Электронный документооборот и электронная подпись реферат

Обновлено: 17.05.2024

элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта,

водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента –

без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает

практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую

деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без

документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является

обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер

С развитием информационных технологий для документооборота

открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети

Интернет и ег о важным атриб утом - элект ронной почтой, проблема расстояния

перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ

приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,

появилась другая – защита информации, которую содержит электронный

документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому

настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве,

культуре требует адекватной реакции со стороны и нформационных технологий.

Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и

информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.

В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи.

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:

соответствующей производительной вычислительной техники, высокой

пропускной способности коммуникационных линий, технологичности

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки

(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не

примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор,

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики

требует интенсификации и четкой организ ации всего предприятия , вплоть до

каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности,

прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как

катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и

эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного

1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджм ента в деятельност и любого предприятия

информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаем ый и

управляемые процесс. Т иповым информационным объектом, фиксирующим и

регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.

Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия

принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе

делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного

обмена – документопоток.Для любой организации можно выделить три основных

потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих

документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов,

учета, регистрации, контроля за исполнение м, формирования дел, организации

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой

государственной системой документационного обеспечения управления

(ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня

хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы

работы с документами. В то ж е время сегодня желательна детальная

регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная

до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного

обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией

модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а

также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим

местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию

документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию

документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в

управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,

позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных

Электронный оф ис предполагает организацию работы групп пользователей

над совместным решением сложных распред еленных задач в электронных

компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня

существует большое число концепций построения электронного оф иса, в

частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию

“workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами,

необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно

пересылать документы из одного подразделения в друг ое без временных

задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль,

поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми

человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов,

предлагаемых в бумажном виде. Классическими прим ерами являются письма и

факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства

к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии

оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR).

Последние достижения в этой области послуж или толчком к активному

внедрению технологий электронного доку ментооборота, в том числе и у нас в

стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет

Содержание

I Введение………………………………………………………………………………………..…2
II 1 .Электронный документ…………………………………………………………………. 3
Сфера применения
Определения
Законодательство в сфере использования электронных документов
Правовой режим электронных документов
Действительность электронного документа
Доказательственная сила договоров
Защита электронных документов
Подлинность электронного документа
Оригиналы электронного документа
Копии электронного документа и их удостоверение
2. Электронный документооборот……………………………………………………….……6
Отправление электронных документов
Время и место отправления и получения электронного документа
Основные принципы электронного документооборота
2.1. Системы электронного документооборота………………………………………………8
2.2. Проблемы электронного документооборота……………………………………….……10
3. Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования) .………………………………………………………………………………. 12
III Заключение……………………………………………………………………………………..15
IV Список литературы…………………………………………………………………………….17

Прикрепленные файлы: 1 файл

реферат Электронный документ, документооборот.docx

Сфера применения

Определения

Законодательство в сфере использования электронных документов

Правовой режим электронных документов

Действительность электронного документа

Доказательственная сила договоров

Защита электронных документов

Подлинность электронного документа

Оригиналы электронного документа

Копии электронного документа и их удостоверение

2. Электронный документооборот……………………………………… ……………….……6

Отправление электронных документов

Время и место отправления и получения электронного документа

Основные принципы электронного документооборота

2.1. Системы электронного документооборота…………………………………… …………8

2.2. Проблемы электронного документооборота…………………………………… ….……10

3. Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования) .…………………………………………………………………………… …. 12

Именно компьютеризация информационной деятельности помогла человечеству существенно ускорить процессы обработки, поиска, передачи информации, повысить надежность хранения больших ее массивов и тем самым преодолеть так называемый "второй информационный барьер".

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Актуальность темы. Поскольку сегодня Интернет занимает огромное значение в жизни современного общества. С технической точки зрения, Интернет - объединение транснациональных компьютерных сетей, работающих по самым разнообразным протоколам, связывающих всевозможные типы компьютеров, физически передающих данные по телефонным проводам и оптоволокну, через спутники и радиомодемы.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно- распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

1. Электронный документ.

Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд преимуществ:

-Даёт возможность поиска по ключевым словам;

-Не изнашивается с течением времени;

-Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;

-Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов;

-Меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.

Электронная форма документов появилась и получила распространение в связи с унификацией и автоматизацией бизнес процессов и процессов управления во многих областях. Бумажный документооборот постепенно сдает свои позиции, за последнее десятилетие различные виды электронных документов практически вытеснили из оборота аналоговые.

В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа - это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.

ODF - это формат хранения документов изначально создан в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей, в 2006 г. формат был принят как международный стандарт. Полное описание формата занимает 738 страниц. На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами. Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ.

Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

В России в настоящее время заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа. Принимая его, государство преследует цель предоставить бизнесу и гражданам возможность использовать электронные документы без отчислений третьим фирмам, сократить риски потери документов за счёт гарантии обратной совместимости. Некоторые предприятия регламентируют для внутреннего обращения правила форматирования электронного документа.

В отличие от электронной копии страницы, отсканированной или посланной на принтер, в электронном документе отсутствуют поля и связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в организацию принимаются только в таком виде. Например размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200x2200 пикселей.

Научная статья посвящена анализу порядка, проблем, а также перспективе развития механизма использования цифровой подписи в Российской Федерации на современном этапе.

В центре внимания автора — рассмотрение алгоритма функционирования, получения и использования института электронной подписи, в частности выявления проблем в рамках внедрения данного механизма в систему электронного документооборота и проведения электронных торгов.

Результатом научной работы является обнаружение пробелов и несовершенств в современном законодательстве, в данной сфере. Автором предлагается внесение изменений в некоторые нормативно-правовые документы с целью усовершенствования процедуры внедрения электронной подписи в РФ и приведение к унификации данной системы с международной правовой практикой.

Ключевые слова: электронная подпись, электронный документооборот, электронные торги, банкротство, юриспруденция, право.

В современном обществе ценятся больше всего два параметра — технологичность и скорость передачи информации. Такая тенденция не обошла и правовую сферу, а именно документооборот. Способ электронного обращения документов всё активнее вытесняет традиционный способ закрепления и передачи информации, так как такой подход позволяет гораздо быстрее совершать правки в документах, а также сокращает время на их транспортировку, нежели при работе с традиционными бумажными аналогами. В связи с этим использование электронных документов позволяет большую часть общественных отношений перевести в цифровой вид, для которого характерны мобильность, доступность и удешевление процесса передачи данных.

Но вместе с развитием, возникают и новые проблемы. Основной проблемой в данной сфере является идентификация волеизъявителей, решением которой призвана электронная подпись или как её называли ранее электронно-цифровая подпись.

Но в процессе реализации программы по внедрению электронного документооборота и ЭП, оказалось, что законодательная база устарела и не отвечает современным тенденциям развития данной технологии.

В новом Законе был переосмыслен подход к определению ЭП. Согласно п.1 ст.2 данного Закона электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Новый закон значительно расширил сферу использования электронной подписи, разрешил ее получение не только физическим, но и юридическим лицам, а также закрепил систему аккредитации удостоверяющих центров. Одним из главных новшеств стало введение нескольких видов ЭП, тогда как предыдущий, утративший силу, Федеральный закон от 2002 года [1] предусматривал только один ее вид.

Итак, согласно ст. 5 Федерального закона № 63 [2] видами электронных подписей, отношения в области, использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Усиленная же ЭП, подразделяется на два подвида: неквалифицированная и квалифицированная.

Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Но, законодатель предусмотрел условие, в виде обратной презумпции, согласно которой признание равнозначности подписанным вручную бумажным документом, простой и усиленной неквалифицированной подписью должно быть закреплено либо в соглашении сторон, либо в федеральном законе или принятом в соответствии с ним подзаконном акте.

Выбор того или иного вида ЭП зависит от сферы ее использования, так как действующее законодательство закрепляет конкретные требования касательно использования определенного вида электронной подписи в различных случаях.

Так же, согласно ст. 6 ФЗ № 63 [2], если использование неквалифицированной ЭП согласовано сторонами, то в соглашении между ними обязательно должен быть установлен порядок проверки подписи. Если же участники электронного взаимодействия договорились об использовании простой ЭП, то подобное соглашение должно также предусматривать правила определения подписавшего документ лица по его простой ЭП и обязанность сторон по соблюдению конфиденциальности ключа подписи.

Получение ЭП происходит в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые находятся в ведении Минкомсвязи России. Как указывалось выше, ЭП могут получить как физические, так и юридические лица [9].

Физическим лицам необходимо предоставить:

документ, удостоверяющий личность,
СНИЛС,
ИНН,
Заявление о предоставлении ЭП.

учредительные документы,
документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в Единый государственный реестр юридических лиц,
ИНН,
документы должностного лица, на имя которого оформляется сертификат,
Заявление о предоставлении ЭП

На сегодняшний день электронная подпись может использоваться в процессе сдачи отчетности в органы государственной власти, участия в закупках, ведения электронного документооборота и самое главное при проведении торговых процедур по реализации имущества банкротов и в коммерческих торгах.

Сама ЭП может храниться на нескольких типах носителей — флэш-карта, USB-токен и смарт-карта. Последний тип носителя, не распространен в России, из-за весьма узкого внедрения систем бесконтактной передачи данных.

Таким образом, можно сделать вывод, что использование ЭП значительно повышает безопасность совершения сделок. Но, несмотря на это, использование ЭП не гарантирует стопроцентной безопасности. Так как кибер-преступность развивается параллельно с цифровыми технологиями, то необходимо проработать систему противодействия данным правонарушениям. К примеру, необходимо дополнить ст. 327 УК РФ [3], положением о запрете подтелок и сбыта поддельных электронных подписей и их носителей.

В заключении можно сказать, что на сегодняшний день нормативное регулирование сферы использования ЭП не соответствует современному этапу развития данной технологии и поэтому необходима постоянная модернизация, а так же унификация с международными актами. Тем не менее, несмотря на выявленные несовершенства, система ЭП — это продукт, способный решать проблемы взаимодействия и безопасности, для хозяйствующих субъектов и государства.

Основные термины (генерируются автоматически): электронная подпись, электронный документооборот, документ, лицо, бумажный документ, международная практика, простая электронная подпись, усиленная неквалифицированная подпись, электронная форма, электронная цифровая подпись.

Актуальность курсовой работы. В связи с бурным развитием электронного документооборота, который получил помимо мощной технологической и технической базы еще и юридическую поддержку, помимо государственного сектора, в котором криптография применяется для организации защищенного канала связи между различными департаментами и службами, еще более быстрыми темпами растет ИТ-сектор корпоративного защищенного документооборота. Инвестиции в эту технологичную область сейчас считаются одними из самых быстроокупаемых и перспективных.

Содержание

Вложенные файлы: 1 файл

KRR Курсовая Работа ИБ.docx

Использование систем защиты от несанкционированного доступа (ЗНСД)

Нет необходимости в специальных мерах по защите ключей в том случае, если используется система ЗНСД, блокирующая доступ на компьютер неавторизованных пользователей, либо использующая прозрачное шифрование информации на компьютере абонента.

В том случае, если используются персональные дискеты с централизованной генерацией ключей абонентов, использование систем ЗНСД все же необходимо для защиты ЦРК.

1.3.4 Виртуальные частные сети

Другое решение проблемы защиты электронного документооборота – построение виртуальных частных сетей (VPN – Virtual Private Network). VPN представляет собой защищенную корпоративную сеть, использующую любую ГВС (в частности, Internet) для передачи защищенных данных между сегментами VPN. Сегментами VPN могут быть как ЛВС предприятия или его удаленного подразделения, так и мобильные или удаленные пользователи, клиенты или ЛВС предприятий-партнеров.

Защита сегментов VPN происходит, например, с помощью межсетевых экранов. Межсетевой экран представляет собой выделенный компьютер, который производит следующие действия: фильтрует передаваемую через него информацию согласно определенным правилам и таблицам адресов пользователей VPN; обеспечивает шифрование передаваемой информации на определенном ключе, шифрование информации может происходить и на конкретном рабочем месте абонента сети; при получении информации из внешней сети – проверяет ее целостность, расшифровывает и передает конкретному абоненту сети; позволяет изолировать внутреннее адресное пространство путем замены внутренних адресов сети в заголовках передаваемых пакетов.

Защита документооборота с удаленными или мобильными пользователями происходит путем шифрования передаваемой информации, обычно на парно-связном ключе удаленного пользователя и адресата (или отправителя).

Использование VPN имеет следующие преимущества:

- обмен только защищенной информацией между авторизованными пользователями;

- изолированность от ГВС внутренней сети и ее топологии;

- прозрачность для абонентов сети.

К недостаткам использования VPN можно отнести некоторое замедление передачи информации в ГВС.

1.3.5 Использование криптосервера

Шифрование информации в различных системах документооборота производится как программными, так и аппаратными средствами. Аппаратные средства шифрования имеют ряд преимуществ по сравнению с программными (защищенность и неизменность алгоритма шифрования, возможность загрузки ключей шифрования непосредственно в устройство криптографической защиты данных (УКЗД), возможность одновременного использования УКЗД в системе ЗНСД). К недостаткам же аппаратных средств можно отнести несколько более низкую скорость обработки данных и более высокую стоимость.

Использование криптосервера решает ряд проблем, связанных с выбором шифратора. Криптосервер представляет собой отдельный компьютер в ЛВС, оснащенный аппаратным шифратором и используемый для шифрования информации для абонентов сети по их запросам. Зашифрованная информация может впоследствии использоваться абонентом по его усмотрению, в том числе, для передачи по ГВС. Информация абонента может быть также автоматически подписана криптосервером. Порядок работы криптосервера может быть, например, таким:

- абонент направляет на криптосервер открытые данные;

- происходит взаимная аутентификация абонента и криптосервера. Для идентификации абонента используется его персональная SC, содержащая используемые для аутентификации СК абонента и ОК криптосервера;

- после успешной аутентификации криптосервер зашифровывает данные на персональном ключе абонента (выбираемом из хранящейся на сервере таблицы ключей абонентов) и подписывает их;

- абонент получает зашифрованные и подписанные данные.

Преимущества использования криптосервера: использование одного шифратора вместо нескольких (по числу абонентов); хранение всех ключей для предачи документов в ГВС только на криптосервере; упрощение администрирования – все полномочия абонентов определяются администратором и хранятся только на криптосервере; использование микропроцессорной SC в качестве носителя ключей аутентификации – исключает возможность несанкционированного использования хранящихся на криптосервере ключей.

Следует учесть, что, как и у любого другого дешевого решения, у криптосервера есть некоторые недостатки. Прежде всего, это необходимость защиты такой сети от попыток доступа из ГВС, поскольку информация посылается на криптосервер в незащищенном виде. Во-вторых, криптосервер обязательно должен быть защищен системой ЗНСД, поскольку он содержит все ключевые элементы пользователей такой ЛВС.

1.3.6 Организационные мероприятия

Следует учесть, что использование любых систем защиты документооборота будет недостаточным без введения некоторых организационных мер.

Использование протоколирования всех операций, совершенных с помощью системы защиты. Протоколирование (ведение журналов операций) во многих системах ведется автоматически; оно должно быть обязательным на особо важных рабочих местах, например, ЦРК, СЦ, рабочее место администратора по безопасности.

Предотвращение получения злоумышленниками ключевых дискет и их тиражирования владельцами. Для этого, помимо простого введения паролей, можно использовать в качестве ключевых носителей микропроцессорные SC.

Разграничение доступа на рабочие места, как административными мерами (напр., разграничение доступа в помещения), так и с использованием различных систем ЗНСД, что особенно актуально для тех же ЦРК и СЦ.

Читайте также: