Банки и аудиторские фирмы проблемы взаимодействия реферат
Обновлено: 02.07.2024
Как построить полноценную функцию с нуля в условиях жестких ограничений ресурсов? Возможно ли это? Сложно, но можно.
Опыт показывает, что полноценная функция внутреннего аудита в компании формируется в течение 3-х лет. Начиная с 4-го года идет оптимизация и повышение эффективности.
Итак, с чего начинать, куда и как двигаться, если вам необходимо создать подразделение численностью в одного работника.
Алгоритм действий первого года включает в себя:
1. Определение требований
2. Подбор сотрудника
3. Регламентация деятельности
4. Планирование деятельности и планирование проведения проверок
5. Выполнение планов
7. План-фактный анализ результатов
8. Внесение корректировок.
1. Определение требований к функции внутреннего аудита и места внутреннего аудита в структуре компании
Ответственный и достаточно сложный момент. Это фундамент выстраивания функции. Именно на этом этапе определятся (должны определиться):
место внутреннего аудита в организационно-штатной структуре;
Ошибочно полагать, что все руководители и акционеры достаточно хорошо знают и понимают, что такое внутренний аудит, каким должен быть внутренний продукт и что с этим продуктом потом делать. А если внутренний аудит — это не осознанная потребность бизнеса, а изменение требований регулятора, то в этом случае заказ от бизнеса вообще не определен.
При определении требований к внутреннему аудиту в целом, определяется требование к профилю должности, требования к кандидату на должность и стоимость услуг внутреннего аудитора.
Формируется бюджет на организацию внутреннего аудита.
неверно сформирована штатная структура: внутренний аудитор находится в административном и функциональном подчинении у одного из топ-менеджеров (нарушение принципа независимости);
неверно определены требования к профилю должности (нарушение принципа профессионализма);
занижена стоимость услуг внутреннего аудитора: затягивается процесс поиска сотрудника или вакансия закрывается тем, кто подходит по цене (нарушение принципа профессионализма);
в бюджете учтены только расходы на оплату труда.
Сформировали требования, определили место в структуре компании, настало время подбора нужного сотрудника.
2. Подбор сотрудника
Так кто же он такой – внутренний аудитор в единственном лице?
А. Проведение внутренней аудиторской проверки и/ или выполнение консультационного проекта в составе группы;
B. Проведение внутренней аудиторской проверки и/ или выполнение консультационного проекта самостоятельно или в составе группы;
C. Методическое сопровождение деятельности службы внутреннего аудита;
D. Руководство выполнением плана работы службы внутреннего аудита;
E. Управление (руководство) службой внутреннего аудита.
Международными профессиональными стандартами внутреннего аудита (МПСВА) определены требования к профессионализму (Стандарт 1210):
Внутренние аудиторы должны обладать знаниями, навыками и другими компетенциями, необходимыми для выполнения своих должностных обязанностей. Для выполнения стоящих перед подразделением внутреннего аудита задач, сотрудники подразделения должны коллективно(!) обладать необходимыми знаниями, навыками и другими компетенциями или получить их.
При подборе работника возможны два варианта развития событий:
1) работника находят на внешнем рынке труда (открывается вакансия);
2) работника находят на внутреннем рынке (работник назначается из числа уже имеющихся: главный бухгалтер, бухгалтер, экономист, ревизор, юрист, работник СБ, пр.).
Как определиться с кандидатурой на закрытие вакансии?
Плюсы закрытия вакансии внешним работником с опытом работы заключаются в том, что не надо тратить время и деньги на обучение на этапе становления функции. Работник знает, что, как, в какой последовательности надо делать.
Минусы — работник не знает бизнеса (вообще новая отрасль, особенности ведения бизнеса, особенности имеющихся коммуникаций, особенности корпоративной культуры); стоит гораздо дороже, чем заложили в бюджете.
Если на вакансию внутреннего аудитора переводят уже имеющегося работника, то в этом случае наилучшим решением будет работник, который хорошо знает организацию и экономику бизнеса и при этом сталкивался хоть в какой-то мере с учетом (бухгалтерский, управленческий).
Дополнительно на первом этапе для собственного работника будет необходимо сформировать долгосрочную программу обучения, не менее, чем на 2 года. Но здесь компания опять сталкивается с проблемой — нет компетентных сотрудников, которые знают в каком направлении, в какой последовательности и чему обучать новоиспеченного внутреннего аудитора.
В обоих случаях – будет ли вакансия закрыта внешним или внутренним кандидатом – возникнут сложности, связанные с коммуникацией.
Внешнему кандидату надо будет доказать свой профессионализм: тут и проверка на удар, и проверка на выдержку, и проверка на глубину знаний. Только пройдя все эти этапы, внутренний аудитор выходит на уровень партнерства и доверия.
У внутреннего кандидата свои этапы становления и выхода на уровень партнерства и доверия. Работник знает бизнес (по крайней мере, с точки зрения подразделения, в котором ранее работал), но не в полной мере знает и/или понимает логику взаимосвязи сквозных бизнес-процессов. У работника появляются сложности в коммуникациях (психологический барьер при проверке топ-персонала высшего звена работником среднего звена или бывшим рядовым работником). Возможен конфликт интересов в случае, когда вакансия закрыта бывшим топ-руководителем (например, главный бухгалтер назначен на должность внутреннего аудитора).
Кроме профессиональных требований есть еще один нюанс, который необходимо учитывать при подборе работника. И это нюанс – личность кандидата. Чтобы как Федор Конюхов в одиночку плыть через океан, надо быть зрелой и сильной личностью. И зрелость личности не всегда завязана только на возраст.
заложена база для конфликта интересов (работник не вправе в течение 1 года проверять те направления, в которых работал ранее);
обученный работник, соответствующий требованиям рынка, может уйти (и уйдет!) из организации в случае, если его мотивация не будет меняться вместе с уровнем его компетенции и профессиональных навыков (пактически не сталкивалась с ситуацией, когда комитет по аудиту или совет директоров делал запрос на соответствие уровня оплаты внутреннего аудитора уровню рынка труда).
На этапе трудоустройства может возникнуть проблема, связанная с согласованием кандидата на замещение вакансии. Необходимо делать допуск на тот факт, что подразделение, отвечающее за управление персоналом, может об этом просто не знать. До момента подписания трудового договора необходимо ознакомиться с документами, в которых может быть оговорено это условие (Положение о совете директоров, Положение о комитете по аудиту, Положение/ регламент взаимодействия с подразделением внутреннего аудита материнской компании, пр.). Не создайте почву для трудового спора в случае, когда трудовой договор заключен, а кандидатура не согласована или согласована с оговорками!
3. Регламентация деятельности
Базовый набор документов, которые необходимо разработать, утвердить и ввести в действие в течение первого года:
Положение об организации внутреннего аудита в компании
базовые стандарты внутреннего аудита (5 базовых стандартов: общие требования и положения; планирование; организация и проведение; отчетность; мониторинг)
Программа обеспечения и повышения качества (+ Методика оценки качества).
В Положении об организации внутреннего аудита в компании определяются цели, задачи, функции, статус, порядок организации, полномочия, ответственность, лица (работники, подразделения), на которых распространяется действие документа, подчиненность, подотчетность, правила приема и увольнения, правила взаимодействия с генеральным директором, комитетом по аудиту и советом директоров, правила урегулирования спорных (конфликтных) ситуаций.
Есть два момента, которые нужно иметь в виду, регламентируя деятельность. Первое: вполне возможен вариант, когда в организации нет комитета по аудиту и совета директоров. Просто учредитель в единственном лице, он же и генеральный директор, принял решение о необходимости формирования современной системы контроля. Второе: обращаю внимание на то, что положение о подразделении не создается. Все, что определяет этот документ, в нашем случае (аудитор в единственном лице) закладывается в должностную инструкцию.
В случае, если внутренний аудитор в единственном лице принят на работу в дочернее зависимое общество (в компаниях с холдинговой структурой), то необходимо через корпоративного секретаря получить все корпоративные нормативные документы и решения совета директоров (выкопировки из протоколов заседаний в отношении каждого документа), касающиеся внутреннего аудита.
Здесь важно учесть некоторые нюансы.
согласованный проект документа рассматривает комитет по аудиту и утверждает совет директоров.
По всем вопросам, связанным с исполнением или адаптацией внутренних нормативных документов, внутренний аудитор должен руководствоваться разъяснениями соответствующего структурного подразделения внутреннего аудита в управляющей компании холдинга.
Обращаю внимание, что период становления внутреннего аудита в компаниях холдингового типа может затянуться не на один год. За это время в ДЗО может поменяться не один корпоративный секретарь. Опыт показывает, что, делая запрос корпоративному секретарю, необходимо указать, что реестры протоколов заседания комитета по аудиту и совета директоров нужно просмотреть как за текущий год, так и за 2-3 предшествующих года. Также следует обратиться к секретарю (офис-менеджер, канцелярия) с просьбой поднять переписку с подразделением внутреннего аудита материнской компании.
Программу стажировки рекомендую утвердить приказом генерального директора и обязательно назначить руководителя стажировки. Программа представляет собой письменную форму договоренности между внутренним аудитором и генеральным директором о том, что и как должно быть сделано в период прохождения испытательного срока. При наличии комитета по аудиту стажировку рекомендую проходить под патронажем комитета.
Программа стажировки формируется на 3 месяца. Если внутренний аудитор уже имеет опыт работы, то программа стажировки — это первая программа первой внутренней аудиторской проверки и эту программу он формирует самостоятельно. Если работник не имеет опыта работы во внутреннем аудите, то программа стажировки должна стать введением в профессию.
У сотрудника без опыта работы во внутреннем аудите до прохождения стажировки должно быть организовано и проведено обучение: Внутренний аудит – 2 модуля, Управление рисками – 2 модуля.
4. Планирование
В первый год работы рекомендую внутреннему аудитору осуществлять свою деятельность на основании следующих базовых планов:
план проведения внутреннего аудита
План деятельности включает в себя план проведения внутреннего аудита. В план деятельности также включают мониторинг, методологическое обеспечение деятельности, повышение квалификации (обучение), взаимодействие с комитетом по аудиту и советом директоров (в том числе по вопросам планирования и отчетности), взаимодействие с внешним аудитором и контрольно-ревизионной комиссией (при наличии таковых), взаимодействие в рамках системы управления рисками и внутреннего контроля, СУРиВК; консультирование. План трудозатрат позволяет распределить задачи в соответствии с имеющейся нормой рабочего времени.
Программа стажировки, о которой упоминалось выше, на этапе становления внутреннего аудита с нуля может послужить базой для формирования этих планов.
Тестовое задание по завершении стажировки – создание пакета согласованных и утвержденных документов:
Модель внутреннего аудита
План деятельности внутреннего аудитора
План проведения внутреннего аудита.
Программа стажировки, о которой пойдет речь ниже, протестирована на трех различных компаниях (фуд-ритейл; оптовые продажи бензомоторной техники; DIY-сеть магазинов строительных материалов) и применялась как на этапе становления внутреннего аудита с нуля, так и при адаптации новых сотрудников подразделения внутреннего аудита. Перед началом необходимо приказом утвердить руководителя стажировки.
1-й месяц:
1. Изучение, анализ документов: учредительные документы; Положения о совете директоров и профильных комитетах; организационно-штатная структура; Кодекс деловой этики; корпоративная культура; положения об отделах; учетная политика; Политики (управление рисками, безопасности, антикоррупционная, пр.).
2. Стажировка по 1-2 дня в каждом отделе (с предварительным изучением должностных инструкций).
3. Изучение и анализ: экономика отрасли; нормативно-законодательная база.
4. Изучение и анализ внутренних нормативных документов: регламенты, стандарты, корпоративные стандарты и регламенты (ДЗО).
По завершении этапа руководитель стажировки оценивает результат. У стажера должно быть сформировано понимание системы организации, управления, регулирования и контроля бизнеса.
2-й месяц:
1. Анализ основных бизнес-процессов (на базе стажировки в отделах и изучения регламентов, стандартов).
2. Изучение карты рисков, анализ СУРиВК.
3. Анализ финансовой отчетности, отчетов ревизионной комиссии и внешнего аудитора (за период от 3 до 5 лет).
4. Анализ актов проверок внешних контролеров за период от 3 до 5 лет (ФНС, трудовая комиссия, Роспотребнадзор, МЧС и пр.).
По завершении этапа руководитель стажировки оценивает результат. На этом этапе должен быть сформирован перечень объектов аудита. Проведено ранжирование объектов аудита. Определены владельцы объектов аудита. У стажера имеется четкое понимание о СУРиВК, имеется понимание основных рисков.
3-й месяц:
1. Сформирована модель внутреннего аудита. Проведено ранжирование объектов.
2. Сформирован план деятельности внутреннего аудита.
3. Сформирован план проведения внутреннего аудита.
4. Сформирован план трудозатрат.
Результат стажировки: планы согласованы и утверждены.
Параллельно с изучением бизнеса и формированием планов должны быть разработаны документы, регламентирующие деятельность внутреннего аудита.
При формировании плана проведения внутреннего аудита в первый год работы необходимо сделать упор на те направления, в которых внутренний аудитор обладает необходимым уровнем компетенции (сделать первый срез).
При формировании плана деятельности и плана трудозатрат внутренний аудитор должен учесть обучение по тем направлениям, в которых у него нет необходимых знаний и навыков, но по которым объект аудита при ранжировании признан высокорискованным (тема и направление обучения на полгода-год должны опережать направление проверки).
При формировании плана трудозатрат внутреннему аудитору необходимо выделить время на внеплановые проверки, административно-хозяйственные операции (учет рабочего времени; организация командировок; организация обучения; обучение и аттестация по охране труда; прочие обучения, аттестации, допуски в соответствии с требованиями отрасли и т.д. и т.п.); взаимодействие с аудитором компании при обязательном или инициативном аудите финансовой отчетности; на взаимодействие с контрольно-ревизионной комиссией (при наличии таковой).
При наличии достаточного финансирования часть объектов аудита, которые при ранжировании признаны наиболее рискованными, стоит передать на аутсорсинг (внешний исполнитель), либо сформировать рабочую группу из числа работников компании для проведения аудита.
Для эффективного управления собственным рабочим временем хорошо зарекомендовала себя практика цветовой визуализации плана трудозатрат на календаре (календарь на планируемый год).
5. План-факт анализ
Это еще один инструмент, позволяющий внутреннему аудитору в единственном лице эффективно выполнять возложенные на него функции. По итогам каждого месяца и каждой внутренней аудиторской проверки необходимо проводить анализ причин отклонений.
Все системные причины, на которые внутренний аудитор не может оказывать влияния, должны быть учтены при планировании на второй год работы. Например, при планировании не были учтены планы внешних проверок: бизнес подлежит системному внешнему контролю, и этот контроль проводится в определенные сроки и в определенный период (технические ревизии и технические аудиты в системе менеджмента безопасности движения); компания включена в план проверок МЧС, Прокуратуры, Роспотребнадзора и т.д.
При формировании плана проверок на первый год работы внутренний аудитор обычно не учитывает время отсутствия руководителя объекта аудита (отпуск, обучение, аттестация и пр.), что впоследствии не позволяет своевременно завершить проверку, либо влечет изменение очередности проверок.
Завершая тему, хочу отметить, что выполнение своей функции внутренним аудитором в единственном лице на должном уровне в соответствии с требованиями профессионального стандарта и МПСВА вполне возможно. Да, надо признать, что на внутреннего аудитора в единственном лице приходится гораздо больше нагрузок, больше стресс-факторов. Он один в поле воин. И этот воин должен быть сильным, смелым и коммуникабельным.
Читайте также: