Делопроизводство по личному составу реферат

Обновлено: 03.07.2024

Работа содержит 1 файл

Документы по личному составу.docx

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Кафедра организации и управления производством

Документы по личному составу

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.

4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий. 5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.

6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить наподгруппы: – личные работников; – личные (наградные) дела; – личные дела по аттестации (аттестационные дела); – личные дела учащихся, студентов, аспирантов; – личные дела по усыновлению детей; – регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице; – личные (учетные) дела пострадавших; – личные дела пенсионеров (пенсионные дела); – персональные дела членов партии; – выездные дела; – судебно-следственные дела; – истории болезней.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником:

- Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

- Личные карточки формы Т-2;

- Лицевые счета по заработной плате;

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

Описание документов по личному составу: Приказы по личному составу – по ним оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия.

По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий. Имеет следующие реквизиты: наименование документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверяемого лица, его паспортных данных и вида действий по доверенности, подписи, их расшифровку, подпись должностного лица, заверившего расписку, печать предприятия, на котором доверитель работает, на срок проведения действий, указанных в ней).

Для составления перечня использовать метод группового выборочного приема по каждой из представленных в списке отраслей. Критерием выбора организации является масштабность ее деятельности. На документы, отобранные в ходе экспертизы на постоянное хранение, составляется опись дел по личному составу постоянного срока хранения. Описи дел по личному составу постоянного хранения, составленные по результатам экспертизы документов, как в государственном архиве, так и в организации, представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЦЭПМК) Архивного комитета. Документы, не подлежащие постоянному хранению и с истекшими сроками, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Уничтожение документов производится в установленном порядке.

При ведении трудовых книжек необходимо соблюдать ряд требований. К таким требованиям относят:

1) технику ведения оформления записей в трудовой книжке ;

2) язык оформления записей в трудовой книжке;

3) состав записей в трудовой книжке;

4) содержание записей в трудовой книжке;

5) оформление отдельных элементов записей в трудовой книжке.

Рассмотрим более подробно каждый из вышеперечисленных пунктов. Техника ведения оформления записей в трудовой книжке отражена в Инструкции по заполнению трудовой книжки, утвержденной Постановлением Совета Министров ССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 . В этой инструкции прописано, что все записи в трудовой книжке должны осуществляться гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (гелем, пастой) синего, черного или фиолетового цвета или ручкой-роллером, в том числе шариковой. Появление такого требования связано с тем, что записи необходимо защитить от порчи, например, предохранить от растекания чернил по поверхности листа трудовой книжки.

Нумерация в трудовых книжках должна быть последовательной, т.е. прямо возрастающая, но только в одном разделе.

В инструкции сказано, что заполнение трудовых книжек должно осуществляться только на государственном языке Российской Федерации. Также записи можно вести на языке той республики, которая находится в составе Российской Федерации и установила свой государственный язык на территории республики. Поэтому записи, вносимые в трудовую книжку, сначала записываются на русском языке, а потом на языке, принятом в республике.

В трудовую книжку вносят следующие виды сведений (записей):

· сведения (записи) о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);

· сведения (записи) о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);

· записи о награждениях и поощрениях (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством);

· сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Стоит обратить особо внимание на то, что взыскания в трудовую книжку не вносятся.

К содержанию трудовых книжек предъявляются следующие основные требования:

1) полное содержание всех сведений (порядковый номер, дата, наименование и т.п.);

2) соответствие формулировок сведений трудовому кодексу и распоряжению (приказу) (например, приказ об увольнении сотрудника организации и т.п.);

3) соответствие сведений реальной ситуации.

Особо стоит отметить, что все вносимые изменения в трудовую книжку должны быть документально обоснованы. Инициалы сотрудника в трудовую книжку вносят в именительном падеже, полностью прописывая фамилию, отчество и имя без всяких сокращений. Такие же требования предъявляются к занесению сведений о дате рождения. Даты фиксируются арабскими цифрами, число и месяц прописывают двумя парами двузначных чисел. Год пишется четырехзначным числом, отделяя при помощи точки числа друг от друга.

На титульном листе трудовой книжки ставится заверительная подпись сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство в организации и оттиск печати, удостоверяющий подлинность подписи.

Оформление записей со сведениями о работнике осуществляется в следующих ситуациях:

1) при оформлении трудовой книжки;

2) при внесении подлежащих изменений информации в сведениях о работнике.

Оформление трудовой книжки осуществляется работодателем, если:

· работник впервые трудоустраивается;

· работник проработал в организации по первому трудовому договору пять или менее дней, в связи с чем трудовая книжка не была на него заведена;

· произошла утрата работником трудовой книжки после увольнения с последнего места работы;

· прежний работодатель документально подтвердил утрату трудовой книжки работника;

· у работника трудовая книжка отсутствует по каким-либо другим причинам, либо находится в состоянии, не подлежащем дальнейшему ее использованию.

Оформление самой трудовой книжки в соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек осуществляется работодателем или другим лицом, обладающим правом ведения кадрового делопроизводства в организации (например, кадровый делопроизводитель, директор по персоналу и т.д.):

1) не позднее 5 дней со дня приема сотрудника на новое место работы;

2) в присутствии владельца трудовой книжки (работника организации).

Работодатель должен вносить все данные о работнике в трудовую книжку согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек на основании следующих документов:

1) паспорта гражданина РФ или другого документа, удостоверяющего личность – сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника;

2) документа об образовании – сведения об образовании работника, сведения о профессии и (или) специальности.

Особо стоит обратить внимание, что все документы, предоставленные работником, должны быть подлинными. Если один из подлинников документов при оформлении отсутствует, то оформление возможно при предоставлении дубликата или нотариально заверенной копии документа. В случае, если документы отсутствуют по уважительной причине (например, хищение паспорта и т.п.), то оформление возможно отложить до момента восстановления документов по письменному заявлению работника организации.

Дата заполнения трудовой книжки желательно должна быть зафиксирована арабскими цифрами или алфавитно-цифровым способом, где месяц прописывается буквенным способом, т.е. словом в родительном падеже.

Все сведения, которые были внесены в трудовую книжку, в обязательном порядке должны быть проверены владельцем данного документа. В случае правильности заполнения трудовой книжки работник ставит свою подпись в знак согласия с указанными данными на титульной странице документа. После этого сотрудник кадровой службы ставит свою подпись и оттиск печати организации на титульном листе, и трудовая книжка отдается на хранение до момента увольнения сотрудника с предприятия. Вопрос хранения трудовой книжки в организации более подробно будет рассмотрен далее. Сейчас же мы рассмотрим более подробнее вопрос об оформлении записей со сведениями о работе сотрудника организации.

П. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек фиксирует, что вся информация в трудовую книжку должна вноситься на основании приказов или распоряжений, которые были изданы работодателем, не позднее недели с момента их издания. Это правило также распространяется и на оформление сведений или записей относительно награждений работников и т.п.

В состав записей, носящих в себе информацию о сведениях о работе, входят:

· информация о трудовых функциях сотрудника организации, которые он исполняет непосредственно в своей профессиональной деятельности;

· информация о переводе сотрудника с одной должности на другую на постоянной основе;

· информация о прекращении трудового договора между работодателем и работником организации;

· информация другого характера, предусмотренного законодательством РФ.

Приведем пример записи в трудовой книжке.

Свиридову Анну Алексеевну

в плановый отдел

на должность экономиста I категории

с окладом 15 000 руб. 00 коп.

Основание: трудовой договор от 20.01.2010 № 45.

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен: подпись, дата.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

После подписания делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного.

Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Рассмотрим в качестве примера информационно-справочный документ справка.

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

- подтверждающие факты биографического или служебного характера;

- отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

2) должность, профессия, специальность;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);

4) размер заработной платы;

5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.

Как правило, справка с места работы оформляется на бланке - шаблоне (трафаретном бланке для справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован.

На практике для указания адресата в справке используются два подхода:

адресат выносится в правый верхний угол бланка.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться полностью, в соответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник, номера телефонов и факса и так далее.

По общему правилу справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей).

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати.

Пример

Образец справки с места работы.

Подпись (расшифровка подписи)

1. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

3. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

2. Описание документов по личному составу…………….…………..

3.Подготовка документов по личному составу к архивному хранению.

Список использованных источников………………………….………

1. Документы по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса, на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);
Трудовые договора, заключенные предприятием с работником;
Трудовые книжки;
Личные карточки (формы Т-2);
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате;

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

2. Описание документов по личному составу

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…) и формируются в отдельное дело.

Резюме лиц, не принятых на работу, хранится 1 год. Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.

Расписка

Доверенность

Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Доверенность по характеру и назначению бывают двух разновидностей:

официальные (выдаются представителям предприятия);
личные (выдаваемые гражданам).

3. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
личные дела;
лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
акты о несчастных случаях, связанных с производством;
тарификационные ведомости;
табели и наряды работников вредных профессий;
трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
списки работников, уходящих на льготную пенсию;
штатные расстановки;
книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем - 75 лет. Исключения составляют:

акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
тарификационные ведомости - 25 лет;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
списки работников, уходящих на льготную пенсию - 50 лет.

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатуры, формирования, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
включать в дело по одному экземпляру документа;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело, а также учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, систематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 1).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Список использованных источников:

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Актуальность выбранной мной темы заключается в том, что
в настоящее время невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно – исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких фундаментальных вещей как постановления, решения, приказы, распоряжения. Так же, каждый квалифицированный документовед обязан знать правильность составления и ведения той или иной документации.
Цель данного реферата - подробно рассмотреть и изучить распорядительную документацию по личному составу.

Содержание

Введение 3
Глава 1. Документы по личному составу и их основные виды 5
1.1 Работа кадровой службы 5
1.2 Виды документов по личному составу 6
Глава 2. Распорядительные документы 9
2.1 Распорядительная документация 9
2.2 Приказы по личному составу 9
Заключение 27
Список использованных источников и литературы 28

Вложенные файлы: 1 файл

ДОУ.docx

МИНИСТЕРСТВО ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФБУ СПО КОЛЛЕДЖ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

"ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ"

на тему "Документы по личному составу"

Выполнила - студентка группы 2-4

Проверил - преподаватель ДОУ

Глава 1. Документы по личному составу и их основные виды 5

1.1 Работа кадровой службы 5

1.2 Виды документов по личному составу 6

Глава 2. Распорядительные документы 9

2.1 Распорядительная документация 9

2.2 Приказы по личному составу 9

Список использованных источников и литературы 28

Цель данного реферата - подробно рассмотреть и изучить распорядительную документацию по личному составу.

подобрать, изучить, систематизировать и подготовить
к изложению литературу по проблеме.
ознакомиться с составом распорядительной документации.
представить правильность оформления, ведения документации.
выявить важность знания правильного оформления приказов, распоряжений, решений по личному составу.

При составлении реферата были использованы следующие источники:

Глава 1. Документы по личному составу и их основные виды

1.1 Работа кадровой службы

Задачи управления трудовым коллективом, формирования
и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные
о работниках, сведения об образовании и т.д.

Важнейшей функцией кадровой службы является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные,
по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идет о приёме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

При подготовке организационно- распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов 1 .

1.2 Виды документов по личному составу

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: приём, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приёма и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

Приём на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приёма на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приёме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

приём на работу; перемещение по работе; увольнение с работы; установление должностных окладов; отпуска; командировки; изменение фамилии; поощрения; взыскания и т.д.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся
и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу
по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку,
а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения
о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

Глава 2. Распорядительные документы

2.1 Распорядительная документация

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Приказы и распоряжения – необходимые инструменты руководителя,
с помощью которых он осуществляет свои полномочия по управлению организацией. Важность правильного оформления этих документов трудно переоценить, ведь они всегда затрагивают интересы конкретных людей 2 .

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит
из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти
от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил") 3 .

2.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах: прием на работу; перемещение по работе; увольнение с работы; установление должностных окладов; отпуска; командировки; изменение фамилии; поощрения; взыскания и т.д. Допустимы разные варианты оформления приказа (оговоренные в инструкции). Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам. Заглавие - "По личному составу". Констатирующей части в приказе может не быть. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - приём
на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

Читайте также: