Договорная кадровая документация реферат

Обновлено: 06.07.2024

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнёрства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговорённости в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключение коллективного договора определяется сторонами. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника.

Вопрос 7. Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учётные и другие документы.

Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями - его заместителем по персоналу.

Схема приказа: 1. Распорядительное действие; 2. ФИО лица; 3. Должность и структурное подразделение; 4. Дата вступления в силу приказа; 5. Обязательное условие; 6. В тексте не должно быть сокращений, опечаток, ошибок в информации.

В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется чётко указывать юридические ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: “С приказом ознакомлен…., далее подпись сотрудника и дата”. Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, то есть этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, то есть выступает в роли первичного учётного документа и порождает технологическую цепочку других учётных и отчётных кадровых документов.

Вопрос 8. Учётная документация

Комплекс учётной кадровой документации выполняет функцию персонального учёта работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учётной документации можно разделить на две подгруппы:

1) первичные учётные документы;

2) производные (вторичные) учётные документы;

К первичным учётным документам можно отнести: Личная карточка унифицированной формы № Т-2, Личный листок по учету кадров, Дополнение к личному листку. В подгруппу производных учётных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и Т-2 ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учётная карточка научного сотрудника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и тп., имеющие форму традиционных и электронных документов. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объёму и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учётные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включённой в них информацией.

9. Отчётная и отчётно-справочная документация

Комплекс отчётной и отчётно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определённый период времени.

Отчётная документация характеризуется чёткой периодичностью представления её адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и тд.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утверждённых органами функционального управления. Это, прежде всего, отчётная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчётные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

В работе кадровых служб значительное место занимает малоформализованная, внутренняя отчётно-справочная документация (справки, сводки, перечни и тп.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуется достаточно чёткой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчинённостью включаемых в них информационных показателей - персональных данных.

Вопрос 10. Документирование приема граждан на работу

Прием на работу граждан предполагает следующие процедуры:

Обращение гражданина в отдел кадров

Получение от гражданина необходимых документов и их изучение

Собеседование, уточнение сведений, которые указаны в документах.

Заполнение бланка приказа (форма Т-1)

Собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения, прохождение инструктажей, при необходимости – мед. осмотра

Составление, согласование и подписание трудового договора

Выдача работнику экземпляра трудового договора

Заполнение сотрудником службы УП унифицированной формы приказа (форма Т-1), распечатка бумажного экземпляра, визирование приказа и подписание работодателем.

Ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа

Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника, внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени (форма Т-12, Т-13)

Заполнение личной карточки (Т-2)

Внесение фамилии работника в первичные учетные бух. документы

Внесение записи в трудовую книжку

Выдача работнику удостоверения или пропуска.

Мировая практика выделяет следующие типовые документы, требуемые от работника при оформлении его трудоустройства:

- личное заявление о приеме на работу

- трудовая книжка и контракты

- рекомендательные письма и характеристики

- копия документа об образовании

- фотография работника и другое.

В РФ согласно Трудовому кодексу работодатель вправе требовать от поступающего на работу: трудовую книжку; документ, удостоверяющий личность (паспорт, справка, военный билет); документ об образовании; пенсионное страховое свидетельство.

После положительного решения о приеме на работу в отделе кадров оформляются следующие документы:

Приказ-распоряжение о приеме на работу

Контракт работника (2 экз.: 1 – работнику, 2ой – в личное дело)

Инструкция по технике безопасности

Акт приемки-передачи рабочего места

Договор о полной материальной ответственности

Постановка на воинский учет

Личная карточка работника (хранится 5 лет) и другое.

Вопрос 11. Документирование приема на работу руководящего состава, специалистов, научных и других категорий работников

Научно-педагогические работники должны предоставлять документы, характеризующие научно-пед. деят-ть: список научных трудов, список монографий, публикации, учебники, книги и другое.

Особенности по процедуре приема:

Получение отделом кадров от гражданина лично или по почте резюме

Изучение резюме руководителем подразделения. Вызов для беседы. В этом случае объявление об отказе остальным не делается.

Информирование кандидата об его будущих обязанностях, о правилах внутреннего трудового распорядка, об оплате труда.

Беседа руководства организации с кандидатом.

Заполнение кандидатами заявления и предоставление в отдел кадров

Предварительное собеседование кандидатов с работниками отдела кадров по представленным документам

Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения профессиональных способностей, моральных качеств.

При необходимости тестирование, анкетирование и другие методы отбора.

По собранным материалам принятие решения руководителем

Беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, ознакомление с должностной инструкцией, инструктаж по безопасности. При согласии кандидата заполнение типовой формы трудового договора.

12.Заполнение сотрудником службы УП унифицированной формы приказа (форма Т-1), распечатка бумажного экземпляра, визирование приказа и подписание работодателем.

13. Ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа

14. Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника, внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени (форма Т-12, Т-13)

15. Заведение личного дела на вновь принятого работника

Заполнение личной карточки и других учетных форм.

16. Внесение фамилии работника в первичные учетные бух. документы

Внесение записи в трудовую книжку.

Похожие страницы:

Кадровые службы и их функции

. - сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане . выделяют несколько вариантов структурного местоположения кадровой службы: Кадровая служба структурно подчинена руководителю по .

Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

. трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных . некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе: 1. В основе работы кадровой службы колледжа стоит разделение .

Делопроизводство в управлении персонала

. задач. 1. Состав документации кадровой службы Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, . Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА –М, 2000. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. .

Кадровое делопроизводство (3)

Кадровая служба организации

. является кадровая служба предприятия. Объектом - управленческая деятельность этой службы. 1.Кадровая служба организации 1.1. Понятие кадровой службы Кадровая служба . учета и делопроизводство не превышают 10% в общем фонде времени кадровой службы, несмотря .


Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье.

Что такое кадровое делопроизводство

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Кадровая документация в компании состоит:

  • из бланков унифицированных форм;
  • положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

  • документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности;
  • документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе относится следующая кадровая документация:

  • приказ о приеме на работу (Т-1);
  • контракт с сотрудником (ТД-1);
  • трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н);
  • личная карточка сотрудника (Т-2);
  • документы о переводе (Т-5);
  • приказ об оформлении отпуска (Т-6);
  • приказ об увольнении (Т-8);
  • приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
  • командировочное удостоверение (Т-10);
  • служебное задание (Т-10А);
  • распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

Узнайте больше о новом порядке ведения трудкнижек в соответствии с приказом № 320н здесь.

Ко второй группе относятся:

  • график отпусков (Т-7);
  • штатное расписание (Т-3);
  • приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а);
  • распоряжение о командировании работников (Т-9а);
  • приказ о поощрении сотрудников (Т-11А);
  • табель учета рабочего времени (Т-12);
  • документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13);
  • журнал проверок воинского учета граждан;
  • приказ об организации воинского учета;
  • внутренние положения:
    • коллективный договор;
    • положение об охране труда;
    • положение о премировании;
    • правила внутреннего распорядка;
    • положение о командировках;
    • положение о коммерческой тайне;
    • положение об оплате труда;
    • положение об использовании личного транспорта в служебных целях.

    Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии

    В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

    • перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
    • отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
    • доход сотрудника: заработная плата, премии;
    • общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
    • обязательные правила, действующие внутри компании.

    ВАЖНО! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

    Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.

    Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

    Подробнее о компенсации транспортных расходов работнику читайте здесь.

    Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.

    Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства

    Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.

    Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

    • защиты трудовых прав сотрудников;
    • уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
    • информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

    Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

    ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

    • дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
    • административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
    • уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
    • гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

    Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

    • налоговые органы при выездных проверках;
    • военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

    Как оформляется спецоценка рабочих мест

    В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

    ВАЖНО! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 3 закона № 426-ФЗ).

    Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится с периодичностью, определяемой с учетом положений ст. 11 закона № 426-ФЗ, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

    В 2021 году в ст. 11 закона № 426-ФЗ были внесены заметные поправки. Подробности — в специальном материале.

    К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

    • приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
    • приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
    • декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
    • отчет с результатами.

    Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании — 60 000–80 000 руб.

    Все ли компании обязаны вести воинский учет?

    В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

    • приказ об организации воинского учета;
    • журнал проверок воинского учета;
    • личная карточка Т-2.

    Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11.07.2017).

    Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 1000–3000руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – аналогичного штрафа.

    Итоги

    Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Читайте также: