).
Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.
Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
Вычисления в электронных таблицах
Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.
Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.
Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку АЗ. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.
При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1,$А$1,А$1 и $А1.В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный.
Копирование содержимого ячеек
Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами – второй.
Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).
Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.
Применение буфера обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку “вырезанные” данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.
Поиск решения. Эта надстройка используется для решения задач оптимизации. Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения, которое открывают при помощи команды Сервис > Поиск решения.
Мастер шаблонов для сбора данных. Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных. Когда на основе шаблона создается рабочая книга, данные, введенные в нее, автоматически копируются в связанную с шаблоном базу данных. Запуск мастера производится командой Данные > Мастер шаблонов.
Мастер Web-форм. Надстройка Предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные посетителями, автоматически добавляются в базу данных, связанную с формой. Форму Excel для сбора данных надо создать на рабочем листе заранее. Настройка системы сбора данных организуется с использованием мастера, который запускают командой Сервис > Мастер > Форма Web.
Построение диаграмм и графиков
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.
Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.
Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки
Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.
Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:
· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);
· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);
· отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);
· описание построенных графиков (вкладка Легенда);
· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике ( вкладка Подписи данных);
· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.
Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.
Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.
Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.
Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка > Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу Delete.
Читайте также: